中文圖書采訪工作中的幾個問題

訪談圖書館是圖書館的一項基本工作，也是一項技術(shù)和實踐的重要工作。隨著圖書館業(yè)務(wù)環(huán)境信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,圖書采訪工作中圖書選訂、訂單組織、數(shù)據(jù)查重、新書驗收等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)完全可以借助計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成。這不僅可以讓采訪人員從繁雜的手工勞動、事務(wù)性工作中解放出來,使他們能夠有更多的時間和精力去研究館藏體系建設(shè),更加廣泛地收集各種圖書出版信息,選購高質(zhì)量、高可用性的圖書,而且保證了采訪工作的準確性、高效性和科學性。目前,大部分圖書館主要是以本館自動化集成管理系統(tǒng)中的采訪子系統(tǒng)實現(xiàn)采訪業(yè)務(wù)信息化管理,但與新時期圖書館采訪業(yè)務(wù)的實際特點和要求相比,采訪子系統(tǒng)在支持采訪工作實際操作流程與具體業(yè)務(wù)功能實現(xiàn)等方面有很多局限性,不利于提高采訪工作質(zhì)量和效率。因此,本文擬以西北師范大學圖書館中文圖書采訪工作的創(chuàng)新實踐為例,探討如何構(gòu)建中文圖書采訪業(yè)務(wù)輔助支持系統(tǒng)(ChineseBooksAcquisitionSupportSystem,以下簡稱采訪支持系統(tǒng)),以期為圖書館采訪工作模式創(chuàng)新、集成管理系統(tǒng)功能改進提供參考。1中西方圖書館采訪工作中存在的問題中文圖書采訪是圖書館整個文獻采訪工作的重中之重。圖書采訪工作涉及訂單采購、現(xiàn)貨采購、書目信息收集、擬購圖書篩選、數(shù)據(jù)查重、發(fā)訂目錄管理等諸多業(yè)務(wù)內(nèi)容。通過全面了解和分析,中文圖書采訪工作中普遍存在以下4個方面的問題。因此,有必要設(shè)計開發(fā)一種適合圖書館采訪工作實際需要的業(yè)務(wù)輔助支持系統(tǒng)。(1)工作流程不夠復雜目前,我國圖書館界所應(yīng)用的圖書館自動化采訪系統(tǒng)大多數(shù)只是機械地“復制”傳統(tǒng)圖書館的圖書采購操作,甚至呆板地照搬手工工作流程,未能充分發(fā)揮計算機的功能及優(yōu)勢;或者是系統(tǒng)參數(shù)定置、訂購征詢、數(shù)據(jù)管理等操作流程過于復雜或程式化,不能根據(jù)各館采訪工作實際需要靈活定制工作模式。這就要求圖書館必須利用科學的管理思想和方法,借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),創(chuàng)新采訪工作流程和模式,針對圖書館現(xiàn)行采訪系統(tǒng)無法實現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)不夠理想的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),設(shè)計開發(fā)高效實用的業(yè)務(wù)輔助支持系統(tǒng)。(2)對于使用數(shù)據(jù)的選取將會增加深度在采訪實際工作中,來自館配商、出版社、書目信息服務(wù)網(wǎng)站等各種途徑的電子書目數(shù)據(jù)龐雜繁多,并且各方數(shù)據(jù)交叉重復,集中、統(tǒng)一管理和利用這些信息成為采訪人員工作中最棘手的事情。新書選訂工作中需要有效控制哪些數(shù)據(jù)屬于已經(jīng)被篩選過的,哪些數(shù)據(jù)屬于新增的待選數(shù)據(jù),否則會造成選書工作中大量的重復性勞動。通過建立新書電子目錄數(shù)據(jù)庫,可方便實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)批量查重、新書網(wǎng)上集中選訂、發(fā)訂目錄統(tǒng)一管理、訂到與否即時查詢。(3)缺少對各學科的研究長期以來,圖書采訪工作一直存在的困惑就是如何充分掌握讀者需求,買最好的書給最需要的讀者,提高圖書采購針對性和圖書利用效益,對于經(jīng)費不足的圖書館來說更是這樣。然而,單憑圖書館采訪部門的相關(guān)工作人員很難對眾多學科的發(fā)展和讀者文獻需求情況有很好的了解和把握,對研究性圖書的采訪尤其如此。這就要求采訪工作必須變過去的“個人采訪”為“團隊采訪”,利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)將圖書采選工作“搬到”網(wǎng)上,通過組建學科專家或選書館員團隊,構(gòu)建網(wǎng)上選書系統(tǒng),共享書目信息,分工協(xié)作,共同完成各學科圖書采選任務(wù)。(4)報道拍攝業(yè)務(wù)采訪工作中,通過各種途徑(如報刊雜志、網(wǎng)絡(luò)書評、電視媒體、讀者推薦等)實時采集重點擬購圖書是一項很重要的采訪業(yè)務(wù)內(nèi)容。過去是手工記錄,后來有了電子訂單,通常是借助Excel電子表格錄入整理擬購書目,這樣做難以避免同一種圖書信息被同一人重復錄入或多人重復錄入,造成不必要的重復勞動。