采購與供給管理流程

第一節(jié)采購的根本程序一個完整的采購流程大致可以分為以下幾個過程：一、需求確定與采購方案的制定需求確實定是采購流程的初始環(huán)節(jié)。需求確實認過程就是采購部門收到采購申請，制訂采購方案的過程。二、供給商的搜尋與分析這些標準包括供給商的實力、以往在產(chǎn)品設計上的表現(xiàn)、質量承諾、管理水平、技術能力、本錢控制、送貨效勞、優(yōu)化流程和開發(fā)產(chǎn)品的技術能力等。請購單三、定價常見的有競爭性報價及談判兩種〔一〕競爭性報價競爭性報價適用以下特征：1、采購量足夠大，值得進行競爭性報價2、供給商很清楚細節(jié)和要求，有能力準確估計生產(chǎn)所需的本錢3、競爭性的市場環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者4、買方只向技術合格的供給商發(fā)出競標，而愿意合作的供給商那么進行報價。某塑膠公司詢價單()……字第……號某電腦公司比價議價記錄表單號：AG日期：年月日第二聯(lián)承辦單位請購號：PR第頁共頁5、買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供給商〔二〕談判談判以下情況適合：1、當前述任何競爭性報價的標準都不存在時2、當采購要求諸多績效因素〔如價格、質量、交貨、風險分攤以及產(chǎn)品支持等方面〕必須達成一致時3、當買方要求供給商的早期參與時4、當供給商需要很長時間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時〔這通常會使預測供給商的采購本錢變得更難〕而只有供給商做到以下幾點才能確保談判的公平性：1、以高效率的方式運作2、保持價格與本錢的相關性3、不利用單一供給商的優(yōu)勢4、對于采購商的要求能夠進行適當合理的調整5、愿意考慮采購商的特殊情況四、擬定并發(fā)出定單采購訂單的定義

采購訂單有時也被稱為采購合同，一股在選擇供給商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面綜合采購訂單如果要重復地從一個供給商那里訂購一種或一組商品，采購部門就可以發(fā)出綜合采購訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復采購的一種或一組商品。如圖5-2-2所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購訂單。在買方同供給商訂立了綜合訂單之后，采購一種商品只需發(fā)送常規(guī)訂單就可以了。買賣雙方已經(jīng)議定了采購合同的條件。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。采購訂單操作標準（一）訂單準備（二）選擇供應商（三）簽訂訂單（四）訂單跟蹤編號：訂購日期：預定交貨日：交易條件〔分批交貨〕交貨方法：付款條件：訂購單某石油公司訂購單交貨地點：

定單包括的要素有：定單編號、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質簡介、單價、需求數(shù)量、交易條件、運輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。五、定單的跟蹤和跟催六、驗貨和收貨〔一〕貨物檢驗的幾個步驟：1、確定檢驗時間和地點2、確定檢驗部門及人員3、貨物檢驗4、不合格貨物處理5、對采購貨物檢驗完畢后，檢驗人員要填寫采購物品驗收報告?！捕辰邮盏膸讉€步驟：1、協(xié)商送貨事宜2、貨物接收入庫3、貨物接收過程中的問題七、開票和支付貨款付款操作的具體過程是：1、查詢物料入庫信息2、準備付款申請單據(jù)3、付款審批4、向供給商付款5、供給商收款八、記錄維護一些必須要保存的記錄有以下幾種：1、采購定單目錄2、采購定單卷宗3、商品文件4、供給商歷史文件請購單編號：請購日期：需要日期：填單日期：某塑膠公司采購聯(lián)絡單2024/2/2

采購作業(yè)流程購置決策階段2確定戰(zhàn)略方案選擇標準購置階段購后反思階段222024/2/2購置決策階段2確定戰(zhàn)略方案選擇標準購置階段購后反思階段221、確定需求2、選擇采購途徑內外環(huán)境和可行性分析3、編制采購方案確定采購品種、規(guī)格、質量、數(shù)量和購置時間

