社區(qū)綜合會議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為了加強社區(qū)綜合會議室的管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本管理制度。

2.本管理制度遵循公開、公平、高效、節(jié)儉的原則，旨在為社區(qū)各項工作提供便捷、規(guī)范的會議環(huán)境。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于社區(qū)內(nèi)所有使用綜合會議室召開的會議。

2.會議類型包括但不限于：社區(qū)工作例會、專題協(xié)調(diào)會、民主生活會、培訓(xùn)會等。

三、會議分類

1.按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為定期會議、臨時會議和緊急會議。

2.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如社區(qū)工作例會。

3.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議。

4.緊急會議：針對突發(fā)性事件或緊急工作，需要立即召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負責(zé)，主持人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和組織協(xié)調(diào)能力。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議通知、會議議程、參會人員名單等。

3.會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持會議秩序。

五、會議決策與執(zhí)行

1.會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方面意見，形成決策。

2.會議決策應(yīng)明確責(zé)任單位、責(zé)任人及完成時限，確保決策的貫徹執(zhí)行。

3.會議決策的執(zhí)行情況應(yīng)作為下次會議的議題，進行跟蹤反饋。

六、保密與宣傳

1.會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進行保密。

2.會議的宣傳報道應(yīng)遵循實事求是的原則，不得泄露會議秘密，不得歪曲、篡改會議內(nèi)容。

七、本管理制度的解釋權(quán)歸社區(qū)綜合會議室管理部門所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目的。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，擬定詳細的會議議程，包括會議議題、討論重點、預(yù)計時間等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確參會人員范圍，包括主持人、主講人、記錄人及參會代表等。

4.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議主講人按照議程順序，對會議議題進行講解和闡述。

4.參會人員圍繞議題展開討論，充分發(fā)表意見，提出建議。

三、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，梳理各方面意見。

2.針對議題，會議主持人組織參會人員進行表決，形成會議決策。

3.會議決策應(yīng)明確責(zé)任單位、責(zé)任人及完成時限。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果進行總結(jié)，強調(diào)會議決策的執(zhí)行。

2.會議記錄人整理會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

五、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)收集參會人員的意見和建議，為下次會議提供參考。

六、會議資料歸檔

1.會議紀(jì)要、簽到表、會議決策等資料，應(yīng)由會議組織者負責(zé)歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)保存完好，以備查閱。

七、會議通知與變更

1.如有特殊情況需變更會議時間、地點或議程，會議組織者應(yīng)提前通知參會人員。

2.變更通知應(yīng)明確變更事項，確保參會人員及時了解會議信息。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，應(yīng)及時發(fā)布給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議決策的分解與落實

1.會議決策應(yīng)根據(jù)事項性質(zhì)和責(zé)任劃分，進行任務(wù)分解，明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任單位或責(zé)任人應(yīng)按照會議決策要求，制定具體實施方案，確保決策的落實。

3.會議組織者應(yīng)對決策落實情況進行跟蹤，提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

三、進度報告與反饋

1.責(zé)任單位或責(zé)任人在執(zhí)行過程中，應(yīng)定期向會議組織者報告工作進度和存在的問題。

2.會議組織者應(yīng)收集進度報告，及時向會議主持人匯報，以便于監(jiān)督和指導(dǎo)工作的推進。

3.對于未能按期完成的任務(wù)，責(zé)任人需說明原因，并提出整改措施。

四、會議決策的評估與調(diào)整

1.會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，檢查決策實施的效果。

2.根據(jù)評估結(jié)果，如需調(diào)整決策內(nèi)容或?qū)嵤┓桨?，?yīng)提交給下一次會議討論決定。

3.評估報告和調(diào)整建議應(yīng)作為會議紀(jì)要的一部分，進行記錄和發(fā)布。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要及其相關(guān)的進度報告、評估報告等資料，應(yīng)由會議組織者負責(zé)歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)按照一定的分類和編碼體系進行管理，便于查詢和追溯。

3.會議紀(jì)要的歸檔管理工作應(yīng)定期進行審查，確保資料的完整性和安全性。

六、問責(zé)與激勵機制

1.對于未能履行職責(zé)、導(dǎo)致會議決策執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行問責(zé)。

2.對于積極落實會議決策、工作成效顯著的單位和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，對于重復(fù)預(yù)訂的情況，會議組織者應(yīng)根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)。

3.會議組織者應(yīng)在會議開始前，確認(rèn)會議室預(yù)訂情況，確保會議順利進行。

二、會議室布置與設(shè)備管理

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理安排，確保座位充足、通道暢通。

2.會議室內(nèi)設(shè)備應(yīng)保持完好，包括音響、投影儀、電腦等，會議組織者應(yīng)在會議前進行測試。

3.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)備，如有損壞，需按相關(guān)規(guī)定進行賠償。

三、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室衛(wèi)生由專人負責(zé)，定期進行打掃，確保會議環(huán)境整潔。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙，禁止攜帶易燃、易爆物品。

3.會議組織者應(yīng)確保會議室消防設(shè)施完好，熟悉消防逃生路線，提高消防安全意識。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離開會議室。

2.會議組織者應(yīng)控制會議時間，按時開始和結(jié)束，避免影響其他會議的進行。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室遺留垃圾。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)社區(qū)工作需要和實際情況進行安排，并在顯著位置進行公示。

2.特殊情況下，會議室需臨時關(guān)閉或調(diào)整開放時間，應(yīng)提前通知相關(guān)人員。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議組織者有權(quán)進行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.會議室管理工作人員應(yīng)加強對會議室使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時上報。

3.對于惡意損壞會議室設(shè)施、嚴(yán)重違反會議紀(jì)律的行為，將依法追究責(zé)任。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，適用于社區(qū)內(nèi)所有使用綜合會議室召開的會議。

二、本管理制