第七章文書工作一、簽收和拆封1.簽收（1）清點(diǎn)。在正式接收公文之前認(rèn)真對(duì)照傳遞文書單或送文登記簿的信息進(jìn)行查看，以確認(rèn)文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。如果不符，則可能是在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)了遺失，應(yīng)主動(dòng)和發(fā)文機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系。（2）檢查。核對(duì)封套上注明的收文機(jī)關(guān)、收件人是否確與本機(jī)關(guān)相符，如有誤投，應(yīng)立即退回。如有錯(cuò)誤，要及時(shí)退回，如有包裝破損、開封等現(xiàn)象要及時(shí)查明原因。（3）簽字。經(jīng)清點(diǎn)、檢查無(wú)誤后，在傳遞文書單或送文登記簿上簽署收件人姓名和收到日期。簽收時(shí)要簽寫收件人的全名，并注上收到的年、月、日，急件要注上收到的年、月、日、時(shí)、分，以備事后查考。簽字一定要清晰、工整。導(dǎo)入第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知一、簽收和拆封2.拆封（1）對(duì)簽收的公文進(jìn)行簡(jiǎn)要分類，一般公務(wù)文書可由秘書人員拆封；絕密件一般由文秘部門負(fù)責(zé)人拆封；私人信件除授權(quán)外，一般不要拆封。（2）拆封時(shí)注意不損壞文件，同時(shí)，要注意將封內(nèi)文件取清，如發(fā)現(xiàn)空封應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，查明原因。（3）逐封核對(duì)來(lái)文，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)送文件，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位取得聯(lián)系并退回；發(fā)現(xiàn)短少文事不符錯(cuò)送文件等，聯(lián)系后妥善處理。（4）拆封后的文件要單獨(dú)存放，不要與已處理文件混放，更不要將未處理文件讓他人亂放和拿走。（5）拆封后的空封筒應(yīng)集中存放一段時(shí)間，以便一旦發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)核對(duì)查詢。導(dǎo)入第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知二、登記登記所使用的方式主要有簿式登記、卡片式登記、聯(lián)單式登記三種。在登記收到的文件時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是不能漏項(xiàng)，能在登記時(shí)完成的項(xiàng)目，應(yīng)即填上，需要后補(bǔ)的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)上；二是填寫收文號(hào)時(shí)不要空號(hào)、重號(hào)；三是登記項(xiàng)目不可任意刪減；四是書寫時(shí)要用鋼筆和簽字筆，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹；五是登記時(shí)應(yīng)分清輕重緩急，如果收文較多，那么先登記急件和重要件，稍后處理一般件；六是密件和平件應(yīng)分別登記，以便管理。第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知特點(diǎn)名稱簿式登記卡片式登記聯(lián)單式登記優(yōu)點(diǎn)易于保管，便于文件交接和統(tǒng)計(jì)登記靈活方便，便于文件檢索避免重復(fù)登記，節(jié)省時(shí)間缺點(diǎn)不便于檢索容易丟失，不便管理容易丟失，不便管理。三、擬辦擬辦就是對(duì)需要辦理的文件，提出初步辦理意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人審定。所提擬辦方案一般應(yīng)包括解決問(wèn)題的方法措施、理由依據(jù)、承辦部門（人員）及時(shí)限等。擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔、具體。如有兩種以上方案，應(yīng)一并提出，一般將自己傾向性的意見(jiàn)及理由放在前面，以提高辦文效果；對(duì)難以提出具體擬辦意見(jiàn)或?qū)λ嵋庖?jiàn)沒(méi)有把握時(shí)，應(yīng)先和有關(guān)部門聯(lián)系，聽(tīng)取意見(jiàn)和會(huì)商后再提擬辦方案；如各部門意見(jiàn)不一，難以協(xié)調(diào)一致，可在綜合分析的基礎(chǔ)上擬出傾向性意見(jiàn)，并說(shuō)明理由，供領(lǐng)導(dǎo)定奪；書面難以表述清楚的，應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)面陳述擬辦設(shè)想。第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知四、請(qǐng)辦和傳閱1.請(qǐng)辦指經(jīng)授權(quán)的文書工作人員，將需要辦理的文件直接注明送請(qǐng)主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。請(qǐng)辦是擬辦意見(jiàn)的一種，可在文件左上角注明“請(qǐng)××部門辦”或“請(qǐng)××部門商××部門辦”，并加蓋公文處理章。對(duì)需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。2.傳閱組織傳閱，即專（兼）職文書人員將公務(wù)文書在多部門或多位負(fù)責(zé)人之間傳遞，使之得到有效地閱知和處理的活動(dòng)。它既是收文中閱件辦理的主要工作環(huán)節(jié)，也直接影響公文承辦的速度和效用的迅速實(shí)現(xiàn)。