北京金福地物業(yè)財務(wù)部工作手冊二零零八年八月質(zhì)量體系文件名目序號文件編號文件名稱文件性質(zhì)01FD-CW-001備用金治理制度02FD-CW-002代收備用金治理制度03FD-CW-003財務(wù)報表作業(yè)04FD-CW-004催繳作業(yè)05FD-CW-005發(fā)票收據(jù)治理制度06FD-CW-006資產(chǎn)治理制度07FD-CW-007收款作業(yè)流程08FD-CW-008請款及付款治理制度09FD-CW-009工程物品采購制度10FD-CW-010押金申請申退作業(yè)流程11FD-CW-011預(yù)算作業(yè)12FD-CW-012緊急采購作業(yè)13FD-CW-013交通費使用標(biāo)準(zhǔn)14FD-CW-014招待費使用標(biāo)準(zhǔn)15FD-CW-015職務(wù)代理人作業(yè)16FD-CW-016工程物品采購流程17FD-CW-017工程物品驗收制度18FD-CW-018請采購流程質(zhì)量記錄表格名目序號表格編號名稱備注1FD-H-001備用金申請表2FD-H-002備用金保管收據(jù)3FD-H-003備用金報銷單4FD-H-004個人備用金報銷明細(xì)表5FD-H-005備用金報銷明細(xì)表6FD-H-006代收備用金申請單7FD-H-007代收備用金報銷明細(xì)表8FD-H-008代收備用金保管收據(jù)9FD-H-009資產(chǎn)負(fù)債表10FD-H-010損益表11FD-H-011預(yù)算對比表12FD-H-012收支表13FD-H-013固定資產(chǎn)明細(xì)表14FD-H-014應(yīng)收賬款明細(xì)表15FD-H-015應(yīng)對賬款明細(xì)表16FD-H-016預(yù)收賬款明細(xì)表17FD-H-017其他應(yīng)收款明細(xì)表18FD-H-018其他應(yīng)對款明細(xì)表19FD-H-019預(yù)提費用明細(xì)表20FD-H-020待攤費用明細(xì)表21FD-H-021低值易耗品明細(xì)表22FD-H-022治理費收款明細(xì)表23FD-H-023應(yīng)交稅金明細(xì)表24FD-H-024治理費催繳明細(xì)表25FD-H-025催繳通知單26FD-H-026寄發(fā)律師函明細(xì)表27FD-H-027提請訴訟申請表28FD-H-028發(fā)票、收據(jù)申請單29FD-H-029發(fā)票記錄本FD-H-030資產(chǎn)登記卡FD-H-031資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請單FD-H-032資產(chǎn)遺失申報單FD-H-033資產(chǎn)報廢申報單FD-H-034資產(chǎn)清冊FD-H-035資產(chǎn)盤點清冊FD-H-036付款通知單FD-H-037收款日報表FD-H-038車位治理費等收款清單FD-H-039物業(yè)治理費收款清單FD-H-040其他收入收款清單FD-H-041代收項目收款清單（一）FD-H-042代收項目收款清單（二）FD-H-043押金收款清單FD-H-044費用申請單FD-H-045物料請購單FD-H-046物料采購單FD-H-047物料驗收單FD-H-048付款明細(xì)表FD-H-049支票付款記錄FD-H-050付款日報表FD-H-051工程物品請購單FD-H-052工程物品采購單FD-H-053工程物品驗收單FD-H-054廚房用品請購單FD-H-055押金收取申退收據(jù)FD-H-056押金收據(jù)遺失證明FD-H-057押金退款簽收單FD-H-058啟動預(yù)算表FD-H-059年度預(yù)算表FD-H-060緊急采購報告單（一）FD-H-061緊急采購報告單（二）FD-H-062市內(nèi)交通費報銷單FD-H-063招待費預(yù)先申請單FD-H-064招待費報銷單FD-H-065月度報銷單程序文件文件名稱編號：FD-CW-001財務(wù)部備用金治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制備用金額度依據(jù)每個項目規(guī)格經(jīng)公司物業(yè)部與財務(wù)部審核后按照標(biāo)準(zhǔn)存放一定金額的備用金。備用金保管人各項目出納備用金使用范疇使用上限以10000元為限。使用項目為郵資、日常用品、職員車費（僅限于各項目一樣職員）及一樣小額雜項。零用金每月補(bǔ)發(fā)一次，物業(yè)總經(jīng)理必須于額度內(nèi)加大控管使用。備用金使用程序備用金設(shè)置備用金設(shè)置依各駐點現(xiàn)場情形提報總部。備用金發(fā)放備用金發(fā)放由出納人員保管并簽署備用金保管收據(jù)。保管人員應(yīng)當(dāng)設(shè)置現(xiàn)金流水帳，以記錄各項備用金收支情形。使用使用申請程序文件文件名稱編號：FD-CW-001財務(wù)部備用金治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制主管簽核主管簽核物業(yè)總經(jīng)理審核支出的必要性及數(shù)據(jù)實際購入的品目，數(shù)量，金額是否準(zhǔn)確。支付備用金支付備用金備用金撥補(bǔ)手續(xù)備用金撥補(bǔ)手續(xù)由物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)請款程序申請補(bǔ)發(fā)，并由總部物業(yè)經(jīng)理、財務(wù)部審核。備用金撥補(bǔ)入帳備用金撥補(bǔ)入帳程序文件文件名稱編號：FD-CW-002財務(wù)部代收備用金治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制前言為配合項目現(xiàn)場申退各項押金及代付款項而設(shè)置一定金額的“代收備用金“代收備用金額度設(shè)置依據(jù)項目實際狀況，由物業(yè)總經(jīng)理申報，并財務(wù)部主管核準(zhǔn)確認(rèn)后，存放一定金額與現(xiàn)場。