采購作業(yè)流程2024/2/2購置階段2確定戰(zhàn)略方案選擇標準購置決策階段購后反思階段221、物色供給商2、精選供給商3、確定供給商4、簽訂合同〔詳細購置方案和需求信息〕5、履行合同〔運輸、入庫驗收、支付貨款〕

采購作業(yè)流程2024/2/2購后反思階段2確定戰(zhàn)略方案選擇標準購置階段購置決策階段221、檢查合同履行情況〔不合格品退貨〕2、產(chǎn)、銷對供貨商的反響3、采購經(jīng)濟效益總評

采購作業(yè)流程采購流程（1）確認需求（2）需求說明（3）選擇供應商（4）價格和采購條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收（8）核對發(fā)票（9）不符與退貨處理（10）結案（11）記錄與檔案維護采購流程示意圖采購作業(yè)流程的七大注意點采購結構應與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配先后順序及時效控制關鍵點設置權利、責任或者任務的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復、與混亂采購流程應反映集體決策的思想配合作業(yè)方式的改善第二節(jié)采購手冊的制定一、采購手冊的含義即各種組織在采購作業(yè)時內部各單位可執(zhí)行的文件。通過采購手冊，促使采購活動制度化與和合理化，到達適質、適時、適量、適價的目標。采購手冊用來闡述政策、步驟、指令和規(guī)定的內容。1、使采購政策、步驟、指令、規(guī)定變得更加簡單明了。2、為采購與其它部門溝能提供時機、使他們能夠建設性地看待現(xiàn)存的政策和步驟、并在需要的地方對其進行修改。3、手冊上的步驟是針對采購所承擔或管理、控制的業(yè)務活動來制定的、因此能促進工作的一致性，從而減少對日常工作進行具體監(jiān)督。4、手冊有益于員工培訓與訓練。5、手冊有助于年度審計。二、采購手冊運用書面形式有以下作用6、手冊協(xié)調了政策和步驟的關系，并確保采購原那么與操作一致性和連貫性。7、它為這種評詁原那么和操作性提供了參考依據(jù)。8、通過展示高層對采購的重視，可借此提升采購的地位。9、采購的計算機化要求有細致，完整的文件記錄體系，使得采購手冊的編寫和使用變得更為迫切?！惨弧辰M織機構1、組織機構的結構圖。2、采購部門每個職位的工作職責。3、員工應該知道行政管理的規(guī)定?！捕痴?、采購的目標、責任和采購職能的權力。2、政策中說明的內容還可以擴充到有關價格、質量等總原那么中去。3、采購條款和條件。4、與供給商的關系、尤其是有關禮物、款待和娛樂等方面。三、采購手冊的內容5、供給商的選擇方法。6、雇員直接采購方式。7、向管理層匯報的制度?！踩巢襟E1、用文字結合圖表來說明采購步驟。2、關于拒收及退貨處理步驟。3、關于報廢處理的處理步驟。4、與采購及其輔助業(yè)務有關的所有有關文件單證的圖解說明，并附有它們的用途和周詳?shù)奈淖终f明。5、有關采購記錄的查考和保存維護。第三節(jié)采購業(yè)務流程改善1

傳統(tǒng)采購的弊端2

電子化采購的含義及流程

3

電子化采購的主要優(yōu)勢

4

電子化采購的策略

5

電子化采購系統(tǒng)

6

政府電子化采購

7

案例：惠普的電子化采購之道8本章小結

9本章思考題

在現(xiàn)有的企業(yè)管理類教科書中，很少把“采購管理〞作為獨立的章節(jié)進行詳細介紹；在企業(yè)管理實踐中，采購工作也普遍被認為是難度較小、員工素質要求不高的工作，在經(jīng)營管理中處于相對次要的地位。電子商務的開展對企業(yè)采購管理產(chǎn)生了極為深刻的影響。1、傳統(tǒng)采購的弊端

1．1采購本錢居高不下1．2采購周期冗長1．3采購信息缺乏溝通與共享1．4采購文檔處理費時費力1．5庫存積壓和物資短缺并存1．6采購范圍受地理局限1．7采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難1．8采購招標往往流于形式1.1采購本錢居高不下在一般性的工業(yè)企業(yè)中，物資采購的本錢占到企業(yè)生產(chǎn)總本錢的60％以上，從事采購工作的員工的數(shù)量和日常支出也極為可觀。因此，企業(yè)的采購本錢水平對企業(yè)產(chǎn)品的總本錢有直接的影響，并進而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力和企業(yè)的盈利水平。1.2采購周期冗長