第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知五、催辦和承辦1.催辦催辦是指對(duì)需要辦復(fù)的文件，根據(jù)緩急程度和辦理時(shí)限要求，適時(shí)對(duì)承辦工作進(jìn)行查詢督促，以防積壓和延誤，是文書處理程序中具有監(jiān)督、反饋功能的環(huán)節(jié)。催辦的種類一般分為兩種：一是對(duì)內(nèi)催辦，即由本單位的文書部門對(duì)各承辦部門公文承辦過(guò)程實(shí)施督促檢查，即對(duì)收文的催辦；二是對(duì)外催辦，即由發(fā)文單位對(duì)自身發(fā)文的辦理情況所進(jìn)行的了解、催詢和檢查督促，即對(duì)發(fā)文的催辦。辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知五、催辦和承辦2.承辦承辦的文件范圍包括：（1）上級(jí)組織機(jī)構(gòu)針對(duì)本單位的指示，有的需向下傳達(dá)貫徹，有的在本單位內(nèi)部執(zhí)行；（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文；（3）來(lái)自下級(jí)組織機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示及重要的報(bào)告；（4）平行單位或其不相隸屬單位要求協(xié)作的函電、合同等；（5）承辦部門對(duì)交辦的批件必須件件著落，事事有回音，一般公文要求在15日內(nèi)辦結(jié)。第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知六、辦復(fù)和來(lái)文收集1.辦復(fù)辦復(fù)的形式和具體做法

第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知辦復(fù)形式具體做法函復(fù)用行文的形式答復(fù)。一般情況是，由承辦人代擬文稿，然后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查簽署后，連同“交辦文件”及“領(lǐng)導(dǎo)批示”一并退回交辦機(jī)關(guān)的辦公室審核送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)口頭答復(fù)口頭傳達(dá)處理意見(jiàn)后都要作記錄。記錄要包括時(shí)間、方式、受話人、處理意見(jiàn)四個(gè)方面，以備查考復(fù)文答復(fù)有些下級(jí)來(lái)文，領(lǐng)導(dǎo)批示了具體的處理意見(jiàn)，就可以將其直接復(fù)印后發(fā)送來(lái)文機(jī)關(guān)當(dāng)面答復(fù)有些比較復(fù)雜的問(wèn)題，需要承辦人出面，帶著審定的處理方案前往來(lái)文單位，就地研究解決問(wèn)題。必要時(shí)，要形成“會(huì)談紀(jì)要”，作為處理的依據(jù)；如無(wú)紀(jì)要，也要有“處理記錄”以備查用統(tǒng)籌安排在年終或年初經(jīng)過(guò)研究確定方案，一次通知各地第一節(jié)收文工作學(xué)習(xí)新知六、辦復(fù)和來(lái)文收集2.來(lái)文收集來(lái)文收集是指對(duì)處理完但需要立卷歸檔或保存一定時(shí)間的來(lái)問(wèn)進(jìn)行匯集，也叫文件歸檔。收集是為立卷工作做準(zhǔn)備，是文書立卷歸檔的基礎(chǔ)。因此要求秘書人員要手勤腿快。認(rèn)真細(xì)致、經(jīng)常及時(shí)，保證歸檔文件的齊全完整。一般來(lái)說(shuō)，具有查考價(jià)值的公文都要收集，如：上級(jí)單位主送本單位的文件和主要資料；下級(jí)單位主送本單位的請(qǐng)示和情況報(bào)告，以及在辦理過(guò)程中形成的其他材料；非隸屬機(jī)構(gòu)主送本單位需要辦理的信函；重要會(huì)議的文件資料等等。實(shí)訓(xùn)題目××分公司收到集團(tuán)總公司的一份《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》。作為分公司秘書的姜珊將按照收文處理程序進(jìn)行收文。根據(jù)該情景，完成以下練習(xí)： 1.三位同學(xué)結(jié)組，一位扮演收發(fā)室人員，一位扮演辦公室秘書姜珊，一位扮演分公司領(lǐng)導(dǎo)，模擬收文過(guò)程； 2.寫出各部分收文程序的要領(lǐng)，填寫收文登記簙，發(fā)文登記簙，文件傳閱單，文件處理單。

第一節(jié)收文工作課后實(shí)訓(xùn)第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知一、發(fā)文文稿的形成1.擬稿一份高質(zhì)量的文件，應(yīng)當(dāng)是：一必須從本單位角度出發(fā)，在內(nèi)容上如實(shí)地反映出工作情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)，有針對(duì)性地及時(shí)地提出問(wèn)題，恰當(dāng)?shù)赝咨频亟鉀Q問(wèn)題；二在文字表達(dá)上還要簡(jiǎn)明通順，確切得體，說(shuō)理透徹，敘事清楚，使收文機(jī)關(guān)便于閱讀、理解和處理，它才能發(fā)揮出推進(jìn)工作的積極作用，真正成為辦事的有效工具；三做到書寫工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知一、發(fā)文文稿的形成2.會(huì)商會(huì)商時(shí)應(yīng)注意如下諸點(diǎn)：（1）協(xié)商的對(duì)象應(yīng)齊全沒(méi)有遺漏。為保證公文合法并有效，被其內(nèi)容所涉及職權(quán)的所有機(jī)關(guān)或部門都在協(xié)商范圍之列，應(yīng)廣泛征求其意見(jiàn)，征得其肯定或配合。