PAGEPAGE1南方醫(yī)科大學黨群、行政類檔案管理實施細則(試行)校辦字[2007]167號學校機關各部(處、室)，各學院、附屬醫(yī)院，就業(yè)指導中心，南校區(qū)管委會，基因工程研究所：為了提高我校黨政檔案的質量和管理水平，更好地為學校和社會服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，結合我校實際，特制定本細則(試行)。1.黨、政檔案工作的基本原則1.1凡是學校在黨群、行政管理中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬黨群或行政類檔案（以下簡稱黨、政類檔案）。1.2黨、政類檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)利用。1.3黨、政文件材料應嚴格實行文字形成部門立卷歸檔制度。1.4黨、政文件材料的歸檔工作應堅持“兩全”：全校教職員工全程自覺參與檔案工作；實行“三納入”：即納入學校和各單位的規(guī)劃和計劃、納入管理制度、納入管理人員的職責范圍；做到“四同步”管理：即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收黨、政檔案工作。1.5學校各二級門類檔案負責部門要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當?shù)膶＃妫┞殭n案人員，協(xié)同學校檔案館認真做好黨、政檔案的收集、整理、歸檔工作。1.6要努力實現(xiàn)黨、政檔案工作從手工管理向現(xiàn)代化管理的轉變，逐步采用先進的管理技術手段，大力開發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮黨、政檔案的作用。2.黨、政檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的黨、政文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值、憑證作用和研究價值。2.1.2歸檔的黨、政文件材料必須準確、完整、客觀的反映學校黨政部門職能活動的全過程。2.1.3歸檔的黨、政文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機聯(lián)系，照顧不同部門的不同特點。2.2歸檔的主要內容和重點2.2.1歸檔的主要內容包括黨群、行政（教學、科研、設備、財會、基建、外事、聲像、以及出版類文件除外）的內容。2.2.2歸檔的重點以本校形成的不同載體、形式的文件材料為主，歸檔文件必須按國家檔案局的要求，采用雙轉軌制的做法，電子版和紙質文字材料一起歸檔。特別是全局性、綜合性的文件材料。其次是上級和其他單位發(fā)來的文、電及附件，上級來文中，應以針對學校的指令性、指導性文件為主。2.3不歸檔的文件材料2.3.1上級機關普發(fā)供參考、不辦的文件材料；2.3.2上級機關發(fā)來供工作參考的抄件；2.3.3上級機關征求意見未定稿的文件；2.3.4重份文件；2.3.5無參考利用價值的事務性、臨時性文件；2.3.6未經(jīng)會議討論、未經(jīng)學校領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿、油印文件的各次校對稿（學校主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；2.3.7從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；2.3.8無特殊保存價值的信件，一般性表態(tài)，詢問一般性問題，提出一般性建設性意見的人民來信；2.3.9學校內部互相抄送的文件材料，介紹信等；2.3.10本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料；2.3.11為參考目的從各方面收集的文件材料；2.3.12非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。（以上某些方面如果需要，也可以選擇作資料暫存。）3.黨、政文件材料的部門立卷和歸檔流程3.1形成積累3.1.1學校各二級單位、部門均為立卷單位，分工歸口立卷。3.1.2各立卷單位、部門根據(jù)歷年文件材料形成規(guī)律，預計新的一年可能產(chǎn)生新的內容，參照附件，編制案卷類目。3.1.3每一個立卷歸檔單位、部門的專（兼）職文書處理人員或檔案人員，在平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷。3.2立卷3.2.1立卷原則文書處理人員或檔案人員立卷應按問題、時間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當照顧保存價值，分類組卷。以能準確、全面反映學校真實面貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原則。3.2.2立卷分工3.2.2.1中共中央、國務院、省以及地市黨委、人民政府、國務院有關部、委下達的文、電材料，綜合性的，由黨政辦立卷歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務性的，由各承辦單位、部門立卷。3.2.2.2以黨委、學校名義的發(fā)文，由黨政辦立卷歸檔紙質文字材料（一般應保存兩份以上），以部門名義的發(fā)文，由各部門立卷歸檔，重要的應有兩份以上。