第4章辦公自動化

——電子表格處理基礎1精選ppt課件4.3表格處理基礎4.3.1Excel的概述及基本操作4.3.2表格的建立、編輯和格式化及公式與函數(shù)4.3.3圖表的使用4.3.4數(shù)據(jù)管理和分析4.3.5工作表的打印2精選ppt課件Excel是什么？它能為我們做什么？

是MicrosoftOffice的主要組件之一

具有很強的圖形、圖表功能

可用于財務數(shù)據(jù)處理、科學分析計算，并能用圖表顯示數(shù)據(jù)之間的關系和對數(shù)據(jù)進行組織3精選ppt課件4.3.1Excel的概述及基本操作——Excel的基本信息元素1.工作簿2.工作表3.單元格4.單元格區(qū)域以上合稱為Excel2000的工作區(qū)4精選ppt課件1、工作簿2、工作表3、單元格4、單元格區(qū)域5精選ppt課件1.工作簿

指在Excel環(huán)境中用來存儲并處理工作數(shù)據(jù)的文件，工作簿名就是存檔的文件文件名

返回圖例6精選ppt課件2.工作表一個工作簿默認包含了三個工作表：其名稱分別為Sheet1,Sheet2,Sheet3每一個工作簿最多可有255個工作表，但當前只有一個工作表，稱為活動工作表單擊某個工作表標簽可將其激活為活動工作表，而雙擊則可更改工作表名工作表標簽左側有四個用于工作表管理的控制按鈕，分別表示：第一個工作表，上一個工作表，下一個工作表，最后一個工作表

返回圖例7精選ppt課件3.單元格一個工作表最多可有256列，65536行列標A,B,C…Z;AA,AB…AZ;BA,BB…BZ等表示；行標用1，2，3…等數(shù)字表示，單元格由列、行標志共同表示每個工作表中只有一個單元格，稱為活動單元格

返回圖例8精選ppt課件4.單元格區(qū)域

指一組被選中的單元格，它們可以是相鄰的，也可以是分散的，對一個單元格區(qū)域的操作就是對該區(qū)域中所有單元格執(zhí)行相同的操作

9精選ppt課件Excel的基本操作4.2.1單元格內(nèi)容的輸入4.2.2選擇操作對象10精選ppt課件單元格內(nèi)容的輸入1、光標的定位

單元格內(nèi)容的光標定位單元格的光標定位光標在工作表中并呈白色十字狀態(tài)時，單擊任一單元格即可使該單元格被激活而被稱為活動單元格雙擊某單元格，或單擊某單元格后再將光標定位在編輯欄中出現(xiàn)光標“Ⅰ”后，使用鍵盤左右方向鍵將光標定位11精選ppt課件單元格內(nèi)容的輸入2.輸入輸入漢字按Alt+Enter組合鍵，可將單元格輸入的內(nèi)容進行分段當輸入的數(shù)字超過單元格列寬或15位時，數(shù)字將采用科學計數(shù)法形式表示日期輸入可用“/”分隔符分數(shù)的輸入應先輸入“0”和空格輸入公式可以先鍵入“=”號，或單擊編輯欄左側的編輯公式按鈕12精選ppt課件單元格內(nèi)容的輸入3.對齊（數(shù)字、日期輸入后為右對齊狀態(tài)，字符輸入后為左對齊狀態(tài)）4.其他操作按Tab鍵，光標將定位在下一列按ESC鍵或單擊編輯欄左側的取消按鈕，可取消輸入按Enter鍵光標將定位在下一行13精選ppt課件選擇操作對象1.單元格內(nèi)容的選擇2.單元格選擇單個單元格、行、列的選擇激活某個單元格即是選擇某個單元格單擊行標頭可進行行的選擇單擊列標頭可進行列的選擇連續(xù)單元格的選擇將光標定位在所選連續(xù)單元格左上角將鼠標從所選單元左上角拖曳至右下角14精選ppt課件3、單擊列標可用于選擇某列2、單擊行標可用于選擇某行1、單擊某單元格并激活它，即可用于選擇單個單元格15精選ppt課件間斷表格的選擇

按住Ctrl鍵的同時，用鼠標作單元格選擇或區(qū)域選擇，即可選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域選擇全部單元格

單擊工作表左上角的“全選”按鈕，或選擇“編輯”/“全選”命令，或使用快捷鍵Ctrl+A取消選擇

用鼠標單擊任一單元格即可選擇操作對象16精選ppt課件工作表的選擇單個工作表的選擇單擊工作表標簽多個工作表的選擇方法及特點連續(xù)工作表的選擇：單擊第一個工作表標簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個工作表標簽即可不連續(xù)工作表的選擇：按住Ctrl