代收備用金保管人項目出納保管備用金，但物業(yè)總經(jīng)理需承擔(dān)監(jiān)督保管責(zé)任。代收備用金使用范疇申退各項押金出入證押金車位證押金裝修押金其他押金有關(guān)規(guī)定代付項目如可評估或明確應(yīng)對項目金額，應(yīng)采納月結(jié)方式申請，以支票或現(xiàn)金支付。代收備用金每月補(bǔ)發(fā)一次，物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)于額度內(nèi)控管使用。程序文件文件名稱編號：FD-CW-002財務(wù)部代收備用金治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制代收備用金治理程序申請申請設(shè)置發(fā)放設(shè)置發(fā)放1).由出納人員及物業(yè)經(jīng)理簽署代收備用金收據(jù)。代收備用金使用代收備用金使用代收備用金補(bǔ)發(fā)手續(xù)代收備用金補(bǔ)發(fā)手續(xù)1).出納人員按照當(dāng)月所有申退及付款編制“代收備用金報銷明細(xì)表“。2).應(yīng)依據(jù)報銷程序申請補(bǔ)發(fā)，并由物業(yè)部主管，財務(wù)部主管簽核。代收備用金補(bǔ)登入帳代收備用金補(bǔ)登入帳1).由公司補(bǔ)發(fā)出納補(bǔ)發(fā)代收備用金。程序文件文件名稱編號：FD-CW-003財務(wù)部財務(wù)報表作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制一、項目月財務(wù)報表制作提報每月各項財務(wù)分析表至主管及業(yè)主委員會/進(jìn)展商年度財務(wù)報表制作提報年度各項財務(wù)分析表至?xí)嬍聞?wù)所二、制作程序報表編制報表編制月報表：收入項目結(jié)至30日/31日支出項目結(jié)至30日/31日會計人員依當(dāng)月收入支出情形，編制報表程序文件文件名稱編號：FD-CW-003財務(wù)部財務(wù)報表作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制年度報表：1)所有賬目結(jié)至12月31日財報復(fù)核財報復(fù)核同上以備提報會計事項查賬月報表1)將各項財報送交公司財務(wù)經(jīng)理復(fù)核。2)送公司物業(yè)部主管簽核。年度財報1)將年度財報送公司財務(wù)經(jīng)理復(fù)核2)送公司物業(yè)部主管簽核。每月6日每月8日每年2月1日業(yè)主委員會/進(jìn)展商審核業(yè)主委員會/進(jìn)展商審核公告及存檔公告及存檔視業(yè)主委員會要求可將財報公布于該治理中心審核之財務(wù)報表正本應(yīng)存公司財務(wù)部，副本應(yīng)存治理中心以便查閱。程序文件文件名稱編號：FD-CW-004財務(wù)部催繳作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制為愛護(hù)項目正常運作,對逾期未繳物業(yè)治理費之用戶需按下列流程于不同時期實施不同催繳作業(yè)，唯電話及口頭催繳在任何時期都應(yīng)連續(xù)進(jìn)行。親自拜望電話催親自拜望電話催款物業(yè)總經(jīng)理及客戶服務(wù)人員應(yīng)主動以電話或登門拜望方式提醒業(yè)主催繳物業(yè)治理費。制作催繳單制作催繳單1)依據(jù)未繳款資料等制作“催繳明細(xì)表”。2)依據(jù)“催繳明細(xì)表”依次制作催繳通知單第一次催繳通知單第二次催繳通知單第三次催繳通知單程序文件文件名稱編號：FD-CW-004財務(wù)部催繳作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制催繳通知單之寄發(fā)催繳通知單之寄發(fā)寄發(fā)律師函寄發(fā)律師函1)物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)對多次催繳仍不繳納者，申請寄發(fā)律師函編制寄律師函明細(xì)表，經(jīng)物業(yè)部物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)。并應(yīng)提報業(yè)主委員會/進(jìn)展商同意寄發(fā)律師函內(nèi)容由律師出具。郵寄掛號信證明，寄發(fā)律師函明細(xì)表連同律師函影印本應(yīng)一并存檔。提請法院訴訟提請法院訴訟程序文件文件名稱編號：FD-CW-005財務(wù)部發(fā)票收據(jù)治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制發(fā)票發(fā)票使用范疇一樣有以下各項收入時必須開具發(fā)票：物業(yè)治理費收入，車位治理費收入，清潔收入（有償服務(wù)部份）及其他必須繳納稅收的各項收入。發(fā)票領(lǐng)用項目設(shè)置發(fā)票治理員，負(fù)責(zé)領(lǐng)用，保管，使用發(fā)票。項目所開具的發(fā)票均需向總公司領(lǐng)用，并統(tǒng)一加蓋公司發(fā)票章，不得私自購買發(fā)票使用。如需向總部申請領(lǐng)用發(fā)票時，應(yīng)提早二天以書面形式向總部申請。（見附表）發(fā)票填寫物業(yè)治理處應(yīng)在收訖業(yè)主繳納的現(xiàn)金，支票或其他收款憑證后向業(yè)主開具發(fā)票。發(fā)票填寫時，應(yīng)做到按號碼順序開具。發(fā)票三聯(lián)一次填寫，內(nèi)容需完全一致。