oa系統(tǒng)在高校教學(xué)中的應(yīng)用

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)ua系統(tǒng)的應(yīng)用oa系統(tǒng)的主要含義是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和業(yè)務(wù)流程的概念，整合先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念，為用戶創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，讓企業(yè)內(nèi)部人員快速高效地合作，改變以往的復(fù)雜和低效做法，并進(jìn)行快速、全面的信息交換和數(shù)據(jù)處理。電子校務(wù)是電子政務(wù)在高校中的具體實(shí)現(xiàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是電子校務(wù)的重要組成部分，是高校信息化建設(shè)的核心之一。與Lotus、MicrosoftOffice等針對(duì)個(gè)人辦公而言的應(yīng)用軟件不同，OA不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。在高校運(yùn)行OA系統(tǒng)，是高校規(guī)范辦公流程、改善組織結(jié)構(gòu)、提高管理效率、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的重要手段和基礎(chǔ)。目前，許多院校也做了OA系統(tǒng)，但其中相當(dāng)一部分卻用不起來，并沒有充分發(fā)揮出OA系統(tǒng)的強(qiáng)大功能。作者根據(jù)在華師大OA系統(tǒng)實(shí)施過程中取得的經(jīng)驗(yàn)，提出高校OA系統(tǒng)成功實(shí)施存在兩個(gè)關(guān)鍵因素，即合理的解決方案和改革管理方式的決心。二、系統(tǒng)的功能與作用OA系統(tǒng)涉及的部門多、范圍廣，關(guān)系到全校各職能部門和各院系。這意味著OA系統(tǒng)需要有支持多角色的、復(fù)雜的功能模塊，將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理融合為一體。在此基礎(chǔ)上提出合理的解決方案。OA系統(tǒng)的組成如圖1所示。它的硬件組成比較簡(jiǎn)單，基本構(gòu)成包含：PC機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；軟件系統(tǒng)非常復(fù)雜，主要包含：系統(tǒng)管理、公文管理、個(gè)人事務(wù)、公共信息、事務(wù)處理、其它工作流、歸檔管理等七個(gè)功能模塊，主要模塊的功能有：·系統(tǒng)管理：包括權(quán)限角色管理、用戶管理、組織結(jié)構(gòu)管理等；·公文管理：包括簽報(bào)管理、發(fā)文管理、上級(jí)來文登記、校長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要和議決管理等；·個(gè)人事務(wù)：包括日程安排、個(gè)人通訊錄等；·公共信息：包括校情簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)公報(bào)等；·事務(wù)處理：包括請(qǐng)假管理、會(huì)議管理、印章管理、統(tǒng)計(jì)管理、信訪管理、會(huì)場(chǎng)管理、值班管理等。另外，OA系統(tǒng)涉及如下幾類角色：·部門收發(fā)文管理員：負(fù)責(zé)本部門公文的擬稿、收發(fā)工作；·部門收發(fā)文負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門公文的審核工作；·會(huì)簽人：負(fù)責(zé)公文的會(huì)簽工作，包括各部門負(fù)責(zé)人；·黨/校辦秘書：負(fù)責(zé)管理到校辦的各類公文的核稿、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等工作；·黨/校辦主任：負(fù)責(zé)管理到校辦的各類公文的核稿、審批等工作；·高校黨政領(lǐng)導(dǎo)：簽發(fā)、閱知各類公文。三、規(guī)范工作流程傳統(tǒng)的工作方式中包含很多隨意的因素，工作流程常會(huì)因人、事或時(shí)間的不同而被更改；而OA實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵是將工作流程規(guī)范化。