第2章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建立與運(yùn)行管理Contents1.會(huì)計(jì)信息化工作的基本要求2.商品化會(huì)計(jì)軟件的選擇3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施4.會(huì)計(jì)信息化組織及崗位5.會(huì)計(jì)信息化后的使用和維護(hù)管理6.會(huì)計(jì)信息化檔案管理2.1會(huì)計(jì)信息化工作的基本要求2.1.1規(guī)范的會(huì)計(jì)信息化工作是會(huì)計(jì)工作的基本保證

會(huì)計(jì)核算必須執(zhí)行一系列的規(guī)章、制度和方法,這在手工方式下靠會(huì)計(jì)人員來具體執(zhí)行,由上級(jí)部門、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等進(jìn)行檢查。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化后,原來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)由計(jì)算機(jī)代替,而且由程序自動(dòng)處理,十分隱蔽。為此,我國(guó)經(jīng)過多年的探索,建立了會(huì)計(jì)軟件的基本評(píng)估體系,以確認(rèn)會(huì)計(jì)軟件是否滿足有關(guān)要求。2.1.2會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)1.對(duì)會(huì)計(jì)軟件的要求(1)合法性要求。(2)標(biāo)準(zhǔn)化要求(3)會(huì)計(jì)信息可追溯性要求。1)會(huì)計(jì)軟件要確保數(shù)據(jù)的可信賴性,不得提供非正常手段變更數(shù)據(jù)。2)操作日志。2.會(huì)計(jì)軟件服務(wù)以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商,應(yīng)當(dāng)在技術(shù)上保證客戶會(huì)計(jì)資料的安全、完整。對(duì)于由于供應(yīng)商原因造成客戶會(huì)計(jì)資料泄露、毀損的,客戶可以要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任?？蛻粢赃h(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式使用會(huì)計(jì)軟件生成的電子會(huì)計(jì)資料歸客戶所有。軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口供客戶導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)資料,不得以任何理由拒絕客戶導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)資料的請(qǐng)求。以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商,應(yīng)當(dāng)做好本廠商不能維持服務(wù)的情況下,保障企業(yè)電子會(huì)計(jì)資料安全以及企業(yè)會(huì)計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的預(yù)案,并在相關(guān)服務(wù)合同中與客戶就該預(yù)案做出約定。軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)努力提高會(huì)計(jì)軟件相關(guān)服務(wù)質(zhì)量,按照合同約定及時(shí)解決用戶使用中的故障問題。2.1.3企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作管理1.會(huì)計(jì)信息化工作的組織和管理2.開展會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)方式3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用4.會(huì)計(jì)信息的使用與管理2.1.4會(huì)計(jì)信息化工作監(jiān)督企業(yè)使用會(huì)計(jì)軟件具體由財(cái)政部門監(jiān)督。財(cái)政部采取組織同行評(píng)議,向用戶企業(yè)征求意見等方式對(duì)軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件情況進(jìn)行檢查。軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件不符合要求的,財(cái)政部可以約談該供應(yīng)商主要負(fù)責(zé)人,責(zé)令限期改正。限期內(nèi)未改正的,由財(cái)政部予以公示,并將有關(guān)情況通報(bào)相關(guān)部門。2.2商品化會(huì)計(jì)軟件的選擇2.2.1實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的途徑1.購(gòu)買商品化會(huì)計(jì)軟件2.自行開發(fā)與購(gòu)買商品化會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合3.自行開發(fā)會(huì)計(jì)軟件2.2.2商品化會(huì)計(jì)軟件選擇的步驟1.進(jìn)行初步的需求分析,確定對(duì)軟件的功能、安全性、可靠性及其他性能的要求。2.對(duì)商品化軟件供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查。3.選擇幾家商品化軟件供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查。4.確定1~3家的產(chǎn)品,最好能到其用戶單位參觀,詳細(xì)了解產(chǎn)品的使用情況、對(duì)客戶的服務(wù)情況、本地代理的維護(hù)能力等。5.