思考：會議秘書在會中應(yīng)做好哪些工作？會中的服務(wù)與組織

會務(wù)工作流程圖2（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會議服務(wù)與組織工作一、組織報到和簽到兩種會議須會前報到——代表大會或重要的工作會議；有外部人員參加的專題性會議。(一)接站和引導1．接站。（1)充分掌握與會者情況，避免錯接和漏接。

(2)接站現(xiàn)場及交通工具標志要醒目3.引導會間工作人員為與會者指引會場、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。2．報到：指與會者在到達會議活動所在地時所辦理的登記注冊手續(xù)。一般在大會會務(wù)組的房間進行，報到要盡量從簡報到注意事項：(1)查驗證件，確認與會者的參會資格；(2)請與會者在登記表上填寫個人姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、電話、郵政編碼等有關(guān)信息，以備編印通訊名錄?！痢痢痢習h報到登記表

（200×年×月×日）序號姓名性別年齡工作單位職務(wù)職稱通訊地址電話手機電子郵箱房間號(3)統(tǒng)一接收與會者隨身帶來的需要在會上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)(4)分發(fā)會議文件及有關(guān)材料（裝袋）。案例：志遠股份有限公司董事會召開會議，討論從國外引進生產(chǎn)設(shè)備的問題。秘書張志負責為與會董事準備會議所需文件資料，因為有多家國外公司競標，所以材料很多。張志由于時間倉促就為每位董事準備了一個文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會前回復說將有事不能參加會議，于是，張志就沒有準備他們的資料，不想，正式開會時，其中的兩位又趕了回來，結(jié)果會上有的董事因沒有資料可看而無法發(fā)表意見，有的董事面對一疊資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會議的進度。思考分析：1、秘書張志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果讓你準備這次會議所需文件資料，你會怎么做？3、你從中吸取了什么經(jīng)驗教訓？一是會議資料數(shù)量要適中，留有充分的余地；二是根據(jù)會議議程或日程安排順序裝袋；三是最好據(jù)此情況列出一份會議文件（資料）清單，便于與會者對照閱讀。四是重要文件必須履行簽收手續(xù)，分發(fā)時要編號、登記；五是會后需要退回的文件（征求意見稿、保密性文件等）應(yīng)附上一份文件清退目錄；囑其妥善保存，會后退回。六是重要而又需事先送達與會者的文件，應(yīng)派專人專遞、傳真、特快專遞等送達。注意：除正常的會議文件外，還應(yīng)有會議日程表、與會者名錄及房間安排表、會議代表證、人員分組表、就餐桌號、集體合影位置圖等。如果安排參觀考察、旅游和文藝活動，還應(yīng)有乘坐車的車號和觀看演出的門票。(5)預收會務(wù)費、食宿費、資料費等費用，當場開具收據(jù)。（6）登記與會者返程的時間、車次(軟臥、硬臥還是硬座)或飛機的航班，并預收車(機)票費；向與會者解答會議的有關(guān)問題并提醒應(yīng)該注意的事項。

（二）簽到1．簽到的作用。一是可以檢查核對與會人員，二是可以統(tǒng)計到會人數(shù)。三是留下第一手簽到記錄，為以后的查考提供歷史憑證。2．會議簽到的方式。(1)簿式簽到——適用于小型會議或各類慶典和儀式(2)卡片式簽到——適用于大中型會議和重要會議(3)電子簽到——常與卡式（磁卡）簽到配合使用（4）表式簽到（5）秘書代簽

3．簽到表的格式。同一個單位或同一類會議的簽到表應(yīng)當統(tǒng)一格式。(1)標題。

(2)正文。①會議名稱。②主辦單位。③舉行時間④舉行地點。⑤應(yīng)到單位名稱或應(yīng)到人姓名。⑥與會者簽名。二、做好會議記錄思考：所有會議都應(yīng)做記錄嗎？為什么？

