湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹.....................................................................................................................1

2接待目的.....................................................................................................................1

3接待時(shí)間和地點(diǎn).........................................................................................................1

4接待對(duì)象.....................................................................................................................2

5接待準(zhǔn)備.....................................................................................................................2

5.1接待前期..........................................................................................................2

5.2接待中期..........................................................................................................2

5.3接待前檢查......................................................................................................3

5.4接待后期..........................................................................................................3

6接待行程安排.............................................................................................................4

7接待流程.....................................................................................................................4

7.1第一天流程（8月6日）...............................................................................4

7.1.1接車(chē).......................................................................................................4

7.1.2入住酒店...............................................................................................5

7.1.3晚宴.......................................................................................................5

7.2第二天流程（8月7日）...............................................................................5

7.2.1早餐.......................................................................................................5

7.2.2參觀生產(chǎn)車(chē)間.......................................................................................6

7.2.3午餐.......................................................................................................6

7.2.4會(huì)談.......................................................................................................6

7.2.5晚餐.......................................................................................................7

7.3第三天流程（8月8日）...............................................................................8

7.3.1簽訂合同...............................................................................................8

7.3.2午餐——品特色美食醴陵菜...............................................................8

7.3.3送行.......................................................................................................8

8費(fèi)用預(yù)算.....................................................................................................................8

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

9意外防范.....................................................................................................................8

參考資料......................................................................................................................10

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2023年醴陵市東方電瓷電器有限公司接待方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

醴陵市東方電瓷電器有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)東方電瓷）成立于2001年，生產(chǎn)

的產(chǎn)品主要用于配電路線(xiàn)、架空輸電和變電站，包括優(yōu)質(zhì)瓷絕緣子、復(fù)合絕緣

子、避雷器、電源配件和其他電纜附件等。東方電瓷一直是高壓瓷和復(fù)合絕緣

子的供應(yīng)商，公司生產(chǎn)的高性能絕緣子遠(yuǎn)銷(xiāo)40多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。經(jīng)過(guò)22年的

不斷發(fā)展，公司已經(jīng)成為電力領(lǐng)域的行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者之一。東方電瓷擁有300多名

專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)高的員工，致力于產(chǎn)品創(chuàng)新，在市場(chǎng)上擁有一大批忠實(shí)的客戶(hù)群體。

公司不斷開(kāi)發(fā)雄厚的技術(shù)力量、高水平的質(zhì)量控制設(shè)備和產(chǎn)品設(shè)計(jì)測(cè)試設(shè)備，

所有的絕緣子均符合ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)，并有實(shí)驗(yàn)室出具的測(cè)試報(bào)告，生產(chǎn)

性能遙遙領(lǐng)先于同行業(yè)平均水平。

江西新龍電瓷電器制造有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)新龍電瓷）是高新技術(shù)企業(yè)，

專(zhuān)業(yè)從事絕緣子研發(fā)與制造。2004年在萍鄉(xiāng)市蘆溪成立，是國(guó)內(nèi)獲得鐵道部行

政許可和中鐵鐵路產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證中心CRCC認(rèn)證的8家企業(yè)之一。它通過(guò)了

ISO9001質(zhì)量體系、ISO14001環(huán)境體系、OHSAS職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)

證。公司現(xiàn)有員工200余名員工，生產(chǎn)設(shè)施齊全且先進(jìn)。公司年產(chǎn)鐵道棒式瓷

絕緣子20萬(wàn)只，懸式和針式絕緣子200萬(wàn)片，線(xiàn)路柱式絕緣子200萬(wàn)片，產(chǎn)品

均經(jīng)過(guò)了國(guó)家絕緣子避雷器質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)中心等權(quán)威機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)，各項(xiàng)技術(shù)性

能指標(biāo)處于國(guó)內(nèi)同行業(yè)先進(jìn)水平。

2接待目的

東方電瓷想同新龍電瓷實(shí)現(xiàn)在絕緣子全系列產(chǎn)品的聯(lián)合研發(fā)與生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)

