ICSCCSDB61SpecificationforThemanagementofelectronicfilesandelectronicfilesforhigway陜西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布 2 32規(guī)范性引用文件 33術語和定義 34基本要求 45業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng) 56電子文件的收集與整理 57電子文件歸檔 68電子檔案的管理 79電子檔案的處置 7附錄A綜合管理類文件組卷分類表 8附錄B公路工程項目檔案分類大綱 9附錄C案卷封面、卷內目錄、卷內備考表 附錄D電子檔案遷移登記表 附錄E公路工程電子檔案銷毀登記表 2本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由陜西省交通運輸廳提出并歸口。本文件起草單位：陜西省公路學會、陜西華駿凱萊交通科技咨詢有限公司本文件主要起草人：江子揚......本文件首次發(fā)布。本文件由陜西省公路學會負責解釋。聯(lián)系信息如下：單位：陜西省公路學會電話址：西安市高新六路60號郵編：7100653公路工程建設項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了公路建設項目電子文件收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的要求。本文件適用于二級及以上公路的新建、改擴建工程建設項目，其他等級公路參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T28建設項目檔案管理規(guī)范CCJ/T187建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準JTGF80/1公路工程質量檢驗評定標準第一冊土建工程JTG2182公路工程質量檢驗評定標準第二冊機電工程DB34/T4095-2022高速公路建設項目電子源文件同步歸檔指南3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1項目電子文件projectelectronicfile在公路建設過程中形成的，可依靠計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并能在通信網絡上傳遞的數(shù)字格式信息記錄。3.2業(yè)務系統(tǒng)businesssystem生成或管理業(yè)務活動數(shù)據(jù)的自動化系統(tǒng)，用于形成電子源文件。[來源：DB34/T4095-2022,3.2]43.3類目號categorynumber保持分類方案統(tǒng)一，類別層次清晰，避免重復列類，保證檔號唯一。3.4檔案管理系統(tǒng)filemanagementsystem對電子文件進行采集、編目、歸檔、管理和處置的信息系統(tǒng)。3.5電子組卷electronicpaper檔案管理系統(tǒng)自動生成的案卷封面、卷內目錄、備考表的案卷組合。3.6電子檔案electronicfile具有憑證、查考、保存價值并歸檔公路工程建設項目的電子文件。[來源：GB/T18894-2016,3.2，有修改]3.7移交handover項目竣工驗收后規(guī)定時限內，建設單位向業(yè)主單位、生產使用單位、行業(yè)主管部門及檔案管理部門移交電子檔案的過程。3.8元數(shù)據(jù)metadata描述建設電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的結構化的數(shù)據(jù)。[來源：GB/T18894-2016,3.3]3.9接口interface系統(tǒng)支持與多類應用系統(tǒng)的相關聯(lián)，且文件類型的能夠相互轉換。4基本要求4.1檔案管理系統(tǒng)基本功能應符合GB/T18894、GB/T29194的要求。4.2公路工程建設項目電子文件、電子檔案應實施全程和集中管理。4.3參建單位根據(jù)DA/T28和GB/T18894要求，確定電子文件歸檔范圍、分類體系。4.4確保電子文件內容的準確性、完整性、真實性、可靠性、安全性。4.5交工驗收后，應在規(guī)定的時間內完成電子文件歸檔。4.6電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關保密規(guī)定。