(一)會議記錄的含義、作用1．含義：是會議客觀進程原始、真實信息的記載2、作用(1)為日后查考、研究會議提供第一手材料。(2)在一些法定性會議中，會議記錄經(jīng)發(fā)言者和會議領(lǐng)導確認簽字后，具有法律效力。(3)便于領(lǐng)導及時、全面了解和掌握會議的進展情況和動向。(4)為形成決定、決議、會議紀要等最后文件打好基礎(chǔ)。(5)經(jīng)會議領(lǐng)導和發(fā)言者同意，可散發(fā)會議記錄整理稿，以便傳達和學習會議精神。(6)圖像類會議記錄還可以用于會議宣傳報道。(二)會議記錄的格式和內(nèi)容1．標題。(1)專用性標題。如“xx公司行政辦公會議記錄”“xx學會第x次理事會會議記錄”。(2)通用性標題。適用一般會議，只寫“會議記錄”即可。

2．首部(會議概況)(1)會議的名稱。(2)會議時間(3)會議地點(4)會議召集人或主持人（姓名和職務(wù),甚至單位名稱）(5)參加人員（出席人、列席人、旁聽人等）(6)缺席人員

3．主體。(1)會議的議程和議題。(2)發(fā)言情況_重點，包括發(fā)言人姓名和發(fā)言內(nèi)容(3)會議結(jié)果_對議題的通過、緩議、撤銷、否決等(4)會場情況_會期會場內(nèi)發(fā)生的與會議進程有關(guān)并且具有記錄價值的情況。

4．尾部。(1)記錄人。(2)審核人。(3)發(fā)言人。(4)法定的簽字人員。xx學會第（）次理事會議記錄時間年

月

日

午

時

分

至

日

午

時

分地點主持出席列席缺席共

頁（發(fā)言人姓名）（會議進程記錄）

記錄人：

審核人：

審核日期：會議名稱主辦部門時間年

月

日午時分地點主持人出席列席缺席審核記錄發(fā)言人（發(fā)言內(nèi)容及決議）

發(fā)言人簽署：

（三）會議記錄的方法和要求1．會議記錄的方法。(1)詳細記錄——重要會議(2)簡易記錄——較為簡單的事務(wù)性會議(3)摘要記錄——一般性會議。摘要記錄的重點：會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動2．會議記錄的要求。(1)人員落實。(2)準備充分。(3)客觀真實，全面準確。(4)清楚規(guī)范。（四）認真核實與整理（五）編寫會議簡報（略）三、做好會議服務(wù)工作（一）當好舞臺監(jiān)督某校召開表彰大會，對全校七八個先進集體，數(shù)十名先進個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當領(lǐng)獎的同學上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導更換和相互交換，一時間領(lǐng)獎臺上競亂糟槽。思考：該案例給我們什么啟示？一般工作例會:做好會議記錄;在議題轉(zhuǎn)換時通知有關(guān)列席人員到會。大型工作會議或群眾集會:傳遞上下臨時性信息;有關(guān)人員的臨時性調(diào)度等。具體的工作內(nèi)容有：1、為主席臺上領(lǐng)導傳遞信息——臨時動議找人或交代問題2、傳遞會外緊急情況或與會者重要提議3、通知或示意播放音樂，組織禮儀小姐和受獎人員上臺——頒獎時4、安排人員倒茶水5、相機處理臨時性事宜等。[案例]

某企業(yè)準備在10月l0日上午10點于華海大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。會上需要租借放映機來進行產(chǎn)品操作演示。總經(jīng)理秘書洪小姐負責租賃放映機。接到任務(wù)后，打電話給租賃公司，要求l0日上午9點50分準時把放映機送到華海大廈會議廳。10日上午，會議開幕前，秘書們都在緊張地做著最后的準備工作。洪小姐一看表，呀，已經(jīng)9點55分了，放映機還沒有送到，于是馬上打電話去問，對方回答機器已送出。

眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，洪小姐心急如焚……思考：1．假如你是洪小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?2．假如放映機在10點還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程?3、怎樣才能避免此類事故的發(fā)生？（二）組織好會議集體攝影一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導人的影像，引起兩國輿論的指責。此案例給我們什么啟示？1、選好地址2、搭好攝影臺3、編制好與會人員的站位圖表（三）安排好參觀考察和旅游活動1、選好項目2、檢查活動對象。包括車程、交通和路況、停留時間；陪同人員、解說人員和導游人員的安排，現(xiàn)場的清潔、安全和整體環(huán)境情況等3、組織指揮活動。一要配備安全狀況和設(shè)施條件好的車輛，確保交通安全。二要對車輛進行編號，乘坐人和車要固定，并隨時清點人數(shù)。

