湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計 目錄TOC\o"1-3"\h\u222891湖南寶津鋼鐵有限公司的簡介 湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度優(yōu)化設計1湖南寶津鋼鐵有限公司的簡介湖南寶津鋼鐵有限公司成立于2011年03年23日，注冊地位于湖南省長沙市天心區(qū)新開鋪路1348號湖南鋼鐵大市場（橡膠廠區(qū)），法定代表人為孫柏君。經營范圍包括金屬材料、建筑材料的銷售；不銹鋼制品生產（限分支機構）；湖南寶津鋼鐵有限公司專業(yè)生產Φ219-3020螺旋縫雙面埋弧焊鋼管，廣泛應用于石油、天然氣、電力等工程。2湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款現(xiàn)狀湖南寶津鋼鐵有限公司采購材料種類較多，數(shù)量龐大，不同種類采購預算環(huán)節(jié)內部控制流程不相同。公司實際業(yè)務需要與之相適應的現(xiàn)代化管理，在此基礎上需要大力實施采購與付款制度措施。公司現(xiàn)有的采購與付款流程如下圖：需求計劃采購計劃需求計劃采購計劃選擇供應商選擇供應商確定、訂立采購合同確定、訂立采購合同管理供應過程管理供應過程驗收驗收否退貨否退貨是是否合格是是否合格辦理手續(xù)等取得發(fā)票入庫辦理手續(xù)等取得發(fā)票入庫會計控制付款會計控制付款圖1采購與付款流程圖3湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度存在的問題3.1采購業(yè)務中崗位分工及職責不合理公司采購制度盡管健全，但其執(zhí)行效果不太好。雖然在實際采購活動中，生產部門、銷售部門等也會參與其中的規(guī)劃，但是各部門一般都只站在自己的角度去思考問題，更關注自身利益。公司在采購管理上分工不明確，各崗位職責和權限模糊，部分員工會認為在保證采購速度，降低采購成本等問題，就應該是采購一個部門所應該履行的職責，結果造成采購部“孤立無援”的現(xiàn)象發(fā)生。所以一旦采購出現(xiàn)問題時，就認為是其部門的全部責任。另一方面，公司對日常問題的管理是非常繁瑣的，采購部門大部分工作基本都消耗在這些問題上，工作效率降低。3.2采購合同簽訂和管理問題3.2.1采購合同不規(guī)范由于公司缺乏標準的合同范本，在簽訂過程中出現(xiàn)了很多不合法合規(guī)的情況。如：1.部門合同條款的尺度不相同，權責不對等，尤其是合同關鍵條款的標準不一致，不利于此公司獲得更多經濟效益。2.合同違約責任約定遺漏或模糊，不寫反面，只寫正面，而且一些合同文字不夠嚴謹，甚至其用語模棱兩可。3.合同特定條款和一般條款前后不對應，或者合同某些條款從語義或解釋上產生不同的理解，導致合同未完成或引起爭執(zhí)。4.法律顧問職責分工不合理，因為標的的規(guī)格、數(shù)量是比較專業(yè)和細致的，法律顧問接觸的機會少，不夠專業(yè)。3.2.2采購合同管理機制不完善公司忽視采購合同的“動態(tài)管理”，而注重其“靜態(tài)管理”。主要表現(xiàn)在以下幾點：1.沒按時簽訂變更合同，產生其業(yè)務風險；沒有追求相關法律責任，因為不重視而過了訴訟時效。2.缺少規(guī)范的相關管理人員制度，尤其在采購合同審批過程中，審批部門及相對應領導繁多，有些程序還比較復雜，造成審批效率低下，導致執(zhí)行效率也低。3.公司內部對采購合同管理的理解不足，沒有建立相對應的合同臺賬。3.3采購材料驗收入庫審核不嚴3.3.1缺乏規(guī)范細化的驗收標準雖然公司有相關驗收準則，但在日常工作業(yè)務中卻鮮有明確具體的流程及細則等，更缺乏相對應懲罰管理制度。驗收體制與組織無科學設計。驗收體制與組織無科學設計。參與驗收人員無明確的資格。驗收的完備手續(xù)沒有明確的要求。缺乏規(guī)范的驗收標準參與驗收人員無明確的資格。驗收的完備手續(xù)沒有明確的要求。缺乏規(guī)范的驗收標準驗收工作沒有必經的流程；驗收工作與采購工作之間的關系無明確制約規(guī)定。驗收工作沒有必經的流程；驗收工作與采購工作之間的關系無明確制約規(guī)定。圖2缺乏規(guī)范的驗收標準3.3.2驗收體制機制不健全現(xiàn)在驗收工作是倉儲部的職責，或是財務部的職責，由此產生一些弊端。