2024/8/19管理資料第三章信息資源管理過(guò)程§3.1幾個(gè)重要概念§3.2用戶信息需求分析§3.3信息資源建設(shè)§3.4信息資源開(kāi)發(fā)與利用§3.5信息資源傳遞與反饋2024/8/19管理資料§3.1幾個(gè)重要概念信息資源流

信息資源流是有序運(yùn)動(dòng)的信息資源的集合。信息資源流形成的三要素：源頭、渠道、目的地。信息資源流動(dòng)的渠道有兩種;

信息資源用戶信息資源生產(chǎn)者信息資源信息資源控制系統(tǒng)非正式渠道正式渠道在信息資源流動(dòng)的過(guò)程中，人們常常通過(guò)人工設(shè)施來(lái)攔截和儲(chǔ)蓄信息資源流，并形成了圖書(shū)館、檔案館等形式的信息資源中心。2024/8/19管理資料§3.1幾個(gè)重要概念2.信息資源交流

信息資源在人類管理控制之下，從生產(chǎn)者或控制者流向使用者的過(guò)程稱為信息資源交流。信息資源交流是一種有目的的社會(huì)活動(dòng)，是人們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)資源共享，而對(duì)信息資源流實(shí)施組織、規(guī)范、引導(dǎo)和控制的過(guò)程。信息資源交流活動(dòng)只有在人類管理和控制之下，才可能實(shí)現(xiàn)信息資源的有向、有序、高效的流動(dòng)。2024/8/19管理資料§3.1幾個(gè)重要概念信息資源交流的類型：根據(jù)是否有反饋機(jī)制為標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)蜗蚪涣骱碗p向交流。根據(jù)時(shí)空特性為標(biāo)準(zhǔn)：時(shí)間交流和空間交流。根據(jù)交流的性質(zhì)和范圍：自我交流、人際交流、組織交流、大眾交流。信息資源交流的主要障礙：技術(shù)性障礙：自然語(yǔ)言、學(xué)科專業(yè)語(yǔ)言、檢索語(yǔ)言、信息技術(shù)。社會(huì)性障礙：版權(quán)、政治因素、經(jīng)濟(jì)因素等。2024/8/19管理資料§3.1幾個(gè)重要概念3.信息資源管理過(guò)程

信息資源交流過(guò)程，由信息源、信息采集、信息轉(zhuǎn)換、信息組織、信息存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)構(gòu)成。引入過(guò)程管理即計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制過(guò)程，使此管理過(guò)程與信息資源交流過(guò)程統(tǒng)一，即形成了信息資源的管理過(guò)程，圍繞此過(guò)程產(chǎn)生了很多理論和方法，稱為信息資源的過(guò)程管理。信息資源管理過(guò)程是信息資源交流過(guò)程和管理過(guò)程相契合的產(chǎn)物，主要可包括四個(gè)重要部分：用戶信息需求分析、信息資源建設(shè)、信息資源的開(kāi)發(fā)和利用、信息資源的傳遞和反饋2024/8/19管理資料§3.1幾個(gè)重要概念信息資源管理過(guò)程的圖示：用戶需求分析信息源分析信息采集信息整序信息存儲(chǔ)信息資源檢索信息資源開(kāi)發(fā)信息資源利用信息資源建設(shè)信息資源開(kāi)發(fā)與利用信息資源反饋信息資源傳遞信息資源傳遞反饋用戶/信源/信宿2024/8/19管理資料§3.1幾個(gè)重要概念信息資源管理過(guò)程的特點(diǎn)：

閉環(huán)系統(tǒng)——信息資源管理系統(tǒng)由信息資源、信息用戶、信息技術(shù)、管理系統(tǒng)、信息資源管理人員構(gòu)成。運(yùn)行依靠計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等管理功能。用戶是核心。信息技術(shù)是支持手段。整個(gè)過(guò)程由信息資源管理人員控制和操作。2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析1、信息需求的基本概念和類型