傳統(tǒng)的采購方式下，企業(yè)采購的周期較為冗長，主要有兩個原因：一是企業(yè)在采購過程中選擇適宜的商品及其供給商極其不易，如果要到企業(yè)實地考察，更要花費較長的時間；二是企業(yè)采購是一項跨部門和組織的工作，每一個環(huán)節(jié)都有復雜的處理程序，要保證采購的物資按時到位，必須要求物資使用部門提前較長時間申報采購方案。1.3采購信息缺乏溝通與共享

由于各業(yè)務部門“各自為政〞，導致采購信息在企業(yè)內部不能得到及時順暢的流轉，影響采購效率的提高。在與外部供給商溝通的過程中，采購部門一般處于主要地位，生產(chǎn)、研發(fā)部門很少有時機與供給商直接接觸，對缺乏經(jīng)驗的采購人員或有較高技術要求的采購物資來說，經(jīng)常會產(chǎn)生所采購物資與實際需要不符，既造成資源浪費，又可能耽誤生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。1.4采購文檔處理費時費力

傳統(tǒng)的采購活動是建立在大量的紙面文件的根底之上的，從生產(chǎn)部門采購需求的提出、到采購部門與供給商的各種聯(lián)系、再到交貨及資金的結算，整個過程產(chǎn)生了大量的紙質憑證，如領導的批示文件、合同、匯票、收貨單等等，這些單證的制作、填寫、保存牽涉到各部門員工大量的精力，常常會因某一單據(jù)的錯誤或遺漏而影響整個采購工作的進行。繁雜的采購文檔，加之復雜的采購程序，勢必導致采購活動的低效率。1.5庫存積壓和物資短缺并存

在消費者需求越來越追求多樣化和個性化的今天，如果有過多的庫存成品，就必然加大銷售的風險。過高的原材料、零部件的庫存同樣也會給企業(yè)增加經(jīng)營負擔，產(chǎn)生較高的存貨本錢，進而提高產(chǎn)成品的本錢。1.6采購范圍受地理局限

在傳統(tǒng)的采購業(yè)務中，采購部門選擇供給商很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，與外地的供給商聯(lián)系，差旅費用、通訊費用都較高，無形中會增加企業(yè)負擔：另一方面，與外地供給商發(fā)生業(yè)務聯(lián)系，往往在資信、運輸?shù)确矫婕哟箫L險。1.7采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難

傳統(tǒng)的采購活動，對采購活動的監(jiān)控有很多困難，因為有許多權力和關系在采購過程中發(fā)揮作用。有的企業(yè)為了加大對采購監(jiān)管的力度，建立起一套分級采購審批程序，以防止采購費用的過度支出以及濫用職權，但這種審批程序為本來就低效和費時的采購工作又增添了新的枷鎖。

1.8采購招標往往流于形式

采購招標是傳統(tǒng)采購模式中比較科學和有效的采購方法，特別是在大額采購或貴重物品的采購中用得很普遍。但在傳統(tǒng)的采購招標過程中，真正到達招標目的的采購活動并不多見，不少流于形式。2、電子化采購的含義及流程

電子化采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡，借助計算機管理企業(yè)的采購業(yè)務。電子化采購從采購要求的提出、訂單的產(chǎn)生、商品運輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。網(wǎng)絡的介入使采購流程得到優(yōu)化，并在降低本錢、提高效率、增加采購透明度等方面都可使采購企業(yè)和供給商雙方受益，實現(xiàn)“雙贏〞。

企業(yè)的電子化采購一般是通過應用相關的軟件來實現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。這些解決方案各有其特點，但根本都包括如下流程：(1)填寫訂購單；(2)審核訂購單；(3)聯(lián)系供給商；(4)選擇供給商；(5)采購結算。從上可見，在電子化采購的整個流程中，人工參與因素越來越少，信息的傳遞根本依賴網(wǎng)絡進行，從而保證了采購過程的公正、高效，對克服采購過程中的“黑箱操作〞十分有效。3、電子化采購的主要優(yōu)勢

