2023年采購(gòu)合同的檔案管理制度選購(gòu) 合同的檔案管理制度1

公司為進(jìn)一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應(yīng)客戶的'資質(zhì)、往來(lái)的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

三、合同檔案管理原則

1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的選購(gòu) 、銷售均須訂立合同。

2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司全部銷售業(yè)務(wù)合同文檔。

四、合同章管理原則

1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)運(yùn)用的合同章發(fā)放到銷售部。

2、業(yè)務(wù)合同章除因工作須要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可運(yùn)用。若因工作須要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續(xù)，運(yùn)用完畢后即行交回。

五、合同文檔的管理要求

1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號(hào)”規(guī)定進(jìn)行分類編號(hào)。

2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明緣由，剛好處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、合同管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的登計(jì)、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

4、合同檔案管理人員應(yīng)依據(jù)實(shí)際須要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作須要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無(wú)特別狀況不得外借。

五、附則：

1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。

2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)說(shuō)明。

六、附件：《合同檔案登記表》

選購(gòu) 合同的檔案管理制度2

第一章總則

一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過(guò)程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。

其次章合同分類

一、選購(gòu) 合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品選購(gòu) 原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。

二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。

三、技術(shù)服務(wù)合同：指供應(yīng)技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品修理、技術(shù)詢問(wèn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。

四、產(chǎn)品合作合同：指公司購(gòu)買或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或托付生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。

五、測(cè)試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測(cè)試的協(xié)議。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。七、市場(chǎng)營(yíng)銷合同：指為市場(chǎng)運(yùn)作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣揚(yáng)等市場(chǎng)活動(dòng)合同。

八、財(cái)務(wù)合同：指與相關(guān)金融機(jī)構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險(xiǎn)等合同。九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。十、綜合合同：區(qū)分于上述類別的其他合同或協(xié)議。

第三章檔案管理的責(zé)任安排

一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營(yíng)管理部。

經(jīng)營(yíng)管理部合同管理專員負(fù)責(zé)全部文件編號(hào)歸檔；非選購(gòu) 、非銷售類合同的蓋章和合同編號(hào)安排；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。

二、各部門設(shè)檔案管理員予以幫助管理。

各部門負(fù)責(zé)本部門合同或協(xié)議的編號(hào)安排、檔案資料的收集整理。

第四章文件合同歸檔要求

一、文件合同編號(hào)規(guī)則

合同號(hào)是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號(hào)14位，其余均為12位。

文件合同號(hào)由公司號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、依次號(hào)、部門代碼組成。

基本模式：ST-20xx－XS－0001－HT

1．年度號(hào)：年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。

2．分類號(hào)：分類號(hào)是檔案號(hào)的主體,分別依照合同類別拼音首字母賜予識(shí)別代碼。

3．依次號(hào)：依次號(hào)4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002……表示公司當(dāng)年某一類合同的序號(hào)。

4．部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱；

二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評(píng)審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理員處編號(hào)并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料剛好提交給檔案管理員，并按月將合同的全部檔案資料提交完整。

四、全部檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認(rèn)可，管理專員歸檔。

五、全部以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺(tái)只留復(fù)印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計(jì)出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。

六、檔案管理員每月5號(hào)前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營(yíng)管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。七、公司各部門的投標(biāo)標(biāo)書文件，無(wú)論是否中標(biāo)，都要求在投標(biāo)后1個(gè)月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。

第五章合同檔案保管期限及銷毀

一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起起先計(jì)算檔案保管期限。

二、合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬(wàn)元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬(wàn)元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬(wàn)元以上的永久保存。

三、檔案銷毀：

1．任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2．各檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。

3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的.平安。

4．凡是超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。

第六章檔案借閱

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特別緣由須要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經(jīng)理簽字外，還要報(bào)公司主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。檔案材料的復(fù)印手續(xù)同借閱。

三、借出檔案借用期限為一周。

借閱人應(yīng)到期歸還。確因工作須要接著借用的，必需再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對(duì)逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。

四、借閱人應(yīng)留意檔案平安和保密，嚴(yán)禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。

第七章責(zé)罰制度

一、公司各部門凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)覺，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報(bào)指責(zé)。

二、公司全部員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機(jī)密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視詳細(xì)狀況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款200-1000元，并予以通報(bào)指責(zé)；

三、公司全部員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查，并對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效懲罰100元；

四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁(yè)等狀況，應(yīng)馬上報(bào)告檔案歸檔部門并辦好補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效懲罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)隱私，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績(jī)效工資，并視狀況嚴(yán)峻程度追究其相關(guān)責(zé)任。