技術(shù)共享，雙方協(xié)作，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，達(dá)到絕緣子年產(chǎn)量在近三年產(chǎn)品年平均產(chǎn)量

的基礎(chǔ)上翻一番，進(jìn)一步提高絕緣子的產(chǎn)量，適應(yīng)疫情放開(kāi)的大背景下，國(guó)內(nèi)

外需求方對(duì)絕緣子產(chǎn)品的需求較為旺盛的市場(chǎng)環(huán)境。

3接待時(shí)間和地點(diǎn)

時(shí)間：2023年8月6日—8月8日

地點(diǎn)：醴陵市東方電瓷電器有限公司

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4接待對(duì)象

江西新龍電瓷電器制造有限公司一行6人來(lái)訪(fǎng)人員基本情況如下：

表1來(lái)訪(fǎng)人員基本情況

姓名職務(wù)性別住宿房間

徐凱新龍電瓷銷(xiāo)售部總經(jīng)理男圖蘭朵酒店201

江霞新龍電瓷銷(xiāo)售部總經(jīng)理助理女圖蘭朵酒店209

林志新龍電瓷技術(shù)部總監(jiān)男圖蘭朵酒店301

安然新龍電瓷技術(shù)部總監(jiān)助理女圖蘭朵酒店309

蘇醒新龍電瓷財(cái)務(wù)部職員男圖蘭朵酒店401

于正新龍電瓷行政部職員男圖蘭朵酒店409

5接待準(zhǔn)備

5.1接待前期

前期主要由公共事務(wù)部負(fù)責(zé)，主要工作內(nèi)容為：

（1）對(duì)外部：

①確定對(duì)方對(duì)接人及其電話(huà)、郵箱、微信；

②確定對(duì)方來(lái)訪(fǎng)人員的人數(shù)：人數(shù)、性別、職位、習(xí)慣，據(jù)此安排酒店等

級(jí)、房間類(lèi)型等；

③確定來(lái)訪(fǎng)時(shí)間、接待時(shí)長(zhǎng)、對(duì)方的來(lái)訪(fǎng)計(jì)劃；

④確認(rèn)對(duì)方來(lái)訪(fǎng)人員的忌口問(wèn)題和陪同人員；

⑤確認(rèn)歡迎牌內(nèi)容。

（2）對(duì)內(nèi)部：

①確認(rèn)配合參與本次接待的部門(mén)和人員；

②聯(lián)系安排宣傳部門(mén)；

③制定活動(dòng)流程并做好內(nèi)容確認(rèn)；

④預(yù)定酒店、餐廳、會(huì)議室、接駁車(chē)輛；

⑤制定會(huì)議以及用餐座位表。

5.2接待中期

中期主要由公共事務(wù)部負(fù)責(zé)，主要工作內(nèi)容為：

（1）對(duì)外部：

①告知對(duì)方最終的接待流程；

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②同對(duì)接人確認(rèn)座位安排是否妥當(dāng)；

③確認(rèn)對(duì)方來(lái)訪(fǎng)當(dāng)天乘坐的交通工具，提前確認(rèn)接站人員。

（2）對(duì)內(nèi)部：

①將活動(dòng)流程通知到參與此次接待的部門(mén)和人員，并確認(rèn)在接待前相關(guān)部

門(mén)和人員完全知悉活動(dòng)流程的內(nèi)容；

②對(duì)接每個(gè)接待活動(dòng)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，做好各接待活動(dòng)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備；

③準(zhǔn)備接待物資以及接待活動(dòng)指引；

④根據(jù)來(lái)訪(fǎng)人員規(guī)格提前通知接待人員所需的接待服飾要求；

⑤安排來(lái)訪(fǎng)人員在地區(qū)知名景點(diǎn)進(jìn)行游玩，做好提前購(gòu)票、準(zhǔn)備用車(chē)、預(yù)