概念：人們?cè)趶氖赂鞣N社會(huì)活動(dòng)的過(guò)程中，為解決不同的問(wèn)題所產(chǎn)生的對(duì)信息的需求。信息用戶：擁有信息需求，即需要接收信息以解決未知問(wèn)題；具備利用信息的能力；具有接受信息服務(wù)的行動(dòng)，即事實(shí)上接收和利用信息。2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析

信息需求的類型：根據(jù)組織邊界：內(nèi)部信息需求和外部信息需求。根據(jù)信息的表現(xiàn)形式：對(duì)知識(shí)型信息的需求、對(duì)檔案型信息的需求、對(duì)消息型信息的需求、對(duì)數(shù)據(jù)型信息的需求、圖像型信息的需求。根據(jù)信息用戶類型可分為：個(gè)人信息需求和組織信息需求。2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析個(gè)人信息需求：生活中的信息需求；職業(yè)信息需求(為完成工作而產(chǎn)生的信息需求,為應(yīng)付工作中的異常情況而產(chǎn)生的信息需求)組織信息需求：社會(huì)組織為實(shí)現(xiàn)各自的目標(biāo)和宗旨所形成的一系列信息需求。在完成組織各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程中所形成的信息需求的總和構(gòu)成了組織的信息需求。組織信息需求生產(chǎn)部門(mén)信息需求銷售和市場(chǎng)部門(mén)信息需求人力資源管理部門(mén)信息需求財(cái)務(wù)管理部門(mén)信息需求組織成員信息需求組織成員信息需求組織成員信息需求組織成員信息需求2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析信息需求的共同規(guī)律：

用戶信息需求的全面性：由用戶具有的個(gè)人、組織和社會(huì)的多方面特征激發(fā)。

用戶信息需求的集中性：由血緣、地緣、業(yè)緣關(guān)系決定的相關(guān)特征共同構(gòu)成用戶信息需求中的最主要的決定因素，這種情況充分體現(xiàn)了用戶信息需求的集中性。

用戶信息需求的疊加性：故鄉(xiāng)(成長(zhǎng)空間)、第二故鄉(xiāng)(工作學(xué)習(xí)空間)和緣鄉(xiāng)(旅游、出差、探親形成的空間)構(gòu)成的生命空間使得人的經(jīng)驗(yàn)、觀念、思想得以疊加，這些經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)等本身是信息需求滿足的產(chǎn)物，同時(shí)又是新的信息需求產(chǎn)生的源泉。2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析

用戶信息需求的階段性：這是用戶信息需求在時(shí)間緯度上所呈現(xiàn)的規(guī)律性。每個(gè)階段的主要矛盾不同。

用戶信息需求的馬太效應(yīng)：信息需求和信息量間的辯證關(guān)系。

以用戶信息需求的規(guī)律性為指導(dǎo)，準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)的分析和把握信息需求，更好的、更合理的組織信息資源滿足信息需求。2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析2.組織信息需求分析

（1）組織內(nèi)的工作劃分中層管理人員及技術(shù)或?qū)I(yè)人員高層管理人員基層管理人員操作層（生產(chǎn)職責(zé)）管理與專業(yè)層2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析（2）專業(yè)技術(shù)人員的信息需求

通常需要原始的、未經(jīng)加工處理的數(shù)據(jù)專業(yè)技術(shù)人員的信息需求取決于工作性質(zhì)（3）管理人員的信息需求

計(jì)劃：明確實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的步驟,包括長(zhǎng)期短期計(jì)劃

信息需求包括：一是組織當(dāng)前的生產(chǎn)情況；二是影響組織發(fā)展的周邊環(huán)境信息。管理控制：通過(guò)衡量和矯正工作活動(dòng)中的偏差，保證組織各項(xiàng)活動(dòng)按計(jì)劃實(shí)施，從而確保組織目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

信息需求包括：高度概括性報(bào)告、組織外部信息2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析