3.2.2.3黨委和學校召開的代表大會、全委會及其黨委會、擴大會、行政辦公會所形成的材料，由黨政辦立卷歸檔；職能部門以黨委和學校名義召開的全校性專門會議、干部會議所形成的材料由主辦單位立卷歸檔。3.2.2.4校內各二級單位、部門向黨委、學校的請示報告正文及相應的批復、批轉的原件由黨政辦立卷歸檔；請示報告的原稿及批轉、批復的復制件，則由報文單位、部門立卷歸檔。3.2.2.5兩個以上單位、部門共同辦理的文件，由主辦單位、部門立卷歸檔，非主辦單位、部門只保存復制件。3.2.2.6各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應于機構撤銷前做好整理工作，移交學校檔案部門保存，任何人不得將在我校形成的文件材料帶到學校以外的單位。3.2.2.7重要的人民來信來訪材料，由承辦單位、部門立卷歸檔。3.2.3立卷程序按照歸檔時間要求由專（兼）職檔案員按案卷類目將文件收齊歸卷，并對文件進行調整檢查，依照如下程序進行：3.2.3.1檢查案卷的文件成分。文件是否收集齊全完整，即文件正件、原稿、草稿是否齊全；同時檢查案卷有無不需要歸檔的文件材料。3.2.3.2檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類目糾正案卷之間文件歸屬不統(tǒng)一，相互混淆、重復或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。3.2.3.3檢查案卷文件保存價值。察看各案卷中文件保存價值是否有差異，各部分之間是否大體一致。3.2.3.4檢查案卷文件數(shù)量。一般不超過200頁。對同一問題文件數(shù)量多的，宜酌情適當分卷。問題單一、文件數(shù)量少者可兩個以上問題組成一卷。3.2.4立卷分類3.2.4.1分年度先將文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度，跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度規(guī)劃、計劃，一般可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；按學年處理的文件歸入專門年度。3.2.4.2分問題將文件按其內容所反映的問題、事物分開。3.2.4.3分期限將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。3.2.5立卷組合3.2.5.1立卷組合的基本要求立卷組合一般應以問題為主，兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。3.2.5.2立卷組合形式，一般按下述內容和順序進行：會議文件，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷、一會數(shù)卷或數(shù)會一卷；非訴訟案件材料，按立卷問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷； 人民來信材料，可按信件作者，信件的處理形式或信件所反映的問題組合；統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷；學校管理和業(yè)務活動形成的業(yè)務文件、調研材料等，一般按單一問題組合；工作計劃、總結等文件，一般可按責任者名稱組合；簡報按名稱或期號組合；其他文件材料可按照特殊的形式組合。3.2.6卷內文件材料按重要程度或時間順序排列：批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；非訴訟案件結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料按時間順序排列。3.2.7對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；對較大的表格，要適當?shù)卣郫B；拆除文件材料上的金屬物。文件材料上的金屬物是不銹鋼釘?shù)目梢圆蝗?，否則需拆除，換上不銹鋼釘或棉線裝訂。3.2.8擬寫案卷標題并錄入檔案管理軟件中，完成案卷級目錄的著錄。案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件主要責任者、內容、文件種類。除會議文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX來往文書”；除了非訴訟案件材料外，不得用“XXX案件”。其中，責任者、內容、文種可集中羅列。標題中文控制在50個字符之內、外文控制在100個字符之內為宜。3.2.9借助檔案管理軟件對文件相關信息進行著錄，并打印卷內文件目錄。順序號：以卷內文件排列順序填寫的序號。文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者。題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“［］”號。日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)的右下角加“﹒”號。頁號：卷內文件起止之頁的編號。3.2.10案卷應拆去金屬物（不銹鋼釘可不拆），并用繩線裝訂，實行“三孔一線”的裝訂方法。上下距邊約8cm，左距邊1-2cm。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。