這需要負(fù)責(zé)單位（如信息化辦公室）和OA設(shè)計(jì)人員協(xié)調(diào)各部門，將日常的各種工作流程整理出業(yè)務(wù)流程。作者認(rèn)為，OA系統(tǒng)的成功運(yùn)行，除了技術(shù)上的保障，主要依靠高校領(lǐng)導(dǎo)層的支持、職能部門的配合以及黨辦校辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）的全方位協(xié)調(diào)。1設(shè)計(jì)成系統(tǒng)流程不確定的因素高校兩辦在調(diào)研階段應(yīng)全程參與，每周堅(jiān)持開調(diào)研例會(huì)，與信息化辦公室、開發(fā)團(tuán)隊(duì)一起討論各個(gè)環(huán)節(jié)的流程細(xì)節(jié)。簽報(bào)流程、發(fā)文流程是公文流轉(zhuǎn)的主要流程，兩辦是校內(nèi)處理公文的關(guān)鍵部門，也是處理公文最多的職能部門。這些工作過程看似簡(jiǎn)單，但要把它們?cè)O(shè)計(jì)成系統(tǒng)流程時(shí)，其中的不確定因素很多。我們?cè)谛枨蠓治鰰r(shí)需要明確：（1）各種情況下公文如何流轉(zhuǎn)，比如，無會(huì)簽單位時(shí)如何流轉(zhuǎn)，有會(huì)簽單位時(shí)如何流轉(zhuǎn)，有多個(gè)會(huì)簽單位時(shí)如何流轉(zhuǎn)，會(huì)簽單位簽署意見后是直接轉(zhuǎn)給擬稿單位還是轉(zhuǎn)給主辦單位或者轉(zhuǎn)給黨辦/校辦？（2）在OA系統(tǒng)中，每個(gè)公文都應(yīng)該有唯一的文號(hào)，文號(hào)何時(shí)產(chǎn)生？是否擬稿的時(shí)候就形成文號(hào)？如果擬稿時(shí)已形成文號(hào)，該文在流轉(zhuǎn)過程中被作廢了該如何處理？（3）對(duì)整個(gè)公文流程有狀態(tài)跟蹤，處理意見和處理時(shí)間一目了然，與文件有關(guān)的人員能隨時(shí)看到文件的當(dāng)下處理情況。2對(duì)原型系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享華師大OA系統(tǒng)的開發(fā)采取了原型法，為OA的快速成功運(yùn)行提供了保障。所謂原型法，即首先構(gòu)造一個(gè)功能簡(jiǎn)單的原型系統(tǒng)，通過對(duì)原型系統(tǒng)逐步求精，不斷擴(kuò)充完善，最終得到可用的軟件系統(tǒng)。原型系統(tǒng)是應(yīng)用系統(tǒng)的模型，是待構(gòu)筑的實(shí)際系統(tǒng)的縮小比例模型，但是保留了實(shí)際系統(tǒng)的大部分性能，該模型可在運(yùn)行中被檢查、測(cè)試、修改，直到它的性能達(dá)到用戶需求為止。兩辦公文處理的經(jīng)驗(yàn)發(fā)揮了極大的作用，充分歸納了公文流轉(zhuǎn)的各種情況，并能及時(shí)拍板應(yīng)采用何種流程。簽報(bào)流程如圖2所示。3對(duì)未來的試點(diǎn)期間的運(yùn)行培訓(xùn)公文管理初步成型后，為了更好地獲取需求，使OA更加符合各業(yè)務(wù)處室的實(shí)際需要，兩辦與信息化辦公室在校內(nèi)尋找業(yè)務(wù)處室作為試點(diǎn)，并進(jìn)行培訓(xùn)。為了使培訓(xùn)更生動(dòng)，我們將地點(diǎn)放在機(jī)房。每個(gè)業(yè)務(wù)處室參加培訓(xùn)人員包括擬稿人、公文收發(fā)員、負(fù)責(zé)人等不同角色的老師。很多問題只有在使用以后才會(huì)暴露，而講解OA的過程也是公文模擬流轉(zhuǎn)的過程。在此過程中，我們一來可以了解到不同角色使用OA的感受，二來也等于進(jìn)行了一次大規(guī)模的系統(tǒng)測(cè)試。事實(shí)證明，試運(yùn)行過程為將來OA系統(tǒng)全校范圍內(nèi)的運(yùn)行奠定了良好的基礎(chǔ)。(2）培訓(xùn)對(duì)試點(diǎn)業(yè)務(wù)處室培訓(xùn)完畢并在他們之間進(jìn)行一段時(shí)間的模擬公文流轉(zhuǎn)以后，信息化辦公室接著在全校范圍內(nèi)分別對(duì)公文收發(fā)員、部門負(fù)責(zé)人、校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分批分次的培訓(xùn)。分批次培訓(xùn)是為了讓大家盡快熟悉自己所擔(dān)任的角色的任務(wù)，避免大而統(tǒng)的培訓(xùn)讓不同的角色因?yàn)樾枰邮艿男聝?nèi)容過多而無法把握主次。4在推廣過程中，應(yīng)注意的問題系統(tǒng)實(shí)施并穩(wěn)定試運(yùn)行一段時(shí)間以后，OA開始在全校范圍內(nèi)推廣。