因此,構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的擬購書目采集系統(tǒng),既可實現(xiàn)多人協(xié)同工作,又可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多層重復性檢驗。2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能設(shè)計2.1系統(tǒng)的程序基于ip/sql系統(tǒng)、b/vb/風速的系統(tǒng),系統(tǒng)運行環(huán)境基于sdi/高效基于Web的應(yīng)用系統(tǒng)具有簡便易用、共享性好、開發(fā)技術(shù)成本低等優(yōu)點,故本系統(tǒng)采用基于IIS、IE的Browser/Server運行模式,以SQLServer或Access作為后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),ASP、VB/JavaScript作為程序設(shè)計語言。2.2系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及功能實現(xiàn)根據(jù)上述系統(tǒng)應(yīng)用需求分析,本系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)采訪業(yè)務(wù)流程中各層次書目數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌管理、網(wǎng)上選訂、擬購圖書信息采集管理、數(shù)據(jù)分級查重、新書配到盤點等主要的業(yè)務(wù)功能。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及主要功能實現(xiàn)如圖1所示。系統(tǒng)由“備選新書目錄庫”(即來自各個方面的新出版發(fā)行圖書的書目數(shù)據(jù),以下稱“選書庫”)、“館藏書目庫”(由圖書館集成管理系統(tǒng)導出,以下稱“館藏庫”)、“發(fā)訂書目庫”(以下稱“發(fā)訂庫”)、“零星采集擬購書目庫”(以下稱“采集庫”)4個數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)上選書系統(tǒng)、擬購書目采集系統(tǒng)、數(shù)據(jù)查重引擎3個軟件模塊支持完成整個采訪業(yè)務(wù)流程。2.3發(fā)訂和選訂庫的數(shù)據(jù)準備本系統(tǒng)主要用于實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)(采訪數(shù)據(jù)與館藏數(shù)據(jù))的統(tǒng)籌管理、網(wǎng)上選書、重點擬購書目采集、數(shù)據(jù)查重4個方面的功能。由圖1可以看出,本系統(tǒng)后臺需建立4個書目庫,用于存放不同類別的書目數(shù)據(jù)。另外需建立一個系統(tǒng)登錄信息庫,用于存放系統(tǒng)管理或采訪人員系統(tǒng)登錄帳戶信息。各個庫對應(yīng)的字段內(nèi)容如表1所示。選書庫是網(wǎng)上選書系統(tǒng)的后臺支持庫,該庫用于集中存儲來自各種渠道(如館配商、出版社、“三目”報、書目信息網(wǎng)站等)的新書電子目錄。導入數(shù)據(jù)時,“ISBN、正題名、著者、出版者、出版時間、價格、分類號”為基本必備字段內(nèi)容,一般是由工作人員對原始的采訪數(shù)據(jù)進行基本的學科相關(guān)性篩選和數(shù)據(jù)查重后,批量導入選書庫。這批數(shù)據(jù)在網(wǎng)上選書任務(wù)完成后即通過數(shù)據(jù)庫“新數(shù)據(jù)標識”字段被標識為“舊數(shù)據(jù)”存留在庫,不再在選書系統(tǒng)中輸出顯示。被選定的擬購書目將被導出,在發(fā)訂庫、館藏庫進行查重后的無重復部分被轉(zhuǎn)存至發(fā)訂庫,同時作為新的電子訂單發(fā)給供貨商。發(fā)訂庫用于集中存儲每一批次確定購買的圖書信息,可作為了解供貨商圖書到貨率和查驗配送差錯情況的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。采集庫是重點擬購書目采集系統(tǒng)的后臺支持庫,用于集中存儲由各個采訪人員通過不同渠道收集的擬購圖書信息。館藏庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由圖書館集成管理系統(tǒng)導出。由于能夠直接存入館藏庫的數(shù)據(jù)必須是Excel、DBF等線性表格式,所以當圖書館集成管理系統(tǒng)未提供Excel或DBF格式的數(shù)據(jù)導出功能時,可先導出Marc格式的數(shù)據(jù),再使用Excel/Marc格式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的專用工具軟件來完成。此后,每一批次的新驗收圖書數(shù)據(jù)將作為正式館藏書目不斷追加至館藏庫。每一批次的訂單在發(fā)訂前的查重工作以館藏庫和發(fā)訂庫為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。網(wǎng)上選書系統(tǒng)實質(zhì)是一個電子書目網(wǎng)絡(luò)發(fā)布系統(tǒng)。