總則第一條為確保公司行政管理各項統(tǒng)計的真實性、系統(tǒng)性、有效性和完整性，通過對檔案材料的管理，更加好地維護公司形象與利益，完善建檔歸檔工作，特制訂本方法。第二條本方法合用于公司行政管理活動中形成的文獻、資料、報告、批件、證書、各類文字、圖片、聲像檔案材料及電子軟件和榮譽實物檔案的管理。檔案材料的生成第三條各職能部門負責將行政有關(guān)的檔案材料，對其分類，在規(guī)定時間內(nèi)交行政部進行保存。檔案材料的保管第四條行政部應(yīng)指定專（兼）職資料員保管檔案材料，將檔案材料放入專門的文獻櫥內(nèi)，并達成防火、防盜、防蟲、防潮、防塵的規(guī)定。第五條檔案管理人員要注意檔案的保密，不得遺失，一旦遺失，查清責任后由負責人填寫遺失單，并接受公司對應(yīng)處分，重要資料及時報案查找。第六條公司人員如離職或調(diào)崗，在離職或調(diào)崗前要做好檔案的交接工作，避免遺失、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。檔案材料的移交第七條各職能部門形成的行政檔案材料要認真進行整頓組卷、登記造冊，在規(guī)定時間內(nèi)向行政部保存人員移交。第八條公司的紅頭文獻、重要告知、人員的任免等文書類檔案原件即日移交到行政部。第九條專利申報材料及專利證書等文獻在專利證書領(lǐng)取后3個工作日周內(nèi)向行政部移交。第十條榮譽實物、設(shè)備資料類檔案應(yīng)在接受實物后7個工作日內(nèi)向行政部移交。檔案立卷歸檔第十一條移交檔案材料按規(guī)定分類、組卷、編目、編號、歸檔。根據(jù)檔案管理目錄體系，建立檔案備查簿及有關(guān)子目錄體系，填寫文獻卷內(nèi)目錄，并按其歸檔類型、基本狀況（如時間、名稱等）、保存時間等進行統(tǒng)一管理。歸檔材料應(yīng)嚴格按照規(guī)定整頓，裝訂成冊，編號入檔，分類寄存。檔案借閱、使用權(quán)限第十二條各部門人員根據(jù)工作需要，按照使用權(quán)限，可到行政部查閱使用。第十三條查閱檔案資料要辦理借閱登記手續(xù)，查閱完畢后及時償還。查閱普通資料，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導同意并填寫借閱/復(fù)印統(tǒng)計（見附表三）后方可借閱或復(fù)印。第十四條檔案資料不得外借，如因工作需要，經(jīng)行政主管同意并填寫借閱/復(fù)印統(tǒng)計（見附表三）后方可借閱或復(fù)印。檔案鑒定銷毀第十五條公司成立檔案鑒定小組，根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度和保存期限對到期檔案進行鑒定。第十六條根據(jù)鑒定小組的鑒定結(jié)論，由行政部填寫到期檔案銷毀目錄統(tǒng)計（見附表四），報總經(jīng)理同意后，予以銷毀。違反檔案規(guī)定的處分方法第十七條對應(yīng)歸檔文獻材料遲延不歸檔的負責人，視狀況予以罰款解決。第十八條損壞、丟失、涂改、偽造或私自銷毀公司含有保存價值檔案的，予以負責人行政處分。第十九條工作中玩忽職守，造成泄密或檔案損失的，根據(jù)情節(jié)嚴重狀況，予以負責人罰款、辭退、追究其法律責任等處分。第二十條其它違反公司檔案管理規(guī)定的有關(guān)行為根據(jù)公司對應(yīng)處分制度執(zhí)行。檔案分類及管理規(guī)定第二十一條檔案分類：一、行政文書檔案分類1、集團有關(guān)行政工作的紅頭文獻、年度經(jīng)濟方針目的和重大問題的臨時告知。2、我司行政頒發(fā)的各項制度、規(guī)定、決定、通報等。3、會議紀要、收文和發(fā)文登記薄。4、領(lǐng)導或中層干部代表我司在多個表決會議上的重要講話材料。5、公司大事記、史志。6、公司組織機構(gòu)增減更改名稱、啟用印章等文獻資料。7、集團有關(guān)勞開工資管理工作的批示、規(guī)定、告知。8、我司勞動調(diào)配、人員使用、調(diào)動、工資福利等的請示、批復(fù)。9、集團公司有關(guān)干部人事工作的批示、規(guī)定、重要干部任免的告知。10、公司內(nèi)一切重要活動的錄音、錄像、照片、底片、榮譽、證書等。11、專利申請資料和專利證書。12、公司多個辦公和設(shè)備資料。第二十二條檔案管理規(guī)定：（一）檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)擬定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定次序依次排列，方便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)擬定，不適宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3、公司檔案員負責對各部門文獻材料的收集、整頓，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要主動配合公司檔案管理工作。4、檔案編號闡明：001--集團有關(guān)行政工作的紅頭文獻、年度經(jīng)濟方針目的和重大問題的臨時告知。002--我司行政頒發(fā)的各項制度、規(guī)定、決定、通報等。003--會議紀要、收文和發(fā)文登記薄。004--領(lǐng)導或中層干部代表我司在多個表決會議上的重要講話材料。005--公司大事記、史志。006--公司組織機構(gòu)代碼營業(yè)執(zhí)照以及增減更改名稱、啟用印章等文獻資料。007--集團行政有關(guān)的多個合同類文獻。008--公司內(nèi)一切重要活動的錄音、錄像、照片、底片、榮譽、證書等。009--專利申請資料和專利證書。010--公司多個辦公和設(shè)備資料。011—公司辦公用品申領(lǐng)單等辦公用品記錄表單。012—公司行政有關(guān)的其它類型文獻。

