高職院校檔案管理的信息化建設

摘要：高職院校檔案記錄了高職院校的發(fā)展史，是高職院校各項工作有效開展的依據(jù)，做好檔案管理工作至關重要。信息化時代里，高職院校檔案管理信息化建設已勢不可擋，實現(xiàn)檔案的信息化管理，可以有效利用檔案，更好地服務學校教育教學工作，更好地服務社會。本文就高職院校檔案管理的信息化建設作了相關分析。關鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化建設0.引言隨著我國教育由精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)變，我國高職院校規(guī)模也不斷擴大，對學校檔案工作也提出了更高要求。檔案是高職院校各項工作的真實反映，加大檔案的開發(fā)利用，有利于學校各項工作的順利開展，促進學校教育事業(yè)更上一層樓?；跈n案的作用，學校要加快檔案管理信息化建設，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，進而提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案的高效利用，更好地服務學校發(fā)展。1.高職院校檔案管理信息化建設的重要性分析高職院校檔案是高職院校從事教育、科研、黨政、學生管理以及其他各類活動直接形成的對學校和社會有保存價值的信息，是高職院校各項工作的真實記錄，具有借鑒、激勵、指導等作用[1]。高職院校檔案管理信息化建設既是高職院校改革發(fā)展的內(nèi)在要求，更是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。隨著高職院校規(guī)模的擴大，其檔案總量和類型也越來越多，管理難度也不斷增加。面對繁雜、量大的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用，不符合高校教育改革發(fā)展的需要。實現(xiàn)檔案管理信息化建設，可以有效提高檔案管理效率，確保學校有價值的檔案信息被保存下來。同時，借助信息技術，可以構建統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)快速檢索，進而提高檔案的利用率，更好地服務學校教育事業(yè)發(fā)展[2]。2.高職院校檔案管理信息化建設中存在的問題2.1缺乏對檔案信息化管理的正確認識受傳統(tǒng)管理模式的影響，高職院校對檔案信息化管理尚未形成系統(tǒng)、正確的認識，簡單地將檔案信息化管理等同于利用計算機來存儲檔案信息，沒有深入挖掘檔案管理信息化成果。檔案信息化管理需要投入一定的成本，學校沒有多余的資金投入到檔案管理信息化建設上，以至于學校檔案管理信息化水平非常低。2.2專業(yè)的檔案信息化管理人才不足在推進檔案管理信息化建設過程中，專業(yè)的信息化人才起著重要的作用，但是就目前來看，高職院校的檔案管理人員還停留在紙質(zhì)檔案管理上，信息化管理能力相對不足，無法滿足檔案信息化管理的需要。由于檔案管理人員能力不足，就會影響到檔案信息的開發(fā)利用，阻礙檔案管理信息化建設進程。2.3檔案信息化管理制度不完善雖然實現(xiàn)檔案信息化管理有利于檔案的高效利用，但是要想提高檔案信息化管理水平，就必須建立與之相匹配的管理制度。目前來看，學校尚未構建與檔案信息化管理相匹配的管理制度，信息化管理標準不統(tǒng)一，對檔案信息化建設沒有作出明確的規(guī)定，檔案審查、檔案監(jiān)督等相關機制缺失，進而嚴重影響到了檔案的開發(fā)利用。2.4檔案信息安全問題檔案信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎上，由于網(wǎng)絡具有開放性、虛擬性，使得學校檔案管理過程中會存在較大的安全風險。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，學校的檔案信息系統(tǒng)很容易遭受到網(wǎng)絡黑客的攻擊，如果檔案信息系統(tǒng)安全性不高，就會造成檔案信息被竊取或篡改，進而使得檔案失去原有的價值，無法反映學校真實情況，不利于學校相關工作的開展。3.高職院校檔案管理信息化建設策略3.1提高思想認識高職院校檔案信息化管理趨勢愈發(fā)明顯，在這種趨勢下，學校應當正確認識檔案信息化管理。