主要表現(xiàn)在：①隨意安排驗收人員，在其驗收工作中該回避的人員摻雜其中，該參與的人員卻未安排，導致驗收機制不合理；②同時，配套的問責追責幾乎沒有，參與驗收時多表現(xiàn)為敷衍做事；甚至在出現(xiàn)某些驗收不符合標準情況，也沒有對其整改等處罰措施。3.4采購付款管理過程不夠完善3.4.1預付賬款管理存在問題通過調查，預付賬款管理存在問題（風險重要性水平較高）。對于此公司來說，由于采購規(guī)模較大且較為頻繁，其預付給供應商的金額也往往較大，預付款項對本公司的資金流會產生較大的影響。3.4.2未能與供應商及時對賬其次，未能與供應商及時對賬（風險重要性水平中等）。對于湖南寶津鋼鐵有限公司來說，若未能與供應商進行對賬，企業(yè)可能難及時發(fā)現(xiàn)存在的差異，更不能及時對可能存在的問題的環(huán)節(jié)進行調整，這會導致企業(yè)資金和信用受損。4湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度優(yōu)化設計4.1完善采購業(yè)務的職責分工，提高采購能力明確并規(guī)范公司內部部門在采購實際工作中的職責。如下表：表1采購業(yè)務崗位職責表部門崗位職責生產部及倉儲部生產主管、倉儲主管生產主管根據(jù)生產計劃、倉儲主管根據(jù)庫存量，申報采購計劃，提交采購部、財務部、業(yè)務主管負責人審批。采購部采購主管根據(jù)審批的采購計劃，負責選擇、確定合格供應商并進行集中管理，做到安全合法合規(guī)等。負責組織對供應商篩選、查驗、檢驗、評估、確定和管理，負責在評估的合格供應商內采購，不因采購問題影響生產。采購員負責協(xié)助采購主管對供應商選擇、檢驗、評估和確定工作等。財務部會計負責收付款、發(fā)票、驗收入庫等事項。財務總監(jiān)負責審核采購計劃、采購合同及付款所需文件、票據(jù)的有效性、合法性、辦理相關支付手續(xù)。質檢部及倉儲部驗收員、倉儲員負責完成最后的驗收入庫以及登記信息。技術部門相關技術人員臨時加急采購，提出其他采購申請。規(guī)范采購管理權限：采購部門：先了解價格，再確定供應商。要針對不同的供應商收集其相關的數(shù)據(jù)，進行詳細的分析，再結合公司的發(fā)展計劃，篩選合適的供應商進行合作。在合同當中要根據(jù)供應商以往合作過程中的缺陷制定針對性的解決方式，進而使得采購部門在采購的過程當中，能夠針對性的選擇商品類型。質量檢驗部：根據(jù)采購合同嚴格檢查產品，并轉交給倉儲部。倉儲部：倉庫人員根據(jù)采購訂單或送貨單據(jù)執(zhí)行驗收。財務部：財務人員首先填寫付款單，再上交財務經理，財務經理審核無誤后，在付款單上簽名，報總經理審核批準。董事會：董事長批準執(zhí)行完成付款后整理交會計記錄并負責資料保管。4.2規(guī)范采購合同條款，加強采購合同管理4.2.1規(guī)范采購合同條款①借助信息技術和互聯(lián)網技術，與現(xiàn)行的ERP管理模式相結合，建立本公司物資采購信息庫①借助信息技術和互聯(lián)網技術，與現(xiàn)行的ERP管理模式相結合，建立本公司物資采購信息庫。為采購計劃的制定和價格決策提供科學依據(jù)。②價款是采購合同的最為重要的內容之一。合同中應明確產品單價、計量標準、數(shù)量、產品附件等。②價款是采購合同的最為重要的內容之一。合同中應明確產品單價、計量標準、數(shù)量、產品附件等。規(guī)范采購合同條款③③支付方式也應當明確，價款支付還是現(xiàn)金支付，還是支票支付；如果采用匯款，匯費誰負責。④④設置相對應的法律顧問，為公司的經營管理“保駕護航”。圖3規(guī)范采購合同條款4.2.2加強采購合同執(zhí)行管理（1）公司簽訂合同的準備工作需要加強管理。簽訂合同前，采購部門應當掌握公司自身經營情況等和合同對方單位情況，并仔細研究市場需要及貨源情況等，然后報告給下一部門。（2）企業(yè)高層對簽訂合同過程需要加強管理。簽訂合同時，必須按相應的合同法規(guī)審核查驗，使簽訂的合同合法合理。（3）公司可以單獨設置機構，并建立合同登記等制度，統(tǒng)一保管、監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況等。 4.3完善采購材料驗收入庫手續(xù)4.3.1制定細化的驗收制度第一步:供應商按合同約定的時間交貨。了解供應過程是否正常，確保能按時交貨。組織通知質量檢驗部門檢驗，填入檢驗記錄表。采購部第一步:供應商按合同約定的時間交貨。