3．1顯著降低采購本錢3．2有效提高采購效率3．4優(yōu)化采購管理3．5保證采購質量3．6增加交易的透明度3．7加強供求雙方之間的業(yè)務聯(lián)系3．8適應電子商務開展大潮3.1顯著降低采購本錢據(jù)美國全國采購管理協(xié)會稱，使用電子化采購系統(tǒng)可以節(jié)省大量本錢：采用傳統(tǒng)方式每生成一份訂單所需要的平均費用為150美元，使用電子化采購可以將這一費用降低到30美元。早在數(shù)年前，IBM公司就已開始了由傳統(tǒng)采購方式向電子化采購方式的轉變。電子化采購使IBM的運營本錢不斷降低，自1995年以來，平均每年節(jié)約采購本錢約20億美元。3.2有效提高采購效率電子化采購使得以前漫長而艱難的信息收集、認證、商務談判、資金結算等工作流程大大簡化，采購人員可在很短的時間內得到比以前更廣泛、更全面、更準確的采購資料，采購工作的效率必將會大大提高。

電子化采購可使采購企業(yè)牢牢把握采購的主動權。

3.4優(yōu)化采購管理電子化采購對加強、優(yōu)化企業(yè)的采購管理具有重要意義。可以從兩方面來理解：第一，便于對采購業(yè)務進行集中管理。第二，提高企業(yè)存貨管理水平。電子化采購可以逐漸使企業(yè)從高庫存生產(chǎn)向低庫存生產(chǎn)、微庫存生產(chǎn)過渡，直至實現(xiàn)零庫存生產(chǎn)。

3.5保證采購質量電子化采購中采購商可以在很大范圍內選擇供給商，盡可能找到質量和價格最為理想的合作伙伴。通過電子化采購，制造商只要直接登錄到零部件生產(chǎn)廠家的站點，選擇所需要的零部件品種，再在網(wǎng)上或用其他方式支付一定數(shù)量的預定金，當廠家確認訂單后，即可為制造商安排貨源，通過物流配送部門或設在制造商當?shù)氐纳a(chǎn)廠家的分支機構送貨上門，即可使制造商采購到“正宗〞的零部件，并且價格更為合理。3.6增加交易的透明度在傳統(tǒng)的采購活動中，交易透明度常常因為采購信息的不充分受到影響，有的交易是由人為原因造成的“黑箱操作〞，不僅給企業(yè)造成損失，也使不少人犯了錯誤。電子化采購對提高交易的透明度，減少“黑箱操作〞將起到重要的作用。第一，電子化采購可提高供給商的透明度。第二，提高采購商品的透明度。第三，提高采購價格的透明度。

3.7加強供求雙方之間的業(yè)務聯(lián)系電子化采購將大量買方和賣方聚集在一起，形成公平的市場交易價，供求雙方必須在公平價格的根底上，加強雙方的業(yè)務聯(lián)系，以保證雙方共同的利益。為了降低生產(chǎn)本錢，采購商會邀請供給商共同設計改造生產(chǎn)流程，開展多種形式的技術合作，幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率，同時還會要求供給商在適宜的時間、適宜的地點，向采購商提供適宜數(shù)量和質量的物資，使采購商做到零庫存生產(chǎn)。電子化采購使供求雙方更好地成為利益共同體。3.8適應電子商務開展大潮電子化采購相對利用網(wǎng)絡開展營銷業(yè)務來說，投入少，難度小，而見效十清楚顯，并且，通過實施電子化采購對促進企業(yè)全方位實施電子商務有重要的意義。電子化采購順應了電子商務開展潮流，對提高企業(yè)的市場競爭力和經(jīng)濟效益有很大的促進作用。6.4電子化采購系統(tǒng)

