1/1企業(yè)合規(guī)管理之檔案管理企業(yè)合規(guī)管理之檔案管理

企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、建設、生產、經營和服務等活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分，在企業(yè)管理運行、科技創(chuàng)新、產品開發(fā)、市場開拓、維護權益、留存歷史、傳承文化等方面起著基礎性支撐性作用。

一、企業(yè)檔案管理現狀

1、企業(yè)對檔案管理意識薄弱，缺乏專業(yè)管理人員。

企業(yè)過于注重業(yè)績及工作效率，缺乏對檔案管理工作的重視，未設置專門的檔案管理崗位及專業(yè)檔案管理人才，非專業(yè)人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的編寫、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案管理意識淡薄;或者專業(yè)檔案管理人員身兼數職，導致對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，致使檔案資料內容殘缺、真實性不足，嚴重影響了檔案管理水平。

2、企業(yè)

企業(yè)未配置專用檔案柜和檔案室，有的企業(yè)檔案多、檔案室狹窄并且雜亂、十防設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，不利于檔案信息充分服務于企業(yè)。

3、企業(yè)檔案管理手段落后。

隨著計算機技術和信息技術在檔案整理工作的應用和發(fā)展，傳統的檔案整理技術已經無法滿足現在大量電子檔案整理的需求，企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能較低，學習檔案整理新技術的能力較差，導致工作效率低下，嚴重影響企業(yè)檔……此處隱藏1352個字……、完整性，在經濟糾紛中即由記錄轉變重要物證，成為關鍵性法律證據。

3、企業(yè)運營風險。

企業(yè)運營風險體現在其人力資源、資產管理、銷售業(yè)務、企業(yè)文化、工程項目等多個方面，通常避無可避，只能在日常經營中比對參考企業(yè)檔案信息資源，認真分析已有檔案形成的經營案例，盡量控制或減少因人為因素引起的運營風險。

三、提高企業(yè)檔案管理水平

1、完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，夯實檔案管理基礎。

規(guī)章制度要體現合理性、科學性、可操作性，即符合企業(yè)特點和檔案管理實際，以適應企業(yè)檔案管理的需要，并根據時代及信息技術的發(fā)展狀況進行不斷的調整，充分借助現代化手段保障企業(yè)檔案管理工作的順利開展，為后續(xù)借助檔案管理工作提高企業(yè)服務水平奠定基礎。另企業(yè)要堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，即在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2、采用信息化管理手段，加強檔案管理規(guī)范性。

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統、檔案軟件系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3、加大檔案工作人員培養(yǎng)力度，提升檔案管理質量。

企業(yè)應積極為檔案管理人員創(chuàng)造學習、鍛煉、教育培訓的機會，開展定期或不定期的檔案業(yè)