卷內文件無論單面或雙面只要書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號的位置在每面材料非裝訂線一側的下角。如出版物已有頁碼的，可不再編頁號。不裝訂的案卷應逐件拆去金屬物，按規(guī)定使用不銹鋼釘逐件裝訂或使用乳膠進行粘貼，并應逐件在右上角加蓋檔號章，并填寫檔號。卷內文件的件數(shù)，一般以每份文件單獨計算為一件；請示與批復，來文與復文一般應分別計算件數(shù)。檔號章的內容包括年度、分類號、案卷號、件號，如：XXXX-XXXX-XX-XX。3.2.11填寫卷內備考表本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名標注時間。立卷人：由組成本卷的責任者簽名。檢查人：有對案卷質量進行審核的責任者簽名。3.3歸檔驗收文書立卷部門整理好案卷，經(jīng)學校檔案館工作人員檢查合格后，填寫《移交學校檔案管文件登記表》，在次年6月份以前辦理移交，雙方履行簽字蓋章手續(xù)后，各執(zhí)一份備查。交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，學校檔案館有權拒絕接收，并限期改正補交。4.黨、政檔案的管理4.1分類編號4.1.1按《中國檔案分類法教育檔案分類表》分類標引，給出檢索分類號。4.1.2根據(jù)學校黨、政檔案的內容特點和形成規(guī)律，編制用于檔號的二級類目代號簡表。4.1.3黨群、行政類檔案編號（即檔號）=年度號+黨、政檔案分類號+案卷號+件號。4.2編目4.2.1檔案館對接收的案卷，先在檔案管理系統(tǒng)中進行分類整理合并數(shù)據(jù)庫后，打印黨、政檔案案卷目錄及全引目錄、專題目錄等作為手工檢索工具，配合計算機檢索。4.2.2檔案館對接收的案卷在卷脊上填寫檔號，也可以貼上注有檔號的標簽。標簽下沿的位置距案卷脊背底邊40毫米處。4.2.3為了方便調閱檔案，編制全引目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄等作為檢索工具。4.2.4及時將著錄數(shù)據(jù)存貯到計算機中，用計算機進行管理，并與學校信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。4.2.4隨時將存貯在計算機中的數(shù)據(jù)進行刻盤保存，以保證電子數(shù)據(jù)的安全。4.3排架、保管4.3.1將案卷按檔號順序在檔案柜內依次自上而下，從左到右豎立排放。4.3.2與文件材料配套的特殊載體記錄的黨、政檔案，按《聲像載體檔案工作規(guī)范》的有關條款處理。4.3.3保管要求4.3.3.1新建的庫房應符合國家檔案局、建設部發(fā)布的《檔案館庫房建筑設計規(guī)范》，對于原有不合格庫房，應按該規(guī)范要求逐步改造。4.3.3.2庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光、防磁等設施。4.3.3.3庫房標準溫度為14－24℃，標準相對濕度為45－60％。4.3.3.4檔案館應納入學校自動化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要逐步配置足夠的計算機、復印機、照相(翻拍)機、錄像機、去濕機、空調機、吸塵器等。4.3.3.5案卷入庫時應檢查帳、物是否相符。按不同門類、載體、依檔號順序排列。4.3.3.6庫房柜架應編順序號，各柜、各庫和全館(室)均應有檔案資料存放標志圖、示意圖。4.3.3.7檔案館應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。對破損、褪變檔案要及時修補復制。4.4鑒定和銷毀4.4.1檔案館應按規(guī)定進行鑒定，并結合國家有關保管期限原則規(guī)定，對已滿期限的檔案進行鑒定。4.4.2在分管校長領導下，由檔案專家委員會采用直接鑒定的方法，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期的意見，登記造冊經(jīng)分管校長批準后，方可存毀。4.4.3銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.5統(tǒng)計4.5.1檔案館要確定專人負責統(tǒng)計。4.5.2建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和庫房內各種情況數(shù)據(jù)，按省檔案局和上級主管部門的要求及時報送各種報表。4.5.3按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統(tǒng)計分析。4.5.4對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，報告學校領導。5.黨、政檔案的開發(fā)利用5.1閱覽5.1.1應設檢索、閱覽室，改善閱覽條件并配置必要的復制設備，為利用者提供方便。5.1.2健全借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項。5.1.3檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點檢查，并在檔案查閱或借閱登記簿上登記；借出檔案要從嚴掌握，要定期催還；需續(xù)借者，應重新辦理借閱手續(xù)；對無故逾期不還者，應停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，根據(jù)有關規(guī)定，區(qū)別不同情況，嚴肅處理。