第頁共頁OHSMS文件控制程序模版1.目的和范圍1.1目的本文件控制程序的目的是確保組織的健康安全管理體系文件符合相關(guān)法律法規(guī)和國際標(biāo)準(zhǔn)的要求，保證文件的有效性和可追溯性。1.2范圍本文件控制程序適用于組織的健康安全管理體系文件，包括政策、程序、指導(dǎo)文件、記錄等。2.引用文件列出影響本文件控制程序?qū)嵤┑南嚓P(guān)法律法規(guī)和國際標(biāo)準(zhǔn)。3.定義和縮寫詞提供在本文件控制程序中使用的專用術(shù)語和縮寫詞的定義和解釋。4.控制文件的編號與分類4.1編號規(guī)則每個文件都應(yīng)有一個唯一的編號，編號規(guī)則應(yīng)符合組織內(nèi)部的文件控制規(guī)定，并能很容易地識別出文件的種類和版本信息。4.2文件分類根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將文件劃分為適當(dāng)?shù)姆诸悾缯呶募?、程序文件、指?dǎo)文件等。5.文件的編制和修訂5.1編制流程5.1.1確定文件編制的目的和范圍。5.1.2對相關(guān)法律法規(guī)和國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究和參考。5.1.3收集必要的信息和數(shù)據(jù)。5.1.4制定文件的草稿，經(jīng)過審核和批準(zhǔn)。5.1.5完成文件的最終版本，并進(jìn)行編號和分類。5.1.6將文件存檔，并通知相關(guān)人員。5.2修訂流程5.2.1對現(xiàn)行文件進(jìn)行評估和審查。5.2.2根據(jù)評估結(jié)果，制定修訂計劃。5.2.3對修訂的內(nèi)容進(jìn)行編制和審核。5.2.4完成修訂后的文件，并進(jìn)行編號和分類。5.2.5將修訂后的文件進(jìn)行發(fā)布和通知，并廢止舊版文件。6.文件的控制和分發(fā)6.1文件的控制6.1.1文件應(yīng)有適當(dāng)?shù)谋９艽胧?，避免丟失、損壞或非授權(quán)的訪問。6.1.2文件的存檔應(yīng)有明確的管理責(zé)任人，并定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。6.1.3文件的修訂記錄應(yīng)完整和準(zhǔn)確，并存放在文件的相應(yīng)位置。6.2文件的分發(fā)6.2.1文件的分發(fā)應(yīng)根據(jù)需要和權(quán)限進(jìn)行，確保相關(guān)人員能夠按時獲取最新版本的文件。6.2.2文件的分發(fā)應(yīng)記錄并通知相關(guān)人員，以便及時更新和修訂。7.文件的使用和廢止7.1文件的使用7.1.1相關(guān)人員應(yīng)按照文件的要求和流程進(jìn)行操作。7.1.2如有必要，應(yīng)提供相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)文件。7.2文件的廢止7.2.1廢止的文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)記，并及時告知相關(guān)人員。7.2.2廢止的文件應(yīng)妥善處理，確保不會再被使用。8.文件的評審和審核8.1文件的評審定期對文件進(jìn)行評審，確保其繼續(xù)適用并符合當(dāng)前的要求。8.2文件的審核對重要文件進(jìn)行定期的審核，確保其準(zhǔn)確和有效。9.記錄的管理9.1記錄的保管和存檔根據(jù)相關(guān)要求，對記錄進(jìn)行保管和存檔，確保其完整性和可追溯性。9.2記錄的保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和國際標(biāo)準(zhǔn)的要求，確定記錄的保存期限。9.3記錄的訪問和檢索對需要的記錄，應(yīng)保證相關(guān)人員能夠迅速獲取和檢索。10.違反文件控制程序的處理對違反文件控制程序的行為，應(yīng)視情況進(jìn)行處理，包括警告、培訓(xùn)、紀(jì)律處分等。11.文件控制程序的評估和改進(jìn)定期評估文件控制程序的有效性，并根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)。