鐵路工程投標書技術分冊的編制與管理摘要：鐵路工程建設的投標過程中，投標書是最直觀并且直接決定中標與否的一個環(huán)節(jié)。在投標書中，技術分冊又是招標方對投標單位施工能力、技術優(yōu)勢以及對本工程的理解程度等多方面綜合素質的考核。編制出優(yōu)質的技術標書對于能否順利中標起著非常大的作用。鐵路工程投標書的技術分冊，包含內容全面、涉及范圍深廣，而編制有效期限短，在編制過程中不可避免的會發(fā)生失誤。如何有效提高工作效率，避免失誤的產生，最終順利完成投標任務，是一項系統(tǒng)和綜合性的工作。本文結合筆者自身在鐵路工程技術標書編制和審核工作中積累的經驗，主要對投標書技術分冊的編制過程中的規(guī)律進行總結，針對易發(fā)生問題的環(huán)節(jié)提出了解決方法；對投標過程中的管理進行分析，期待能對鐵路工程項目投標書技術分冊的編制及管理有所幫助。關鍵詞：鐵路工程；招投標；技術分冊；編制與管理1前言鐵路工程建設的招投標工作，經過市場多年的探索與磨合，已經形成了一套十分完善和成熟的流程，并且出臺了相關的法律法規(guī)，鐵路工程項目的招投標市場已經規(guī)范化和模式化。在這種環(huán)境下想要提高中標幾率，投標書的編制就顯得尤為重要。而在工程項目投標書中，技術分冊占據了非常重要的一個環(huán)節(jié)，是招標方對投標單位施工能力、技術優(yōu)勢以及對本工程的理解程度等多方面綜合素質的一個考核。編制出高質量的技術分冊對于能否順利中標起著非常大的作用。筆者結合自身在鐵路工程技術標書編制和審核工作中積累的經驗，針對鐵路工程投標書中技術分冊的編制與管理進行具體介紹。2鐵路工程投標書技術分冊的編制鐵路工程投標書中技術分冊的編制工作，主要是針對鐵路項目招標文件第一卷第二章“投標人須知”中“3.1投標文件的組成”中要求的相關內容編制成冊。編制的格式和內容需要響應招標文件第四卷第八章“投標文件格式”中的“六、施工組織設計”。即按照招標文件要求編制共計十六章的內容以及十七張表格。這些內容涵蓋總體施工方案、工藝方法、大臨布置、安全、質量、工期、機械、物資、勞動力、環(huán)保、文明施工、職業(yè)健康等多個方面。2.1對招標文件的解讀鐵路工程招標文件主要組成內容包括招標文件、工程量清單、設計圖紙等，部分招標文件還提供指導性施組以及各專業(yè)分冊設計說明。投標書的編制，就是對招標文件提出要求的全面響應性回復。投標書編制的一切內容都是以響應招標文件要求為基礎的。對招標文件進行深入解讀，全面理解招標單位和設計單位的意圖，是決定標書質量的基礎。對招標文件的解讀，首先要從第一卷第二章“投標人須知”開始。其中“投標人須知前附表”中將招標人主要的要求列表進行闡述，使投標單位對本工程招標要求有了初步認識。針對技術分冊來說，主要包括了該工程項目的工期要求、質量要求、施工安全目標、環(huán)保水保目標、文明施工等強制性的要求，這是技術分冊中必須要嚴格響應的內容。另外招標文件中明確了兩種評標辦法，即“綜合評估法”和“經評審的最低投標價法”。一般情況下招標人采用在開標會上抽簽確定使用哪種評標辦法，但在編制標書過程中，在評標辦法未確定的前提下，兩種評標辦法中的要求均需滿足。招標文件由于種種原因，也會出現(xiàn)表述不明、內容遺漏的地方。這就涉及到技術分冊編制前期一個重要環(huán)節(jié)——答疑。在招標單位規(guī)定的時間內準確的對招標文件提出質疑，招標單位才能及時回復，標書編制才能更加準確。同樣，只有對招標文件反復精讀后才能發(fā)現(xiàn)問題。當招標單位發(fā)出補遺書后，需要逐條對比檢查是否對所提問題有著明確的答復。如有沒解答的問題，則需要繼續(xù)向招標方詢問、質疑，直到所有問題明確為止。2.2對現(xiàn)場環(huán)境進行調查踏勘在技術標書的編制過程中，往往會被人理解為閉門造車。事實上也存在有偏重文字組織而與現(xiàn)場實際情況脫節(jié)的現(xiàn)象。為了改變這種狀況，讓技術標書更加能夠貼近現(xiàn)場并起到實際指導施工的作用，這就需要在編制標書前對現(xiàn)場踏勘調查。招標單位一般會在招標初期組織踏勘現(xiàn)場及召開投標預備會，組織投標單位對全線的現(xiàn)場情況進行調查踏勘，并由設計單位現(xiàn)場進行交底和釋疑工作。