“關(guān)鍵問(wèn)題”分析：影響組織生存和發(fā)展的重要問(wèn)題組織內(nèi)部和組織外部信息領(lǐng)導(dǎo)和禮儀活動(dòng)直接監(jiān)督業(yè)務(wù)控制:衡量單項(xiàng)任務(wù)完成的效率及采取補(bǔ)救措施糾正工作偏差人事管理

2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析難1.制定戰(zhàn)略和長(zhǎng)期計(jì)劃

2.可供選擇方案分析和資源配置

3.制定政策

4.管理控制

5.解決關(guān)鍵問(wèn)題

6.領(lǐng)導(dǎo)和禮儀活動(dòng)1.直接監(jiān)督2.業(yè)務(wù)詳細(xì)總結(jié)3.業(yè)務(wù)控制4.人事管理高層管理中層管理基層管理信息需求的滿足程度易不同的管理層次，工作的重點(diǎn)不同不同層次的管理人員對(duì)信息需求表現(xiàn)出不同的時(shí)間特性2024/8/19管理資料§3.2信息需求分析3、決策與信息需求決策的類型：非結(jié)構(gòu)化、結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化決策過(guò)程中的信息需求結(jié)構(gòu)化問(wèn)題：信息可由信息系統(tǒng)或有關(guān)資料檔案提供。如：飼料配方、生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度等半結(jié)構(gòu)化問(wèn)題：需要大量的內(nèi)部業(yè)務(wù)信息，同時(shí)也需要相關(guān)的外部信息。如：開(kāi)發(fā)市場(chǎng)，經(jīng)費(fèi)預(yù)算非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題：不確定因素多，決策難度大。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)的四個(gè)工作：信息源分析、信息采集、信息整序、信息存儲(chǔ)。3.3.1信息資源建設(shè)的原則完整性：盡可能收集相關(guān)信息，滿足組織不同層次的信息需求目的性：對(duì)組織活動(dòng)有價(jià)值或潛在價(jià)值的信息及時(shí)性：時(shí)效性是信息資源的重要特征。流動(dòng)性：利用順暢、及時(shí)更新。易用性：易于查找、有針對(duì)性。安全性：部分信息的保密。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)3.3.2信息源分析

信息源分析的目的是指根據(jù)用戶的信息需求尋找合適的信息源。

信息源指擁有相對(duì)信息優(yōu)勢(shì)的信息媒體，包括善于積累和儲(chǔ)藏信息的人以及生產(chǎn)、制作、儲(chǔ)存和傳播信息的機(jī)構(gòu)。（1）信息源的特征：是獲取信息的來(lái)源。是人類思維和社會(huì)活動(dòng)的反映，是知識(shí)和記憶的物質(zhì)載體。是信息傳播的第一要素，只有傳播才可利用?？偺幱诓粩鄠鞑ヅc使用的循環(huán)中，并不斷調(diào)整與重組。數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富、形式多樣。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

（2）信息源的類型：以組織邊界為界線：內(nèi)部信息源和外部信息源。根據(jù)信息是否數(shù)字化進(jìn)行劃分：數(shù)字化信息源和非數(shù)字化信息源（不同層次的管理者對(duì)數(shù)字化信息源的依賴程度不同）。根據(jù)信息的載體，將信息源分為印刷型信息源、縮微型信息源、電子型信息源、實(shí)物信息源、聲像信息源等。根據(jù)信息的運(yùn)動(dòng)形式，可分為靜態(tài)和動(dòng)態(tài)信息源靜態(tài)信息源提供變化不大或不會(huì)變化的信息動(dòng)態(tài)信息源提供的信息通常處于變化之中2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

根據(jù)信息源的層次及其加工和集約程度，可以分為四次信息源。一次信息源(本體論信息源):所有物質(zhì)均為一次信息源；二次信息源(感知信息源):大腦的潛在信息源三次信息源(再生信息源)：主要包括口頭信息源、體語(yǔ)信息源、文獻(xiàn)信息源、實(shí)物信息源等四次信息源(集約信息源)：文獻(xiàn)信息源或?qū)嵨镄畔⒃吹募s化，如圖書(shū)館、博物館等2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