4．1

采購申請模塊

4．2

采購審批模塊

4．3采購管理模塊

4.1采購申請模塊

采購申請這一模塊主要應實現(xiàn)以下一些功能：(1)接受生產(chǎn)部門和關鍵原材料供給部門提交的采購申請；(2)接受企業(yè)ERP系統(tǒng)自動提交的原材料采購申請；(3)接受管理人員、后勤效勞人員提出的采購低值易耗品、電腦軟硬件或效勞方面的申請等。4.2采購審批模塊采購審批模塊應主要完成以下功能：(1)系統(tǒng)能根據(jù)預設的審批規(guī)那么自動審核并批準所接收到的各種申請。(2)對接收到的采購低值易耗品的申請，直接向倉庫管理系統(tǒng)檢查庫存，如庫存已有，立即通知申請者領用，如庫存沒有，用E-mail通知申請者：申請已批準，正在采購中。(3)對于被自動審批未獲通過的申請，立即通知或郵件通知申請者：申請由于何種原因未獲批準，請修改申請或重新申請。

(4)通過自動審批無法確定是否批準或否決的申請，郵件通知申請者的主管領導，由領導登錄采購系統(tǒng)，審批申請。

(5)對于已通過的采購申請，郵件通知申請者，并提交給采購管理模塊。

4.3采購管理模塊

采購管理模塊的主要功能有：(1)接受采購管理部門制訂年度或月份采購方案，制訂供給商評估等業(yè)務規(guī)那么。(2)對所接受的采購申請，依據(jù)設定規(guī)那么確定是立即采購或是累積批量采購。(3)對已生成的訂單，依據(jù)設定規(guī)那么決定是立即發(fā)給供給商，或者是留待采購管理部門再次審核修改。(4)所有訂單，依據(jù)預設的發(fā)送途徑向供給商發(fā)出。(5)自動接受供給商或承運商提交的產(chǎn)品運輸信息和到貨信息。(6)訂購產(chǎn)品入庫或效勞完成后，系統(tǒng)自動郵件通知或采購管理部門通知申請者申請已執(zhí)行完畢。(7)訂購物資入庫或效勞完成后，系統(tǒng)自動生成憑證向財務管理部門提交有關單據(jù)。(8)依據(jù)設定規(guī)那么，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時或者產(chǎn)品驗收入庫后，自動向供給商付款，或者采購管理部門依據(jù)有關收貨單據(jù)人工通知財務部門對供給商付款。5、電子化采購策略

5．1逐步實現(xiàn)企業(yè)內部的信息化5．2設計開發(fā)符合企業(yè)自身特點的電子化采購軟件5．3加強采購管理人員培訓5．4堅決不移地推進電子化采購的實施5.1逐步實現(xiàn)企業(yè)內部的信息化加快企業(yè)內部信息化建設已成為當務之急，通過建設企業(yè)內聯(lián)網(wǎng)，應用ERP(企業(yè)資源方案)管理系統(tǒng)，把企業(yè)進貨、銷貨、存貨、生產(chǎn)以及財務、方案等各個環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡連接起來，再把網(wǎng)絡延伸到企業(yè)外部，與電子化采購系統(tǒng)對接，這樣才能成為電子化采購的真正受益者。5.2設計開發(fā)符合企業(yè)自身特點的電子化采購軟件企業(yè)開展電子化采購，要求把采購請求形成、請購單填寫、采購審批、訂單下達等各項采購工作都可通過網(wǎng)絡并借助計算機軟件來實現(xiàn)。因此，電子化采購軟件的作用顯得十分重要。當然，除購成品軟件外，企業(yè)也可委托軟件公司或企業(yè)計算機專業(yè)人員專門開發(fā)，真正設計出符合企業(yè)需要的采購軟件，為企業(yè)更好地開展采購業(yè)務效勞。5.3加強采購管理人員培訓電子化采購的有效實施離不開高素質的管理人員，他們應掌握專業(yè)的采購管理知識，同時還必須有較高的計算機和網(wǎng)絡應用的知識，懂得電子商務的運作，能夠充分利用網(wǎng)絡這一先進工具為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動效勞。這樣的人才，在國內的傳統(tǒng)企業(yè)中是十分缺乏的。因此，加強人員培訓，提高現(xiàn)有管理人員的素質是一項十分重要的任務。5.4堅決不移地推進電子化采購的實施電子化采購作為企業(yè)電子商務開展的根本應用，是企業(yè)電子商務實施的重要組成局部，也是對傳統(tǒng)采購方式的一次革命。作為企業(yè)領導和采購管理人員，必須認清電子化采購的開展趨勢，認識到其在降低本錢、提高效率，進而提升企業(yè)競爭力中的重要作用，堅決不移地推動企業(yè)電子化采購的實施。6、政府電子化采購6．1政府電子化采購的戰(zhàn)略意義