了解供應過程是否正常，確保能按時交貨。組織通知質量檢驗部門檢驗，填入檢驗記錄表。采購部第三步:再由倉庫保管人員對數(shù)量進行核對，簽字并加蓋收這章后物資入庫，物資入庫后經質檢部門、倉庫保管部門簽字蓋章的入庫單要再返回采購部門留存。倉儲部質檢部倉儲部質檢部第二步:質量檢驗部門要按合同約定及相關檢驗標準對所送物資的包裝，質量依次驗收合格后簽字并第二步:質量檢驗部門要按合同約定及相關檢驗標準對所送物資的包裝，質量依次驗收合格后簽字并加蓋驗收章。圖4制定細化的驗收制度步驟物資驗收部門應嚴格按相關標準、程序進行驗收如發(fā)現(xiàn)質量或包裝出現(xiàn)問題，要如實登記并及時與采購部門聯(lián)系處理。4.3.2完善驗收體制（1）細化規(guī)定，明確責任。此公司應該明確采購項目驗收的程序和相應的責任。尤其在驗收環(huán)節(jié)明確責任人員、驗收依據(jù)等。（2）建立第三方獨立驗收制度。這種方式可以實現(xiàn)了購買、驗收、使用和付款等四權分離，規(guī)范了驗收體制，還形成相互制約機制。（3）創(chuàng)新和改革驗收制度?？梢酝菩蟹侄悟炇占s定。按采購合同相關規(guī)定進行分段驗收，提交各分段驗收報告。4.4加強采購付款管理4.4.1完善預付賬款管理機制預付賬款，存在一定的風險性。根據(jù)公司現(xiàn)狀，建立以下預付賬款相關制度。具體如下表所示：表2預付賬款管理機制預付賬款臺賬管理制度要求按供應商建立相對應預付賬款臺賬。財務部門應按合同規(guī)定或簽訂協(xié)議，依據(jù)供應商單位或個人名稱及合同明細設置臺賬，記載預付款等情況。預付賬款控制制度發(fā)生預付款項時，必須簽訂合同協(xié)議，并通過相關部門簽名審核后，交一份給財務部門存檔。其次，為了節(jié)約貨幣資金的支出，必須辦理支付審批手續(xù)，嚴格控制各種預付款項的額度。預付賬款管理責任制度材料核算人員：負責材料預付款與實務核對工作相關供應部門：負責清查催收貨物供應入庫工作4.4.2及時仔細對賬材料采購數(shù)據(jù)是研究增加收入和降低成本的有效途徑，湖南寶津鋼鐵有限公司應該使用從中獲取的分析和解決方案。采購部門應及時與供應商對好賬，并將提供的對賬單給財務，由財務再將賬單與收料的數(shù)量一核對，單價和當初簽的合同上的金額一核對。每月月末或者月初的時候,供應商就要傳對賬單過來,上面有寫數(shù)量,單價等，然后根據(jù)對賬單以及倉庫提供的供應商的送貨單來核對。5小結本次優(yōu)化設計具體分析了湖南寶津鋼鐵有限公司的采購與付款制度在實際經營活動中存在的相關問題，并針對其中存在的問題進行分析，將公司采購與付款流程進行優(yōu)化改進，進而提出對此公司的優(yōu)化完善措施。通過優(yōu)化后的采購與付款制度流程如下圖所示：行政部將銷售計劃傳遞給相關人員制定銷售目標管理層組織會議行政部將銷售計劃傳遞給相關人員制定銷售目標管理層組織會議采購負責人提交采購計劃審批選擇供應商采購員根據(jù)銷售計劃制定采購單采購負責人提交采購計劃審批選擇供應商采購員根據(jù)銷售計劃制定采購單采購部管理采購過程采購部供應商按合同發(fā)貨辦理合同審批手續(xù)采購部管理采購過程采購部供應商按合同發(fā)貨辦理合同審批手續(xù)采購部填寫付款申請單并轉交給財務經理采購部填寫付款申請單并轉交給財務經理按合同約定及相關檢驗標準對所送物資的包裝，依次驗收合格后簽字并加蓋驗收章。質檢部按合同約定及相關檢驗標準對所送物資的包裝，依次驗收合格后簽字并加蓋驗收章。質檢部倉庫保管人員對數(shù)量核對，簽字并蓋章，入庫。倉儲部倉庫保管人員對數(shù)量核對，簽字并蓋章，入庫。倉儲部財務部財務部財務經理審核無誤后在付款單上簽字確認，報總經理審批。財務經理審核無誤后在付款單上簽字確認，報總經理審批?？偨浝韺徍撕炞郑ㄖ卮箜椖繄蠖麻L簽字）出納執(zhí)行完成付款，會計記賬經理室總經理審核簽字，（重大項目報董事長簽字）出納執(zhí)行完成付款，會計記賬經理室圖5優(yōu)化后的采購與付款流程圖參考資料時嘉松,宋麗軍,吳君.探討鋼鐵企業(yè)中加強采購管理的策略[J].中外企業(yè)家,2020(14):34.王萍.淺談長慶石化公司采購與付款的內部控制制度[J].中國集體經濟,2020(21):35-36.郭秀慧.企業(yè)采購與付款業(yè)務的內部控制問題探究[J].財會學習,2020(10):252-253.陸旭石.淺談企業(yè)采購風險的識別與防范—