（3）信息源分布的不平衡性：信息資源的布局是一種主觀行為，信息源的分布是一種自然現(xiàn)象，是信息長(zhǎng)期運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，其實(shí)質(zhì)是一種不平衡分布。信息源的地區(qū)分布不平衡。信息源的機(jī)構(gòu)分布不平衡。信息源的個(gè)人分布不平衡。不平衡分布是絕對(duì)現(xiàn)象，但不平衡的格局是相對(duì)的動(dòng)態(tài)的。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)3.3.3信息的收集（信息采集）1、信息收集的主要原則針對(duì)性：任何信息服務(wù)機(jī)構(gòu)必須根據(jù)本機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對(duì)象有針對(duì)性地確定信息搜集的范圍和重點(diǎn)。系統(tǒng)性：了解和掌握信息源的動(dòng)態(tài)變化，系統(tǒng)地、連續(xù)地搜集和積累有關(guān)的信息。信息的連續(xù)性和系統(tǒng)性是信息發(fā)揮其效用的前提條件，可分為縱的系統(tǒng)和橫的系統(tǒng)?？v的系統(tǒng)按產(chǎn)品、工藝、學(xué)科、專業(yè)或?qū)ｎ}積累；橫的系統(tǒng)可按信息的載體或類型（期刊、專利等）積累。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)預(yù)見(jiàn)性：信息搜集中要預(yù)見(jiàn)可能產(chǎn)生的新的信息源和信息渠道。

密切注視科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平、動(dòng)向和趨勢(shì)；隨時(shí)留意新信息源和信息渠道的產(chǎn)生及發(fā)展；預(yù)測(cè)信息源的集中與分散、增長(zhǎng)與老化趨勢(shì)；充分估計(jì)用戶未來(lái)的信息需求，有預(yù)見(jiàn)性地搜集信息；提高信息服務(wù)的主動(dòng)性?？茖W(xué)性：采用科學(xué)方法研究信息源的分布規(guī)律，選擇和確定信息密度大，信息含量多的信息源。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)計(jì)劃性：事先制定比較周密詳盡的信息搜集計(jì)劃，以便按計(jì)劃有目的、有步驟地搜集信息。

信息搜集計(jì)劃要求信息搜集要滿足當(dāng)前任務(wù)的需要，要考慮今后的發(fā)展；要廣辟信息來(lái)源，擴(kuò)大國(guó)內(nèi)外搜集渠道，要節(jié)約資金，用較少的錢(qián)辦較多的事；要突出重點(diǎn)信息源，又要照顧一般性資料；要保證信息源的質(zhì)量，又要注重?cái)?shù)量。信息搜集計(jì)劃劃分從時(shí)間的角度：可分為長(zhǎng)期、中期和短期計(jì)劃或年度和季度計(jì)劃；從其內(nèi)容角度：可分為綜合計(jì)劃、專題計(jì)劃、補(bǔ)配計(jì)劃。搜集計(jì)劃的項(xiàng)目：收藏信息的內(nèi)容范圍、重點(diǎn)信息和一般信息的劃分及其比例、補(bǔ)缺配套的信息種類及起訖時(shí)間、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、完成計(jì)劃的主要措施和保證等。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)及時(shí)性：應(yīng)該在信息產(chǎn)生之后，在最短的時(shí)間內(nèi)把信息收集到手。信息資源具有很強(qiáng)的時(shí)效性，生產(chǎn)時(shí)間越長(zhǎng)，信息資源效用就越小，生產(chǎn)時(shí)間越短，信息資源的效用就越大。對(duì)一些瞬時(shí)信息在采集時(shí)要做到主動(dòng)和及時(shí)。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)2、信息收集的基本程序需求分析選擇系統(tǒng)或工具確定采集途徑和策略實(shí)施策略其他后續(xù)工作結(jié)果評(píng)價(jià)2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

