“函”的寫作技法

一、文種特征

在黨政公文主要文種中，“函”是惟一的一個(gè)平行文。按照黨和國家行政機(jī)關(guān)兩大公文法規(guī)的規(guī)定，“函”是相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)時(shí)使用的文種?！昂痹趯?shí)際行文中形成了多種類型。

從內(nèi)容作用上看，包括：

1.申請函。

申請函，即向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函。

2.商洽函。

商洽函，即用于請求協(xié)助、商洽解決辦理某一問題的函。

3.詢問函。

詢問函，上下級或同級之間均可使用，如上級向下級詢問工作情況或某一具體事情，下級向上級機(jī)關(guān)及主管部門詢問有關(guān)方針、政策和工作中遇到界限不明確的問題等。

4.答復(fù)函。

答復(fù)函，上級答復(fù)下級詢問、平級相互答復(fù)事項(xiàng)及審批答復(fù)函時(shí)使用的函。

5.告知函。

告知函，平級或不相隸屬單位之間相互通知事情時(shí)使用的函，其內(nèi)容均屬周知事宜，不得帶有指揮的性質(zhì)。

“函”是黨和國家行政機(jī)關(guān)使用的一個(gè)主要文種，行文時(shí)要采用正式文件的標(biāo)印格式，它的紅色版頭是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的（黨的機(jī)關(guān)文件還可以在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面加括號標(biāo)注“函”的文種名稱）。因此，不能把機(jī)關(guān)日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）與“函”混為一談，“信函”不是正文公文。

“函”在建國前就被廣泛使用，早在1940年和1942年，我晉察冀邊區(qū)行政委員會(huì)和陜甘寧邊區(qū)政府就將“函”列為正式公文文種。在當(dāng)代社會(huì)中，“函”已成為聯(lián)系工作、傳播信息、溝通情況、贏得理解和支持的重要手段。隨著我國改革開放的深入，商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，流通領(lǐng)域的活躍，橫向聯(lián)系的擴(kuò)大，“函”在公務(wù)活動(dòng)中的作用必將越來越大。

二、結(jié)構(gòu)與寫法

“函”的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個(gè)部分組成：

1.標(biāo)題?；旧嫌伞叭亍睒?gòu)成，即“制文機(jī)關(guān)”、“事由”與“文種”，如《中國科學(xué)院××研究所關(guān)于商洽建立全面協(xié)作關(guān)系的函》、《××市人民政府辦公室關(guān)于清繳各類機(jī)密文件的函》、《××市第一變壓器廠關(guān)于請歸還貴廠勞動(dòng)服務(wù)公司開辦費(fèi)借款的函》及《國務(wù)院辦公廳關(guān)于寧夏回族自治區(qū)農(nóng)村稅費(fèi)改革試點(diǎn)方案的復(fù)函》（2002年6月8日，國辦函［2002］57號）。

2.正文。一般是由兩個(gè)層次組成：

一是制文的依據(jù)、緣由與背景，即為什么要發(fā)“函”。如“申請函”開端部分“為什么要申請”的內(nèi)容，“商洽函”開端部分“提出商洽問題的原因”，“答復(fù)函”的開端部分“所引來文的標(biāo)題及發(fā)文字號”等。例如“我局所屬××區(qū)食品公司，擔(dān)負(fù)著該地區(qū)豬、禽、蛋的購銷任務(wù)。根據(jù)商業(yè)部及市政府關(guān)于實(shí)行一條龍經(jīng)營的方針，區(qū)供銷社經(jīng)營的收購業(yè)務(wù)移交給區(qū)食品公司。但由于區(qū)供銷社房屋緊張，只交了業(yè)務(wù)，未移交房屋，豬、禽、蛋收購無地方。”這是××市第二商業(yè)局寫給市規(guī)劃局《關(guān)于××區(qū)食品公司建立食品購銷站征用土地的函》的第一層次內(nèi)容。

“你廠于2004年1月，從我廠借去資金11萬元，作為貴廠勞動(dòng)服務(wù)公司開辦費(fèi)，當(dāng)時(shí)議定年內(nèi)償還”。這是2005年1月10日××市第一變壓器廠寫給市第七變壓器廠催還借款的第一層內(nèi)容。

“你省《關(guān)于上報(bào)〈青海省農(nóng)村牧區(qū)稅費(fèi)改革試點(diǎn)工作實(shí)施方案〉的請示》（青政［2002］27號）收悉。經(jīng)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同意，現(xiàn)函復(fù)如下：”這是國務(wù)院辦公廳于2002年6月8日主送給青海省人民政府的一份“函代批復(fù)”的開端。再如國務(wù)院辦公廳于2002年10月22日以國辦函［2002］83號文件主送給海關(guān)總署《關(guān)于海關(guān)總署走私犯罪偵查機(jī)構(gòu)職能調(diào)整和更名的復(fù)函》，開頭部分也是先引來文的標(biāo)題與文號：“你們《關(guān)于新形勢下海關(guān)緝私警察承擔(dān)各項(xiàng)打私任務(wù)的請示》（署廳發(fā)［2002］160號）收悉。經(jīng)黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志同意，現(xiàn)函復(fù)如下：