5.1.4對離校及離退休人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案。5.2根據(jù)工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館(室)指南等。5.3對黨、政檔案進行加工匯編工作，編制全宗介紹、年鑒、學校大事記、組織機構沿革、基礎數(shù)字匯編等。5.4學校檔案館應根據(jù)社會和學校需要，在適當時候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)據(jù)的檔案資料。5.5古老、珍貴的檔案，應備有縮微或復制件，以代替檔案原件提供利用。5.6對館藏檔案從形成之日起滿三十年的，除未解密和需要控制的部分外，均應按國家規(guī)定，報主管校長批準后，分期分批向社會開放。5.6.1對開放的檔案，應認真審查內容，嚴格區(qū)分開放與控制使用的界限。5.6.2開放黨、政檔案，應另行編制開放檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。5.7要結合學校管理工作現(xiàn)代化的進程，創(chuàng)造條件，逐步應用計算機進行檔案資料的檢索、匯編，提高開發(fā)利用檔案的能力。6.黨、政檔案工作崗位責任制6.1分管檔案工作的校領導職責6.1.1組織全校性的宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。6.1.2加強對學校檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃，并列入學校議事日程，督促各部門按上級和學校檔案館要求做好應做的工作。6.1.3關心檔案工作和檔案館的建設與發(fā)展，從人力、財力、物力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與學校的各項工作協(xié)調發(fā)展。6.2分管檔案工作的各部、處、室等部門領導職責6.2.1組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行學校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本單位的議事日程，每季度或每學期研究一次檔案工作。6.2.2加強與學校檔案館聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。6.2.3做好文秘工作人員和專(兼)職檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實際困難。6.3各立卷部門專(兼)職檔案人員職責6.3.1堅持平時立卷，參照本單位歸檔范圍及保管期限表，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔。6.3.2負責本部門(單位)文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。6.3.3歸檔案卷做到組卷合理，編寫頁號準確，案卷目錄填寫清楚，案卷標題簡明扼要。6.3.4主動接受學校檔案館的業(yè)務指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案部門歸檔。6.3.5積極參加業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。6.3.6注意文件材料的安全和保密工作。6.4學校檔案館負責人職責6.4.1負責制定黨、政檔案的工作計劃、規(guī)劃，進行季、學期、年度的本館工作總結，擬制(修訂)業(yè)務工作的各項規(guī)章制度，并認真地組織實施。6.4.2對本部門人員進行合理分工，隨時掌握工作情況，按計劃完成任務。6.4.3組織本部門人員參加政治和業(yè)務學習，組織文書形成部門專(兼)職人員的業(yè)務培訓。6.4.4負責接待、處理有關單位和群眾的來訪、來函、負責有關黨、政檔案業(yè)務工作對外聯(lián)系。6.4.5調查了解本校黨、政檔案工作情況，并就黨、政檔案的改革等有關問題，提出意見和建議。6.5黨、政檔案管理人員職責6.5.1根據(jù)國家和學校有關檔案工作的政策和法規(guī)，制定本單位的黨、政檔案工作的各項管理制度。6.5.2指導、監(jiān)督、檢查、協(xié)助文書立卷人員做好文件材料的形成、積累和整理歸檔工作。6.5.3對接收入庫的黨、政檔案進行分類、整理、編制多種檢索工具，有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，為學校各項工作及社會利用檔案史料服務。6.5.4貫徹執(zhí)行黨和國家關于保守黨和國家機密的規(guī)定，維護涉密檔案的安全。6.5.5做好“八防”工作，確保檔案材料完整、安全。6.5.6對保存的黨、政檔案數(shù)量進行準確的統(tǒng)計。