在試運(yùn)行成功的前提下，OA的正式運(yùn)行就應(yīng)該下決心停止受理紙質(zhì)公文，這是OA得以順利實(shí)施的有力保證。全校范圍的推廣過程也是OA系統(tǒng)不斷完善、正式推廣的過程。范圍廣了，攤子大了，出現(xiàn)的問題也多了。舉例來說，最初的調(diào)研中，我們并未意識(shí)到某些簽報(bào)在流轉(zhuǎn)過程中就需要特定的經(jīng)辦人去執(zhí)行。但在推廣中我們發(fā)現(xiàn)，這種現(xiàn)象在某些業(yè)務(wù)處室如人事處等會(huì)頻繁發(fā)生。那么，當(dāng)公文需要經(jīng)辦人（非部門負(fù)責(zé)人）執(zhí)行時(shí)，應(yīng)該如何流轉(zhuǎn)呢？有兩種情況，第一種情況是，所執(zhí)行的簽報(bào)流程并未結(jié)束，此時(shí)建議采用將簽報(bào)指給經(jīng)辦人瀏覽的方式。第二種情況是，需要執(zhí)行簽報(bào)時(shí)，會(huì)簽流程已經(jīng)結(jié)束，不需要再流轉(zhuǎn)到其它部門了。對(duì)后者有三種處理方法，一是把經(jīng)辦人作為新的角色添加，再將該簽報(bào)轉(zhuǎn)給此經(jīng)辦人；二是因?yàn)榇藭r(shí)簽報(bào)流程已經(jīng)結(jié)束，接下來的事情是執(zhí)行簽報(bào)中的具體內(nèi)容，可以由文件收發(fā)員直接結(jié)束簽報(bào)流程，然后將打印出來的紙質(zhì)簽報(bào)交給經(jīng)辦人去執(zhí)行；三是將該簽報(bào)指給經(jīng)辦人瀏覽。在推廣過程中，教職工容易出現(xiàn)兩種傾向：要么希望OA系統(tǒng)解決實(shí)際工作中的所有問題，要么是徹底否認(rèn)OA的工作方式。作者認(rèn)為，OA系統(tǒng)無法做到完美，我們只能從繁雜的需求中抽取關(guān)鍵點(diǎn)加以解決，同時(shí)兼顧OA系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。四、華華省委1是推行ua系統(tǒng)的突破口華師大OA系統(tǒng)開發(fā)工作完畢后，由兩辦牽頭聯(lián)系統(tǒng)戰(zhàn)部、學(xué)科辦、信息學(xué)院、科技處，共同組成了試點(diǎn)業(yè)務(wù)處室，它是推行OA系統(tǒng)的突破口。這些職能部門非常配合我們的工作，及時(shí)地將測(cè)試過程中碰到的BUG反映給我們，還提出一些在最初調(diào)研中被我們疏忽的問題。華師大OA系統(tǒng)的試運(yùn)行與正式運(yùn)行實(shí)行的是無縫過渡，即OA系統(tǒng)試運(yùn)行的當(dāng)日起，就不再接受紙質(zhì)公文。系統(tǒng)運(yùn)行一年多以來，高校教職工的普遍反映是：效率提高了，流程可跟蹤了。2從推廣實(shí)施過程中看(1）良好的解決方案從技術(shù)角度看，華師大OA系統(tǒng)是構(gòu)架在公共數(shù)據(jù)庫平臺(tái)上的一個(gè)系統(tǒng)，也就是說OA系統(tǒng)并不是作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)存在。它所涉及到的人事信息、組織機(jī)構(gòu)信息等等都是從平臺(tái)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中獲得。這就對(duì)數(shù)據(jù)信息的及時(shí)性、一致性有了更高的要求。從推廣實(shí)施的角度看，通過OA系統(tǒng)運(yùn)行前的分批次培訓(xùn)，全校教職工對(duì)系統(tǒng)有了初步的了解。在實(shí)施過程中，我們并沒有一次性將OA系統(tǒng)的所有內(nèi)容灌給大家，而是緊緊抓住“公文流轉(zhuǎn)”這一關(guān)鍵點(diǎn)，由點(diǎn)及面地進(jìn)行推廣。(2）管理上的配合除了技術(shù)比較成熟的因素之外，OA成功的關(guān)鍵還在于管理上的全方面配合及支持。華東師范大學(xué)兩辦全程參與了OA系統(tǒng)的整個(gè)建設(shè)過程，同時(shí)其它相關(guān)職能部門也積極配合。作者發(fā)現(xiàn)，OA的大部分問題都涉及到高校管理方式的變革，即要把原來人工的、模糊的、隨意的責(zé)任劃分變成具體的、時(shí)效性強(qiáng)的、可編碼的工作流程，這某種程度上是高校管理的一次革命。華東師范大學(xué)在這些方面多次召開協(xié)調(diào)會(huì)，召集相關(guān)職能部門如人事處、組織部、信息化辦公室等探討流程，根據(jù)本校的具體情況，找出解決問題的最好辦法，使