辦公室工作理論1PAGEPAGE9干好秘書(shū)工作需要“不待揚(yáng)鞭自?shī)^蹄”的自發(fā)精神勝中社區(qū)管理中心黨政辦公室樊丙孝提起秘書(shū)這個(gè)職業(yè)，在人們的習(xí)慣看法和潛意識(shí)里，這是一個(gè)“好漢子不愿干，賴漢子干不了”的行當(dāng)。這種觀點(diǎn)現(xiàn)在已經(jīng)不能得到多數(shù)人的認(rèn)同。筆者也以為，這種觀點(diǎn)里面所包含的兩層意思“對(duì)錯(cuò)參半”，無(wú)論是從秘書(shū)的工作環(huán)境、工作性質(zhì)還是從工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)認(rèn)識(shí)，所謂的“賴漢子”是肯定干不了的。從秘書(shū)工作的重要意義和價(jià)值理念來(lái)認(rèn)識(shí)，這個(gè)職業(yè)對(duì)所謂的“好漢子”也是具有較強(qiáng)“磁力”的。從事秘書(shū)工作的實(shí)踐使我體會(huì)到：秘書(shū)工作的確是一個(gè)培養(yǎng)人、鍛煉人、造就人的職業(yè)，選擇了秘書(shū)職業(yè)并決心有所作為，就必須樹(shù)立一種自動(dòng)、自發(fā)學(xué)習(xí)和工作的敬業(yè)意識(shí)，就必須培育一種勇于挑戰(zhàn)自我并不斷超越自我的進(jìn)取精神，就必須在本已十分緊張和嚴(yán)肅的環(huán)境中更加嚴(yán)格地要求和規(guī)范自己，就必須養(yǎng)成一種事無(wú)俱細(xì)的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。這里，結(jié)合企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的特點(diǎn)，根據(jù)自己的切身感受，淺談一下自動(dòng)自發(fā)精神對(duì)秘書(shū)工作的影響與啟示。一、以自動(dòng)自發(fā)的精神感知新的挑戰(zhàn)，夯實(shí)適應(yīng)秘書(shū)工作要求的素質(zhì)根基清代學(xué)人王豫之說(shuō)過(guò)：“才不稱不可居其位，職不稱不可食其祿”。意思是說(shuō)，干任何工作都要具備相應(yīng)的能力和素質(zhì)。秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)工作直接提供服務(wù)的人，長(zhǎng)期在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，不是領(lǐng)導(dǎo)卻貼過(guò)教訓(xùn)。當(dāng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)在外面打來(lái)電話，詢問(wèn)我們辦公室上級(jí)對(duì)口部門(mén)的聯(lián)系電話，我手忙腳亂地查了半天，耽誤了領(lǐng)導(dǎo)很長(zhǎng)時(shí)間。秘書(shū)工作無(wú)小事，從說(shuō)一句話、接一個(gè)電話、給客人倒一杯水，到安排一次領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、組織召開(kāi)一次會(huì)議、接待一次客人，每一件事、每一個(gè)環(huán)節(jié)稍有疏忽就有可能給領(lǐng)導(dǎo)工作造成被動(dòng)，甚至捅出婁子。秘書(shū)一定要有很強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，每接手一項(xiàng)工作，都要想方設(shè)法把它辦好，不能延誤在自己手里。接聽(tīng)電話是秘書(shū)工作中再平常不過(guò)的事情，即便如此，也一定要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須問(wèn)清楚傳話部門(mén)、傳話人、聯(lián)系電話以及傳達(dá)的信息內(nèi)容。如果是電話通知開(kāi)會(huì)，就要問(wèn)清楚時(shí)間、地點(diǎn)、參加人及需要做的準(zhǔn)備工作。二是作風(fēng)要嚴(yán)細(xì)。秘書(shū)工作是超越秘書(shū)本人實(shí)際工作價(jià)值的特殊工作，秘書(shū)說(shuō)一句話、表述一段文字、處理一件事情，都在一定程度上代表著領(lǐng)導(dǎo)，有些情況下秘書(shū)工作甚至“牽一發(fā)而動(dòng)全身”。