1、做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會議，掌握第一手資料。（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實效，并收集反饋信息。2、做好會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、

時效、費用的原則。(4)收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導.（5）為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料。值班人員的職責：隨時應(yīng)對各種突發(fā)性事件；控制與會議無關(guān)的人員進入會場保持與領(lǐng)導和后勤服務(wù)部門主管人員的聯(lián)系，以便及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的各種問題；及時協(xié)調(diào)解決與會人員提出的意見和問題做好會議期間各項活動和矛盾的協(xié)調(diào)工作：檢查安全保衛(wèi)工作；填寫值班記錄（五）安排好會議值班四、有效引導會議進程（一）會議主持人基本知識通常由有經(jīng)驗、有能力的人，或是有相當?shù)匚弧⑼娜藫?。當然主持人和臨時主持人主持人任務(wù):控制并引導會議進程即闡明目標，鼓勵大家各抒己見，并保證給予每一個成員有合理的發(fā)言機會和時間，保證每一個會議成員都明白會后自己應(yīng)該承擔的工作，使會議順利進行，并按時完成各項議題。會議的成功與否80％以上的責任在于會議的主持人。（二）引導會議進程的方法1、會前：認真研讀有關(guān)文件材料，了解會議有關(guān)問題2、明確會議時間，準時開會、散會3、掌握好會議討論、結(jié)束討論、休息與結(jié)束會議的時機思考：有人在不適宜的是否插話怎么辦?堅持說完你的看法。你可以說：“請原諒，我還沒有說完，我的意思是……”也可用身體語言或音量制止別人的插話舉動——向插話者揮手致意，并繼續(xù)用同樣或更高的音量說下去（三）引導會議進程的技巧1、提前到達會場，營造和諧會議氣氛2、開門見山進入會議3、議題集中4、控制好會議的進度和時間5、鼓勵發(fā)言者積極發(fā)言6、努力消除交流障礙7、善于運用直觀教具來增強效果8、及時結(jié)束會議思考：如何及時結(jié)束會議？首先準確判斷時機其次簡短地報告此次會議的決定。第三對與會者再次表示感謝，并安排與會者退場，及時清理會場。（四）會議中可能出現(xiàn)問題的掌控1．兩派對立或?qū)α⒔Y(jié)論出現(xiàn)辦法之一是引導會議進入下一個議題。辦法之二是告訴他們可以在會后留下來，單獨解決他們之間的爭論。

2．應(yīng)付開會中一些行為特別的人(1)始終沉默的人。(2)反對任何建議的人——天生的“反對派(3)脫離主題的人。(4)開會時打瞌睡的人。

第四節(jié)

會議善后工作思考：會后，秘書應(yīng)做好哪些工作？會中服務(wù)

一、會議報到1.接站示意板，寫上“XXX會議在X層X號房召開”。如有可能安排人員在門口迎接，這樣更能顯示出主人的周到熱情。2.簽到大中型會議一般采取證卡式簽到法，所用證卡應(yīng)隨通知發(fā)出，到會后查驗即可。小型會議一般采取簿式簽到法，即直接簽名。3.分發(fā)會議材料（需住宿的發(fā)住房鑰匙）（1）會議材料的份數(shù)應(yīng)留有余地（2）不要堆在服務(wù)臺，而應(yīng)裝在資料袋中，在簽到時分發(fā)（3）會后需回收的文件，應(yīng)用口頭、文件注明、發(fā)放清退目錄等方法提前告訴與會者；保密性文件需登記簽收。會中服務(wù)

二、組織會議進行1.做好會議值班工作，確保安全2.編寫會議記錄會議記錄是對會議基本情況、發(fā)言內(nèi)容和進程進行記載的原始性文字材料。完成一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄是秘書在會議期間的重要工作內(nèi)容。（1）做好會議記錄的準備工作（2）會議記錄的格式：標題+正文+尾部，其中正文又由首部+主體+結(jié)尾組成。正文主體一般包括會議議題或議程、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會議決議三項內(nèi)容。（3）會議記錄的方法（4）會議記錄的要求（5）會議錄音、影像記錄（6）會議記錄的注意事項3.編寫會議簡報會議簡報是會議期間編印的關(guān)于會議情況的簡要報道，用來交流會議進展情況，以及記載會上領(lǐng)導的重要講話或與會代表討論研究的決策性的問題，一般由