附件1：南方醫(yī)科大學黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表DQ11黨務綜合序號類目名稱保管期限1上級黨組織有關黨的建設的文件材料（如文件是針對本校的，則永久保存）長期2本校黨代會文件（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、總結、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結果和上級批復等永久（2）提案及辦理情況：會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等（3）參考文件：工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣長期短期3本校黨委會、常委會、黨委擴大會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀要、決議及會議討論的文件永久4黨委工作計劃、要點、報告（包括調查報告）、總結（包括經(jīng)驗總結）永久5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知永久6以黨委名義召開的工作會議材料永久7校黨委和上級黨委調研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料永久8黨委負責同志在校內的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿永久9黨委工作簡報永久10黨委大事記永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久13黨委各部、委、各直屬黨委、黨總支、黨支部報學校黨委的工作計劃、總結、報告、請示及批復長期14黨委保密、秘書工作的有關文件長期15重要的群眾來信來訪及處理材料長期16黨委與有關機關聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期17各直屬黨委、黨總支、黨支部工作計劃、總結、重要報告、經(jīng)驗介紹、調查材料、會議記錄和統(tǒng)計表長期18各直屬黨委、黨總支、黨支部黨建工作有關材料長期19各直屬黨委、黨總支、黨支部人員獎勵及有關材料長期DQ12紀檢、監(jiān)察序號類目名稱保管期限1上級紀委關于紀檢工作的文件長期2紀委工作規(guī)章制度長期3永久4校紀委會議記錄長期5黨員處分、復查材料長期6群眾來信來訪及處理意見短期7上級有關監(jiān)察工作的文件長期8本校監(jiān)察工作方面的規(guī)章制度長期9監(jiān)察工作計劃、總結、調查報告長期10監(jiān)察工作統(tǒng)計年報及重要報表永久11案件監(jiān)察材料長期DQ13組織、統(tǒng)戰(zhàn)序號類目名稱保管期限1上級關于組織工作的指示、決定、通知簡報長期2本校關于組織工作計劃、總結、決定、報告、調查材料永久3本校組織機構設置、變動的報告及決定、批復、通知永久4落實政策的有關材料長期5副處級以上干部任免、調動、考核和離休報告、決定、批復、通知等（包括上級批準的，要附任免呈報表）永久6副處級以上干部名冊永久7副科級、科級干部任免、調動、考核、決定、批復、通知等永久8副科級、科級干部名冊永久9學系、教研室、研究室正副主任名冊長期10各直屬黨委、黨總支、黨支部的設置、批復、改選報告、審批材料長期11各直屬黨委、黨總支、黨支部委員名冊長期12黨員名冊長期13關于吸收新黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員退黨的文件材料長期14發(fā)展新黨員、預備黨員轉正的名冊長期15黨員組織關系轉移介紹信短期16上級關于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件長期17本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、通告和總結永久18統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調查、典型材料、統(tǒng)計報表永久19本校各級人大代表、政協(xié)委員名單（冊）及審批材料永久20臺、港、澳和僑務工作材料長期21各民主黨派成員和負責人名冊及有關材料長期22統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄長期DQ14宣傳教育序號類目名稱保管期限1上級關于宣傳工作的文件長期2本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知和總結永久3教職工政治思想工作動態(tài)及調查材料長期4理論學習的決定、通知、計劃、總結長期5反映本校重大活動的簡報及圖表永久6上級有關學生思想政治工作的文件長期7本校有關學生思想政治工作的決定、通知、條例永久8學生政治思想工作典型調查材料和統(tǒng)計長期9南方醫(yī)科大學校報永久DQ15學生工作序號類目名稱保管期限1上級關于學生工作的文件長期2關于學生工作的規(guī)章制度長期3關于學生工作的各類報表（含心理咨詢）年度季度月份永久長期短期4學生工作計劃、報告、總結永久5學生思想政治工作計劃、報告、總結永久6關于學生政治工作隊伍的選拔、管理文件長期7學生政治工作人員的名單永久8心理輔導人員名單永久9學生心理咨詢材料短期10學生中的突發(fā)事件造成5人以上傷亡造成3-4人傷亡造成2人以下傷亡永久長期短期11關于學生勤工儉學材料短期DQ16工會序號類目名稱保管期限1上級有關工會工作的文件長期2工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結、統(tǒng)計永久3會員代表大會和職工代表大會的有關文件（通知、名單、報