因此，無(wú)論日常的事務(wù)有多么繁忙，無(wú)論在什么情況下，秘書(shū)對(duì)自己的一言一行都要思前想后、謹(jǐn)小慎微。對(duì)待每一項(xiàng)工作都要做到急而不躁，忙而不亂，精心籌劃，三思而后行，決不能敷衍塞責(zé)，應(yīng)付了事。特別是那些可能影響全局而又容易忽視的小環(huán)節(jié)、小事情、小部位，更要格外重視，格外嚴(yán)謹(jǐn)，絕對(duì)馬虎大意不得。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，尤其要認(rèn)真負(fù)責(zé)，抱著“絕對(duì)服從”的態(tài)度，事無(wú)俱細(xì)地“辦好沒(méi)商量”，絕對(duì)不能在自己手中出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏。還要記住，事情辦妥以后，要及時(shí)報(bào)告處理結(jié)果，內(nèi)容要準(zhǔn)確客觀，特別是反映重大而敏感問(wèn)題的信息，比如對(duì)重大治安事件、重大災(zāi)情、重大生產(chǎn)安全事故、群眾集體上訪等問(wèn)題的反映，事先要深入細(xì)致的調(diào)查核實(shí)，全面準(zhǔn)確地掌握真實(shí)情況，不能側(cè)面探聽(tīng)消息、電話了解情況；也不能“偷工減料”、“遙控指揮”，下面報(bào)什么就轉(zhuǎn)什么；更不能憑“想當(dāng)然”辦事情，不負(fù)責(zé)任地憑空臆造，胡亂揣摩事情的原委。三、以自動(dòng)自發(fā)的精神深度謀劃工作，提高秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的參謀水平古人講：“善弈者謀勢(shì)，不善弈者謀事”。秘書(shū)工作，一個(gè)重要職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，遇事能夠拿出主意、想出辦法來(lái)。而干工作最愁、最難的也正是拿不出主意、想不出辦法。將在謀而不在勇。手上磨出繭子，不如大腦想出點(diǎn)子。秘書(shū)一定要勤于思考、善于動(dòng)腦，在關(guān)鍵時(shí)候?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出謀劃策要參到點(diǎn)子上、謀到關(guān)鍵處，做到不鳴則已，一鳴驚人。然而，“冰凍三尺，非一日之寒”，“才思泉涌”的出色表現(xiàn)絕不是一般人輕易就能做到的。一是要有深刻的思想。秘書(shū)工作不能只滿足于浮在面上，要自覺(jué)加強(qiáng)理性思維能力的鍛煉，注意對(duì)所從事的工作自覺(jué)進(jìn)行有深度的理論思考，對(duì)有些事情不能僅僅滿足于“知其然”，還需要刨根問(wèn)底“知其所以然”，為系統(tǒng)地思考分析和認(rèn)識(shí)理解問(wèn)題“廣積糧”。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題自覺(jué)強(qiáng)化參謀意識(shí)，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀時(shí)自己已有所思；要圍繞群眾關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題強(qiáng)化“耳目”意識(shí)，做到領(lǐng)導(dǎo)未聞時(shí)自己已有所知；要圍繞當(dāng)前工作中的難點(diǎn)問(wèn)題強(qiáng)化助手意識(shí)，做到領(lǐng)導(dǎo)未動(dòng)時(shí)自己已有所行。只有這樣，才能透過(guò)表面現(xiàn)象看到問(wèn)題的本質(zhì)，打開(kāi)思維的“閘門(mén)”，激活思想的源泉，把握發(fā)揮參謀助手作用的主動(dòng)權(quán)；才能對(duì)他人想不到、看不到的問(wèn)題和傾向，自己能夠想到、看到；對(duì)他人提不出來(lái)的問(wèn)題和建議，自己能夠提出來(lái)，而且能夠提到“點(diǎn)”子上。二是要有深厚的功底。謀劃能力是秘書(shū)必備的素質(zhì)之一，只有多謀、善謀才能成就一番事業(yè)。謀劃的質(zhì)量如何，這既是一個(gè)人的責(zé)任心問(wèn)題，也是一個(gè)人的能力素質(zhì)和工作水平問(wèn)題。秘書(shū)在這個(gè)方面，首先要培育見(jiàn)微知著的洞察能力，能夠做到“見(jiàn)一葉而知秋”，多為領(lǐng)導(dǎo)出好主意、出大主意。