但是由于條件所限，許多工程項目不具備組織整體調查踏勘條件，這就需要投標單位自行組織現(xiàn)場調查。例如筆者所在單位參與的京包鐵路集寧至包頭段增建第二雙線工程，從前期項目跟蹤到投標階段，共計先后五次自行組織了現(xiàn)場調查。調查范圍包括從內蒙古集寧地區(qū)到包頭地區(qū)的全線所有標段，對線路所經過地區(qū)的地質條件、水文情況、水電通訊情況、交通運輸條件、施工地材分布、價格、設計橋涵隧道分布、土方運距及取棄土場分布等全部摸查清楚，并編制了內容豐富詳實的現(xiàn)場踏勘調查報告。為標書編制取得了第一手的現(xiàn)場資料，使編制出的技術標書具有針對性和指導性，最終順利獲得中標。2.3目錄及格式的制定投標書中的目錄往往是容易被忽略的一個環(huán)節(jié)，認為無關緊要，有些編標人員甚至不提前編制目錄，在正文全部完成后才開始索引提取目錄。這種做法最終會導致標書內容凌亂以及缺漏不全。正確的做法是在著手編制標書前首先要編制目錄。可以說目錄是整部標書的一個提綱和框架，目錄編制的好壞直接影響標書的質量。能否編制出完善的目錄，是檢驗編標人員業(yè)務水平的一個重要環(huán)節(jié)。鐵路工程招標文件中明確給出了施工組織設計文件需要的十六章組成部分以及十七張附表。這就是目錄編制的基礎，同時目錄中應該覆蓋該工程所有專業(yè)以及工程量清單中包括的各專業(yè)全部工作內容。另外編制目錄時還要將評標辦法中“施工組織設計評審表”的評審因素全部體現(xiàn)。按照筆者的標書編制經驗，一般目錄編制應精確到三級標題。投標書格式的制定，也是標書編制前期應重視的一項工作內容。由于技術標書往往是由不同人員按章節(jié)分別進行編制，最終合稿形成的。一部技術標書一般都在200至300頁以上，還有大量的框圖和表格，如果格式凌亂，在合稿工作中就容易在統(tǒng)一格式上付出大量的時間和精力，影響了工作效率。因此在標書編制前期，對標書的word文檔頁邊距、版式、文檔網格、字體、字號、表格和框圖的格式等統(tǒng)一進行要求并嚴格執(zhí)行。2.4標書編制的分工目前國內鐵路工程招標項目一般都是綜合性工程，具有線路長、專業(yè)多、工藝復雜等特點。從招標公告發(fā)布到投標截止，時間往往在15～20天左右。在有限的時間內要完成精讀招標文件、熟悉圖紙、現(xiàn)場調查、標書編制、審核、裝訂等任務，工作量是比較大的。根據經驗，在條件允許的情況下，一部技術標書的編制完成安排4～6人是比較合理的。其中1人為編標總體，負責編寫總體施工方案、臨時工程布置、總體工期安排等，同時負責標書的合稿以及初審工作；2～3人編寫各專業(yè)施工方案、工藝方法、工期安排等內容；1～2人編寫各項管理措施以及制圖等內容。在分工時還需要考慮各編標人員的技術特長、專業(yè)覆蓋面以及組織協(xié)調能力等條件因素。2.5對重、難點工程的分析在鐵路建設項目的各個標段中，都存在控制性的重、難點工程。這些控制性工程普遍具有施工工藝復雜、安全隱患大等特點，往往控制全標段乃至全線的工期。在拿到招標文件和設計圖紙后，首先要全面了解該項目整體設計情況，分析全線各個主要單位、分部甚至分項工程，結合招標文件中的指導性施組以及現(xiàn)場調查踏勘的資料，找出制約全線工程進展的控制性工程。對重、難點控制工程著重編制獨立施工方案。對其勞動力、物資材料、機械設備以及臨時工程專項配置，細化工期，盡量安排提前開工，盡早完工，為全線按時開通交付運營提供條件。2.6編標過程中的模塊應用在編標過程中，項目雖各不相同，但是由于鐵路工程招標文件為通用版本，在投標書內容中是有可以重復共用的部分。例如所在企業(yè)架子隊管理模式、標準化管理模式、質量、安全、工期、環(huán)保管理體系和措施等。在專業(yè)內容方面例如路基、橋涵、隧道、軌道等施工方法、工藝。如果每部標書都重新編寫上述內容，不但會影響工作效率，同時會丟失企業(yè)自身的標書風格。因此編制一套規(guī)范、標準的技術模塊庫對于提高工作效率，減少人為失誤大有益處。技術模塊的編制需要在編標工作之余進行。將以往編制的標書總結、歸納，選取優(yōu)秀精華部分按慣用的格式進行統(tǒng)一合并。