鍵，分別單擊所需選擇的工作表標簽即可同時選擇多個工作表后，對任一工作表的操作會在所有被選工作表中同時進行取消工作表的選擇：單擊任一個未被選擇的工作表標簽17精選ppt課件4.3.2表格的建立、編輯和格式化建立表格與錄入編輯表格格式化表格18精選ppt課件建立表格與錄入1.建立表格2.連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)輸入3.相同內(nèi)容單元的輸入4.預置小數(shù)位數(shù)（或尾數(shù)0）5.自動填寫有規(guī)律的數(shù)據(jù)19精選ppt課件1.連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)輸入

相同內(nèi)容單元的輸入

每個單元個輸入完后，按Tab鍵，可沿行的方向輸入數(shù)據(jù)；按Enter鍵，可沿列的方向輸入數(shù)據(jù)；當數(shù)據(jù)輸入到區(qū)域邊界時，光標會自動移到所選區(qū)域下一列的開始處按住Ctrl鍵選擇所要輸入相同內(nèi)容的單元格，輸入數(shù)據(jù)后，按住Ctrl鍵的同時，再按下回車鍵即可。20精選ppt課件4.預置小數(shù)位數(shù)（或尾數(shù)0）選擇“工具”/“選項”，單擊“編輯”標簽在打開的對話框中，選擇“自動設置小數(shù)點”項，在“位數(shù)”框中：若輸入大于0的數(shù)，則設置的是小數(shù)位數(shù)；若輸入小于0的數(shù)，則設置的是位數(shù)0的個數(shù)如果在輸入過程中，想取消設置，可在輸入完數(shù)據(jù)后，輸入小數(shù)點21精選ppt課件22精選ppt課件5.自動填寫有規(guī)律的數(shù)據(jù)

數(shù)字的填寫在該行（列）的前兩個單元格內(nèi)輸入開始的2個數(shù)字；選擇這兩個單元格；用鼠標按住第二個單元格的填充柄，將其拖曳到結束單元格，松開鼠標23精選ppt課件填充柄24精選ppt課件自動填寫有規(guī)律的數(shù)據(jù)

自定義序列的自動填寫在“工具”菜單中，選擇“選項”，單擊“自定義序列”標簽；確定輸入序列；在單元格中輸入所選序列的任一項，并選擇該單元格；用鼠標左鍵拖曳所選單元格右下角的填充柄到結束處25精選ppt課件可以在自定義序列中選擇某一序列也可以在輸入序列中輸入一個序列26精選ppt課件編輯表格1.單元格部分內(nèi)容的移動、復制和刪除2.單元格內(nèi)容的移動、復制和刪除3.單元格的刪除、插入4.行、列的刪除和插入5.工作表的移動、復制、刪除和插入27精選ppt課件1.單元格部分內(nèi)容的移動、復制和刪除單元格部分內(nèi)容的移動、復制選擇所要編輯的單元格中的部分內(nèi)容若移動：單擊工具欄中的剪切鈕若復制：單擊工具欄中的復制鈕雙擊所要粘貼的單元格，并將光標定位到新的位置，單擊工具欄中的粘貼鈕按Enter鍵即可28精選ppt課件刪除單元格的部分內(nèi)容選擇所要編輯的單元格內(nèi)容，按Del鍵即可

2.單元格內(nèi)容的移動、復制和刪除鼠標拖曳的方法(1)選擇要移動、復制的單元格(2)移動：將光標移到單元格邊框的下側或右側，出現(xiàn)箭頭狀光標時，用鼠標拖曳到單元格的新位置即可