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言等文件）永久4表彰工會先進集體、個人的材料、名單及及種類人員獲各種獎項材料（例如：3.8、5.1、教師節(jié)）永久5處分會員有關材料長期6工會委員會會議記錄、紀要短期7基層工會干部名冊長期8會員名冊長期9婦女工作材料長期DQ17團委序號類目名稱保管期限1上級關于團的工作文件長期2本校團代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和大會通過的文件）永久3本校學代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和文件）永久4團委工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度永久5團委工作典型調查材料、優(yōu)秀團員的材料長期6表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料長期7處分團員的材料及復查材料長期8批準入團、離團材料及名單長期9團干部名單長期10團員名冊長期11團委會議記錄長期12學生會文件、材料長期13本校學生組織參與和各種學會、社團的有關材料長期14各分團委的有關材料長期15研究生會的有關材料長期16社團活動、勤工儉學、社會實踐有關材料長期17團委牽頭進行的重大活動的有關材料短期

附件2：南方醫(yī)科大學行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZ11行政綜合序號類目名稱保管期限1上級有關高校行政管理的綜合性文件長期2全校性的規(guī)章制度、崗位職責等永久3學校年度、學期工作計劃、報告、總結、要點永久4學校黨政領導聯(lián)席會、行政辦公會會議記錄、紀要永久5全校性的工作會議、座談會文件長期6學校所簽訂的各種合同、協(xié)議等長期7校領導在全校性會上的重要講話和參加校外會議發(fā)言稿長期8本校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復永久9黨政領導的分工長期10學校評估材料永久11本校向上級的請示及其批復長期12本校各單位、部門的請求及學校的批復（分類立卷）長期13有關全校性的調查材料和經(jīng)驗總結永久14常年報表及綜合統(tǒng)計永久15啟用印章的文件及印模永久16本校歷史沿革、情況介紹永久17本校大事記、簡報、信息、動態(tài)等永久18校史工作材料長期19校友工作材料長期20校慶工作材料長期21校務公開的材料、簡報長期22群眾來信來訪文件材料長期23普選工作材料短期24校外有關本校工作的來文長期25各二級單位、部門報送的會議記錄、紀要、簡報工作計劃、總結、報告、開展各種學術活動的文件、與國內單位協(xié)作的材料、統(tǒng)計年報及重要資料長期26本校計劃生育工作文件、領取獨生子女證名冊長期27計劃生育統(tǒng)計報表永久28教學評估材料永久29與外單位合作辦學永久XZ12人事序號類目名稱保管期限1上級機關有關人事工作的文件長期2本校人事工作的規(guī)章制度、崗位職責長期3人事工作計劃、報告總結、調查材料、會議記錄永久4關于機構、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復永久5關于校內機構設置、變化的文件材料永久6各學院學術委員會名單長期7表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料長期8行政處分教職工的材料和復查、撤消處分的材料長期9教職工動態(tài)月報長期10永久11教師進修計劃、安排、總結長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務考核材料長期14人事統(tǒng)計報表永久15教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊）登記表永久16教職工評定、聘任專業(yè)技術職稱材料及上級批復（按類立卷，要求附審批表）長期17教職工工資調整材料、名冊長期18教職工轉正定級、升級材料長期19教職工校內調動材料長期20教職工的錄用、調入的有關材料（包括轉移行政、工資關系介紹信存根）長期21教職工調出的有關材料（包括轉移行政、工資關系介紹信存根）長期22教職工援外和支援邊遠地區(qū)材料短期23教職工退職、離職和出國的有關材料長期24因公出國及赴港澳臺政審材料長期25教職工離休、退休審批表永久26教職工離休、退休及有關榮譽證書授予工作的材料長期27教職工退休后重新工作的材料長期28教職工福利工作、津貼、獎金、酬金的發(fā)放等材料長期29教職工商調函件長期30使用臨時工有關材料長期31人民來信來訪材料短期32老專家、老中醫(yī)繼承人等有關材料長期33特聘教授、客座教授及兼職老師等有關材料長期34增人計劃長期35勞工糾紛長期36關于各種形式的考試、培訓班、學習班的通知及同意舉辦某學習班的復函短期XZ13審計序號類目名稱保管期限1上級有關審計工作的文件長期2本校審計工作方面的規(guī)章制度長期3審計工作計劃、總結、調查報告長期4審計工作統(tǒng)計年報及重要報表永久5審計材料短期

XZ14保衛(wèi)、武裝序號類目名稱保管期限1上級有關公安保衛(wèi)工作的文件長期2本校公安保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長期3本校公安保衛(wèi)工作計劃、總結、報告、調查材料、統(tǒng)計報表永久4本校師生員工案