華僑大學(xué)兼職檔案員培訓(xùn)

——文書檔案管理華僑大學(xué)兼職檔案員培訓(xùn)檔案的定義檔案的作用文書檔案工作業(yè)務(wù)流程四、文書檔案的計(jì)算機(jī)管理檔案的定義檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！浴吨腥A人民共和國檔案法》高等學(xué)校檔案

是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！浴吨腥A人民共和國教育部國家檔案局令》（第27號）檔案的作用查考作用憑證作用文書檔案工作業(yè)務(wù)流程檔案收集與征集檔案鑒定與分類檔案整理與著錄檔案裝訂與移交↓↓↓歸檔材料的收集檔案收集是指檔案館接收檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)健全收發(fā)文制度加強(qiáng)文件催收年終歸檔,對照收發(fā)文記錄,補(bǔ)缺補(bǔ)漏文書檔案歸檔范圍1發(fā)文2規(guī)章制度、管理辦法3會(huì)議紀(jì)錄4會(huì)議材料5合同、協(xié)議書6領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、發(fā)言稿7統(tǒng)計(jì)報(bào)表8工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)9工作請示與批復(fù)10人員職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲11崗位職責(zé)12工作刊物13上級機(jī)關(guān)下達(dá)的，與本單位工作有直接關(guān)系的，有參考價(jià)值的指令性、指導(dǎo)性文件14外單位寄到本單位的文件及本單位的業(yè)務(wù)辦件和上報(bào)材料15各學(xué)院需歸檔的材料歸檔材料的鑒定和分類檔案鑒定是指判定檔案價(jià)值的過程文書檔案按保管期限分為永久、30年、10年三大類保管期限是指對檔案劃定的存留年限。文書檔案整理規(guī)范檔案整理是指按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、基本編目、編號、著錄和裝訂，使之有序化的過程。(一)分類編目（2012年文書檔案已編目導(dǎo)入系統(tǒng)）(二)歸檔文件的打印(三)歸檔文件的編號(四)歸檔文件的著錄(五)歸檔文件的裝訂(六)移交歸檔歸檔文件的著錄文書檔案整理注意事項(xiàng)發(fā)文：由辦理單位歸檔，聯(lián)合發(fā)文的，由主辦單位歸檔二、收文：由主要承辦單位歸檔三、歸檔材料注意事項(xiàng)正文與附件合為一件業(yè)務(wù)辦件、上報(bào)材料、會(huì)議材料要?dú)w檔移交歸檔的發(fā)文必須加蓋公章。華僑大學(xué)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用登錄方式76/用戶用戶名：由部門全稱的第一個(gè)字母組成編號初始密碼：123文書檔案錄入及編輯進(jìn)入南大之星檔案管理系統(tǒng)編輯界面點(diǎn)擊檔案管理→部門錄入→點(diǎn)擊單位名稱→點(diǎn)擊需編輯文件目錄即可進(jìn)入該文件編輯界面。添加目錄點(diǎn)擊檔案管理→部門錄入→點(diǎn)擊單位名稱→點(diǎn)擊添加目錄即可進(jìn)入添加目錄界面。（注意不是添加案卷）查詢目錄打開表內(nèi)查詢→輸入檢索條件即可查到需要的文件。輸入要求正題名：要求錄入要完整，包括文件所涉及的人名、組織機(jī)構(gòu)等。編輯頁數(shù)。（頁數(shù)算法:有文字的都算一頁，空白頁不計(jì)頁數(shù)）系統(tǒng)應(yīng)用界面輸入查詢條件點(diǎn)擊開始查詢點(diǎn)擊編輯數(shù)據(jù)點(diǎn)擊添加文件點(diǎn)擊全文庫點(diǎn)擊打印目錄點(diǎn)此進(jìn)入查詢點(diǎn)此進(jìn)入部門數(shù)據(jù)庫文書檔案編輯界面輸入頁數(shù)輸入、修改完畢后點(diǎn)此保存！標(biāo)題要體現(xiàn)文件涉及的人名、組織機(jī)構(gòu)等點(diǎn)此進(jìn)入全文庫全文庫瀏覽點(diǎn)此瀏覽意見點(diǎn)此瀏覽全文全引目錄打印打開本單位目錄表，點(diǎn)擊打印當(dāng)前，彈出打印選擇界面→在默認(rèn)打印目錄欄，點(diǎn)擊全引目錄→選擇要打印的案卷→點(diǎn)擊打印預(yù)覽，可預(yù)覽打印結(jié)果→點(diǎn)擊菜單欄文件打印即可打印目錄目錄打印打印選擇點(diǎn)此進(jìn)入打印當(dāng)前點(diǎn)此進(jìn)入打印預(yù)覽點(diǎn)此打印全引目錄選擇案卷取消打印結(jié)果一覽點(diǎn)擊菜單欄文件打印點(diǎn)擊綜合查詢欄目即可跳轉(zhuǎn)查詢界面在輸入框輸入查詢條件（若干條件用空格分隔，原理跟百度相同）選擇所要查詢的檔案表（可多選和全選）點(diǎn)擊查詢，即可查詢檔案，查詢到多條記錄可輸入頁數(shù)查詢數(shù)據(jù)。查閱檔案