需求分析：確定信息服務(wù)的對(duì)象確定信息資源采集的內(nèi)容確定信息資源采集的范圍和量其他因素

選擇信息資源采集系統(tǒng)：確定采集途徑和策略采集實(shí)施和結(jié)果評(píng)價(jià)：其他后續(xù)工作：數(shù)據(jù)的整理、原始文獻(xiàn)的獲取等2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)3、信息資源的評(píng)價(jià)與選擇（1）信息評(píng)價(jià)的一般指標(biāo)有價(jià)值的信息是在特定的問(wèn)題和狀態(tài)中被利用并有效發(fā)揮其功能的信息，是實(shí)現(xiàn)某種目標(biāo)所需要的信息，是進(jìn)行決定和選擇所必需的材料。有價(jià)值的信息應(yīng)該具備如下條件：能夠及時(shí)地以適當(dāng)?shù)姆绞教峁┙鉀Q問(wèn)題所需要的依據(jù)；信息符合用戶需求的內(nèi)容；信息的可信賴程度高；信息具有綜合性；信息容易獲取(不是用特殊的手段或極少數(shù)人才能獲取)信息的費(fèi)用與目標(biāo)吻合。可以通過(guò)對(duì)信息源、信息準(zhǔn)確度、信息費(fèi)用三個(gè)方面的評(píng)價(jià)來(lái)判斷信息是否有價(jià)值。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)（2）信息源的評(píng)價(jià)直接評(píng)價(jià)法：按照前述有價(jià)值的信息應(yīng)當(dāng)具備的一般條件或標(biāo)準(zhǔn)，從不同角度和側(cè)面對(duì)信息源的價(jià)值給予評(píng)分評(píng)價(jià)。

可采用五項(xiàng)指標(biāo)、十分制，我們對(duì)常見(jiàn)的信息源進(jìn)行評(píng)價(jià)。各種信息源的該五項(xiàng)指標(biāo)得分相加，便是該信息源所得的總分。按總分多少可對(duì)信息源進(jìn)行排序。其特點(diǎn)：評(píng)價(jià)主體是信息工作者直接評(píng)價(jià)法具有主觀性其不足：主觀性太強(qiáng)不考慮信息源的實(shí)際利用情況指標(biāo)不夠完備2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)信息源直接評(píng)分評(píng)定表評(píng)定準(zhǔn)則信息源IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXIIXIII及時(shí)性1051881034824810綜合性46108698899764經(jīng)濟(jì)性8749109610659810準(zhǔn)確性58810310109108785易獲取性87471088666369總分353327423746353739303036382024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)間接評(píng)價(jià)法：通過(guò)信息用戶來(lái)評(píng)價(jià)信息源。以調(diào)查表的方式調(diào)查用戶對(duì)信息源的需求和利用情況，然后由信息工作者對(duì)調(diào)查所得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和對(duì)比，對(duì)信息源的價(jià)值做出評(píng)定。這種方法的特點(diǎn)是需要信息用戶密切配合，工作量較大，但評(píng)價(jià)結(jié)果較為客觀。

2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

信息源間接評(píng)分評(píng)價(jià)表：設(shè)信息工作者將有n個(gè)項(xiàng)目的m張調(diào)查表收回后匯總成下表的形式。表中aij是被調(diào)查者i對(duì)第j個(gè)信息源的評(píng)分，信息價(jià)值較高的信息源其評(píng)分相應(yīng)較高。被調(diào)查人信息源F1F2…Fj…Fn一a11a21…a1j…a1n二a21a22…a2j…a2n…………………Iai1ai2…aij…ain…………………Mam1am2…amj…amn總計(jì)R1R2…Rj…Rn2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)四種相對(duì)重要性指標(biāo)的計(jì)算評(píng)分平均值：用被調(diào)查者(指有效的被調(diào)查人)的人數(shù)去除這些被調(diào)查者給某一信息源的評(píng)分之和。