必須填寫的內(nèi)容包括：業(yè)主名稱及單元號，開具日期，收費項目，金額（大小寫金額需保持一致），開票人。收取物業(yè)治理費時，開具的發(fā)票上應(yīng)明確是收取物業(yè)治理費的日期。發(fā)票不得隨意涂改，如發(fā)覺開錯現(xiàn)象，應(yīng)三聯(lián)同時復(fù)寫“作廢”字樣，重新開具正確發(fā)票。并在發(fā)票封面上填寫作廢張數(shù)。開具紅字發(fā)票發(fā)票核銷后，或隔月發(fā)覺發(fā)票開具錯誤，需重新開具發(fā)票時，必須先收回原發(fā)票，開具紅字發(fā)票以抵消開具錯誤的發(fā)票。紅字發(fā)票的填寫項目應(yīng)與原開具發(fā)票所有項目一致。各項目出納在開具紅字發(fā)票時必須向項目會計或總部會計申請備案，不得隨意開具。程序文件文件名稱編號：FD-CW-005財務(wù)部發(fā)票收據(jù)治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制發(fā)票的核銷項目應(yīng)備有發(fā)票記錄，核銷本。（見附件）發(fā)票記錄本上應(yīng)明確填寫發(fā)票號，每張發(fā)票所開具的內(nèi)容等項目，每本發(fā)票使用終止后應(yīng)及時上繳公司總部以換取新發(fā)票，并請公司總部會計核銷，簽字確認(rèn)。收據(jù)收據(jù)的使用范疇 稅務(wù)局統(tǒng)一印制的收據(jù)一樣使用于各代收代付項目，收取出入證押金 外購收據(jù)一樣用于修理費，復(fù)印費等小額收費。注：收據(jù)的使用，填寫，紅字收據(jù)的開具，收據(jù)的核銷均與發(fā)票相同。程序文件文件名稱編號：FD-CW-006財務(wù)部資產(chǎn)治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共3頁簽發(fā)日期編制前言固定資產(chǎn)是物業(yè)運作的基礎(chǔ)。為配合各項業(yè)務(wù)的拓展，需購置、更新各種物品及設(shè)備。其項目繁多，故應(yīng)通過公司行政部治理及使用單位妥善治理，才能更好發(fā)揮資產(chǎn)之效能。固定資產(chǎn)的定義固定資產(chǎn)于財務(wù)上與行政上有不同之定義：財務(wù)上：固定資產(chǎn)指單筆金額超過2,000元人民幣，且使用年限超過兩年以上的有形資金。并按照稅法規(guī)定于若干年期間內(nèi)提列折舊。行政上：1.上述帳上資產(chǎn)2.帳上已盡折舊之資產(chǎn)，但事實上仍連續(xù)使用之資產(chǎn)。3.金額未達(dá)一定標(biāo)準(zhǔn)(2,000)，但可供長期使用，盡管于帳務(wù)上未列作資產(chǎn)，仍應(yīng)治理記錄。4.業(yè)主移交或受贈而來，雖無成本記錄，仍需使用保管者。固定資產(chǎn)的分類辦公設(shè)備：電腦軟硬件、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、影印機(jī)、裝訂器、打卡鐘、運算器等。辦公家具：辦公桌椅、檔案柜、白板、辦公廳隔間設(shè)備等。電器設(shè)備：冰箱、微波爐、冷氣機(jī)、電視機(jī)、風(fēng)扇、飲水機(jī)、錄影機(jī)等。通訊設(shè)備：電話機(jī)組、無線電機(jī)組、對講機(jī)等。保安設(shè)備：電機(jī)棒、手電筒、巡邏鐘等。機(jī)電設(shè)備：儀器設(shè)備、機(jī)電工具等。其他設(shè)備：未列入上述分類之各項設(shè)備、器具、工具。資產(chǎn)治理權(quán)責(zé)的劃分財務(wù)部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)成本的記錄，折舊的攤提，依據(jù)稅務(wù)規(guī)定編制資產(chǎn)清單。行政部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)之購置、分類編號、登錄造冊、使用分配、變動登記、實地盤點、報廢拍賣等。為資產(chǎn)之廣泛治理者。使用部門：物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)為業(yè)主委員會資產(chǎn)負(fù)最高的治理責(zé)任，須妥善保管使用。程序文件文件名稱編號：FD-CW-006財務(wù)部資產(chǎn)治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共3頁簽發(fā)日期編制固定資產(chǎn)購置程序作業(yè)流程負(fù)責(zé)執(zhí)行人員使用報表講明提出需求需求單位請購單請按照“請購作業(yè)程序”執(zhí)行清查資產(chǎn)可否移轉(zhuǎn)使用Y行政部門資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申請單N評估作業(yè)后依采購作業(yè)辦理采購行政部門采購單1.請按照“采購作業(yè)程序”執(zhí)行2.電腦設(shè)備應(yīng)由公司IT人員協(xié)助購買驗收使用單位或工程主管或采購人員驗收單請按照“驗收作業(yè)程序”登錄“資產(chǎn)登記卡”行政部門資產(chǎn)登記卡資產(chǎn)清冊提列折舊財務(wù)部記錄成本、利息于帳上。程序文件文件名稱編號：FD-CW-006財務(wù)部資產(chǎn)治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第3頁共3頁簽發(fā)日期編制資產(chǎn)轉(zhuǎn)移由移出單位填寫“資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申報單”經(jīng)移入單位確認(rèn)后并簽收，送交行政部門于資產(chǎn)登記卡上做更換記錄、移轉(zhuǎn)保管責(zé)任。