其次要培育豐富的想象力。無(wú)論辦會(huì)、辦文，還是辦事，都要沖破陳規(guī)陋習(xí)，在一定的范圍內(nèi)敢于開(kāi)拓創(chuàng)新。特別是在為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí)，能夠根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作中存在的問(wèn)題，比較準(zhǔn)確地判斷出事物的發(fā)展走向，預(yù)測(cè)到可能出現(xiàn)的后果，找出解決問(wèn)題的辦法。第三要培育靈活的決斷能力。秘書(shū)在深度思考問(wèn)題時(shí)，既不要脫離領(lǐng)導(dǎo)的“譜”，又要走好自己的“路”。要充分利用自己的交際比較廣、掌握信息比較多的優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用多種思維方式，系統(tǒng)分析問(wèn)題，綜合考慮方案，采取靈活多樣的工作措施解決問(wèn)題。第四要培育與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)造力。秘書(shū)工作“每天開(kāi)門(mén)幾件事”，重復(fù)度高、機(jī)械性強(qiáng)，而且還受到了很多本部門(mén)特有的“條條框框”的束縛，通常情況下工作比較謹(jǐn)慎，不容易“放開(kāi)手腳”。越是在這種環(huán)境條件下，越需要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作，思想不創(chuàng)新，工作就會(huì)成為一潭死水；只有創(chuàng)新，只有把與時(shí)俱進(jìn)的精神貫穿到工作的全過(guò)程，打破按部就班、循規(guī)蹈矩傳統(tǒng)思維定式的束縛，關(guān)鍵時(shí)刻才能才思泉涌、活力奔放。四、以自動(dòng)自發(fā)的精神錘煉表述能力，增強(qiáng)秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的精確度秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作是“家常便飯”。常請(qǐng)示、勤匯報(bào)是秘書(shū)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的主要途徑和根本需要。秘書(shū)在這方面的工作中，應(yīng)把握一條原則：不清楚的事情不說(shuō)，確實(shí)必須說(shuō)的，不要不懂裝懂，而要如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明不清楚的地方。在這一前提條件下，無(wú)論是口頭匯報(bào)工作還是書(shū)面匯報(bào)工作，都要講究一定的藝術(shù)性，做到言簡(jiǎn)意賅，準(zhǔn)確反映需要領(lǐng)導(dǎo)了解的信息。一是口頭表達(dá)要準(zhǔn)確利落。口頭表述能力能在一定程度地反映出一名秘書(shū)的邏輯思維能力、展示出一名秘書(shū)的心理素質(zhì)。秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作事情本身不大，但是匯報(bào)工作水平的高低對(duì)于秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)中的印象影響很重要。秘書(shū)在向領(lǐng)導(dǎo)口頭報(bào)告工作之前，要對(duì)需要匯報(bào)的問(wèn)題前后進(jìn)行一下仔細(xì)梳理，在重要的問(wèn)題或者是內(nèi)容比較多的情況下，自己可以事先打一下腹稿。在向領(lǐng)導(dǎo)口頭報(bào)告時(shí)，一定要講究邏輯，絕不可顛三倒四、語(yǔ)無(wú)倫次，同時(shí)要做到口齒清楚、言簡(jiǎn)意賅。二是文字?jǐn)⑹鲆獪?zhǔn)確干練。用書(shū)面形式向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作時(shí)，要遵循領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣采用的文字結(jié)構(gòu)，一般不要刻意創(chuàng)新，更不要一味地標(biāo)新立異，使領(lǐng)導(dǎo)看后懵懵懂懂。比如，起草考察報(bào)告，首先要寫(xiě)