6．2政府電子化采購系統(tǒng)的組成

6.1政府電子化采購的戰(zhàn)略意義

實行政府電子化采購對標準政府行為、促進國民經(jīng)濟開展意義十分重大。1．節(jié)約政府開支，提高采購效率2.推動企業(yè)電子商務實施，促進市場經(jīng)濟健康開展3．加快政府信息化進程，加快電子政務進程4．標準政府采購行為，密切政府與企業(yè)的交流和溝通6.2政府電子化采購系統(tǒng)的組成我們以政府電子化采購較為成功的珠海市政府采購中心的電子化采購系統(tǒng)為例，分析電子化采購系統(tǒng)的組成。珠海市政府采購中心的電子化采購系統(tǒng)由以下四個分系統(tǒng)組成：1．采購中心內部OA系統(tǒng)2．銀行卡管理系統(tǒng)

3．電子化采購招投標系統(tǒng)

4．政府采購網(wǎng)站系統(tǒng)

7案例：惠普的電子化采購之道

位于美國加利福尼亞外的帕羅阿爾托·惠普公司歷來都是商務史上的革新者。他們有種離經(jīng)叛道的典型做法，就是成立許多完全獨立的子公司，并讓它們任意做它們想做的事(只要其針對總公司的主導產(chǎn)品設計出來的附屬產(chǎn)品能夠在市場上賣得出去并賺到錢就行了)。這種做法使得惠普公司極迅速地開展，幾十年來一直在他們所處的領域內獨領風騷，其他的競爭對手們遠遠拋在后面。不過近幾年來，惠普的開展速度有所減緩，似乎開始在人們暗示：廉頗老矣。惠普公司“分而治之〞的經(jīng)營戰(zhàn)略確實有其隱含的不利因素，其中較明顯的一點就是于各部門分頭采購，使得他們進來的辦公設備、文具用品以及各項效勞都是驚人地昂貴，此公司每年在這些工程上的開銷都是一個天文數(shù)字。到1999年底，惠普花在這些工程上總金額就高達20億美元。惠普對這個問題早有覺察，并于1998年進行過調查。調查發(fā)現(xiàn)，自己公司的集團購置為過于分散，過于隨便，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與控制。“許多雇員自己跑到附近的一家電腦與公用品商店去隨意采購東西拿回來報銷，而不是到與我們有供給協(xié)議的供貨商那里去采購，這樣做的結果當然是要多花很多冤枉錢。〞公司前采購主任說。因此惠普公司立即著手探討建立一個基于網(wǎng)絡的采購系統(tǒng)，旨在促使總數(shù)為84000多的普員工隊伍全都從指定的供給商那里取得諸如鉛筆、臺歷和電腦這樣的辦公用品，鏟除“闊少爺買東西〞的陋習，全面實現(xiàn)采購的決策與實施過程無紙化。作為這個過程的一個副產(chǎn)品，惠普得以對他們龐大的供給商數(shù)據(jù)庫中的十萬個供貨點進行篩選，只留下最可靠最效的能夠進行網(wǎng)上交易的少數(shù)大型供給商。在各種各樣的軟件選擇方案中，公司的電子采購組最終選定了Ariba采購系統(tǒng)，并于1999年9月正式啟動。在4個多月的試運行時間里，這套系統(tǒng)先后接待了一百多個用戶。運行的結果使惠普官員們確信：Ariba網(wǎng)上采購方案將能夠讓公司每年在MRO維護、修理與運行工程上的支出減少6000萬到1億美元。

