建設(shè)集團(tuán)公司檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案管理，提高工作效率，確保各類檔案資料的合理有效使用，促進(jìn)各項(xiàng)工作的發(fā)展，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，特制定本制度。本制度適用集團(tuán)公司、各項(xiàng)目、分公司和合作公司。第二章歸檔范圍第二條公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、證件、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、固定資產(chǎn)所攜帶的技術(shù)資料、保修證明等具有參考價(jià)值的文件資料。第三條集團(tuán)公司的檔案管理由集團(tuán)檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)，各項(xiàng)目部、分公司、合作公司的檔案管理由項(xiàng)目檔案管理員直接負(fù)責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目公司的檔案管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案室主任對(duì)集團(tuán)以及各分公司檔案管理員負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第四條檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第三章資料的收集與整理第五條公司對(duì)外接收到或?qū)?nèi)、對(duì)外發(fā)出屬于檔案管理范疇的文件資料后，必須在三天內(nèi)持有效原件到所屬檔案室辦理入檔手續(xù)。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。第六條檔案管理員接收到入檔文件資料后，應(yīng)立即開(kāi)具《入檔回執(zhí)單》交付入檔人，并按有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度進(jìn)行編號(hào)、填寫(xiě)分類臺(tái)賬和保管、存放；《入檔回執(zhí)單》存根，檔案管理員編號(hào)存檔，《入檔回執(zhí)單》回執(zhí)，入檔人所在部門(mén)負(fù)責(zé)存檔保管。第四章檔案的借閱第七條董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。第八條因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由總經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理或者辦公室主任核批。第九條公司檔案分為一般檔案和密級(jí)檔案。密級(jí)分為絕密（事關(guān)公司重大決策或者重大事情的文件、董事長(zhǎng)指定的文件）、機(jī)密（各項(xiàng)目公司的協(xié)議、合同、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示文件等）、秘密（公司各種證件、重要手續(xù)資料）三個(gè)級(jí)別。絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)8小時(shí)（董事長(zhǎng)特批的除外，但要辦審批手續(xù)并注明歸還時(shí)間）。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第十條任何單位或者個(gè)人借閱檔案必須填寫(xiě)《借檔審批單》后，將相關(guān)檔案交付借閱人，同時(shí)將《借檔審批單》收存并填寫(xiě)檔案借閱記錄，借閱人簽名。第十一條檔案借閱者必須做到：1、愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。2、注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。第五章檔案的銷毀第十二條公司任何個(gè)人或部門(mén)不得隨意銷毀公司檔案資料。第十三條當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。第十四條經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。第十五條在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由董事長(zhǎng)指定專人監(jiān)督銷毀。第六章處罰規(guī)定第十六條給予對(duì)外導(dǎo)致上級(jí)單位或協(xié)作單位不滿意有意見(jiàn)的，撤職或辭退處分。第十七條給予對(duì)內(nèi)造成工作延誤，降薪或辭退處分。第十八條給予嚴(yán)重違反制度，使制度不能執(zhí)行的，辭退處分。第十九條因泄露、遺失公司各類檔案機(jī)密所造成的經(jīng)濟(jì)損失由具體責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任和全額經(jīng)濟(jì)損失。第二十條構(gòu)成經(jīng)濟(jì)和刑事犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法懲處。九、檔案室主任管理職權(quán)：定期培訓(xùn)、考核檔案員，新來(lái)檔案管理員原則上培訓(xùn)三天，合格后方可上崗工作；每月2次檢查各項(xiàng)目公司檔案員工作情況，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決；檔案員每周六把存入檔案目錄、借閱檔案目錄發(fā)到檔案室主任電子郵箱里。第七章其它補(bǔ)充規(guī)定第二十一條凡是對(duì)內(nèi)、對(duì)外蓋公章的文件、證明、協(xié)議一律存檔，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)存檔，項(xiàng)目部或者各部門(mén)負(fù)責(zé)人總負(fù)責(zé)。第二十二條凡是財(cái)務(wù)對(duì)外、對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)的事務(wù)、如果產(chǎn)生了合同、協(xié)議、證明、回執(zhí)、收據(jù)等資料，一律存檔，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)存檔，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人總負(fù)責(zé)。第二十三條凡是工程管理部（工程部、材料部、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部、預(yù)算部）對(duì)內(nèi)、對(duì)外的事務(wù)，合同、協(xié)議、證明、圖紙、變更、簽證等文件