酒店采購管理制度及工作流程一、制定目的及范圍為提升酒店采購工作的規(guī)范性與效率，確保物資質(zhì)量與成本控制，特制定本制度。制度適用于酒店內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括日常運(yùn)營(yíng)物資采購、一次性用品采購、設(shè)備采購及特殊需求采購等。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則，以確保公正與透明：1.采購必須遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。2.所有采購物資需從合規(guī)的供應(yīng)商處獲得，且必須索取并保存發(fā)票。3.采購流程中，申購人與采購人應(yīng)分開，避免利益沖突。三、采購流程1.常規(guī)采購流程1.1需求確認(rèn)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前進(jìn)行物資需求預(yù)測(cè)，并向采購部提交“采購申請(qǐng)單”。該申請(qǐng)單需詳細(xì)列出所需物資的規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。1.2庫存查詢：采購部在接收申請(qǐng)后需先查詢庫存情況，確認(rèn)是否存在現(xiàn)貨。如有現(xiàn)貨，采購可免于進(jìn)行新采購。1.3預(yù)算審批：若需新采購的物資，采購部會(huì)將申請(qǐng)?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。需確保每項(xiàng)采購都在預(yù)算范圍內(nèi)。1.4詢價(jià)與選擇供應(yīng)商：采購部需至少聯(lián)系三家合規(guī)供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)及供貨條件。對(duì)比后選擇合適的供應(yīng)商，并記錄詢價(jià)過程。1.5審批流程：在確定供應(yīng)商后，采購部需將相關(guān)信息填寫在“采購審批單”上，提交至相關(guān)管理層進(jìn)行逐級(jí)審批。1.6采購實(shí)施：獲得審批后，采購部與選定的供應(yīng)商下單。應(yīng)確保采購合同的簽署，明確交貨時(shí)間、數(shù)量與質(zhì)量要求。1.7驗(yàn)收與入庫：貨物到達(dá)后，由相關(guān)部門進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后入庫。入庫時(shí)需填寫“入庫單”，并與發(fā)票一并存檔。1.8付款與報(bào)銷：采購部依據(jù)合同條款，在驗(yàn)收合格后按照約定時(shí)間進(jìn)行付款，并妥善保存相關(guān)財(cái)務(wù)憑證。2.特殊采購流程2.1集中采購：針對(duì)日常消耗品如洗漱用品、辦公文具等，采購部可在每月固定時(shí)間進(jìn)行集中采購，簡(jiǎn)化流程。2.2應(yīng)急采購：應(yīng)對(duì)突發(fā)事件或緊急需求，采購部可在無須詢價(jià)的情況下，迅速聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購，事后需及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)記錄。2.3年度采購計(jì)劃：針對(duì)長(zhǎng)期、穩(wěn)定需求的物資，需提前制定年度采購計(jì)劃，并提交管理層審批，以確保供應(yīng)的持續(xù)性。四、記錄與備案每次采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部需將所有相關(guān)單據(jù)（包括采購申請(qǐng)單、審批單、入庫單及發(fā)票）整理歸檔。所有記錄應(yīng)保留至少三年，以備財(cái)務(wù)審核與內(nèi)部稽查。五、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)：采購部需建立完整的供應(yīng)商資料，定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保所采購物資的質(zhì)量與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。2.行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的贈(zèng)品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。3.保密義務(wù)：采購過程中的所有商業(yè)信息應(yīng)予以保密，不得泄露給第三方。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制定期對(duì)采購流程進(jìn)行評(píng)估與審查，收集各部門對(duì)采購管理的反饋，確保流程的適應(yīng)性與高效性。根據(jù)反饋結(jié)果，適時(shí)調(diào)整采購流程與制度