(2)復制：在按住Ctrl鍵的同時，按上述方法用鼠標拖曳單元格到新的位置29精選ppt課件用剪切和粘貼的方法移動和復制單元格的內(nèi)容選擇要移動、復制的單元格移動：可以單擊工具欄中的剪切按鈕復制：可以單擊工具欄中的復制按鈕單擊目標單元格單擊工具欄中的粘貼按鈕按Enter鍵即可30精選ppt課件單元格內(nèi)容的刪除選擇所要刪除內(nèi)容的單元格在“編輯”菜單中選擇“清除”項，在子菜單中選擇相應項或按Del鍵直接刪除單元格內(nèi)容31精選ppt課件3.單元格的刪除、插入單元格的刪除選擇所要刪除的單元格在“編輯”菜單中選擇“刪除”項，打開刪除對話框做相應選擇后按“確定”鈕完成操作32精選ppt課件單元格的插入選擇所要插入單元格的位置在“插入”菜單中選擇“單元格”項，在出現(xiàn)的“插入”對話框中選擇插入后當前單元格移動的方向按“確定”按鈕即可33精選ppt課件使用“編輯”菜單中的“刪除”命令打開該對話框使用“插入”菜單中的“單元格”命令打開該對話框34精選ppt課件4.行、列的刪除和插入行、列的刪除單擊所要刪除的行、列的標頭選擇“編輯”/“刪除”項即可行、列的插入單擊所要插入行、列所在任一單元格選擇“插入”/“行”或“列”項即可35精選ppt課件5.工作表的移動、復制、刪除和插入工作表的移動、復制選擇所要移動、復制的工作表標簽移動：拖曳標簽到所需位置復制：按住Ctrl鍵的同時拖曳所選標簽到所需位置釋放鼠標即可36精選ppt課件工作表的刪除選擇所要刪除的工作表標簽在所選標簽上單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)的的子菜單中選擇“刪除”項，或在“編輯”菜單中選擇“刪除工作表”項在出現(xiàn)的刪除確定對話框中，確認刪除操作即可37精選ppt課件格式化表格1.行高、列寬的調(diào)整2.數(shù)字的格式化3.字體的格式化與對齊方式設置4.邊框和底紋的設置38精選ppt課件4.3.3格式化表格1、行高、列寬的調(diào)整方法一：用鼠標拖曳直接設置行高列寬方法二：利用“格式”菜單中的“行”或“列”項進行調(diào)整39精選ppt課件1.用鼠標拖動行高或列寬設置40精選ppt課件2、通過“格式”菜單中的“行”或“列”命令進行行高、列寬的調(diào)整41精選ppt課件2、數(shù)字的格式化

用工具欄中的數(shù)字格式化按鈕格式化數(shù)字單擊包含數(shù)字的單元格分別單擊格式工具欄上的按鈕用菜單方式格式化數(shù)字選擇所要格式化的數(shù)字單元格在“格式”菜單中選擇“單元格”項，單擊數(shù)字標簽在打開的對話框中，“分類”列出了所有的格式，選擇所需的分類格式按“確定”按鈕，即可取消數(shù)字的格式在“編輯”菜單中選擇“清除”項42精選ppt課件設置小數(shù)位數(shù)負數(shù)表示格式單元格格式對話框格式工具欄43精選ppt課件3.字體的格式化與對齊方式設置

用菜單的方法設置對齊方式選擇所要格式化的單元格在“格式”菜單中選擇“單元格”項，單擊“對齊”標簽，打開對話框根據(jù)需要選擇“水平對齊”方式、“垂直對齊”方式、“文本控制”即“方向”等項目按“確定”按鈕即可44精選ppt課件單元格格式的“對齊”選項卡選擇水平對齊方式選擇垂直對齊方式拖動指針控制文字方向45精選ppt課件4.邊框和底紋采用工具欄按鈕的方法設置邊框與底紋用菜單的方法設置邊框和底紋選擇所要格式化的單元格在“格式”菜單中選擇“單元格”項，打開“單元格格式”對話框選擇“邊框”標簽設置單元格的邊框在“線形樣式”欄中設置線型，在“顏色”欄中設置線的顏色選擇“預置”按鈕，或在“文本”區(qū)單擊邊框線處，設置邊框線的位置選擇“圖案”標簽設置單元格的底紋和顏色按“確定”按鈕，完成操作46精選ppt課件“邊框”選項卡“圖案”選項卡47精選ppt課件公式和函數(shù)公式函數(shù)公式的復制自動求和48精選ppt課件公式和函數(shù)1.公式

公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進行分析與計算的等式。它以“=”開始，后面跟表達式。表達式由運算符和參與運算的操作數(shù)（常量、單元格地址和函數(shù)）組成，運算符算術運算符，包括：+（加）、-（減）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、^(乘方），其優(yōu)先級從高到低為：百分比和乘方、乘和除、加和減關系運算符，有：=、>、<、>=、<=、<>、其優(yōu)先級相同文本運算符，（&)運算規(guī)則：先算括號內(nèi)的算式，先乘除后加減，同級運算自左向右49精選ppt課件公式的輸入選擇要輸入公式的單元格在編輯欄的輸入框中或在所選單元格中輸入“=”及表達式單擊編輯公式欄的確認按鈕“√”或直接按回車鍵就可以得到計算結果50精選ppt課件2.函數(shù)

