業(yè)務(wù)流程圖與數(shù)據(jù)流程圖的區(qū)別與聯(lián)系一、業(yè)務(wù)流程圖與數(shù)據(jù)流程圖的區(qū)別1.描述對(duì)象不同業(yè)務(wù)流程圖的描述對(duì)象是某一具體的業(yè)務(wù);數(shù)據(jù)流程圖的描述對(duì)象是數(shù)據(jù)流。業(yè)務(wù)是指公司管理中必要且邏輯上有關(guān)的、為了完畢某種管理功效的一系列有關(guān)的活動(dòng)。在系統(tǒng)調(diào)研時(shí),通過理解組織構(gòu)造和業(yè)務(wù)功效,我們對(duì)系統(tǒng)的重要業(yè)務(wù)有了一種大概的認(rèn)識(shí)。但由此我們得到的對(duì)業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)是靜態(tài)的,是由組織部門映射到業(yè)務(wù)的。而實(shí)際的業(yè)務(wù)是流動(dòng)的,我們稱之為業(yè)務(wù)流程。一項(xiàng)完整的業(yè)務(wù)流程要涉及到多個(gè)部門和多項(xiàng)數(shù)據(jù)。例如,生產(chǎn)業(yè)務(wù)要涉及從采購(gòu)到財(cái)務(wù),到生產(chǎn)車間,到庫(kù)存等多個(gè)部門;會(huì)產(chǎn)生從原料采購(gòu)單,應(yīng)收付賬款,入庫(kù)單等多項(xiàng)數(shù)據(jù)表單。因此,在考察一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)我們應(yīng)將該業(yè)務(wù)一系列的活動(dòng)即整個(gè)過程為考察對(duì)象,而不僅僅是某項(xiàng)單一的活動(dòng),這樣才干實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的全方面認(rèn)識(shí)。將一項(xiàng)業(yè)務(wù)解決過程中的每一種環(huán)節(jié)用圖形來表達(dá),并把全部解決過程按一定的次序都串起來就形成了業(yè)務(wù)流程圖。如圖1所示,就是某公司物資管理的業(yè)務(wù)流程圖。數(shù)據(jù)流程圖是對(duì)業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步抽象與概括。抽象性體現(xiàn)在它完全舍去了具體的物質(zhì),只剩余數(shù)據(jù)的流動(dòng)、加工解決和存儲(chǔ);概括性體現(xiàn)在它能夠把多個(gè)不同業(yè)務(wù)解決過程聯(lián)系起來,形成一種整體。從安東尼金字塔模型的角度來看,業(yè)務(wù)流程圖描述對(duì)象涉及公司中的信息流、資金流和物流,數(shù)據(jù)流程圖則重要是對(duì)信息流的描述。另外,數(shù)據(jù)流程圖還要配合數(shù)據(jù)字典的闡明,對(duì)系統(tǒng)的邏輯模型進(jìn)行完整和具體的描述。2.功效作用不同業(yè)務(wù)流程圖是一本用圖形方式來反映實(shí)際業(yè)務(wù)解決過程的“流水帳”。繪制出這本流水帳對(duì)于開發(fā)者理順和優(yōu)化業(yè)務(wù)過程是很有協(xié)助的。業(yè)務(wù)流程圖的符號(hào)簡(jiǎn)樸明了,易于閱讀和理解業(yè)務(wù)流程。繪制流程圖的目的是為了分析業(yè)務(wù)流程,在對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組,產(chǎn)生新的更為合理的業(yè)務(wù)流程。通過除去不必要的、多出的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);合并重復(fù)的環(huán)節(jié);增補(bǔ)缺少的必須的環(huán)節(jié);擬定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要解決的環(huán)節(jié)等重要環(huán)節(jié),在繪制流程圖的過程中能夠發(fā)現(xiàn)問題,分析局限性,改善業(yè)務(wù)解決過程。數(shù)據(jù)流程分析重要涉及對(duì)信息的流動(dòng)、傳遞、解決、存儲(chǔ)等的分析。數(shù)據(jù)流程分析的目的就是要發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)流通中的問題,這些問題有:數(shù)據(jù)流程不暢,前后數(shù)據(jù)不匹配,數(shù)據(jù)解決過程不合理等。通過對(duì)這些問題的解決形成一種暢通的數(shù)據(jù)流程作為此后新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程。數(shù)據(jù)流程圖比起業(yè)務(wù)流程圖更為抽象,它舍棄了業(yè)務(wù)流程圖中的某些物理實(shí)體,更靠近于信息系統(tǒng)的邏輯模型。對(duì)于較簡(jiǎn)樸的業(yè)務(wù),我們能夠省略其業(yè)務(wù)流程圖直接繪制數(shù)據(jù)流程圖。3.基本符號(hào)不同對(duì)數(shù)據(jù)流程圖的基本符號(hào)解釋以下:外部實(shí)體表達(dá)數(shù)據(jù)流的始發(fā)點(diǎn)或終止點(diǎn)。原則上講,它不屬于數(shù)據(jù)流程圖的核心部分,只是數(shù)據(jù)流程圖的外圍環(huán)境部分。在實(shí)際問題中它可能是人員、計(jì)算機(jī)外設(shè)、系統(tǒng)外部的文獻(xiàn)等。在圓形框中用文字注明外部實(shí)體的編碼屬性和名稱。數(shù)據(jù)流是用箭頭線及其上的數(shù)據(jù)表達(dá)數(shù)據(jù)流動(dòng)的方向,數(shù)據(jù)流由一種或一組數(shù)據(jù)項(xiàng)構(gòu)成。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)表達(dá)邏輯意義上的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié),不考慮存儲(chǔ)的物理介質(zhì)和技術(shù)手段的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)。