（2）協(xié)商過(guò)程中，如未就有關(guān)問(wèn)題取得一致，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況，請(qǐng)求指示，如未獲準(zhǔn)，不得按自己的意見(jiàn)向下行文。（3）協(xié)商時(shí)可采取多種具體方式，可以“跑會(huì)”，即主動(dòng)到對(duì)方駐地去面商；也可以“函會(huì)”，即向?qū)Ψ郊陌l(fā)草稿和有關(guān)函件，請(qǐng)其簽注意見(jiàn)后再寄回；也可以用會(huì)議方式同時(shí)召集有關(guān)機(jī)關(guān)或部門的責(zé)任者一起協(xié)商討論，取得一致意見(jiàn)。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知一、發(fā)文文稿的形成3.核稿核稿的重點(diǎn)在于以下幾個(gè)方面：是否需要行文，是否具備行文條件，發(fā)文名義是否合適，有無(wú)錯(cuò)用。文種是否正確、規(guī)范，行文方向是否正確、準(zhǔn)確，有無(wú)多頭主送、濫抄濫報(bào)、違制越級(jí)行文等現(xiàn)象，公文能否對(duì)受文者產(chǎn)生預(yù)計(jì)的影響。公文內(nèi)容是否合法，是否真實(shí)準(zhǔn)確、明確具體、界線清楚、前后一致、切實(shí)可行、詳略得當(dāng)。公文格式是否規(guī)范、正確，文體是否正確，結(jié)構(gòu)是否齊全完整。語(yǔ)言表達(dá)是否簡(jiǎn)明、得體、有條理，是否合乎語(yǔ)法、邏輯，是否準(zhǔn)確，易于理解，沒(méi)有歧義。主題是否明確顯露，人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確。標(biāo)點(diǎn)是否正確，字跡是否工整清晰規(guī)范。公文是否經(jīng)過(guò)一定會(huì)議討論通過(guò)，是否經(jīng)過(guò)會(huì)商，是否需要上報(bào)。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知一、發(fā)文文稿的形成4.簽發(fā)簽發(fā)，即由對(duì)公文負(fù)有法定責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人或被授予專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)審核后的文稿進(jìn)行終審，批注、發(fā)出意見(jiàn)，并簽署姓名及日期的活動(dòng)。簽發(fā)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人履行自身職責(zé)的重要工作環(huán)節(jié)，必須依法、依職進(jìn)行。要點(diǎn)簽發(fā)工作的具體內(nèi)容簽發(fā)的作用除按有關(guān)規(guī)定由會(huì)議批準(zhǔn)的公文外，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的法定程序，公文草稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，具備正式公文的效用簽發(fā)的類型正簽指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文代簽指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文，如正職領(lǐng)導(dǎo)人因公外出，經(jīng)授權(quán)由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)核簽指部門或下級(jí)單位的重要發(fā)文請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)會(huì)簽指聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)；或指由一個(gè)部門起草，內(nèi)容涉及其他單位部門的文稿，送到有關(guān)部門去會(huì)商、簽發(fā)第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知一、發(fā)文文稿的形成要點(diǎn)簽發(fā)工作的具體內(nèi)容簽發(fā)原則先核后簽簽發(fā)要履行正常秩序，一般應(yīng)先核稿，后簽發(fā)。簽發(fā)后的定稿未經(jīng)原簽發(fā)人同意，一般不能再作改動(dòng)堅(jiān)持“先核后簽”原則，能夠確保公務(wù)文書的有效性，避免組織之間、組織與職能部門之間、職能部門之間的發(fā)文發(fā)生矛盾、抵觸或重復(fù)，有利于發(fā)文的管理與控制；避免“先簽后核”帶來(lái)的反復(fù)簽發(fā)文稿的現(xiàn)象，有助于提高發(fā)文效率分層簽發(fā)指聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)；或指由一個(gè)部門起草，內(nèi)容涉及其他單位部門的文稿，送到有關(guān)部門去會(huì)商、簽發(fā)1.單位名義的發(fā)文由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，部分公文可授權(quán)辦公室負(fù)責(zé)人代簽2.內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義的發(fā)文由該機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中重要的公文可由單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核簽3.會(huì)議通過(guò)的決議以及會(huì)議紀(jì)要等由會(huì)議主持人簽發(fā)4.聯(lián)合行文時(shí)，簽發(fā)人級(jí)別層次應(yīng)具備足夠的權(quán)威；原則上主辦單位由哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他單位也應(yīng)對(duì)等由同一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知二、發(fā)文制作1.