員工信息與檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范員工信息與檔案管理工作，確保員工信息及檔案的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，提高企業(yè)管理水平，訂立本制度。本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司管理要求訂立，適用于公司全部員工的信息和檔案管理。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工的信息和檔案管理，包含招聘、入職、在職期間和離職的各個環(huán)節(jié)。第三條部門職責(zé)人力資源部門負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行員工信息與檔案管理制度，組織員工信息和檔案的收集、登記、整理和保密工作；相關(guān)部門負(fù)責(zé)按規(guī)定的程序和要求供應(yīng)員工信息和檔案；各部門負(fù)責(zé)管理本部門員工的信息和檔案，并確保安全、準(zhǔn)確和完整。第四條保密義務(wù)全部涉及員工信息和檔案的工作人員都應(yīng)遵守公司的保密要求，不得擅自泄露、竄改、丟失或有意損毀信息和檔案。一旦違反保密義務(wù)，將承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任，并接受公司的紀(jì)律處分。第二章員工信息管理第五條信息手記入職前，應(yīng)向招聘人員供應(yīng)真實、準(zhǔn)確的個人信息，包含身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、工作經(jīng)過證明和其他相關(guān)證明料子；入職后，應(yīng)向人力資源部供應(yīng)相關(guān)信息，包含聯(lián)系方式、家庭住址、緊急聯(lián)系人等。第六條信息登記人力資源部門應(yīng)將員工供應(yīng)的信息進(jìn)行登記，并及時更新；全部信息登記必需采用統(tǒng)一格式，確保信息的全都性和統(tǒng)一性；人力資源部門應(yīng)定期核對員工信息的準(zhǔn)確性，并在發(fā)現(xiàn)問題時及時矯正。第七條信息存儲和保密員工信息應(yīng)存儲在特地的信息管理系統(tǒng)中，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限掌控，對不同級別的信息進(jìn)行保密；人力資源部門應(yīng)定期備份員工信息，確保信息的安全性和可靠性；未經(jīng)本人同意，員工信息不得向外界公開或供應(yīng)。第八條信息查詢和使用員工可以向人力資源部查詢和申請使用本身的個人信息；其他部門需要查詢員工信息時，必需提出合理的申請理由，并經(jīng)過人力資源部門的審批。第三章員工檔案管理第九條檔案整理和存儲檔案室的設(shè)立應(yīng)滿足防火、防潮、防霉、防鼠等要求；檔案室應(yīng)定期進(jìn)行整理和清理，確保檔案的整齊、完整和易于查詢；檔案應(yīng)分類存儲，采用編號和索引方式進(jìn)行管理。第十條檔案的編制每個員工建立一份檔案，內(nèi)容包含但不限于個人基本信息、招聘資料、合同信息、培訓(xùn)記錄等；新入職員工的檔案應(yīng)在入職后十個工作日內(nèi)建立；員工離職后，檔案應(yīng)及時歸檔，并按規(guī)定保管肯定期限。第十一條檔案查詢和使用員工可以向人力資源部門申請查詢本身的檔案，但必需符合規(guī)定的程序和要求；其他部門需要查詢員工檔案時，必需提出合理的申請理由，并經(jīng)過人力資源部門的審批。第十二條檔案保密和遺失處理檔案室應(yīng)加強(qiáng)對檔案的保密工作，禁止非授權(quán)人員進(jìn)入；假如檔案遺失或損壞，應(yīng)立刻報告相關(guān)部門，并依照規(guī)定進(jìn)行處理。第四章違規(guī)處理和責(zé)任追究第十三條違反制度的處理對違反本制度的人員，人力資源部門將依照公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處理，可采取警告、記過、記大過、解聘等措施；對于涉嫌泄露、竄改、丟失或有意損毀員工信息和檔案的人員，將依法追究其法律責(zé)任，并采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施。第十四條管理責(zé)任人力資源部門負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行員工信息與檔案管理制度，并監(jiān)督各部門的執(zhí)行情況；相關(guān)部門負(fù)責(zé)員工信息和檔案的準(zhǔn)備、供應(yīng)和保管工作；各部門負(fù)責(zé)管理本部門員工的信息和檔案，確保安全、準(zhǔn)確和完整。第五章附則第十五條其他增補(bǔ)規(guī)定依據(jù)員工信息與檔案管理的具體需要，可以訂立相應(yīng)的增補(bǔ)規(guī)定，并報人力