了解具體的招標(biāo)或談判方式,確定選擇的對(duì)象。2.2.3商品化會(huì)計(jì)軟件的評(píng)價(jià)1.會(huì)計(jì)軟件符合國(guó)家有關(guān)法規(guī)、制度要求的情況2.適用性適用性主要是指會(huì)計(jì)軟件適用于本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的性能。是否適用主要應(yīng)根據(jù)所做的需求分析來確定。一般主要應(yīng)評(píng)價(jià):軟件的功能是否滿足本單位的要求;軟件輸出的信息是否滿足本單位的要求;軟件需輸入的信息本單位是否能提供,是否方便;軟件提供的接口是否能滿足本單位會(huì)計(jì)信息化工作進(jìn)一步開展的要求,軟件提供的數(shù)據(jù)接口是否滿足會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求,是否滿足我國(guó)XBRL標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.通用性4.安全可靠性5.易使用性6.先進(jìn)性2.3會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施2.3.1實(shí)施方法論1.實(shí)施方法概論2.項(xiàng)目管理方法論3.定制開發(fā)方法論4.應(yīng)用實(shí)施方法論應(yīng)用實(shí)施方法能滿足用戶的不同業(yè)務(wù)需求,快速建立客戶的應(yīng)用。從定義用戶的實(shí)施方法、策略到新的系統(tǒng)上線運(yùn)行,應(yīng)用實(shí)施方法包含了項(xiàng)目組織、系統(tǒng)調(diào)研、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目培訓(xùn)、系統(tǒng)試運(yùn)行、系統(tǒng)切換、運(yùn)行維護(hù)七個(gè)階段。以盡可能地減少用戶的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn),保證系統(tǒng)快速、高質(zhì)量地實(shí)施應(yīng)用。2.3.2項(xiàng)目實(shí)施前1.明確實(shí)施目標(biāo)2.制定實(shí)施策略2.3.3項(xiàng)目實(shí)施中1.項(xiàng)目組織2.系統(tǒng)定義3.項(xiàng)目準(zhǔn)備4.項(xiàng)目培訓(xùn)5.系統(tǒng)試運(yùn)行(1)初始數(shù)據(jù)錄入。(2)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入。(3)報(bào)表生成。(4)試運(yùn)行。6.系統(tǒng)切換7.項(xiàng)目驗(yàn)收與運(yùn)行維護(hù)2.3.4項(xiàng)目實(shí)施后項(xiàng)目不是實(shí)施完成即萬(wàn)事大吉,軟件實(shí)施方還要通過如下手段實(shí)現(xiàn)從軟件實(shí)施方的咨詢實(shí)施到用戶的知識(shí)轉(zhuǎn)移:貫穿實(shí)施全過程的培訓(xùn)工作。針對(duì)不同角色(從公司領(lǐng)導(dǎo)到操作員)的培訓(xùn)。多種形式的培訓(xùn),如課堂培訓(xùn)、實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)、方法培訓(xùn)等。軟件實(shí)施后,軟件實(shí)施方形成模板,在用戶的下屬機(jī)構(gòu)或相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行推廣。2.3.5實(shí)施控制1.實(shí)施控制的原則2.實(shí)施控制的內(nèi)容2.4會(huì)計(jì)信息化組織及崗位2.4.1會(huì)計(jì)信息化工作組織的要求對(duì)基層單位來說,除了要按國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)工作的統(tǒng)一要求來組織會(huì)計(jì)工作外,還應(yīng)注意以下要求:(1)既要考慮會(huì)計(jì)信息化工作的特點(diǎn),又要按單位經(jīng)營(yíng)管理的特點(diǎn)來組織會(huì)計(jì)工作。對(duì)會(huì)計(jì)信息化人員、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員的配備,都必須結(jié)合本單位業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的大小等情況做合理的安排。同時(shí)在使用過程中，要有計(jì)劃地提升會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)水平，成為復(fù)合型人才。(2)對(duì)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員和會(huì)計(jì)信息化人員的配備,應(yīng)力求精簡(jiǎn)、合理,節(jié)約人力,降低費(fèi)用。2.4.2會(huì)計(jì)信息化后會(huì)計(jì)部門的組織形式會(huì)計(jì)信息化部門如何組織,應(yīng)根據(jù)各單位的實(shí)際情況來設(shè)置。大中型企事業(yè)單位,一般都有信息中心,因此,在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化工作的組織時(shí)要統(tǒng)一考慮。組織過程中要注意兩個(gè)問題:一是怎樣處理與信息中心的關(guān)系;二是怎樣處理會(huì)計(jì)部門內(nèi)部的關(guān)系。會(huì)計(jì)信息化工作的組織對(duì)每一個(gè)單位來說都有自己的特殊情況,還與會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展程度有關(guān)。所以,應(yīng)根據(jù)每一個(gè)階段的需要來建立或調(diào)整相應(yīng)的機(jī)構(gòu),做到既滿足會(huì)計(jì)信息化工作需要,又節(jié)省人力、物力。