資產(chǎn)如未經(jīng)核準(zhǔn)，不得外借他用。不同業(yè)主之轉(zhuǎn)移須取得業(yè)主同意的書面文件，才可執(zhí)行轉(zhuǎn)移。資產(chǎn)遺失由資產(chǎn)使用人（保管人）填寫“資產(chǎn)遺失申報單”送交行政部門簽核，并由行政部門至現(xiàn)場查明緣故，對疏失之使用人（保管人）追究其責(zé)任，申報單位經(jīng)部門核準(zhǔn)后。由財務(wù)部報銷資金，并送財務(wù)部依稅法規(guī)定辦理。資產(chǎn)報廢資產(chǎn)因使用年限已至，老舊過時，意外損壞等因素致使功能降低或喪失，不堪使用。應(yīng)由資產(chǎn)使用人填寫“資產(chǎn)報廢申報單”，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，由行政部門及財務(wù)部門依規(guī)定報廢。關(guān)于仍有部分功能或仍具剩余價值者，應(yīng)由行政部門得以集中進(jìn)行拍賣、出售。資產(chǎn)之保養(yǎng)作業(yè)資產(chǎn)使用人（保管人）應(yīng)善盡資產(chǎn)保管愛護(hù)之責(zé)任。如有重大損壞，需回報行政部門，提出修繕申請。經(jīng)行政部門主管同意后進(jìn)行修繕。資產(chǎn)折舊之提列財務(wù)部門依稅法規(guī)定逐年提列折舊，并應(yīng)于每年稅務(wù)申報后，將上年度折舊提列清單送交行政部門，以便行政部門更新資產(chǎn)登記卡資料。資產(chǎn)盤點行政部門應(yīng)定期（每年至少一次），依據(jù)資產(chǎn)清冊進(jìn)行實地盤點，以把握資產(chǎn)之實際狀況并關(guān)于變動項目，作資料之更新。編制“資產(chǎn)盤點清冊”，記錄數(shù)量的變動，關(guān)于變動數(shù)量，查明緣故后會同財務(wù)部門依規(guī)定辦理。程序文件文件名稱編號：FD-CW-007財務(wù)部收款作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制收款項目1.物業(yè)治理費2.車位治理費3.各項租金收入4.各項修理收入5.有償清潔費收入6.其他業(yè)務(wù)收入收款流程編制付款通知單編制付款通知單發(fā)送付款通知單發(fā)送付款通知單1).應(yīng)在付款通知單上加蓋物業(yè)治理處印章。2).將正聯(lián)郵寄或發(fā)送至住戶處。3).副聯(lián)應(yīng)妥善保管以便查核，并儲存至收到款項為止。程序文件文件名稱編號：FD-CW-007財務(wù)部收款作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制收取款項并開動身票（收據(jù)）收取款項并開動身票（收據(jù)）2).處各項治理費收入以外應(yīng)包含現(xiàn)場提供的各項服務(wù)收入。3).經(jīng)辦人應(yīng)于發(fā)票或收據(jù)“開票人”處簽名，以便核查。填寫收款清單填寫收款清單1).應(yīng)于收款當(dāng)日填寫各項收款清單以便日后查核。2).傳真“現(xiàn)金解款單“至財務(wù)部?，F(xiàn)金管控帳務(wù)沖銷現(xiàn)金管控帳務(wù)沖銷1).將每日收取的現(xiàn)金，支票應(yīng)于當(dāng)日存入銀行。2).填寫收款日報表并傳真至財務(wù)部以便于查核。3).公司會計應(yīng)每日核查“現(xiàn)金解款單“之準(zhǔn)確性。1).依據(jù)出納提供的報表明細(xì)，經(jīng)核查確認(rèn)后，即登入賬簿并沖銷有關(guān)科目.程序文件文件名稱編號：FD-CW-008財務(wù)部請款及付款治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制請款項目各類外包合約項目請款（如清潔，工程愛護(hù)等）按照采購流程規(guī)定辦理驗收的非合約廠商請款（指金額超備用金使用上限的）公用事業(yè)費用：水費，電費，電話費，煤氣費等。付款方式合約及非合約廠商按下列程序請款，開立書明抬頭，禁止轉(zhuǎn)讓，劃線的支票支付。公用事業(yè)費用以銀行自動扣款繳納。請款及付款程序付款申請付款申請1)附有關(guān)單據(jù)（發(fā)票，工程材料請購請附付款申請單，請購申請單，采購單，物料驗收單，工程驗收單）付款審核付款審核1)物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)合約內(nèi)容，請采購流程及實施狀況，核實付款內(nèi)容。匯總當(dāng)月匯總當(dāng)月費用程序文件文件名稱編號：FD-CW-008財務(wù)部請款及付款治理制度版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制總部審核總部審核1)公司總部逐筆批閱費用申請單項目及金額，并簽核。開立支票領(lǐng)取支票領(lǐng)取支票1)項目出納人員至公司總部領(lǐng)取支票。供應(yīng)商領(lǐng)款供應(yīng)商領(lǐng)款程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共4頁簽發(fā)日期編制采購作業(yè)分為二類：1.物料采購2.工程施工采購（包括外判愛護(hù)合同，購置設(shè)備，大型工具）一．物料采購（≤2000）1.先由公司選擇供應(yīng)商，并通過“供應(yīng)商評估表”，經(jīng)評為A級供應(yīng)商，且同意配合公司付款方法，則簽到合同，列入公司執(zhí)行采購物料的配合供應(yīng)商。2.每年度必需針對配合供應(yīng)商重新執(zhí)行“供應(yīng)商評估表”以剔除提供服務(wù)品質(zhì)較差的供應(yīng)商并加入新廠商。3.