Rj=Σaij/m

式中：Rj——信息源j的平均評(píng)分；

m——被調(diào)查人數(shù)；

aij——被調(diào)查人i給信息源j的評(píng)分。評(píng)分比重：某一信息源所得全體被調(diào)查者的評(píng)分和，在全體被調(diào)查者給所有信息源的評(píng)分總和中所占的比重。

pj=Σaij/ΣΣaij式中：pj——信息源j的評(píng)分比重；n——信息源數(shù)；aij,m與上式中的相同。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)最高評(píng)分頻度：全體被調(diào)查者給某一信息源的全部評(píng)分中評(píng)最高分?jǐn)?shù)的人數(shù)所占的比例，稱為最高評(píng)分頻度。

Pmax=m’/m

式中：Pmax

——最高評(píng)分頻度；m′——給最高評(píng)分的被調(diào)查者數(shù)；m——被調(diào)查人數(shù)。平均名次指標(biāo)：將全部信息源分別就各個(gè)被調(diào)查者的評(píng)分排隊(duì)，列出名次，然后用被調(diào)查者總數(shù)去除名次的數(shù)值和，便是相應(yīng)項(xiàng)目的平均名次。

Mj=ΣCij/m

式中：Mj——信息源j的平均名次；Cij——被調(diào)查i給信息源j的評(píng)分排隊(duì)名次；m——同前。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)實(shí)例被調(diào)查者信息源文摘（F1）快報(bào)（F2）期刊（F3）圖書(shū)（F4）1234511151225353532253213總計(jì)91715142024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)各信息源的平均分：R1=9/5=1.8R2=17/5=3.4R3=15/5=3R4=14/5=2.8各信息源的評(píng)分比重：P1=9/(9+17+15+14)=0.16P2=17/(9+17+15+14)=0.31P3=15/(9+17+15+14)=0.27P4=14/(9+17+15+14)=0.25各信息源的最高評(píng)分頻度：Pmax1=1/5=0.2Pmax2=2/5=0.4Pmax3=1/5=0.2Pmax4=1/5=0.22024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)平均名次表信息源被調(diào)查者12345文摘（F1）快報(bào)（F2）期刊（F3）圖書(shū)（F4）43214312412312344132M1=(4+4+4+1+4)/5=3.4M2=(3+3+1+2+1)/5=2M3=(2+1+2+3+3)/5=2.2M4=(1+2+3+4+2)/5=3.42024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)（3）信息準(zhǔn)確度的比較評(píng)價(jià)第一種角度包括下述三種方法：從不同的信息源獲得同一性質(zhì)的信息進(jìn)行比較；定期地、系統(tǒng)地搜集信息，調(diào)查過(guò)去同種信息是否出現(xiàn)并和新獲取的信息進(jìn)行比較評(píng)價(jià)；從多種信息源搜集、分析同種信息和相關(guān)信息，與切題的信息進(jìn)行比較評(píng)價(jià)。一般把從各個(gè)方面獲得同一信息，并進(jìn)行比較評(píng)價(jià)的方法叫作“交叉檢驗(yàn)”。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)第二種角度：使用“5W1H”

