會議控制室管理制度范本第一章總則

一、目的與原則

為確保會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策效能，制定本會議管理制度。本制度本著公開、透明、參與、負(fù)責(zé)的原則，對會議的召集、組織、進(jìn)行、決議及落實(shí)等方面作出規(guī)定，以實(shí)現(xiàn)會議管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

二、適用范圍

本制度適用于公司（或組織）全體成員參與的各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如例會、周會、月會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

3.專題會議：針對某一特定議題或項(xiàng)目召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負(fù)責(zé)，主持人應(yīng)確保會議的順利進(jìn)行。

2.會議主持人應(yīng)具備以下條件：

a)熟悉會議議題及相關(guān)業(yè)務(wù)；

b)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；

c)能夠公正、公平地處理會議過程中的各類問題。

五、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，如有緊急事項(xiàng)，需離開會場，應(yīng)向主持人請假。

3.會議期間，與會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言應(yīng)簡潔明了，尊重他人意見，保持會場秩序。

六、會議記錄

1.會議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括：會議時間、地點(diǎn)、主持人、與會人員、議題、討論情況、決議等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給與會人員，以便跟蹤落實(shí)。

七、保密規(guī)定

1.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密或個人隱私的，與會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.會議記錄應(yīng)在公司內(nèi)部使用，不得泄露給外部人員。

八、制度修訂

本制度可根據(jù)公司發(fā)展及實(shí)際需要，適時進(jìn)行調(diào)整和修訂。修訂后的制度應(yīng)及時公布，并告知全體員工。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求或領(lǐng)導(dǎo)指示，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題討論的時間安排。

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題及議程，邀請相關(guān)人員參加會議，確保與會人員具備相關(guān)決策權(quán)或?qū)I(yè)知識。

4.發(fā)送會議通知：提前一定時間（如：3-5個工作日）向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程、預(yù)期目標(biāo)等，并要求與會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員名單。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)，明確會議紀(jì)律。

3.各議題討論：按照會議議程，逐項(xiàng)討論議題。發(fā)言人應(yīng)圍繞議題展開論述，其他與會人員可提問、發(fā)表意見或建議。

4.會議決策：針對各議題，會議主持人組織與會人員進(jìn)行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：專人負(fù)責(zé)記錄會議過程，包括議題討論、與會人員發(fā)言、表決結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a)會議時間、地點(diǎn)、主持人、與會人員；

b)各議題討論情況、表決結(jié)果；

c)會議形成的決議、任務(wù)分配及責(zé)任人；

d)與會人員的意見和建議。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人對本次會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議成果和重點(diǎn)任務(wù)。

2.將會議紀(jì)要發(fā)送給與會人員，要求相關(guān)人員按照會議決議執(zhí)行，并對會議效果進(jìn)行反饋。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，確保會議決策得到有效落實(shí)。

2.評估會議效果：定期對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次會議提供改進(jìn)方向。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，并在最遲不超過24小時內(nèi)，通過郵件、內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)送給所有與會人員。

2.會議紀(jì)要應(yīng)明確指出會議決議的具體內(nèi)容、執(zhí)行期限、責(zé)任人和預(yù)期成果。

3.對于未與會人員，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確保其了解會議紀(jì)要內(nèi)容，并在必要時進(jìn)行單獨(dú)傳達(dá)。

二、決議任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.根據(jù)會議紀(jì)要，各責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)立即著手制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確任務(wù)分解、時間節(jié)點(diǎn)和資源需求。

2.責(zé)任人應(yīng)主動向會議主持人或指定跟蹤人報告工作進(jìn)展，確保任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對于跨部門協(xié)作的任務(wù)，應(yīng)由會議主持人指定協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作銜接和資源調(diào)配。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議主持人或指定跟蹤人應(yīng)定期檢查會議決議的執(zhí)行情況，通過會議、報告、現(xiàn)場查看等方式了解工作進(jìn)展。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時上報，并由會議主持人召集相關(guān)人員進(jìn)行分析和解決。

3.跟蹤人應(yīng)記錄決議執(zhí)行過程中的關(guān)鍵信息，為后續(xù)的評估和改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。

四、反饋與匯報

1.定期或不定期召開反饋會議，由各責(zé)任部門或責(zé)任人匯報會議決議的執(zhí)行情況。

2.匯報內(nèi)容應(yīng)包括：已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及原因、需要協(xié)調(diào)解決的問題、下一步工作計(jì)劃等。

3.會議主持人應(yīng)根據(jù)匯報情況，對執(zhí)行效果進(jìn)行評價，提出改進(jìn)意見和建議。

五、評估與改進(jìn)

1.在每個項(xiàng)目周期或重要階段完成后，應(yīng)組織一次全面的評估，分析會議紀(jì)要的執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.根據(jù)評估結(jié)果，調(diào)整和優(yōu)化會議管理制度，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

3.對于表現(xiàn)突出的個人或團(tuán)隊(duì)，應(yīng)給予表彰和獎勵，激發(fā)員工積極參與會議決策和執(zhí)行的積極性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門或項(xiàng)目組根據(jù)會議需求提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政管理部門或指定人員根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議順利進(jìn)行。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議電話等。

2.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，座位安排合理，確保與會人員能夠舒適地參加會議。

3.會議室應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行設(shè)備檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

三、會議資源利用

1.提倡合理利用會議室資源，避免長時間占用會議室，減少會議時間浪費(fèi)。

2.若會議實(shí)際參會人數(shù)少于預(yù)訂人數(shù)，行政管理部門有權(quán)調(diào)整會議室，以適應(yīng)實(shí)際需求。

3.鼓勵召開視頻會議或電話會議，節(jié)省會議室資源，提高溝通效率。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議召開前，相關(guān)人員應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查設(shè)備是否正常，確保會議按時開始。

2.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，手機(jī)靜音或振動，不隨意離開座位。

3.會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保會議室整潔，關(guān)閉設(shè)備電源，鎖好門窗。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)設(shè)置安全通道，確保消防設(shè)施正常，遇緊急情況時，與會人員能迅速疏散。

2.保密會議應(yīng)采取措施，如使用保密會議室、簽署保密協(xié)議等，確保會議內(nèi)容不外泄。

3.會議期間，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入會議室，以免影響會議正常進(jìn)行。

六、會議室服務(wù)與支持

1.行政管理部門應(yīng)為會議提供必要的服務(wù)和支持，如會議簽到、茶水供應(yīng)、資料發(fā)放等。

2.針對特殊會議需求，如外籍嘉賓參會，應(yīng)提供翻譯、接待等服務(wù)。

3.定期收集與會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理，提升會議體驗(yàn)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司（或組織）所有，公司有權(quán)根