事實上，效果比原先估計的更好。在惠普實行采購電子化的過程中，發(fā)生了一件很有意思的事情。盡管公司對試運行的結果十分滿意，但他們實際上并不想親自駕馭這只龐然大物。照公司的慣常做法，電子采購組從總公司剝離了出來，成立了一個完全獨立的贏利性的商效勞公司。商業(yè)效勞領域正好是目前方興未艾的一個全新的BSP概念，而專業(yè)化的電子采購又是這個領域中填補空白的一種效勞工程。電子商務的業(yè)內分析家對此都極為關注,認為它將在未來幾年內得到無比迅速的開展。最早關于電子化采購的想法是由買主來管理其采購網(wǎng)站，吸引供給商到自己的站點上來，但真正實行起來卻往往很難，因為許多供給商沒有自己的網(wǎng)上產(chǎn)品目錄，或者根本就不想?yún)⒓淤I主的站點。因此，一個獨立的公開對外效勞的專業(yè)采購網(wǎng)站就更有可能把賣主與買主拉到一起?，F(xiàn)在惠普的員工需要買什么東西都上Alliente的網(wǎng)站去訂購，而不是在公司自己的內部網(wǎng)尋找自己的采購部。網(wǎng)站對所有的交易都有詳細的記錄，以方便日后的維修與保養(yǎng)?？傎Y產(chǎn)達四百七十億美元的惠普公司從此能夠與其一百個供給商進行更加快捷的交易與聯(lián)系。過去需要兩個星期的采購過程，現(xiàn)在只需要不到兩天就可以完成了。對于供給商來說，過去所有的開票、調貨和信用卡問題需要占用60％的工作時間，而現(xiàn)在這些時間僅僅占30％左右。將來有一天，惠普的員工都不必為購置紙張或打印墨盒而操心，因為系統(tǒng)能夠自動算出某臺打印機需要換墨盒的時間并及時提醒他們。8、小結

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的起點，也是企業(yè)業(yè)務流程運作的發(fā)端，在企業(yè)經(jīng)營管理中具有重要地位。傳統(tǒng)采購的弊端有：(1)采購本錢居高不下；(2)采購周期冗長；(3)采購信息缺乏溝通與共享；(4)采購文檔處理費時費力；(5)庫存積壓和物資短缺并存；(6)采購范圍受地理局限；(7)采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難；(8)采購招標往往流于形式。電子化采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡，借助計算機管理企業(yè)的采購業(yè)務。流程包括：(1)填寫訂購單；(2)審核訂購單；(3)聯(lián)系供給商；(4)選擇供給商；(5)采購結算。電子化采購的優(yōu)勢有：(1)顯著降低采購本錢；(2)有效提高采購效率；(3)獲得采購主動權；(4)優(yōu)化采購管理；(5)保證采購質量；(6)增加交易的透明度；(7)加強供求雙方之間的業(yè)務聯(lián)系；(8)適應電子商務開展大潮。電子化采購系統(tǒng)包括采購申請模塊、采購審批模塊、采購管理模塊。電子化采購的策略有：(1)逐步實現(xiàn)企業(yè)內部的信息化；(2)設計開發(fā)符合企業(yè)自身特點的電子化采購軟件；(3)加強采購管理人員培訓；(4)堅決不移地推進電子化采購的實施。政府電子化采購是一種既能表達公平、公正、公開、高效、低本錢的原那么，又能作為項政府推動企業(yè)電子商務開展的重要舉措的新型的采購方式。它的意義表現(xiàn)在：(1)節(jié)約政府開支，提高采購效率；(2)推動企業(yè)電子商務實施，促進市場經(jīng)濟健康開展；(3)加快政府信息化進程，加快電子政務進程；(4)標準政府采購行為，密切政府與企業(yè)的交流和溝通。政府電子化采購系統(tǒng)的組成包括：(1)采購中心內部OA系統(tǒng)；(2)銀行卡管理系統(tǒng)；(3)電子化采購招投標系統(tǒng)；(4)政府采購網(wǎng)站系統(tǒng)。

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