評(píng)價(jià)信息的準(zhǔn)確度，即內(nèi)容(What),原因(Why)，時(shí)間(When)，地點(diǎn)(Where)，人(Who)，方法、途徑、狀況(How)。步驟大致如下：①把信息分成六個(gè)要素，按要素分成不同的組；②分析各組中有無(wú)共同點(diǎn)，把具有共同點(diǎn)的信息抽出來(lái)；③只用被抽出來(lái)的、具有共同點(diǎn)的信息要素構(gòu)成信息形態(tài)；④把組成信息形態(tài)的要素分別同原信息進(jìn)行比較；⑤根據(jù)比較結(jié)果，對(duì)于被認(rèn)為最有共同點(diǎn)的原信息作進(jìn)一步調(diào)查檢驗(yàn)，分析它與其他信息的相關(guān)程度、相關(guān)的交接點(diǎn)等。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)（4）信息的經(jīng)濟(jì)性評(píng)價(jià)信息經(jīng)濟(jì)性評(píng)價(jià)的要點(diǎn)：所需信息存在率的評(píng)價(jià)：調(diào)查有關(guān)的信息源、載體、實(shí)物（產(chǎn)品等）是否存在，如果存在，確定獲取方法和途徑，評(píng)價(jià)獲取的難易程度。所需信息適合率的評(píng)價(jià)：評(píng)價(jià)獲取的信息與所需信息的內(nèi)容吻合程度，解決問(wèn)題的有效程度，評(píng)價(jià)選擇為利用該信息而需要加工處理的必要程序。所需信息可靠性的評(píng)價(jià)：對(duì)于二次信息和三次信息，應(yīng)評(píng)價(jià)其性質(zhì)、加工深度、是否能獲得證明性信息以確認(rèn)其可靠性。此外，由于信息可以傳遞某一事物或課題的全部?jī)?nèi)容，也可傳遞部分內(nèi)容，因此，根據(jù)其所處的位置便可評(píng)價(jià)信息的可靠性。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)信息經(jīng)濟(jì)性評(píng)價(jià)的實(shí)施：再現(xiàn)率：從信息庫(kù)中檢索到的相關(guān)信息的比例稱為再現(xiàn)率；適合率：真正所需的信息的比例；誤檢信息：即不需要的信息；漏檢信息：雖是所需信息，但未被檢索出來(lái)，稱為漏檢信息；存在率：表示機(jī)構(gòu)信息的存在率。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)

ABCD=機(jī)構(gòu)預(yù)先搜集到的一次信息

ABJG=機(jī)構(gòu)內(nèi)外的全部一次信息

AEHG=特定目的所需的信息

AKMD=從收藏的信息庫(kù)中實(shí)際檢索到的信息

A

E

D

L

M

K

BC

FJ

H

G

誤檢信息（EKL）

漏檢信息（LMF）

再現(xiàn)率=AELMD/AEFD適合率=AELMD/AKMD存在率=AEHG/ABJG2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)在利用信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照前述觀點(diǎn)，對(duì)信息最合適的儲(chǔ)存量、信息檢索手段、信息利用率、信息的有效率等方面進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，以此來(lái)評(píng)價(jià)信息的經(jīng)濟(jì)性。針對(duì)機(jī)構(gòu)不斷變化的信息需求，隨時(shí)提供所需信息，積極利用外部信息服務(wù)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，建立本機(jī)構(gòu)最佳信息結(jié)構(gòu)。還可以按照以下六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，分出等級(jí)，以便于識(shí)別：從其他信息源得到確認(rèn)；通過(guò)檢索相關(guān)信息等措施大致被認(rèn)為是確切的信息；從過(guò)去同種信息的可靠性來(lái)看，雖不能說(shuō)是絕對(duì)確切，但確切的可能性很大；似乎不是錯(cuò)誤信息，但值得懷疑；不太真實(shí)；不能評(píng)價(jià)其可靠性。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)信息錯(cuò)誤及其原因：信息的提供、評(píng)價(jià)和利用等環(huán)節(jié)都是由人來(lái)進(jìn)行的，所以不可避免地會(huì)產(chǎn)生人為的或無(wú)意識(shí)的錯(cuò)誤。