約導(dǎo)游等安排。

5.3接待前檢查

接待前檢查主要由行政部負(fù)責(zé)，主要工作內(nèi)容為：

（1）對(duì)外部：接待開(kāi)始前同對(duì)接人做最終確認(rèn)。

（2）對(duì)內(nèi)部：

①親自走一遍接待流程，核查各環(huán)節(jié)準(zhǔn)備情況；

②對(duì)來(lái)訪(fǎng)人員進(jìn)行參觀的路線(xiàn)進(jìn)行全方位的衛(wèi)生檢查安全隱患排查，專(zhuān)人

負(fù)責(zé)；

③做好會(huì)場(chǎng)安排：LED屏幕、音響、投影、PPT準(zhǔn)備、鮮花、茶飲、水

果、紙巾的準(zhǔn)備工作等；

④協(xié)調(diào)公共事務(wù)部一同做好迎賓準(zhǔn)備；

⑤提前為來(lái)訪(fǎng)人員預(yù)定好返程車(chē)票。

5.4接待后期

接待后期主要由宣傳部負(fù)責(zé)，主要工作內(nèi)容為：

（1）對(duì)外部：

①記錄來(lái)訪(fǎng)人員各流程片段，將活動(dòng)中拍攝的優(yōu)質(zhì)照片發(fā)給對(duì)方；

②了解對(duì)方對(duì)此次接待活動(dòng)和合作有何不滿(mǎn)的地方，有則改之，無(wú)則加

勉，為下次雙方開(kāi)展良好合作奠定良好的基礎(chǔ)。

（2）對(duì)內(nèi)部：整理活動(dòng)中精華的部分，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需求進(jìn)行宣發(fā)主題、內(nèi)

容、形式、時(shí)間確認(rèn)，安排部門(mén)人員做好對(duì)外宣傳。

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6接待行程安排

表2接待行程安排表

時(shí)間地點(diǎn)參加人員負(fù)責(zé)人服務(wù)車(chē)輛

醴陵?yáng)|站圖蘭朵酒東方電瓷總經(jīng)理及其別克GL8

8月6店、盛豪宴會(huì)中心助理等一行6人、新總經(jīng)理助理江霞商務(wù)車(chē)兩

日龍電瓷一行6人輛

東方電瓷公司、生東方電瓷總經(jīng)理等6公共事務(wù)部小許、別克GL8

8月7產(chǎn)車(chē)間、上橙小院人新龍電瓷一行6人生產(chǎn)車(chē)間主任老張商務(wù)車(chē)兩

日輛

東方電瓷、醴陵風(fēng)東方電瓷總經(jīng)理等6行政部老于、公共別克GL8

8月8日帆樓一帶、圖蘭朵人新龍電瓷一行6人事務(wù)部小許、商務(wù)車(chē)兩

酒店、醴陵?yáng)|站輛

7接待流程

7.1第一天流程（8月6日）

7.1.1接車(chē)

（1）備好歡迎條幅：千萬(wàn)不能有錯(cuò)別字。

（2）準(zhǔn)備鮮花，并對(duì)接好攝影師，確保成片達(dá)到理想預(yù)期。

（3）接車(chē)工作人員著裝一致，營(yíng)造良好的氛圍。

（4）如果陪客人同乘一輛轎車(chē)，要首先為客人打開(kāi)轎車(chē)的右側(cè)后門(mén)，并以

手掌擋住車(chē)篷上沿，提醒客人不要碰頭。等客人坐好后，方可關(guān)門(mén)。最后，接

待人員應(yīng)繞道車(chē)尾從左側(cè)后門(mén)上車(chē)。轎車(chē)上的座次有主次尊卑講究。一般認(rèn)