12.相關(guān)記錄列出文件控制程序?qū)嵤┻^程中的相關(guān)記錄和文檔。注：本模板僅作參考，實際應(yīng)根據(jù)組織的具體情況和需求來進(jìn)行調(diào)整。同時，建議在制定和實施文件控制程序時，參考相關(guān)法律法規(guī)和國際標(biāo)準(zhǔn)的要求。OHSMS文件控制程序模版（二）某公司為了有效地管理和控制其職業(yè)健康安全管理體系（OHSMS），需要制定一套文件控制程序。該程序旨在確保公司能夠正確、及時地編制、審查、更新和控制所有與職業(yè)健康安全相關(guān)的文件。以下是一個2000字的OHSMS文件控制程序示例：一、目的和范圍：本文件控制程序的目的是確保公司能夠正確、及時地編制、審查、更新和控制所有與職業(yè)健康安全相關(guān)的文件。此程序適用于公司的所有部門和員工。二、定義：1.文件：指與職業(yè)健康安全相關(guān)的所有記錄、政策、計劃、程序、指南、培訓(xùn)資料等。2.文件所有者：指負(fù)責(zé)編制、審查和更新文件的部門或個人。3.文件編制：指制定新文件或?qū)ΜF(xiàn)有文件進(jìn)行修改、更新的過程。4.文件審查：指對待發(fā)布文件進(jìn)行詳細(xì)審查和批準(zhǔn)的過程。5.文件更新：指修訂現(xiàn)有文件以反映變更需求的過程。6.文件控制：指確保文件的正確版本得到有效的分發(fā)、更新和存檔的過程。三、文件編制：1.文件所有者負(fù)責(zé)制定與職業(yè)健康安全相關(guān)的文件，并按照公司的文件模板進(jìn)行格式化。2.文件編制過程應(yīng)包括以下內(nèi)容：a.制定文件的目的和范圍。b.確定文件的適用范圍和相關(guān)部門/崗位。c.收集必要的信息和參考材料。d.與相關(guān)部門和員工進(jìn)行討論和協(xié)商。e.完成初稿并進(jìn)行內(nèi)部審查。f.對初稿進(jìn)行修改和完善。g.向相關(guān)部門和員工進(jìn)行征求意見。h.根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改和更新。i.將最終版本提交給上級審查和批準(zhǔn)。四、文件審查：1.文件所有者應(yīng)將待發(fā)布的文件提交給上級進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。2.審查過程應(yīng)包括以下步驟：a.上級審查人員對文件進(jìn)行詳細(xì)審查。b.審查人員提出意見和建議。c.文件所有者根據(jù)審查意見進(jìn)行修改和更新。d.修訂后的文件再次提交給上級進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。e.上級審查人員對修訂后的文件進(jìn)行最終審查和批準(zhǔn)。五、文件更新：1.文件所有者負(fù)責(zé)監(jiān)測和評估職業(yè)健康安全相關(guān)文件的有效性和需要更新的程度。2.當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件需要更新時，文件所有者應(yīng)按照更新流程進(jìn)行修訂。3.更新流程包括以下步驟：a.確定文件的更新需求和目標(biāo)。b.收集必要的信息和參考材料。c.與相關(guān)部門和員工進(jìn)行討論和協(xié)商。d.修改和更新文件。e.將更新后的文件提交給上級審查和批準(zhǔn)。f.將更新后的文件通知相關(guān)部門和員工。六、文件控制：1.文件所有者應(yīng)確保文件的正確版本得到有效的分發(fā)、更新和存檔。2.文件控制過程包括以下內(nèi)容：a.確定文件的發(fā)放對象和分發(fā)方式。b.建立文件的存檔和備份措施。c.監(jiān)控和跟蹤文件的分發(fā)和更新情況。d.當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件版本錯誤或遺漏時，立即進(jìn)行糾正。e.定期審查和更新文件的存檔和備份。七、培訓(xùn)和意識：1.公司應(yīng)對所有員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使其了解和理解文件編制和控制程序。2.公司應(yīng)定期組織與文件控制