五、不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者賜予相應(yīng)的紀(jì)律處分并賜予通報(bào)指責(zé)。

六、對(duì)借閱公司檔案用于非工作須要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責(zé)任。

第八章附則

一、本制度由行政部門負(fù)責(zé)說(shuō)明及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應(yīng)遵循最新版本的規(guī)定。

二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

三、附件

附件1《檔案移交單》

附件2《檔案借閱單》

附件3《檔案銷毀清單》

附件4《合同登記本》

選購(gòu) 合同的檔案管理制度3

1.目的：加強(qiáng)選購(gòu) 部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范選購(gòu) 管理體系，制訂本制度。

2.適用范圍：適用于選購(gòu) 部對(duì)內(nèi)部文件及檔案的限制。

3.職責(zé)：

3.1選購(gòu) 檔案管人員：負(fù)責(zé)選購(gòu) 部全部文件的整理及歸檔。

3.2選購(gòu) 經(jīng)理：負(fù)責(zé)選購(gòu) 檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項(xiàng)的審批。

4.檔案管理方法：

4.1歸檔內(nèi)容分類：

4.1.1選購(gòu) 內(nèi)部文件的歸檔。

選購(gòu) 部工作中需存檔的文件，選購(gòu) 訂單、應(yīng)付賬款對(duì)賬單、工作安排、選購(gòu) 安排、入庫(kù)單、退貨單及選購(gòu) 部門相關(guān)管理文件資料。

4.1.2公司其他部門供應(yīng)的文件歸檔。

公司其他部門供應(yīng)的圖紙、選購(gòu) 申請(qǐng)單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。

供應(yīng)商資料、選購(gòu) 合同、報(bào)價(jià)單、對(duì)賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。

4.1.4存儲(chǔ)在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

選購(gòu) 部的臺(tái)賬、電子檔的文件記錄。

4.2檔案保存期限：

4.2.1公司內(nèi)部往來(lái)文件需保存3年。

4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。

4.2歸檔要求：

4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，根據(jù)文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的'歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

4.2.2全部文檔均要編號(hào)，并建立書目，逐項(xiàng)填寫清晰，書寫工整。

4.2.3全部存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。

4.2.4選購(gòu) 部檔案要有專人、專位的保管。

4.2.5選購(gòu) 部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

4.3檔案調(diào)閱：

4.3.1需查閱或借閱選購(gòu) 部文件時(shí)，需向選購(gòu) 部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續(xù)，得到選購(gòu) 領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行平安和保密制度，不得泄露。

4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還；摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)選購(gòu) 經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特別狀況借出，必需經(jīng)理選購(gòu) 經(jīng)理審批簽字。

4.3.4選購(gòu) 檔案管理人員，要?jiǎng)偤檬杖〗栝喌臋n案，避開遺失。

4.4檔案銷毀

4.4.1選購(gòu) 檔案保管期限已滿或已失效，須要銷毀時(shí)由選購(gòu) 部檔案管理人員提出銷毀看法，編制銷毀清單，該清單永久保存。

4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必需經(jīng)由選購(gòu) 經(jīng)理批打算，方能銷毀。

4.4.3選購(gòu) 檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。

選購(gòu) 合同的檔案管理制度4

一、檔案資料

招標(biāo)過(guò)程中全部的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項(xiàng)目完成后都必需整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司全部項(xiàng)目（含分公司項(xiàng)目）都必需統(tǒng)一歸檔，分公司項(xiàng)目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必需由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時(shí)，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必需統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對(duì)自行保管的檔案參照總公司的要求妥當(dāng)保管，總公司將不定期的對(duì)各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

二、歸檔及備案時(shí)間

總公司項(xiàng)目，在項(xiàng)目分成前必需完成檔案資料的歸檔。分公司項(xiàng)目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必需完成除中標(biāo)通知書外的全部檔案資料的歸檔，在下個(gè)項(xiàng)目資料歸檔前將該項(xiàng)目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的.分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司剛好將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料剛好交回總公司。

監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時(shí)間：

1、電子資料

電子資料文件夾格式為“項(xiàng)目編號(hào)+項(xiàng)目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速馬路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），全部與本項(xiàng)目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報(bào)告、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中心投資項(xiàng)目，資料應(yīng)上傳中心投資項(xiàng)目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。

2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的全部檔案資料，資料整理時(shí)應(yīng)留意按過(guò)程依次整理，特殊是招標(biāo)過(guò)程比較困難的項(xiàng)目。

2.1檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的全部檔案資料必需裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。