一方面，要樹立正確的檔案管理觀念，認識到信息化手段在檔案管理中的作用，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理手段，進而提高檔案管理效率；另一方面，結合檔案信息化管理的需要，制定科學的戰(zhàn)略，明確檔案管理目標和內(nèi)容。另外，加大檔案信息化管理的宣傳，提高檔案管理部門的思想認識，使相關負責人積極投入到檔案管理信息化建設中來，進而不斷提高檔案管理水平。3.2構建統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)要想發(fā)揮信息技術在檔案管理中應有的作用，管理者應結合學校檔案工作實際，構建統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。首先，借助信息技術，將學校各部門有效的聯(lián)系起來，實現(xiàn)內(nèi)部信息的共享，提高檔案管理效率；其次，從軟、硬件著手，根據(jù)檔案的類別建立相應的子系統(tǒng)，按照檔案性質(zhì)、類別、日期、歸屬等分類歸檔，以便檔案信息能夠及時歸檔、高效利用[3]。另外，明確檔案信息化建設標準，嚴格按照檔案信息化流程來開展檔案管理工作，確保檔案真實、完整。3.3強化檔案管理人員的培訓基于檔案信息化管理的需要，加強檔案管理人員的培訓尤為重要，只有提高檔案管理人員的能力水平，才能更好地發(fā)揮信息化管理手段的作用，進而提高檔案管理質(zhì)量和效率。首先，強化檔案管理人員專業(yè)知識教育，使其了解檔案管理相關要求及法律法規(guī)；其次，強化檔案管理人員信息化能力的培訓，有針對性地培養(yǎng)檔案管理人員的信息化管理能力；再者，強化職業(yè)素質(zhì)教育，讓檔案管理認識到自身職責所在，使其主動投入到檔案管理工作中去[4]。3.4健全檔案管理制度檔案管理信息化發(fā)展必然會帶動學校檔案管理工作環(huán)境的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變要求學校必須完善檔案管理制度。首先，學校應當結合自身實際，從原有檔案管理制度的基礎上進行刪除和完善，構建與檔案信息化管理相匹配的管理制度，從制度層面對相關行為作出明確規(guī)定和約束；其次，落實檔案信息審查機制，對檔案信息進行全面的審查，確保歸檔的信息完整、真實；再者，落實檔案監(jiān)督機制，對檔案管理工作進行全方位的監(jiān)管，確保檔案管理工作規(guī)范[5]。另外，落實責任制，將檔案管理的責任落實到具體人身上，進而更好地規(guī)范檔案管理人員的行為，提高檔案管理效率。3.5加強檔案信息安全管理在推進檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全管理是不可忽略的一個問題，做好檔案信息安全管理，有利于檔案價值的高效發(fā)揮。因此，學校要高度重視檔案信息安全管理。首先，從檔案信息系統(tǒng)入手，定期殺毒，將一切安全隱患扼殺在搖籃里，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行；其次，加大信息安全技術的應用，如身份認證技術、加密技術等，以這些技術為手段，提高信息系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息遭受攻擊[6]。另外，要加大檔案信息系統(tǒng)的日常維護與管理，尤其是檔案信息系統(tǒng)運行的環(huán)境，確保環(huán)境穩(wěn)定、安全、可靠。4.結語綜上，現(xiàn)行社會形勢下，推進高職院校檔案管理信息化建設愈發(fā)重要，以信息化手段取代傳統(tǒng)的管理手段，可以提高檔案管理效率，促進檔案的高效利用。高職院校應深刻認識到信息化管理這一趨勢，加大檔案信息化建設的投入，完善與之相匹配的管理制度，強化檔案管理人員的培訓，進而提高檔案信息化管理水平，促進檔案的開發(fā)利用，更好地服務學校事業(yè)發(fā)展。Reference：[1]李偉春.高職院校教學檔案管理存在的問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務,2019(07):102-103.[2]崔萍.高職院校檔案管理信息化建設探析[J].信息與電腦(理論版),2019(06):203-205.[3]李欣欣.探析高職院校人事檔案管理信息化建設[J].才智,2019(01):219.[4]孫紅梅.信息化背景下的