局檔案借查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本局檔案的管理，規(guī)范檔案借查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在開展工作過程中涉及檔案借查閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案借查閱過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀、丟失等情況發(fā)生。3.服務(wù)工作原則以服務(wù)本局各項(xiàng)工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為合理利用檔案提供便利，提高工作效率。二、檔案的分類與保管（一）檔案分類本局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。1.文書檔案主要包括本局在履行職能過程中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋本局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展過程中產(chǎn)生的專業(yè)性文件、資料、記錄等，如行政審批檔案、執(zhí)法檢查檔案、項(xiàng)目建設(shè)檔案等。3.人事檔案包含本局工作人員的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、任免等方面的資料。4.財(cái)務(wù)檔案涉及本局財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等相關(guān)檔案。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄本局重要活動(dòng)、事件等形成的檔案。6.電子檔案本局在信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)等，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、上架，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保賬物相符。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃易腐物品等。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。三、檔案借查閱的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.本局工作人員因工作需要借查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，表明借查閱行為符合部門工作需要，并對(duì)借查閱過程中檔案的安全負(fù)責(zé)。（二）審批1.《檔案借查閱申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度以及借查閱申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審批。2.對(duì)于一般檔案的借查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及機(jī)密、絕密等重要檔案的借查閱申請(qǐng)，需經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門在申請(qǐng)表上簽署意見，并通知申請(qǐng)人辦理借查閱手續(xù)。四、檔案借查閱的辦理（一）借閱1.申請(qǐng)人憑審批通過的《檔案借查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記冊(cè)上詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門等信息。2.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）查閱1.申請(qǐng)人如需查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)其申請(qǐng)，提供必要的查閱場所，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.查閱人只能在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘抄、復(fù)印的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改或遺漏。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案歸還原位，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和整理。五、檔案借查閱過程中的安全與保密要求（一）安全要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，防止檔案丟失、損毀。如發(fā)生檔案丟失或損毀情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人在借閱期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需繼續(xù)使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門將采取相應(yīng)措施催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.在檔案查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)查閱場所的設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔。查閱結(jié)束后，應(yīng)將查閱場所清理干凈。（二）保密要求1.借閱人和查閱人必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及本局機(jī)密、絕密等重要檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人和查閱人不得擅自對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行拍照、錄像、錄音、傳播等。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對(duì)檔案借查閱情況進(jìn)行保密，不得隨意透露給他人。六、檔案歸還與注銷（一）歸還1.借閱期限屆滿或提前終止借閱的，借閱人應(yīng)按時(shí)將借閱的檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整無缺，有無涂改、污損等情況。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案存在問題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并要求借閱人說明情況。如借閱人無法說明合理原因或造成檔案損壞的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。（二）注銷1.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱登記冊(cè)上對(duì)該次借閱記錄進(jìn)行注銷，并注明歸還時(shí)間、檔案狀況等信息。2.對(duì)于已辦理完畢借查閱手續(xù)的檔案借查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案管理工作的連續(xù)性和規(guī)范性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本局設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案借查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案借查閱登記冊(cè)、檔案庫房等進(jìn)行檢查，核實(shí)檔案借查閱手續(xù)是否齊全、檔案是否按時(shí)歸還、檔案保管環(huán)境是否安全等情況。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保檔案借查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）外部檢查1.積極配合上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等對(duì)本局檔案管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案借查閱相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部檢查提出的意見和建議，及時(shí)對(duì)本局檔案借查閱制度進(jìn)行完善和改進(jìn)，不斷提高檔案管理水平。八、責(zé)任追究（一）對(duì)借閱人的責(zé)任追究1.借閱人如有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理；造成檔案損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：擅自轉(zhuǎn)借、涂改、標(biāo)記、污損檔案的；逾期未歸還檔案，經(jīng)催還仍不歸還的；違反檔案安全保密規(guī)定，泄露檔案信息的；其他違反檔案借查閱制度的行為。2.因借閱人的原因?qū)е聶n案丟失或損壞的，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)按照檔案原價(jià)或評(píng)估價(jià)值進(jìn)行賠償，并采取措施消除由此可能造成的不良影響。（二）對(duì)檔案管理人員的責(zé)任追究1.檔案管理人員如有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、調(diào)離崗位等處理；造成檔案損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：未嚴(yán)格按照檔案借查閱制度辦理手續(xù)，擅自出借或提供檔案查閱的；對(duì)檔案借查閱情況未進(jìn)行詳細(xì)登記或登記不實(shí)的；未履