55業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)5.1業(yè)務系統(tǒng)5.1.1業(yè)務系統(tǒng)功能應符合GB/T18894的要求。5.1.2具備電子文件分類、文件生成、文件有序排列、掛接等基本功能，并具有實時保存、同步捕獲、記錄操作、時間、網絡地址的功能。5.1.3元數(shù)據(jù)既是電子文件重要的管理對象，又是電子文件管理的基本工具，元數(shù)據(jù)的形成，捕獲和管理的整個過程貫穿于電子文件整個生命周期，電子文件應支持使用元數(shù)據(jù)來描述，以支持自動管理程序，并維護電子文件的真實、完整、可用和安全。5.1.4電子文件按照業(yè)務系統(tǒng)設定，自動命名、組卷、排列、存儲。5.2電子檔案管理系統(tǒng)5.2.1電子檔案管理系統(tǒng)配置功能，包括分類體系、檔號規(guī)則、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等管理功能。5.2.2具備電子檔案管理基本功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、檢索、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等在線和離線信息服務功能。5.2.3電子檔案安全管理應具備身份認證、權限管理等功能。5.2.4電子檔案系統(tǒng)應根據(jù)工作崗位角色設置訪問權限。6.電子文件的收集與整理6.1收集6.1.1根據(jù)DA/T28相關要求，收集反映建設項目建設過程中所產生的具有查考和保存價值的各類電子文件。6.1.2電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件一并收集。6.1.3照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T11821-2002執(zhí)行。6.2整理6.2.1電子文件在收集過程中應完成文件保管期限的鑒定、分類、排序、命名以及存儲等。6.2.2電子文件以件為單位或者以卷為單位進行整理，整理過程中保持電子文件內的有機聯(lián)系。6.2.3電子文件的整理應遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點，分類科學，組卷合理，便于保存和利用。6.2.4綜合管理類文件應按照專業(yè)、內容、形成時間等來進行分類組卷，歸檔范圍表見附錄A。66.2.5項目前期文件、項目管理文件應按事由、時間的順序組卷；招標投標、合同文件應按照招標批數(shù)、合同段組卷；勘察設計文件按照階段、路線方向組卷；征地、拆遷移民文件，按照地域劃分組卷。6.2.6施工、監(jiān)理單位電子文件資料應按照單位工程、分部工程、分項工程的順序組卷。6.2.7照片類電子文件按照GB/T11821執(zhí)行，由各部門進行整理，同時上傳電子檔案統(tǒng)中。6.2.8電子檔案的命名規(guī)則應根據(jù)電子檔案系統(tǒng)中設定進行規(guī)則命名，提取電子文件中相應關鍵字并通過元數(shù)據(jù)建立相應的聯(lián)系。6.2.9業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件組卷應符合DA/T28的規(guī)定，并按照公路工程項目檔案分類大綱的要求執(zhí)行，見附錄B。7電子文件歸檔7.1建設單位結合項目實際情況，確定項目電子文件的歸檔范圍、項目電子檔案分類體系、保管期限表及配套軟件，滿足DA/T28、GB/T18894的相關要求。7.2業(yè)務系統(tǒng)產生的電子文件通過自動組卷掛接至檔案管理系統(tǒng)，立卷人、檢查人在備考表中簽字后，完成電子文件的歸檔及封卷。案卷封面、卷內目錄、備考表格式見附錄C。7.3電子檔案保管期限分為永久、30年和10年，應符合DA/T28規(guī)定。7.4電子文件格式要求見表1。表1文件格式要求7.5電子檔案的編目及檔號7.5.1電子檔案的編目應在業(yè)務系統(tǒng)電子文件組卷過程中同步生成。7.5.2檔號的設置采用字母加數(shù)字標識，如圖1所示。7圖1檔號設置規(guī)則示例7.5.3案卷題名包括公路建設工程項目名稱、合同段、單位（分部、分項）工程名稱等。7.5.4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表的編制應符合DA/T11822的相關要求，詳見附錄C。8電子檔案的管理8.1檔案管理系統(tǒng)依據(jù)檔號標識，逐級建立文件夾。8.2檔案管理系統(tǒng)應具備電子檔案備份管理功能，并應符合GB/T18894的相關要求。