為，車(chē)上最尊貴的位置是后排與司機(jī)的座位成對(duì)角線(xiàn)的座位，即后排右座。其

余座位的主次尊卑次序是：后排左座、后排中座、前排右座。

抵達(dá)目的地時(shí)，接待人員要先下車(chē)，從車(chē)尾繞過(guò)去為客人打開(kāi)車(chē)門(mén)，以手

擋住車(chē)蓬上筐，協(xié)助其下車(chē)。

（5）在路上接到客人后，提前15分鐘通知接待組指定的地方準(zhǔn)備接待。

（6）雙方成功會(huì)面時(shí)，拍照背景需要提前準(zhǔn)備引導(dǎo)攝像師抓拍，拿到較好

的宣傳材料。

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7.1.2入住酒店

（1）提前辦好入住，拿好房卡。

（2）送客戶(hù)到醴陵圖蘭朵酒店后，主動(dòng)告知服務(wù)員賓客的姓氏、稱(chēng)謂、喜

好、人數(shù)等情況，全程要有禮儀引導(dǎo)。接待人員主動(dòng)協(xié)助來(lái)訪(fǎng)人員辦理入住手

續(xù)，并提行李送至酒店房間。

（3）房間內(nèi)可擺放鮮花、水果、歡迎詞、公司宣傳冊(cè)等物品。

7.1.3晚宴

（1）將用餐短信至少提前一個(gè)小時(shí)發(fā)至對(duì)方對(duì)接人員以及我方隨行人員；

（2）歡迎晚宴地點(diǎn)：醴陵盛豪宴會(huì)中心；

（3）參加陪同人員:公司總經(jīng)理，鄧主任、秘書(shū)等共6人；

（4）座次是“尚左尊東”、“面朝大門(mén)為尊”，餐桌為大圓桌。提前排好

座次并打印席卡，正對(duì)大門(mén)的為主客，距離主客左右手邊位置越近的地位越

尊；

（5）根據(jù)來(lái)訪(fǎng)者的喜好，斟酌是否自帶茶葉。關(guān)于酒水：白酒備好分酒

壺，紅酒提前醒酒；

（6）確認(rèn)菜單：根據(jù)前期收集到的信息，點(diǎn)菜前再次跟對(duì)方對(duì)接人確認(rèn)來(lái)

訪(fǎng)人員的忌口問(wèn)題。（不能等客人來(lái)了之后再確認(rèn)，需提前確認(rèn)。冷菜要提前

備好上桌）；

（7）菜品大類(lèi)是冷菜加熱菜加湯，點(diǎn)菜數(shù)量在雙方公司到位人數(shù)12人的

基礎(chǔ)上加3道菜，不夠的話(huà)中間出去點(diǎn)。點(diǎn)餐時(shí)，注意來(lái)訪(fǎng)者的忌口問(wèn)題。席

間勤跑腿催菜、倒酒等；

（8）用餐過(guò)程中，要注意察言觀色，全程注意客人和領(lǐng)導(dǎo)的就餐情況，觀

察他們的所需，并及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)人員解決；

（9）在晚宴快要結(jié)束的時(shí)候，提前確認(rèn)對(duì)方司機(jī)已到位，并把車(chē)停到大廳

門(mén)口適合的位置，確保來(lái)訪(fǎng)人員在出大廳時(shí)就能直接上車(chē)；

（10）晚宴結(jié)束后，在禮儀的引導(dǎo)下，雙方領(lǐng)導(dǎo)一起下樓，在晚宴大廳握

手相送。

7.2第二天流程（8月7日）

7.2.1早餐

考慮到來(lái)訪(fǎng)人員前一天舟車(chē)勞累來(lái)到醴陵，為了讓它們得到充足的休息，

早餐由醴陵圖蘭朵酒店提供自助餐。提前跟酒店侍應(yīng)生打好招呼，由酒店禮儀

引導(dǎo)就餐，為其提供方便。

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7.2.2參觀生產(chǎn)車(chē)間

（1）提前安排好工作人員以及講解員。

（2）提前5小時(shí)按照原有的參觀路線(xiàn)親自走一遍，沿途檢查各項(xiàng)細(xì)節(jié)問(wèn)