同時還可以參考其他公司編制的技術標書，取長補短，去除老舊、冗余以及不符合最新規(guī)范要求的部分，追求精益求精。2.7投標書的審核標書的審核是編制標書中最為重要的一個環(huán)節(jié)。由于有效編標時間短，編制人員受自身專業(yè)水平以及時間限制，不一定對招標文件能夠完全深入的理解，這就需要建立一套完善的投標書審核制度并嚴格推行。首先對編標過程中容易發(fā)生的常見問題以及通病進行總結歸納，以表格的形式列出，在標書編制過程中逐一對照檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。同時技術標書嚴格推行逐級檢查審核制度。先由各編制人員進行自檢，再匯總至編標總體負責人處進行審核，審核通過后再由市場營銷部主管技術分冊的副部長審核。最后由分、子公司市場營銷部部長及集團公司市場營銷部技術部門檢查審核。對于重大、關鍵的工程項目，還應組織公司工程管理部、安全質量部、物資設備部、市場營銷部等相關職能部門進行會審。在各級審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時分析改正，并保留審查過程記錄，以便于日后對標書進行分析總結，同時對今后其他技術標書編制起到指導意義。2.8與商務分冊及報價分冊的配合鐵路工程項目的投標文件，一般由技術分冊、商務分冊及報價分冊組成。三套分冊雖各有側重，但又是相互結合的。商務分冊中有需技術提供的工期、質量目標等；報價分冊編制過程中需要技術提供工藝方法、大臨布置等；技術分冊中需要商務提供組織機構、質量安全人員配置，需要報價提供主要材料供應數量、合同用款等內容。在編制過程中，三個專業(yè)的編制人員需要隨時進行溝通。在標書編制之前，就需要指派專人負責總體協(xié)調工作。協(xié)調工作貫穿編標工作始終，根據標書編制進度定期組織召開會議，避免由于溝通不暢導致標書脫節(jié)甚至廢標。3技術分冊編制過程中的管理技術分冊編制過程中的管理，主要是對于標書編制人員的管理。只有標書編制人員的整體水平達到一定高度，才能編制出優(yōu)秀的技術標書。3.1編標人員業(yè)務水平的提高在管理過程中，首先要加強編標人員的業(yè)務學習，提高員工專業(yè)素質和工作效率。利用沒有編標任務的空閑時間，組織編標人員學習鐵路部門頒發(fā)的最新的規(guī)范、指南，從網絡和專業(yè)書籍上學習先進的施工工藝、方法。在年底各項目冬休期間，舉辦學習班和交流會議，請生產一線的總工程師等經驗豐富的專業(yè)技術人員和編標人員加強溝通交流，學習現(xiàn)場實際經驗。另外在條件允許的情況下，多安排標前現(xiàn)場調查，掌握第一手資料，盡量提高標書的針對性、指導性和實施性。3.2編標人員積極性的提高在標書編制以及審核過程中往往會發(fā)現(xiàn)，有些標書中存在的問題完全可以避免的。例如編制工藝方法時對照工程量清單發(fā)生的缺、漏項情況。另外有些問題如工程特點、重難點的分析、總體施工方案的編制，存在沒有針對性、千篇一律的現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因，是由于編制人員的主觀能動性和積極性下降造成的。由于標書編制工作時間緊、任務重，經常是一標未走數標又來，在這樣的情況下個別工作人員的工作熱情逐漸降低，就容易發(fā)生狀況。同時由于技術標書模塊化的形成，工作人員長期形成了機械式的填空工作方法，這樣就導致標書的質量下降。為了避免這些情況的發(fā)生，需要加強人性化管理。通過分析研究，可以對標書編制人員的工作安排進行了輪換制的彈性改良。針對每個人的專業(yè)特長分工，讓所有人分工更合理、責任更明確，同時努力提高工作效率，盡量減少加班時間，注意員工的勞逸結合。另外還應獎懲分明，市場營銷部門制定完善的獎懲制度，并嚴格執(zhí)行。4結論鐵路工程投標書的技術分冊，包含內容全面、涉及范圍深廣，動輒洋洋灑灑數十萬字，看似繁瑣復雜，實則有著許多規(guī)律可循。找到這些規(guī)律，標書編制工作效率可以大大提高，同時可以避免許多失誤的發(fā)生。雖然目前鐵路項目招標文件的兩種評標辦法對于施工組織設計方面均采用通過制，不進行打