（二）歸檔及保存年限1、歸檔的文獻資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔規(guī)定特性及文獻內(nèi)容進行歸檔，在一種卷內(nèi)要按問題或者文獻形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。2、歸檔的同類文獻資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定時和永久。定時按文獻材料的保持價值分為1年，5年，。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）組織規(guī)程及辦事細則（3）不動產(chǎn)全部權(quán)及其它債權(quán)憑證（4）公司規(guī)章制度（5）其它經(jīng)核定須永久保存的文書（6）專利、設(shè)備資料。2、保存：（1）會議紀要、講話材料等（2）其它經(jīng)核定須保存的文書3、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其它經(jīng)核定保存5年的文書4、1年下列臨時保存：（1）結(jié)案后無長久保存必要者。（三）公司、各部門可根據(jù)實際狀況擬訂文獻資料保存期限的補充規(guī)定。（四）歸檔的文獻資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文獻的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文獻與原件，多個文字形成的同一文獻，均不得分開。（五）按歸檔規(guī)定進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案構(gòu)成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。檔案日常管理第二十三條借閱管理規(guī)定（一）借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，借閱人必須在公司借閱記錄表上簽字，重要文獻需行政主管簽字同意后方可借閱。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱記錄表上注明借出日期和償還日期，以備及時催還。（3）檔案償還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫償還日期，取消借閱統(tǒng)計。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文獻上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)同意不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作因素需要復(fù)印文獻或摘抄文獻，需行政主管同意。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定時限內(nèi)償還。如有其別人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。第二十四條檔案銷毀管理規(guī)定1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報行政主管審核同意，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、部門負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷狀況報告我司負責人?！稒n案銷毀清冊》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列三種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。第二十五條檔案借閱管理規(guī)定1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交記錄表》，報部門負責人審核同意后，方可進行移交?！稒n案移交記錄表》需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、接受方簽章、移交時間、移交因素。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交記錄表》一式兩份，移交方和接受方各一份并永久保管。第二十六條檔案保密管理1、檔案員應(yīng)忠于職守，恪守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，精確，快速地為運用者提供檔案資料。2、愛惜檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。第二十七條本制度自頒布之日起執(zhí)行。二0一三年六月二十日附件一：檔案管理流程一、檔案管理流程圖附表二：文獻卷內(nèi)目錄序號檔案名稱檔案編號歸檔時間歸檔人保存時間備注附表三：文獻借閱/復(fù)印統(tǒng)計原文獻借閱/復(fù)印經(jīng)辦人部門使用時間償還時間同意人文獻名文獻號頁號附表四：文獻銷毀統(tǒng)計原文獻（頁）替代文獻（頁）銷毀人同意人文獻名文獻號頁號文獻名文獻號頁號每日新聞速遞2月17日星期一今天視點民生百態(tài)超20省份或年內(nèi)啟動單獨兩孩北京最快3月實施去年全國人均稅負近萬元報告建議慎征房產(chǎn)稅33個都市元宵節(jié)現(xiàn)重度污染天京津冀污染最重新疆于田地震已致逾40萬人受災(zāi)20萬間房屋倒損節(jié)后新春招聘會扎堆舉辦住房公積金修法持續(xù)2年推遲被指再造不公平龍巖：高速兩車追尾撤離不及時16車連環(huán)撞2死8傷廣東去年1081人死于傳染病艾滋病死亡數(shù)最多財經(jīng)新聞時政熱點時政熱點Politicshot超20省份或年內(nèi)啟動單獨兩孩北京最快3月實施-02-1606:29:19來源：京華時報隨著湖南人代會昨天閉幕，歷時一種月有余的省級地方兩會全

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地方版”改革途徑的“窗口”。其中，城鄉(xiāng)化、戶籍制度改革、單獨兩孩政策

等成為輿論持續(xù)關(guān)注的熱點話題。綜合各地最新進展，今年全國或有超出20個

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元。2月14日，中國社會科學院財經(jīng)戰(zhàn)略研究院公布名為“將全方面深化財稅體

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花爆竹燃放的影響，我國京津冀及周邊地區(qū)和中西部部分地區(qū)出現(xiàn)空氣重污染

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連環(huán)相撞事故。據(jù)理解，當時，在廈蓉高速靠近洋畬隧道處，兩輛轎車追尾后

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