題。如衛(wèi)生是否徹底、工作人員著裝是否統(tǒng)一、精神面貌是否良好、是否存在

安全隱患等。

（3）車(chē)輛進(jìn)入園區(qū)后將車(chē)牌號(hào)碼報(bào)備給保安隊(duì)長(zhǎng)，確保出行暢通無(wú)阻。

（4）講解時(shí)可以稍微描述一下公司的整體情況，不宜大展篇幅進(jìn)行敘述，

因?yàn)閬?lái)訪(fǎng)者對(duì)此已有較為詳細(xì)的了解。主要針對(duì)產(chǎn)品的研發(fā)背景、產(chǎn)品性能，

較同行業(yè)其他公司的產(chǎn)品進(jìn)行比較，突出我司產(chǎn)品的特色和創(chuàng)新之處，并對(duì)其

進(jìn)行詳細(xì)的講解，凸顯我司的科研實(shí)力和發(fā)展前景好，吸引來(lái)訪(fǎng)人員選擇與我

司合作。

（5）接下來(lái)就我司絕緣子全系列產(chǎn)品近三年來(lái)的銷(xiāo)售量，以及目前的銷(xiāo)售

網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行詳細(xì)的介紹。讓來(lái)訪(fǎng)人員可以清晰地看到我司所售的產(chǎn)品在市場(chǎng)上的

占有率情況以及我司的銷(xiāo)售能力，增強(qiáng)雙方合作的信心。

（6）在參觀途中注意關(guān)注對(duì)方的需求。

7.2.3午餐

午飯?jiān)诠撅執(zhí)玫陌鼛筒?，令?lái)訪(fǎng)人員進(jìn)一步感受我司的氛圍，加深對(duì)

我司的了解。

（1）根據(jù)人員忌口問(wèn)題進(jìn)行點(diǎn)菜，點(diǎn)菜的數(shù)量按照總就餐人數(shù)的1.2或

1.3倍，湊成雙數(shù)。葷素6：4，涼菜按照就餐人數(shù)的1/3搭配即可；

（2）上菜順序：冷盤(pán)—熱菜—甜食—水果；

（3）敬酒時(shí)最好站立，或者走到敬酒人的身邊（右邊），自己的杯口要低

于對(duì)方的杯口，以示尊重。

7.2.4會(huì)談

（1）擺放水果，將配置的水果和干果事先清潔、去核；整齊裝盤(pán)，有序擺

放；

（2）擺放瓶裝水，根據(jù)會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備，每人一瓶，擺放在座位右上角（靠

近右手邊）；

（3）提前準(zhǔn)備好紙筆，放置正前方，筆應(yīng)該放在便箋上方，筆尖向左前

方；

（4）根據(jù)參會(huì)人員人數(shù)提前準(zhǔn)備好茶水，擺放帶蓋茶杯，被子花色必須統(tǒng)

一，杯把兒向右下角偏45度，茶杯中加入適當(dāng)茶葉；

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（5）席位牌要逐字檢查，不能出現(xiàn)錯(cuò)別字；

（6）準(zhǔn)備好紙筆放在每個(gè)人的座位上備用，放在會(huì)議議程下面，確保每一

支筆都有墨水；

（7）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要的其他資料、文件、物品、設(shè)備等道具，需要提前跟禮

儀溝通好，確認(rèn)哪個(gè)環(huán)節(jié)該上哪些道具；

（8）提前準(zhǔn)備好激光翻頁(yè)筆、錄音筆，并調(diào)試好投影設(shè)備；

（9）會(huì)議議程跟對(duì)方對(duì)接人對(duì)接好之后，雙面打印，人手一份；

（10）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要有一位機(jī)動(dòng)人員，方便及時(shí)處理會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)