一樣物料則由采購人員從公司指定“配合供應(yīng)商”中執(zhí)行采購作業(yè)。4.如采購物料項目專門，無法由公司“配合供應(yīng)商”購得，則需視同為“工程采購”，執(zhí)行工程采購制度。二．工程采購作業(yè)（>2000）（包括各類外判合同，購置設(shè)備，大型工具）采購價格介于2001至5000者，按以下程序執(zhí)行采購1.擬標(biāo)：由采購人員及工程部主管擬定采購內(nèi)容，包括工程方案，施工要求及愛護(hù)保養(yǎng)，清潔等要求。2.報價采購人員應(yīng)采納電話或書面形式邀請供應(yīng)商或承包商報價。3.議價在采購部門收到至少3家（含）以上的供應(yīng)商報價后，由采購人員進(jìn)行議價，且將議價結(jié)論，填寫“工程采購單”并附各項報價，送交主管進(jìn)行權(quán)限簽核并核定中標(biāo)供應(yīng)商。4.簽訂合同將“工程采購單”經(jīng)權(quán)限主管簽核及核定中標(biāo)供應(yīng)商。由采購人員及工程主管進(jìn)行合約內(nèi)容商定并進(jìn)行合約簽署程序。程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制（二）．采購價格介于5001-10000者，按以下程序執(zhí)行采購1.擬標(biāo)由采購人員及工程部主管共同擬定標(biāo)書內(nèi)容，包括（視需要）項目名稱，地址，改建或新建工程方案，施工范疇，愛護(hù)保養(yǎng)，技術(shù)資料，驗收標(biāo)準(zhǔn)，免費保修及投標(biāo)權(quán)限要求。2.招標(biāo)由采購人員將標(biāo)書向3家（含）以上供應(yīng)商或承包商發(fā)出邀請函。若需要應(yīng)會同工程部主管至現(xiàn)場講明。3.投標(biāo)所有標(biāo)書應(yīng)用A4信封，膠封且無任何破舊，直截了當(dāng)寄至采購部門4.揭標(biāo)及議價由采購人員會同采購部主管共同啟封投標(biāo)書，經(jīng)議價后裁定中標(biāo)供應(yīng)商，并填寫“工程采購單”進(jìn)行簽核。5.簽訂合約由采購人員，工程主管及核定供應(yīng)商或承包商商討合約條款，并送至進(jìn)展商（業(yè)主委員會）確定確認(rèn)，將合同及有關(guān)采購證明文件送至公司進(jìn)行合約簽署程序。（三）．采購價格高于10000元者，按以下程序執(zhí)行采購1.擬標(biāo)由采購人員及工程部主管共同擬定標(biāo)書內(nèi)容，包括（視需要）項目名稱，地址，技術(shù)規(guī)格，改建或新建工程方案，施工范疇，修理保養(yǎng)，技術(shù)資料，驗收標(biāo)準(zhǔn)，免費保修，投標(biāo)期限及培訓(xùn)要求，擬定后送公司批閱。2.招標(biāo)由采購人員將標(biāo)書向3家（含）以上供應(yīng)商或承包商發(fā)出邀請函。若需要應(yīng)會同工程部主管至現(xiàn)場講明。3.投標(biāo)所有標(biāo)書應(yīng)用A4信封，膠封且無任何破舊，直截了當(dāng)寄至采購部門。4.議標(biāo)由采購人員及采購主管共同啟封標(biāo)簽，若需要可同工程主管召集投標(biāo)供應(yīng)商或承包商召開投標(biāo)講明會，并裁定2家作為中標(biāo)供應(yīng)商。5.揭標(biāo)由采購人員與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行洽談及標(biāo)價，在裁定中標(biāo)供應(yīng)商后填寫“工程采購單”進(jìn)行簽核。6.簽訂合同由采購人員，工程部主管與中標(biāo)供應(yīng)商商討具體合約條款送進(jìn)展商（業(yè)主委員會）代表確認(rèn)，由采購人員附投標(biāo)講明等有關(guān)文件及進(jìn)展商確認(rèn)證明送交公司，進(jìn)行合約簽署程序。程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0第3頁共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制（四）若該外判工程為進(jìn)展商（業(yè)主委員會）指定承包商，而無法按上述規(guī)定執(zhí)行時，需注意如下事項：1.需有進(jìn)展商（業(yè)主委員會）書面通知或指示。2.若由于種種緣故無法獲得進(jìn)展商（業(yè)主委員會）書面證明，能夠以會議紀(jì)要形式，但需進(jìn)展商（業(yè)主委員會）簽收確認(rèn)。3.進(jìn)展商（業(yè)主委員會）的正式簽字或簽收的證明或會議紀(jì)要原件與合同正本一同送公司審核，批準(zhǔn)及簽署。4.對進(jìn)展商（大業(yè)主）一樣工作人員舉薦的承包商，將視作一樣的投標(biāo)單位處理，若價格及其他條件相同，可優(yōu)先考慮。三．其他類合同（一）差不多參照工程類合同的簽署程序。（二）所參與的人員，除了公司負(fù)責(zé)人員，采購部及總部工程主管之外，還包括負(fù)責(zé)該合同所涉事宜的專職人員。書內(nèi)容則按照外判項目的類不而定。例如，日常清潔標(biāo)書內(nèi)容包括：合約期限，合約范疇，清潔工作差不多要求，清潔用具，清潔費收取方式，對清潔人員之要求，合約轉(zhuǎn)包及修改的要求，賠償，合約中止及工作細(xì)則等。四．