檔案制度流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)工作和活動(dòng)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好本部門檔案的日常管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的工作性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷資料、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔等。6.其他類：包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.類別代碼：根據(jù)檔案分類，為每一類檔案設(shè)定一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如行政管理類為“01”，人事管理類為“02”等。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制一個(gè)流水號(hào)，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“0123001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，應(yīng)確保檔案材料的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種形式。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)材料，并進(jìn)行整理歸檔。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)將其個(gè)人檔案材料整理齊全后移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理。2.整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序進(jìn)行排列，編寫頁(yè)碼，并編制卷內(nèi)目錄。4.電子檔案應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確。5.照片、錄音錄像等特殊載體檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，并注明相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）檔案存放1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄音錄像應(yīng)存儲(chǔ)在光盤或硬盤上，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。(二)復(fù)制與摘錄1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制或摘錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制/摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制或摘錄手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行審核，如涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制或摘錄。3.復(fù)制或摘錄的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。復(fù)制或摘錄人員應(yīng)妥善保管復(fù)制或摘錄的檔案材料，不得擅自傳播或用于其他用途。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確。2.數(shù)字化掃描后的檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，具有同等法律效力。（三）檔案信息管理系統(tǒng)1.選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）電子檔案安全管理1.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作電子檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，兼職檔案員的工作落實(shí)情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況，檔案庫(kù)房及設(shè)施設(shè)備的安全狀況。（三）檢查結(jié)果處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改