是預先定義好的公式，它由函數(shù)名、括號及括號內(nèi)的參數(shù)組成。其中參數(shù)可以是單元格、單元格區(qū)域、一個數(shù)。多個參數(shù)之間用“，”分隔。函數(shù)錄入的簡化操作：選擇要輸入公式的單元格在編輯欄的輸入框中或在所選單元格中輸入“=”選擇函數(shù)列表中的函數(shù)在“函數(shù)向導”對話框中，根據(jù)要求輸入?yún)?shù)，或單擊選擇計算所需的單元格區(qū)域向導對話框的下方一般都有當前選用函數(shù)的說明和參數(shù)解釋，并給出計算結果按“確定”鍵，完成函數(shù)輸入操作51精選ppt課件2、在展開的函數(shù)列表中進行選擇1、在需要使用函數(shù)的單元格中輸入“＝”號52精選ppt課件函數(shù)向導函數(shù)功能說明選擇或輸入函數(shù)參數(shù)53精選ppt課件3.公式的復制選定含有要復制公式的單元格鼠標指針移至單元格的右下方，出現(xiàn)填充柄按所需復制公式的單元格方向拖曳填充柄，虛框會隨鼠標的拖動而擴大，松開左鍵，拖曳過的單元格便填入復制的結果54精選ppt課件4.自動求和先選定待求和的行或列或區(qū)域，以及存放的行、列單擊窗體上常用工具欄中的“自動求和”按鈕，Excel將自動對選定的單元格（區(qū)域）上方或左側的數(shù)據(jù)進行求和和運算并將計算結果放入存放求和結果的單元格中55精選ppt課件4.3.3圖表的制作1、用圖表向導生成圖表選擇包含在統(tǒng)計圖中的單元格數(shù)據(jù)單擊常用工具欄中的“圖表向導”按鈕，打開圖表向導步驟之一“圖表類型”對話框分別按照向導步驟二、三、四進行設置56精選ppt課件圖表向導之一：圖表類型1、選擇圖表類型2、選擇子圖表類型3、單擊“下一步”進入步驟二對話框57精選ppt課件圖表向導之二：圖表源數(shù)據(jù)1、選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域2、選擇行或列作為系列3、單擊“下一步”進入步驟3對話框58精選ppt課件圖表向導之三：圖表選項3、單擊“下一步”進入步驟4對話框1、輸入標題名稱2、輸入分類軸名稱59精選ppt課件1、選擇將圖表插入當前工作表中或是新的工作表中2、單擊“完成”按鈕，整個圖表創(chuàng)建過程完畢圖表向導之四：圖表位置60精選ppt課件圖表的使用2、圖表的移動和大小的調(diào)整圖表和工作表數(shù)據(jù)的大小、位置等都可進行合理的調(diào)整。移動圖表：單擊圖表，圖表四周出現(xiàn)控點，在控點內(nèi)的“圖表區(qū)”按下鼠標使光標成四向箭頭狀時即可拖曳圖表到所需位置調(diào)整圖表的大?。哼x中圖表后，將鼠標移至圖表四周的任一控點上，當光標成雙箭頭時，拖動鼠標，直至圖表變成滿意的大小為止61精選ppt課件4.3.4數(shù)據(jù)管理和分析4.7.1數(shù)據(jù)清單4.7.2數(shù)據(jù)排序4.7.3數(shù)據(jù)篩選4.7.4記錄單的管理4.7.5分類匯總62精選ppt課件數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單是Excel工作表中單元格構成的矩形區(qū)域，即一張二維表，又稱為數(shù)據(jù)列表。它的特點有：記錄：數(shù)據(jù)清單中的每一行，第一行稱為字段行字段：每一列稱為字段，每一個字段的數(shù)據(jù)類型必須相同數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列，否則會影響Excel檢測和選定數(shù)據(jù)列表；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄一個數(shù)據(jù)清單占一個工作表，格式的修改不影響數(shù)據(jù)清單63精選ppt課件數(shù)據(jù)排序Excel可根據(jù)一列或多列數(shù)據(jù)按升序或降序對數(shù)據(jù)清單排序。1.簡單排序在數(shù)據(jù)清單中任選一列數(shù)據(jù)中的某一單元格根據(jù)需要單擊“常用”工具欄上的“升序”或“降序”按鈕，即可完成操作64精選ppt課件2.復雜數(shù)據(jù)排序選定數(shù)據(jù)清單中待排序列中的任一單元格打開“數(shù)據(jù)”/“排序”對話框在此對話框中，選擇排序的關鍵字、排序方向，選定排序區(qū)域是否有標題行在對話框中還可單擊“選項”按鈕，在彈出的“排序選項”對話框中，可進行“按行或列排序”、“區(qū)分大小寫”等設置單擊“確定”按鈕，完成排序對主要關鍵字相同而記錄又很多的數(shù)據(jù)清單，需采用多層次排序65精選ppt課件排序操作依據(jù)C語言字段對所有記錄由低到高排序66精選ppt課件數(shù)據(jù)篩選1.自動篩選對單個字段建立篩選，多字段之間的篩選是邏輯與的關系，即同時滿足各個條件選取數(shù)據(jù)清單中的任意單元格執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令在彈出的子菜單中執(zhí)行“自動篩選”命令單擊字段名右側的下拉篩選箭頭按鈕，從彈出的篩選條件列表中可選擇符合的條件進行數(shù)據(jù)篩選67精選ppt課件2.高級篩選高級篩選能實現(xiàn)數(shù)據(jù)清單中多字段之間“邏輯或”的篩選關系先要在數(shù)據(jù)清單以外的任何位置建立條件區(qū)域，條件區(qū)域至少是兩行，且首行與數(shù)據(jù)清單相應字段精確匹配然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選”命令，在其對話框內(nèi)進行數(shù)據(jù)區(qū)域和條件區(qū)域的選擇；篩選結果可在原數(shù)據(jù)清單位置顯示，也可以在數(shù)據(jù)清單以外的位置顯示68精選ppt課件高級篩選示例（如下圖）1、建立條件區(qū)域，同一行上的條件關系為邏輯與，不同行之間的關系為邏輯或2、執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選”命令3、打開高級篩選對話框4、選擇數(shù)據(jù)區(qū)域和條件區(qū)域5、單擊“確定”按鈕69精選ppt課件記錄單的管理