二是申請、商洽、回復(fù)的具體事項(xiàng)。以前述的那份“申請函”為例，它的第二層次是：“為了支持生產(chǎn)，方便收購，擬在×辛店和×苑各建購銷站一處，每處征地兩畝，共需征地四畝，擬請貴局協(xié)助選址和辦理征地手續(xù)”。前述的那份“催款函”的第二層次內(nèi)容是：“目前，正在編制2004年財(cái)務(wù)決算，為及時(shí)搞好各類款項(xiàng)的清理結(jié)賬，望貴廠能將所借款項(xiàng)于1月20日前歸還我廠?！?/p>

3.結(jié)尾。屬申請及商洽事項(xiàng)的“函”，通常結(jié)尾要寫“可否，請審批”、“同意否，望請復(fù)函”等；“答復(fù)函”一般可寫作“特此復(fù)函”。

三、寫作要點(diǎn)提示

1.敘事清楚，說理有節(jié)。

“公函”是代表機(jī)關(guān)向外聯(lián)系工作、告知、商洽事情、請求支持幫助的公文文種。欲要對方理解、接受、支持，取得圓滿的效果，首先敘事要清楚、明白；其次就要說理有節(jié)，令人信服。如果這兩點(diǎn)做不到，對方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鳴，他就不能千方百計(jì)地幫助你解決問題。而要做到上述兩點(diǎn)：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用懇切、謙和的語言表述，避免使用“你們要……”，“你們不要……”，“否則，由此引起的一切后果由你方承擔(dān)全部責(zé)任”；及“承蒙關(guān)照”等命令、聲討和客套、寒暄、過分感激的語體；三是提出的意見、辦法、請求符合對方的實(shí)際情況。

2.入木三分，用語平和。

當(dāng)遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時(shí)，也要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內(nèi)剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調(diào)。俗話說“有理不在聲高”，這是由“函”文種的性質(zhì)所決定的。例如1947年1月20日中共中央革命軍事委員會(huì)為《皖南事變發(fā)表的命令和談話》，（《毛澤東選集》第二卷）與《共產(chǎn)黨第七參政員為重申不能出席本屆會(huì)議理由復(fù)參政會(huì)函》（1941年3月8日，《中共中央文件選集》第13卷），同屬針對“皖南事變”的，但由于文種形式不同，其語氣卻大相徑庭，前者語氣十分強(qiáng)勁、激烈，后者措辭雖也激烈，但又十分講究尺度，有理有節(jié)。這就更使我們領(lǐng)略到“函”的寫作用語特色。

3.短小精悍，注意技法。

“短小精悍”是指寫“函”不必詳敘過程，不必大發(fā)議論，要求字約意豐；“注意技法”是指“公函”的撰寫應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容，推斷對方見“函”后的心理特征，采用不同的寫法。比如，以“答復(fù)函”為例，假若屬于肯定性的開頭就可以將答復(fù)的內(nèi)容提出，后面再敘述其他有關(guān)事宜。這樣既能使對方充分掌握“函”的內(nèi)容，也能促進(jìn)單位之間的密切合作關(guān)系。假若屬于否定性的，開頭就不宜將否定的內(nèi)容提出，而應(yīng)是先簡明、懇切地說明理由，最后表明否定態(tài)度，這樣能使對方諒解，感到否定是正常的、合理的，不致產(chǎn)生誤解和反感。

4.不能將“函”遺忘。

“函”不僅在革命戰(zhàn)爭時(shí)期被廣泛使用，而且在當(dāng)前也是黨政公文中一個(gè)十分活躍的文種。因?yàn)槠郊壔虿幌嚯`屬單位之間行文要用“函”，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)也要用“函”。上級與下級相互詢問事宜或上級答復(fù)下級也可以使用“函”，從這三點(diǎn)足以說明“函”的使用頻率是多么高。但是實(shí)際情況恰恰相反，在上述兩方面的情況中，一些單位往往不用“函”，而用通知、請示與批復(fù)，從而使“函”處于“被公文遺忘的角落”。為了保證黨和國家公文法規(guī)的貫徹落實(shí)，切實(shí)促進(jìn)機(jī)關(guān)工作的科學(xué)化程度，我們應(yīng)當(dāng)把“函”從被通知、請示與批復(fù)的“淹沒”下解救出來，恢復(fù)它在公文處理中應(yīng)有的地位與作用。

5.要準(zhǔn)確理解“函代批復(fù)”。

對于下級機(jī)關(guān)的“請示”，由上級機(jī)關(guān)進(jìn)行批復(fù)時(shí)要使用“批復(fù)”，但當(dāng)這種批復(fù)是由上級機(jī)關(guān)的辦公廳（室）代行時(shí)，由于它們之間形成