它用一種右邊開口的長(zhǎng)方形條來表達(dá),圖形右部填寫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)集的名字,左邊填寫該數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的標(biāo)志。解決邏輯加工也稱為解決或功效,它涉及兩方面的內(nèi)容:一是變化數(shù)據(jù)構(gòu)造;二是在原有數(shù)據(jù)內(nèi)容基礎(chǔ)上增加新的內(nèi)容,形成新的數(shù)據(jù)。普通用一種長(zhǎng)方形表達(dá)解決邏輯,圖形下部填寫解決的名字,上部填寫該解決的標(biāo)志。有關(guān)業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的基本符號(hào)諸多教材上都不完全一致,還沒有形成一種統(tǒng)一的原則。例如,有的教材上用圓形表達(dá)外部實(shí)體,有的用矩形表達(dá)外部實(shí)體。兩者所使用的符號(hào)不同,但代表的含義都相似。業(yè)務(wù)流程圖中的業(yè)務(wù)解決和存儲(chǔ)這兩個(gè)符號(hào)和數(shù)據(jù)流程圖中的對(duì)應(yīng)的符號(hào)基本一致;業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖中都有箭頭線的符號(hào),但含義不同:業(yè)務(wù)流程圖中的箭頭線表達(dá)信息流向,它沒有名稱;數(shù)據(jù)流程圖中的箭頭線表達(dá)某一數(shù)據(jù)流,它有名稱,普通寫在數(shù)據(jù)流的上方。4.繪制過程不同業(yè)務(wù)流程圖就是用某些規(guī)定的符號(hào)及連線來表達(dá)某個(gè)具體務(wù)解決過程。業(yè)務(wù)流程圖的繪制是根據(jù)系統(tǒng)具體調(diào)查過程中所得的資料,按業(yè)務(wù)實(shí)際解決過程,用規(guī)定的符號(hào)將它們繪制在同一張圖上。它的繪制無嚴(yán)格的規(guī)則,只需簡(jiǎn)要扼要地如實(shí)反映實(shí)際業(yè)務(wù)過程。在繪制過程中普通也遵照“自頂向下”的原則。數(shù)據(jù)流程圖的繪制辦法較為復(fù)雜,它是按照“自頂向下,逐級(jí)求精”的辦法進(jìn)行的,也就是將整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)成一種解決功效,畫出它和周邊實(shí)體的數(shù)據(jù)聯(lián)系過程,即一種粗略的數(shù)據(jù)流程圖(頂層數(shù)據(jù)流程圖),然后逐級(jí)向下分析,直到把系統(tǒng)分解為具體的低層次的數(shù)據(jù)流程圖。如圖A是一種高等學(xué)校學(xué)藉管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖。繪制數(shù)據(jù)流程圖的注意事項(xiàng):①數(shù)據(jù)流程圖的繪制普通是從左到右進(jìn)行。從左側(cè)開始標(biāo)出外部實(shí)體,然后畫出由外部實(shí)體產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流,再畫出解決邏輯、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等元素及其互有關(guān)系,最后在流程圖的右側(cè)畫出接受信息的系統(tǒng)外部實(shí)體。②父圖與子圖的平衡。子圖是對(duì)父圖中解決邏輯的具體描述,因此父圖中數(shù)據(jù)的輸入和輸出必須在子圖中反映。父圖與子圖的平衡是數(shù)據(jù)流守恒原則的體現(xiàn),即對(duì)每一種數(shù)據(jù)解決功效來說,要確保分解前后的輸入數(shù)據(jù)流與輸出數(shù)據(jù)流的數(shù)目保持不變。③數(shù)據(jù)流最少有一端連接解決框。數(shù)據(jù)流不能直接從外部實(shí)體直接傳送到數(shù)據(jù)存儲(chǔ),也不能從數(shù)據(jù)存儲(chǔ)直接傳送到外部實(shí)體。④數(shù)據(jù)存儲(chǔ)輸入/輸出協(xié)調(diào)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)必然有輸入數(shù)據(jù)流和輸出數(shù)據(jù)流,缺少任何一種則意味著遺漏了某些加工。⑤數(shù)據(jù)解決流入/流出協(xié)調(diào)。只有流入沒有流出,則數(shù)據(jù)解決無需存在;只有流出沒有流入的數(shù)據(jù)解決不可能滿足。⑥合理命名,精確編號(hào)。對(duì)數(shù)據(jù)流程圖的基本元素進(jìn)行編號(hào),這樣有助于編寫數(shù)據(jù)字典及方便系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員和顧客的閱讀與理解。二、業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的聯(lián)系1.業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖都是從流程的角度動(dòng)態(tài)地去考察分析對(duì)象,都是用圖形符號(hào)抽象地表達(dá)調(diào)查成果。2.數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)的聯(lián)系具體體現(xiàn)在:數(shù)據(jù)流是隨著著業(yè)務(wù)過程而產(chǎn)生的,它是業(yè)務(wù)過程的衍生物;數(shù)據(jù)資料基本上也是按組織構(gòu)造或業(yè)務(wù)過程收集的;在數(shù)據(jù)匯總時(shí),我們也是以業(yè)務(wù)流程為單位,將同一業(yè)務(wù)的不同解決環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)加以集中;數(shù)據(jù)流程圖的繪制遵照業(yè)務(wù)解決的全過程。3.數(shù)據(jù)流程圖和業(yè)務(wù)流程圖存在一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系。由業(yè)務(wù)流程圖能夠?qū)С鰧?duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)流程圖。有兩種思路:一種是先按業(yè)務(wù)流程圖理出的業(yè)務(wù)流程次序,然后將對(duì)應(yīng)調(diào)查過程中所掌