編號(hào)編號(hào)即指編寫發(fā)文字號(hào)，同時(shí)也包括編文件的份數(shù)序號(hào)。發(fā)文字號(hào)即文件發(fā)文順序的編號(hào)，按照發(fā)文的數(shù)量來(lái)編號(hào)，同一份文件只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，它是今后引用、檢索文件的重要依據(jù)，必須按統(tǒng)一的規(guī)則確定。發(fā)文字號(hào)要能反映出該文件的制發(fā)機(jī)關(guān)，制發(fā)文件的年代和該文件在制發(fā)當(dāng)年所發(fā)文件中的順序，結(jié)構(gòu)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全數(shù)，用六角括號(hào)“〔〕”括入。序號(hào)不編虛位(即1不編為001)也不加“第”字。公文份數(shù)序號(hào)是指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，通常稱為“份號(hào)”，主要用于機(jī)密或絕密文件中，如果一份文件不需設(shè)置保密等級(jí)，則不用編制份號(hào)。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知二、發(fā)文制作2.復(fù)核復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過(guò)程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。3.繕印繕印公文的具體要求是：第一要準(zhǔn)確，應(yīng)以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，從文字到格式，嚴(yán)格依據(jù)簽發(fā)定稿不得擅自改動(dòng)，如發(fā)現(xiàn)定稿中確有錯(cuò)漏之處需要改正，也應(yīng)向上匯報(bào)，由擬稿人或?qū)徍巳诉M(jìn)行重新審核和修改；第二要規(guī)范，嚴(yán)格按規(guī)定的公文格式制版；第三要及時(shí)，指將公文在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)印制完成，急件應(yīng)優(yōu)先印制；第四要整潔清晰，確保印制出的公文不被污染，干凈整潔，字跡清晰，易于閱讀。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知二、發(fā)文制作4.校對(duì)在繕印過(guò)程中應(yīng)將印制出來(lái)的文本清樣與定稿再次進(jìn)行逐字逐句、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)的校對(duì)。對(duì)數(shù)字、地名、人名等關(guān)鍵詞語(yǔ)，更要反復(fù)校核，對(duì)公文的發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、日期、印刷份數(shù)、頁(yè)碼等尤須逐一校核。注意消除和糾正排版錯(cuò)誤，做到字體、字號(hào)、格式的統(tǒng)一。通常文稿不長(zhǎng)，一校、二校即可；文稿較長(zhǎng)或很重要，校對(duì)的次數(shù)相對(duì)要多一些。應(yīng)使用統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)進(jìn)行校對(duì)，防止因校對(duì)符號(hào)不一致而發(fā)生誤解。重要公文還應(yīng)將校對(duì)后的清樣送領(lǐng)導(dǎo)人審閱、修改。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知二、發(fā)文制作5.用印用印是指在印好的文件正本的落款處，正確加蓋單位公章，以示文件生效的過(guò)程。加蓋單位公章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的憑證，是公文是否有效的標(biāo)志，也是公文格式的一個(gè)組成部分。用印的文件必須是已簽發(fā)的文件。要按規(guī)定用印，用印的位置應(yīng)在發(fā)文日期上，做到上不壓正文，下要騎年蓋月，印章端正，印色朱紅,濃淡適宜，印跡清晰。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知三、發(fā)文的對(duì)外傳遞1.發(fā)文的傳遞渠道傳遞渠道發(fā)文的傳遞渠道特征普通郵寄即通過(guò)國(guó)家公共郵遞系統(tǒng)遞交文書。分為平信、掛號(hào)、特快專遞等，一般用于傳遞無(wú)保密要求的公開性、普發(fā)性文件機(jī)要通信即通過(guò)我國(guó)郵政部門為傳遞黨政機(jī)關(guān)涉密文件而單獨(dú)開辟的特種郵遞系統(tǒng)遞送公務(wù)文書機(jī)要交通即通過(guò)專設(shè)機(jī)要交通系統(tǒng)傳遞重要的涉密文件，主要是為黨政機(jī)關(guān)、大型企（事）業(yè)服務(wù)電信傳輸即通過(guò)公共或?qū)ＴO(shè)電信系統(tǒng)，以電報(bào)、傳真、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊等方式遞送公文。其優(yōu)點(diǎn)是速度快，可遠(yuǎn)距離快速傳遞。但在保密可靠性方面差。第二節(jié)發(fā)文工作學(xué)習(xí)新知三、發(fā)文的對(duì)外傳遞2.分發(fā)

是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過(guò)程。分發(fā)是發(fā)文工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),包括書寫封面、裝入文件、