9電子檔案的處置9.1電子檔案的轉換與遷移9.1.1電子檔案保管單位應在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將公路工程電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉換。9.1.2電子檔案遷移時應進行數(shù)據(jù)校驗和遷移登記，登記內容應按附錄D的要求填寫。9.1.3電子檔案遷移后，原格式電子檔案應同時保留的時間不少于3年。9.2電子檔案的移交與銷毀9.2.1檔案專項驗收通過后，建設單位將電子檔案移交至行業(yè)主管部門或檔案管理部門。9.2.2電子檔案移交參照電子檔案移交與接收辦法（檔發(fā)〔2012〕7號）的有關規(guī)定執(zhí)行。89.2.3電子檔案銷毀應在上級檔案主管部門辦理《公路工程電子檔案銷毀登記表》見附錄E，并上報行業(yè)主管部門備案。（資料性）綜合管理類文件組卷歸檔范圍分類表A.1建設單位綜合管理類文件組卷歸檔范圍見表A.1。表A.1建設單位綜合類文件材料歸檔范圍分類表建設單位綜合文件材料歸檔范圍1.項目建設管理組織機構成立、調整文件2.項目管理人員任免文件3.項目各項管理的管理制度、業(yè)務規(guī)范、工作程序、質保體系文件4.投資、質量、進度、安全、環(huán)保等計劃、實施和調整、總結、重大設計變更申請、審核及批復文件5.貸款融資、工程概算、預算、差價管理、標底、合同價、竣工結算、竣工決算文件，審計文件6.合同中間結算審核及批準文件，財務計劃及執(zhí)行、年度計劃及執(zhí)行、年度投資報告7.交付使用的固定資產、流動資產、8.質量、安全、環(huán)保、文明施工等專項檢查考核文件、履約評價文件，質量監(jiān)督、安全監(jiān)督文件無形資產、遞延資產清冊9.重要領導視察、重要活動及宣傳報道材料10.項目管理重要會議文件、年度工作總結11.監(jiān)管部門制發(fā)的重要工作依據(jù)性文件，涉及法律事務文件12.組織法律法規(guī)、標準規(guī)范、制度程序宣貫培訓文件，信息化工作文件13.通知、通報等日常管理性文件，一般性來往函件14.獲得獎項、榮譽，先進人物等材料15.交（竣）工驗收文件、質量監(jiān)督機構出具的質量檢測報告或審核意見，竣工驗收質量鑒定報告、各參建單位的工作報告A.2施工、監(jiān)理單位綜合管理類文件組卷歸檔范圍見表A.1。表A.2施工、監(jiān)理單位綜合類文件材料歸檔范圍分類表施工、監(jiān)理單位行政管理類文件項目機構組建、管理人員任免、印章啟用、管理制度、大事記、綜合性的會議紀要、獎罰措施文件、勞動競賽、考評結果等質量技術文件圖紙會審、合同段單位、分部、分項工程劃分表計批復文件、導線點、水準點、斷面復測等的報批文件，原材料配合比批復文件、施工方案、技術交底，試驗室資質批復文件，測量、試驗儀器、張拉機具等校驗（標定）證書，階段性檢測結果，工程質量事故報告，建設單位或監(jiān)理單位關于質量控制的來往文件，施工質量卡等。進度控制文件施工單位上報的年、月進度計劃，施工月報。建設單位或監(jiān)理單位關于進度控制方面的通報，停工、復工令，合同段總體開工報告及批復文件（含施工組織設計方案）、開工令。安全及文明施工文件安全生產組織機構，安全生產制度，安全生產操作規(guī)程，文明施工、安全風險評估、綜合安全檢查、專項安全檢查、日常安全巡查等費用支付文件索賠申請及批復文件，計日工申請及批復的文件材料，計量單價調整申請與由于國家物價指數(shù)調整引起的變動的文件材料，暫定金額使用情況申請及批復文件等。工程變更文件施工過程中的設計變更、進度計劃變更、施工條件變更等。合同管理文件履約檢查文件、分包、轉讓、或者指定分包等文件材料，價格調整文件、違約、索賠、延期文件。環(huán)境保護文件施工環(huán)境保護規(guī)劃、環(huán)境保護措施、環(huán)境保護檢查。交工驗收文件材料施工單位合同段交工申請、工作總結報告，監(jiān)理單位對各合同段工程質量的評定結論、監(jiān)理工作報告。公路工程項目檔案分類大綱公路工程檔案分類大綱見表B.1。（資料性）案卷封面格式C.1案卷封面格式見表C.1。立卷單位 起止日期 保管期限卷內目錄格式C.2卷內目錄格式見表C.2。序號文件編號責任者文件題目頁次備注卷內備考表格式C.3卷內備考表格式見表C.3。卷內備考表（資料性）登記表格式電子檔案格式轉換與遷移登記表格式見表D.1。單位名稱管理授權責任部門管理類型o格式轉換o遷移源格式或系統(tǒng)描述目標格式或系統(tǒng)描述完成情況（操作前后電子檔案及其元數(shù)據(jù)內容、數(shù)量一致性情況等）操作起止時