情況；

（11）會(huì)談流程：

①觀看公司宣傳展板（講解員：安安）；

②公司領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議：介紹公司技術(shù)組人員，雙方就合作進(jìn)行會(huì)談。

分析行業(yè)前景：隨著國(guó)家電網(wǎng)建設(shè)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，絕緣子行業(yè)將得到進(jìn)

一步的發(fā)展，市場(chǎng)上對(duì)中高檔絕緣子的需求將持續(xù)增長(zhǎng)。因此，技術(shù)與質(zhì)量是

絕緣子生產(chǎn)企業(yè)立足與發(fā)展的關(guān)鍵。在國(guó)內(nèi)外政策與市場(chǎng)環(huán)境的有力支持下，

絕緣子行業(yè)將有廣闊的發(fā)展空間。

討論合作方向：雙方就合作進(jìn)行討論，如根據(jù)其他公司公開(kāi)的一種便于安

裝的絕緣子信息，合作過(guò)程中生產(chǎn)出一種通過(guò)棒體、傘套、連接板、支撐板、

插板、限位槽、限位套、通孔、橫桿、移動(dòng)板、移動(dòng)塊、彈簧和限位塊的配合

的新型絕緣子產(chǎn)品，來(lái)實(shí)現(xiàn)便于安裝的目，避免給使用者對(duì)絕緣子進(jìn)行安裝帶

來(lái)麻煩，提高了絕緣子的安裝效率，從而提高了使用者對(duì)絕緣子的體驗(yàn)感，滿(mǎn)

足當(dāng)今市場(chǎng)的需求，提高了絕緣子的實(shí)用性和使用性。

7.2.5晚餐

（1）地點(diǎn)：上橙小院（醴陵店）；

（2）點(diǎn)菜細(xì)則：菜量總數(shù)為人數(shù)加2—3（不含主食和湯）；

（3）葷素冷熱比例為6：4，至少一個(gè)位菜一份湯；

（4）主菜一般是大龍蝦、大黃魚(yú)、刺身等珍貴海鮮河鮮；

（5）適當(dāng)重口，至少一個(gè)辣菜開(kāi)胃；

（6）位置安排：主位（主陪）正對(duì)門(mén)副陪與主陪正對(duì)坐，主客在主位右手

邊，副客在主位左右，其余人隨意安插；

（7）用餐過(guò)程中隨時(shí)盯著茶水與酒水，快空了就斟滿(mǎn)。主位開(kāi)場(chǎng)重要客人

相互敬酒后，可順時(shí)針挨個(gè)敬酒；

（8）宴請(qǐng)結(jié)束，提前買(mǎi)單、贈(zèng)伴手禮、安排司機(jī)送人。

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7.3第三天流程（8月8日）

7.3.1簽訂合同

簽字雙方我方在會(huì)議桌的左邊，對(duì)方在右邊，雙方其他人雙方對(duì)等，按主

客左右排列。雙方合作談妥，成功簽訂合作合同。

7.3.2午餐——品特色美食醴陵菜

（1）風(fēng)帆樓

主要菜品：醴陵小炒肉（不辣且很香，點(diǎn)這道菜可以照顧口味清淡的

人）、粉皮腌菜（咸中帶有酸甜口，下飯，美味），再依據(jù)對(duì)方的口味點(diǎn)菜。

（2）李大勺醴陵炒粉：離風(fēng)帆樓很近，分量足，頗具醴陵特色；

（3）仙都醬板鴨總店：仙都醬板鴨是醴陵獨(dú)一份的特色美食。買(mǎi)完后可以

多打包幾份給來(lái)訪(fǎng)人員，回味無(wú)窮；

（4）醴陵門(mén)對(duì)面文廟老羅家臭豆腐：令人身心放松，多了幾分煙火氣。

7.3.3送行

到酒店拿完行李后，送至醴陵?yáng)|站，禮貌告別。

8費(fèi)用預(yù)算