采購單核準(zhǔn)金額核準(zhǔn)金額工程部主管采購人員采購主管財務(wù)進(jìn)展商（業(yè)主）0-2000會審核2000以上會審審核視治理合約規(guī)定0—2000會審審核2001以上會審審審核程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0第4頁共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制五、采購流程簽訂合同專門規(guī)定項目開發(fā)商業(yè)主委員會財務(wù)部進(jìn)行采購程序：分為一樣物料采購工程采購工程部主管采購人員》2000簽訂合同專門規(guī)定項目開發(fā)商業(yè)主委員會財務(wù)部進(jìn)行采購程序：分為一樣物料采購工程采購工程部主管采購人員》2000<2000采購主管開發(fā)商業(yè)主委員會程序文件文件名稱編號：FD-CW-010財務(wù)部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共3頁簽發(fā)日期編制一、押金項目出入證押金裝修押金車位證押金其他項目押金押金收款規(guī)定出納應(yīng)依申請人申請的項目，分不收取押金金額。出納應(yīng)開立“高力公司印制之收據(jù)”并加蓋“公司發(fā)票章”。第一聯(lián)保留于收據(jù)本上由治理中心歸檔留存，以便于申退押金時核對。第二聯(lián)交由申請人保管，作為申退押金的收據(jù)第三聯(lián)交會計用于做帳。押金退款規(guī)定申退人應(yīng)憑收據(jù)第二聯(lián)收據(jù)，連同身份證復(fù)印件至治理處出納處辦理申退。如申退人遺失收據(jù)或收據(jù)損壞無法辨認(rèn)，則出納應(yīng)不予同意申退。上述第二項規(guī)定，如有專門狀況必需申退押金時，則應(yīng)讓申退人簽立“押金收據(jù)遺失證明”并附身份證復(fù)印件。出納應(yīng)取出原收據(jù)本第三聯(lián)，依據(jù)證件退款處理方式退款。出納將押金退還，并同時請申請人簽收。出納應(yīng)將申請人繳回的第二聯(lián)或申請人簽署的“押金收據(jù)遺失證明單”裝訂回原收據(jù)上。程序文件文件名稱編號：FD-CW-010財務(wù)部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共3頁簽發(fā)日期編制押金收款流程申請證件申請證件收取押金收取押金1).開立收據(jù)并填寫有關(guān)資料。2).加蓋“公司財務(wù)”章。3).出納應(yīng)于“收款人”簽名現(xiàn)金管控現(xiàn)金管控帳務(wù)處理帳務(wù)處理1).按照出納提供報表明細(xì)，經(jīng)查核明細(xì)，經(jīng)查核無誤，即登入賬簿。程序文件文件名稱編號：FD-CW-010財務(wù)部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共3頁簽發(fā)日期編制押金退款流程退證退證退回押金退回押金1).核對有關(guān)單據(jù)及身份證原件。2).申退人遺失申退收據(jù)時，應(yīng)簽署“押金收據(jù)”遺失證明單“并檢附身份證復(fù)印件。3).由“代收備用金“項下執(zhí)行退款?，F(xiàn)金管控現(xiàn)金管控帳務(wù)沖銷帳務(wù)沖銷1).依據(jù)出納提供報表，經(jīng)查核并沖銷有關(guān)科目。歸檔歸檔1).將有關(guān)文件裝訂一起。程序文件文件名稱編號：FD-CW-011財務(wù)預(yù)算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共3頁簽發(fā)日期編制一.目的1.堅持業(yè)主委員會財務(wù)收支及資金治理。2.嚴(yán)格把握各項支出適度，并依其必要性規(guī)劃各項工程實施順序。二．項目1.開盤預(yù)算作業(yè)（物業(yè)治理費啟動預(yù)算，物業(yè)治理費收支預(yù)算）2.年度預(yù)算作業(yè)。開盤預(yù)算作業(yè)程序提列預(yù)算提列預(yù)算1）依項目實際修理項目提列預(yù)算2）依項目實際人員要求提列預(yù)算3）考慮項目財務(wù)狀況提列必要建議。公司FDD部審核公司FDD部審核1)需送FDD部門主管及物業(yè)經(jīng)理審核其支出之必要性及金額，預(yù)算基礎(chǔ)之合理性，及建議之可行性。程序文件文件名稱編號：FD-CW-011財務(wù)部預(yù)算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共3頁簽發(fā)日期編制公司財務(wù)部，人事行政部公司財務(wù)部，人事行政部業(yè)主委員會，進(jìn)展商審核業(yè)主委員會，進(jìn)展商審核1)物業(yè)總經(jīng)理將公司審核完畢的預(yù)算及建議報告提送進(jìn)展商或業(yè)主委員會2)業(yè)主委員會或進(jìn)展商審核并確認(rèn)預(yù)算編冊存檔編冊存檔預(yù)算差異核對預(yù)算差異核對1)每月由會計編制預(yù)算差異分析表，并由物業(yè)總經(jīng)理填列差異緣故程序文件文件名稱編號：FD-CW-011財務(wù)部預(yù)算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第3頁共3頁簽發(fā)日期編制年度預(yù)算作業(yè)程序公司FDD部審核公司FDD部審核預(yù)算需送FDD物業(yè)經(jīng)理及部門主管審核其支出之必要性及金額，預(yù)算基礎(chǔ)之合理性，及建議之可行性。公司財務(wù)部，人事行政部公司財務(wù)部，人事行政部業(yè)主委員會，進(jìn)展商審核業(yè)主委員會，進(jìn)展商審核物業(yè)總經(jīng)理將公司審核完畢的預(yù)算及建議報告提送進(jìn)展商或業(yè)主委員會業(yè)主委員會或進(jìn)展商審核并確認(rèn)預(yù)算編冊存檔編冊存檔預(yù)算差異核對預(yù)算差異核對每月由會計編制預(yù)算差異分析表，并由物業(yè)總經(jīng)理填列差異緣故程序文件文件名稱編號：FD-CW-012財務(wù)部緊急采購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共3頁簽發(fā)日期編制一．