因此,根據(jù)實(shí)際需要,可以在財(cái)務(wù)部門設(shè)置會(huì)計(jì)信息化的維護(hù)部門或小組、崗位,以確保會(huì)計(jì)信息化工作的順利運(yùn)行。2.4.3會(huì)計(jì)信息化人員管理1.會(huì)計(jì)信息化人員構(gòu)成2.會(huì)計(jì)信息化崗位職責(zé)(1)系統(tǒng)管理人員(2)業(yè)務(wù)操作人員(3)數(shù)據(jù)審核人員(4)系統(tǒng)維護(hù)人員。(5)業(yè)務(wù)審查人員。(6)財(cái)務(wù)分析人員。(7)檔案管理人員。2.5會(huì)計(jì)信息化后的使用和維護(hù)管理2.5.1機(jī)房管理(1)機(jī)房?jī)?nèi)的環(huán)境要求。例如,機(jī)房的衛(wèi)生要求、溫度濕度要求、防火要求。(2)機(jī)房?jī)?nèi)各種設(shè)備的管理要求。(3)機(jī)房中禁止的活動(dòng)或行為。如嚴(yán)禁吸煙、喝水等。(5)設(shè)備和材料進(jìn)出機(jī)房的管理要求。(6)監(jiān)控設(shè)備及相關(guān)數(shù)據(jù)的管理要求。如果機(jī)房只放置服務(wù)器等重要設(shè)備,則機(jī)房一般只能允許系統(tǒng)管理員和維護(hù)人員進(jìn)入,相應(yīng)的制度要分開制定。2.5.2操作管理(1)上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定。上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定主要是指明哪些人員能上機(jī)運(yùn)行指定的系統(tǒng)。(2)操作權(quán)限。(3)操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指操作運(yùn)行系統(tǒng)中應(yīng)注意的事項(xiàng)和操作流程,它們是保證系統(tǒng)正確、安全運(yùn)行,防止各種差錯(cuò)的有力措施。2.5.3計(jì)算機(jī)替代手工記賬(1)配有適用的會(huì)計(jì)軟件,并且計(jì)算機(jī)與手工進(jìn)行會(huì)計(jì)核算一般要雙軌運(yùn)行3個(gè)月以上,計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致,且軟件運(yùn)行安全可靠。(2)配有專用的或主要用于會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)終端。(3)配有與會(huì)計(jì)信息化工作需要相適應(yīng)的人員,其中上機(jī)操作人員已經(jīng)過相關(guān)知識(shí)和會(huì)計(jì)軟件操作技能的培訓(xùn)。(4)已建立健全內(nèi)部管理制度。包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。2.5.4維護(hù)管理(1)系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)。系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)主要包括以下幾個(gè)方面:1)實(shí)施對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù),以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2)在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí),排除和恢復(fù)運(yùn)行。3)在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試,直至運(yùn)行正常。4)在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí),隨時(shí)做好適應(yīng)性維護(hù)工作。(2)系統(tǒng)維護(hù)內(nèi)容和人員。2.6會(huì)計(jì)信息化檔案管理2.6.1會(huì)計(jì)信息化檔案管理的任務(wù)1.監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案按要求生成各種檔案是檔案管理的基本任務(wù)。2.保證各種檔案的安全與保密會(huì)計(jì)信息是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理、處理各方面經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要依據(jù),絕不允許隨意泄露、毀損和遺失。各種會(huì)計(jì)信息資料的丟失與毀損自然會(huì)影響到會(huì)計(jì)信息的安全與保密;各種開發(fā)文檔及程序的丟失與破壞都會(huì)危及運(yùn)行的系統(tǒng),從而危及系統(tǒng)中會(huì)計(jì)信息的安全與完整。3.保證各種檔案得到合理利用檔案中的會(huì)計(jì)信息資料是了解企業(yè)經(jīng)濟(jì)情況、進(jìn)行分析決策的依據(jù);各種開發(fā)文檔是系統(tǒng)維護(hù)的保障;各種會(huì)計(jì)信息資料及系統(tǒng)程序在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)恢復(fù)系統(tǒng),保證系統(tǒng)連續(xù)運(yùn)行。2.6.2會(huì)計(jì)信息化檔案管理的方法1.會(huì)計(jì)信息化檔案的生成與管理辦法2.會(huì)計(jì)信息化后的檔案管理制度(1)存檔的手續(xù)。主要是指各種審批手續(xù),如打印輸出的賬表,必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。(2)各種安全保證措施。例如,備份介質(zhì)、刻錄光盤上應(yīng)貼寫標(biāo)簽,存放在安全、潔凈、防熱、防潮的場(chǎng)所。(3)檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限。