公司檔案管理制度規(guī)范檔案管理規(guī)定一、檔案管理機構(gòu)及其職責公司檔案管理由技術質(zhì)量部指派專人負責,各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。各部門的檔案管理人員應負責收集、整頓、保管本部門的檔案資料和移交有關資料到技術質(zhì)量部。二、歸檔制度但凡反映公司開發(fā)、經(jīng)營、公司管理等技術資料、報告等,含有查考運用價值的文獻資料均屬歸檔范疇。凡屬歸檔范疇的文獻資料,均實施集中統(tǒng)一管理,任何人不得私自留存。歸檔的文獻資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或下屬機構(gòu)須保存的,保存人必須到技術質(zhì)量部登記,技術質(zhì)量部保存復印件。下列文獻資料應統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理:公司業(yè)務活動中收到的文獻、函件承接后均要及時歸檔;一切以公司名義發(fā)出的文獻、函件等要留底稿及正文歸檔備查。經(jīng)領導批示傳閱的重要文獻,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;上報和外發(fā)文獻有上級來文的,要將上級來文一并附后歸檔。業(yè)務活動中的有關請示報告及公司領導批復,涉及人力資源問題或?qū)俑犊钚再|(zhì)的,由技術質(zhì)量部和財務部予以對應解決后,由經(jīng)辦人整頓后,移交人事行政部;其它重要報告,在公司資料歸檔范疇內(nèi)的,連同有關資料由經(jīng)辦人整頓后移交技術質(zhì)量部。由公司對外訂立的經(jīng)濟合同,均保存兩份原件,技術質(zhì)量部、財務部各存一份。特殊狀況只有一份原件時,技術質(zhì)量部保存原件,財務部保存復印件并注明原件寄存處。公司名義的收文、發(fā)文等文書、文檔資料由技術質(zhì)量部歸檔。下列文獻資料應統(tǒng)一由各部門歸檔管理:各部門之間日常收文、發(fā)文由各部門自行保管。多個傳真函件,由收、發(fā)函部門保存。三、檔案保管制度技術質(zhì)量部及各部門應有寄存檔案的專門文獻柜,并含有防火、防潮、防蟲等安全條件。全部歸檔資料要分類進行登記。檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,理解運用者的需求,掌握運用規(guī)律。根據(jù)有關規(guī)定及公司實際狀況,擬定檔案保管期限。每年年終據(jù)此進行整頓、銷毀。技術資料、合同合同保管期限暫定為,有明確規(guī)定的,從其規(guī)定;文檔性資料,保管5年;其它資料銷毀時報批執(zhí)行。嚴格恪守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。檔案管理人員要定時檢查檔案專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等狀況,及時向公司領導反映,妥善解決。凡公司工作人員調(diào)離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。四、檔案借閱制度檔案屬于公司機密檔案,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導同意不得借閱任何資料。借閱由部門保管的檔案、材料,須經(jīng)檔案所屬部門負責人同意。借閱技術質(zhì)量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經(jīng)技術質(zhì)量部經(jīng)理同意;借閱重要密件,必須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理同意后,方可借閱。借閱檔案,必須推行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時間不得超出兩周,必要時能夠續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長久借出的,須經(jīng)技術質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理同意。調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文獻,償還時確保檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質(zhì)量部及時予以解決。