適用條件二．廠商之選用三．有關(guān)規(guī)定講明四．付款方式五．流程六．有關(guān)表單一．適用條件 適用于突發(fā)狀況，并嚴(yán)峻阻礙正常運作之專門情形。在執(zhí)行此方法前，物業(yè)總經(jīng)理必需取得物業(yè)部門主管及采購部門主管口頭核準(zhǔn)，立可執(zhí)行。二．廠商之選用原則皆應(yīng)采納公司配合之廠商為主。如無法使用公司配合廠商，駐廠經(jīng)理應(yīng)提出有關(guān)講明。三．有關(guān)規(guī)定及講明物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)于第2個工作日內(nèi)，提報緊急采購報告?—П。緊急采購報告單?----代替原“請購單”緊急采購報告單П----代替原“驗收單”不論金額多少，皆應(yīng)呈報“物業(yè)部、采購部、財務(wù)部”部門主管簽核。4.應(yīng)由采購部門統(tǒng)一執(zhí)行，緊急采購報告單之編號。編號方式：前2位為年份“05”；后3位為流水號“001-…”例如第一張緊急采購編號05001第二張緊急采購編號05002程序文件文件名稱編號：FD-CW-012財務(wù)部緊急采購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共3頁簽發(fā)日期編制5.采購無需填補(bǔ)一樣之采購。6.所有緊急采購報告單，應(yīng)由物業(yè)部指派之專人，執(zhí)行跑單，幸免文件遺失，及時效監(jiān)管。四.付款方式原則應(yīng)并歸屬于一樣“請款作業(yè)”執(zhí)行月結(jié)付款。如廠商非公司配合廠商，無法執(zhí)行月結(jié)，則將緊急付款，應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理即時提出付款申請單，及注明緊急付款日期。并檢附有關(guān)文件（緊急采購報告單?、П，發(fā)票憑證）執(zhí)行請款程序。財務(wù)部應(yīng)于接到緊急采購之付款申報單后3個工作日內(nèi)執(zhí)行付款。如檢附有關(guān)文件不合規(guī)定，則財務(wù)部應(yīng)即時將申請單退回物業(yè)部。而因退件延誤支付的產(chǎn)生之缺失、滯納金等，公司不予負(fù)擔(dān)，由有關(guān)人員自行負(fù)責(zé)。五．流程負(fù)責(zé)執(zhí)行人員執(zhí)行表單講明時點緊急事件項目由物業(yè)總經(jīng)理自行判定緊急事件之嚴(yán)峻性發(fā)生當(dāng)日口頭核準(zhǔn)物業(yè)部主管采購部主管由物業(yè)總經(jīng)理口頭呈報主管并取得口頭核準(zhǔn)后方可執(zhí)行“緊急事件采購”發(fā)生當(dāng)日提報“緊急采購報告單”物業(yè)總經(jīng)理緊急采購報告單?、П填具報告單并講明1.取得核準(zhǔn)人對象2.選用廠商理由3.執(zhí)行驗收情形4.處理方式2個工作日程序文件文件名稱編號：FD-CW-012財務(wù)部緊急采購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第3頁共3頁簽發(fā)日期編制物業(yè)部簽核有關(guān)主管緊急采購報告單?、П1.確認(rèn)是否事先取得口頭核準(zhǔn)2.審核有關(guān)講明是否合理3.如提報理由有專門事項,應(yīng)要求補(bǔ)增講明或即時退件至物業(yè)總經(jīng)理提報當(dāng)日采購部簽核有關(guān)主管緊急采購報告單?、П1.確認(rèn)是否事先取得口核準(zhǔn)2.編寫緊急采購報告單編號3.審核購買、驗收之金額、項目是否合理，如有異本項應(yīng)于要求講明或即刻將文件退回物業(yè)部.提報當(dāng)日財務(wù)部簽核有關(guān)主管記錄付款日期、金額提報當(dāng)日提出請款物業(yè)總經(jīng)理付款申請單1.執(zhí)行一樣請款作業(yè)2.執(zhí)行緊急請購每月25日即時提出付款財務(wù)部付款申請單緊急采購報告單?、П1.審查是否檢附完整之有關(guān)文件2.一樣付款作業(yè)3.緊急付款月結(jié)收單3日內(nèi)程序文件文件名稱編號：FD-CW-013財務(wù)部交通費用使用標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制目的為規(guī)范各全管項目的正常運行。為增加各全管項目附加價值或其他利益。適用范疇全管項目全體職員。交通費使用內(nèi)容1.除專門緣故，如運輸大件物品、夜巡，財務(wù)人員現(xiàn)金解款，治理處職員于工作期間外出辦事不可使用出租車，但可使用公交及地鐵等交通工具。2.除以上專門情形，如有突發(fā)事件且距離為3公里以上，可乘坐出租車，但需詳細(xì)寫明四.適當(dāng)之控管物業(yè)部主管及物業(yè)總經(jīng)理，應(yīng)于預(yù)算額度內(nèi)對交通費嚴(yán)加控管。報銷方式全管項目各級主管（保安，工程，客戶服務(wù)主管及以上等級）采納一個月報銷一次。（報銷流程見第六點）全管項目除以上所提之其他職員發(fā)生的車費可在備用金內(nèi)報銷。（報銷流程見第六點）程序文件文件名稱編號：FD-CW-013財務(wù)部交通費用使用標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制六.運作程序1.全管項目一樣職員申請申請主管主管簽核1)物業(yè)總經(jīng)理審核支出的必要性。支付支付備用金2.全管項目各級主管申請申請全管項目各級主管主管簽核主管簽核1)審核費用內(nèi)容應(yīng)符合報銷規(guī)定。發(fā)放費用財務(wù)部發(fā)放費用財務(wù)部1).