它將最新書目數(shù)據(jù)按學科體系有序化組織并輸出至Web網(wǎng)頁,學科選書小組成員可以在線進行勾選擬訂圖書,從而快捷、高效地完成新書選訂任務(wù)。選書系統(tǒng)的設(shè)計主要應(yīng)考慮以下問題:(1)為保證選購信息的可靠性和便于分辨哪一種圖書是由哪一位選書人員選訂,系統(tǒng)需設(shè)置用戶的后臺注冊管理功能,使選書人員通過登錄進入系統(tǒng)。(2)數(shù)據(jù)輸出模式應(yīng)便于瀏覽。系統(tǒng)按《中國圖書館分類法》一級類目設(shè)置數(shù)據(jù)輸出的導航菜單樹,并在每一類目后有本類目的備選和已選新書種數(shù)自動統(tǒng)計顯示。同時,由于每條書目信息款項較多,為方便瀏覽,系統(tǒng)應(yīng)采用書目信息分級顯示模式,即默認狀態(tài)只顯示ISBN、題名、出版者、出版年、價格等主要字段信息,點擊對應(yīng)書名鏈接,系統(tǒng)即以下彈信息欄形式顯示全部的書目信息款項,并設(shè)置通過百度、豆瓣進一步搜索書目信息的網(wǎng)絡(luò)鏈接,便于用戶在根據(jù)書名無法確定是否選訂的情況下,進一步了解更為詳細的圖書信息。(3)選書操作必須簡便快捷。只需點擊一次鼠標即可完成一種圖書的選訂或取消選訂操作,并且選定標識能夠即時顯示。通過建立基于Web的擬購圖書目錄信息集中提交系統(tǒng),可順利實現(xiàn)零星采集擬購圖書目錄信息的集中存儲管理,方便形成采購訂單,更重要的是便于實現(xiàn)新增數(shù)據(jù)的跨庫查重,避免同一種書目被重復采集。書目采集系統(tǒng)與選書系統(tǒng)執(zhí)行同一登錄認證。數(shù)據(jù)采集項包括ISBN、題名、著者、出版者、出版時間、價格,也可同時指定擬購復本數(shù)。數(shù)據(jù)查重是采訪工作中最關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié),如果查重工作不嚴密,就會造成重復購置。本系統(tǒng)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及的數(shù)據(jù)查重有3處:(1)原始采訪數(shù)據(jù)(即最新書目)導入選書庫前與選書庫的查重;(2)擬購目錄發(fā)訂前與發(fā)訂庫和館藏庫的查重;(3)擬購書目采集系統(tǒng)在執(zhí)行書目數(shù)據(jù)提交時,要與采集庫、發(fā)訂庫、館藏庫進行跨庫數(shù)據(jù)查重,如有重復則提示用戶并拒絕提交。以上數(shù)據(jù)查重主要通過ISBN號進行查重,由一個能夠進行兩個數(shù)據(jù)庫對應(yīng)字段比對的程序來完成。為避免“同書異號”、采訪數(shù)據(jù)ISBN號錯誤等原因造成的重復訂購,可在圖書購進驗收時通過集成管理系統(tǒng)進行綜合性查重。3系統(tǒng)的優(yōu)勢和不足通過電子目錄,實現(xiàn)數(shù)據(jù)查重及信息采集本系統(tǒng)對于訂單采購有很好的業(yè)務(wù)支持,對于現(xiàn)貨采購的數(shù)據(jù)查重也非常方便。若使用數(shù)據(jù)采集器現(xiàn)場采購,將本文所述的館藏庫和發(fā)訂庫作為查重基本庫導入數(shù)據(jù)采集器,可實現(xiàn)現(xiàn)采即時查重;若不使用采集器則由供貨商整理好現(xiàn)場選定的圖書電子目錄,轉(zhuǎn)入本系統(tǒng)的發(fā)訂查重環(huán)節(jié)。無論選用哪種方式,進行數(shù)據(jù)查重都非常方便。本系統(tǒng)將每一批次的圖書訂單集中存儲于同一數(shù)據(jù)表,采訪人員可借助系統(tǒng)查重程序方便地統(tǒng)計出發(fā)訂圖書的到貨情況。本系統(tǒng)所用的數(shù)據(jù)查重程序便于采訪人員根據(jù)實際需要,靈活設(shè)置執(zhí)行查重的數(shù)據(jù)庫對象及查重字段,查重速度快。圖書采訪要求工作節(jié)奏必須快速,使新書好書能夠及時購進,因此新書訂購征詢時間不宜拖延太長。實施網(wǎng)上選書,能夠統(tǒng)籌規(guī)劃、集中優(yōu)勢,在規(guī)定時間內(nèi)集中執(zhí)行圖書采選任務(wù),因而工作效率高,可操作性強。重點擬購書目采集系統(tǒng)使采訪數(shù)據(jù)采集工作透明化、科學化,便于管理層適時了解采訪人員工作進展、在線統(tǒng)計工作量;有利于工作人員之間相互督促、相互協(xié)作,形成快速高效的工作氛圍。德國法上的依據(jù)各個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、數(shù)據(jù)查重的相關(guān)參數(shù)設(shè)置未能通過接口化的程序來實現(xiàn),需要通過對數(shù)據(jù)庫或相關(guān)程序文件的人工編輯操作來完成。筆者認為:(1)如果在擬購書目采集系統(tǒng)的書目提交模塊輸入ISBN號,系統(tǒng)能夠自動獲取豆瓣網(wǎng)的書目信息元數(shù)據(jù),則可實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)的自動套錄功能,將大大提高工作效率。(2)各個數(shù)據(jù)庫的書目轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、記