Excel提供的記錄單管理功能，類似于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可對數(shù)據(jù)清單中的記錄進行增加、刪除、查找、修改等操作查找記錄的操作步驟：選取數(shù)據(jù)清單中的任意單元格單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令出現(xiàn)“記錄單”對話框，顯示的內(nèi)容為第一條記錄，點擊“下一條”按鈕，出現(xiàn)第二條記錄，再點擊“上一條”按鈕，返回到第一條記錄70精選ppt課件分類匯總定義：是對數(shù)據(jù)清單按某個字段進行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進行求和、平均、計數(shù)等匯總運算；針對同一個分類字段，還可進行多種匯總分類：1.簡單匯總：指對數(shù)據(jù)清淡的某個字段僅統(tǒng)一做一種方式的匯總2.嵌套匯總：指對同一字段進行多種方式的匯總71精選ppt課件“分類匯總”對話框（下圖）72精選ppt課件嵌套匯總（如下圖）73精選ppt課件4.3.5工作表的打印顯示工作表打印工作表74精選ppt課件顯示工作表滾屏顯示：使用水平滾動條和垂直滾動條可滾動顯示更多內(nèi)容縮放控制：用以改變顯示比例，可使窗口內(nèi)顯示更多內(nèi)容或突出顯示某一個特定的局部內(nèi)容凍結窗口：可將工作表的某些區(qū)域“凍結”，使得滾屏顯示時該區(qū)域不動分割窗口：將一個工作表同時放在四個窗格中，每個窗格可分別瀏覽該工作表的不同區(qū)域隱藏操作75精選ppt課件凍結窗口操作單擊不需要凍結區(qū)的左上角單元格在“窗口”菜單中選擇“凍結窗格”項當窗口處于凍結狀態(tài)時，選擇“窗口”菜單中的“撤銷窗口凍結”項可以取消窗口凍結76精選ppt課件分割窗口操作選擇活動單元格在“窗口”菜單中選“拆分”項，則在活動單元格的左邊及上邊出現(xiàn)分割線，將窗口劃分為4個窗格利用其水平、垂直滾動條可在各窗格中隨意瀏覽各項拖曳分割框，可以改變分割線的位置在“窗口”菜單中選擇“撤銷拆分窗口”項可以取消窗口分割77精選ppt課件拖動分割框，改變各窗口大小窗口菜單的“拆分”命令78精選ppt課件隱藏和取消隱藏操作隱藏行或列

選擇所要隱藏的行（列）后，在“格式”菜單中選擇“行”（“列”）項，在子菜單中選擇“隱藏”子項

取消隱藏行或列

選擇跨越隱藏列（行）的單元格，然后在“格式”菜單中選擇“列”（“行”）項，在子菜單中選“取消隱藏”子項即可完成取消隱藏。79精選ppt課件工作表的隱藏

選擇所要隱藏的工作表，然后在“格式”菜單中選擇“工作表”項，在子菜單中選擇“隱藏”即可完成工作表的隱藏。

取消工作表的隱藏

在“格式”菜單中選擇“工