依據(jù)費用“月度報銷單”發(fā)放。程序文件文件名稱編號：FD-CW-014財務(wù)部招待費用使用標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制目的1.為規(guī)范各全管項目的正常運行。2.為增加各全管項目附加價值或其他利益。適用范疇全管項目物業(yè)總經(jīng)理與總公司物業(yè)部各級主管。使用方式1.所有交際費須要事先填寫“招待費預(yù)先申請單”，通過各級批準(zhǔn)，才可使用。2.每一申請單核準(zhǔn)權(quán)限明細(xì)如下：申請人申請限額核準(zhǔn)人全管項目物業(yè)經(jīng)理0-500總部物業(yè)經(jīng)理總部物業(yè)經(jīng)理501-1000總公司物業(yè)部主管總公司物業(yè)部主管1000以上財務(wù)經(jīng)理，總經(jīng)理報銷方式采納一個月的費用匯總報銷一次。適當(dāng)之控管物業(yè)部主管及物業(yè)總經(jīng)理，應(yīng)于預(yù)算額度內(nèi)嚴(yán)加控管。程序文件文件名稱編號：FD-CW-014財務(wù)部招待費用使用標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制使用程序使用申請使用申請1)以實際狀況提出申請主管簽核主管簽核1)按照“核準(zhǔn)權(quán)限”簽核執(zhí)行招待活動執(zhí)行招待活動使用報銷程序費用申請費用申請1)附各項費用有關(guān)單據(jù)（發(fā)票，差不多核準(zhǔn)的“招待費用預(yù)先申請單”2)依實填寫金額，日期3)明確注明項目名稱主管簽核主管簽核1)審核費用內(nèi)容應(yīng)符合報銷標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)部財務(wù)部發(fā)放費用發(fā)放費用依據(jù)費用“月度報銷單”發(fā)放。程序文件文件名稱編號：FD-CW-015財務(wù)人員職務(wù)代理人作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制定義適用范疇收取物業(yè)治理費。收取各項代收代付費用（公用事業(yè)費，押金等）。使用程序財務(wù)人員在休息前一天下班往常，將治理費發(fā)票和收據(jù)交與客戶服務(wù)中心職員；客戶服務(wù)中心職員在發(fā)票登記簿上簽收并應(yīng)妥善保管發(fā)票和收據(jù)；客戶服務(wù)中心職員收取物業(yè)治理費等、開具發(fā)票或收據(jù)，并保管好所收取的現(xiàn)金或支票，當(dāng)日駐場經(jīng)理負(fù)責(zé)盤點現(xiàn)金，支票和發(fā)票、收據(jù)，審核無誤簽字，下班前將現(xiàn)金解入銀行；財務(wù)人員上班后，在駐場經(jīng)理監(jiān)控下，收回發(fā)票，收據(jù)，按照所開的發(fā)票，收據(jù)盤點現(xiàn)金，核對現(xiàn)金解款單及支票，核對無誤簽收并在發(fā)票登記簿上注銷上述簽收記錄；程序文件文件名稱編號：FD-CW-015財務(wù)人員職務(wù)代理人作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第2頁共2頁簽發(fā)日期編制四、收款流程負(fù)責(zé)執(zhí)行人員使用報表講明發(fā)票、收據(jù)移交財務(wù)人員、客戶服務(wù)部職員發(fā)票、收據(jù)登記簿驗收發(fā)票、收據(jù)并在登記簿上登記收款客戶服務(wù)部職員發(fā)票，收據(jù)收款并開具發(fā)票、收據(jù)核對現(xiàn)金、支票，發(fā)票，收據(jù)客戶服務(wù)部職員及物業(yè)總經(jīng)理收款日報表及有關(guān)附表，發(fā)票記錄本詳細(xì)填寫收款日報表及有關(guān)報表，物業(yè)總經(jīng)理進(jìn)行現(xiàn)金盤點、簽字，按有關(guān)程序處置現(xiàn)金發(fā)票、收據(jù)，支票，現(xiàn)金等移交財務(wù)人員、客戶服務(wù)部職員，物業(yè)總經(jīng)理發(fā)票、收據(jù)登記簿，收款日報表及有關(guān)附表，現(xiàn)金盤點表1.現(xiàn)金已存入銀行將解款單與發(fā)票、收據(jù)交于財務(wù)人員，核對無誤后簽收2.現(xiàn)金未存入銀行將現(xiàn)金與發(fā)票、收據(jù)交于財務(wù)人員，財務(wù)人員對無誤后簽收程序文件文件名稱編號：FD-CW-016財務(wù)部工程物品采購版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共2頁簽發(fā)日期編制請購項目1.物料請購(≤2000)指項目一樣消耗性物料之申請，由需求單位提出“物料請購單”且描述需求項目，日期，并必須符合預(yù)算項目及金額才可提出。2.工程請購(>2000)指項目大型物料的采購，固定資產(chǎn)，工程施工及外判合同。由需求單位提出“工程請購單”，描述需求理由，施工日期，并必須符合預(yù)算項目及金額才可提出。3.專門性請購如請購項目不在預(yù)算額度內(nèi)，或業(yè)主有指定供應(yīng)商，品牌情形下，需另附業(yè)主委員會/進(jìn)展商“會議記錄”并經(jīng)業(yè)主委員會/進(jìn)展商代表簽核有關(guān)文件，才可提出請購單。4.治理合約中專門規(guī)定如治理合約中有專門規(guī)定需經(jīng)開發(fā)商（業(yè)主委員會）審核確認(rèn)的申請項目，則不管金額多少均需開發(fā)商（業(yè)主委員會）簽核有關(guān)文件，方可提出請購。5.其他規(guī)定如為同一工程之有關(guān)物料應(yīng)視為統(tǒng)一份請購單，執(zhí)行請購程序，不可分