原因原因簡(jiǎn)述缺乏客觀性沒(méi)有客觀地理解獲取的信息，摻雜了一些主觀因素取材不足只用片面的素材、片面的信息來(lái)完成報(bào)道工作理解不足判斷問(wèn)題受潮流、情緒影響，不探究其真理、本質(zhì)調(diào)查分析不充分過(guò)于追求信息提供的速度，不進(jìn)行充分的調(diào)查分析思考能力不足沒(méi)有足夠的對(duì)新問(wèn)題的思考能力，而是墨守成規(guī)，不能抓住事物的本質(zhì)不可靠性太大對(duì)于信息不明確之處置之不理，而將自己主觀臆斷注入信息憑興趣評(píng)價(jià)信息有時(shí)對(duì)自己感興趣的信息過(guò)分強(qiáng)調(diào)，對(duì)自己不感興趣的信息則置若罔聞，歪曲了信息的真正價(jià)值2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)4、信息資源采集的途徑（1）信息獲取的效率指標(biāo)采全率：用來(lái)衡量切題信息搜集的完整程度，指某一信息系統(tǒng)(信息庫(kù))所含的全部切題性信息(對(duì)該系統(tǒng)全體用戶而言)在當(dāng)時(shí)系統(tǒng)內(nèi)外所有切題信息中所占的比例。如果用P表示采全率，r表示該信息系統(tǒng)中切題的信息，R表示當(dāng)時(shí)系統(tǒng)內(nèi)外全部切題的信息，信息采全率可表示為：

P=r/R采全率取決于對(duì)本系統(tǒng)現(xiàn)有切題信息發(fā)展的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)、用戶信息需求結(jié)構(gòu)、相關(guān)信息源的分布和信息流的特征。在信息中心和信息系統(tǒng)評(píng)價(jià)一次和二次文檔時(shí)，以及在編制索引、目錄和咨詢數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，都應(yīng)事先確定一個(gè)采全率。在這一過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)盡量吸收有代表性的用戶參加或征詢他們的意見(jiàn)。

2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)采準(zhǔn)率：衡量信息搜集的針對(duì)性，指某一信息系統(tǒng)(信息庫(kù))所含的全部切題信息(對(duì)該系統(tǒng)全體用戶而言)在當(dāng)時(shí)該系統(tǒng)所有信息中所占的比例。如果用E表示采準(zhǔn)率，r表示該系統(tǒng)中切題的信息，Q表示系統(tǒng)內(nèi)所有的信息，信息采準(zhǔn)率可表示為：E=r/Q采準(zhǔn)率取決于用戶的信息能力和知識(shí)水平、信息搜集工作者的業(yè)務(wù)水平，以及系統(tǒng)所采集到的信息源的質(zhì)量等等。能夠鑒定信息搜集過(guò)程的內(nèi)部狀況，即這一過(guò)程在何種程度上能夠滿足各種信息需求。2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)及時(shí)率：衡量信息搜集的速度，即在最短的時(shí)間內(nèi)完成信息搜集過(guò)程的能力。它由搜集過(guò)程的每一環(huán)節(jié)(從信息的產(chǎn)生到其被輸入到信息庫(kù))所花費(fèi)的總時(shí)間來(lái)計(jì)算，表示為：

T=Σt

式中，i=1，2，…，n，表示搜集過(guò)程的環(huán)節(jié)數(shù)。為了提高該過(guò)程的及時(shí)率，人們不僅設(shè)法縮短二次信息的加工時(shí)間，而且設(shè)法縮短一次信息的時(shí)滯。在實(shí)踐中常常將一次信息的手稿、預(yù)印本、工作報(bào)告等輸入信息系統(tǒng)。

2024/8/19管理資料§3.3信息資源建設(shè)費(fèi)用率：衡量信息搜集的資金效率，指用于信息庫(kù)中單位信息的費(fèi)用的最低能力。如果C表示單位信息的費(fèi)用率，F(xiàn)表示年度搜集信息的總花費(fèi)，G表示年搜集到的信息量(總件數(shù))，費(fèi)用率可表示為：C=F/G勞動(dòng)耗費(fèi)率：指信息系統(tǒng)搜集到的單位信息所耗費(fèi)的最低勞動(dòng)量，可用搜集過(guò)程所有環(huán)節(jié)的勞動(dòng)消耗總數(shù)來(lái)計(jì)算。如果L表示搜集信息的工作量，li(i=1,2,…，n)