湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司簡(jiǎn)介.......................................1

2湖南恒康惠商貿(mào)有限公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀.......................1

2.1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)流程............................2

2.2湖南恒康惠商貿(mào)有限公司主要的采購(gòu)商品........................2

3湖南恒康惠商貿(mào)有限公司內(nèi)部采購(gòu)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題.....................3

3.1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司供應(yīng)商選擇不合理......................3

3.2采購(gòu)申請(qǐng)審批制度不完善......................................3

3.3缺乏嚴(yán)格的采購(gòu)合同審核程序..................................3

3.4采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃的不合理........................................4

4湖南恒康惠商貿(mào)有限公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)方案...............4

4.1供應(yīng)商選擇設(shè)計(jì)優(yōu)化方案......................................5

4.2采購(gòu)申請(qǐng)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案....................................5

4.3采購(gòu)合同審核程序優(yōu)化設(shè)計(jì)方案................................6

4.4制定采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案....................................7

參考資料...........................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)

計(jì)

1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司簡(jiǎn)介

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司于2019年07月30日成立，位于湖南省岳陽(yáng)市平

江縣新城區(qū)東興大道新汽車站側(cè)金門第B座二樓商場(chǎng)，是一家以從事批發(fā)業(yè)為

主的企業(yè)，企業(yè)注冊(cè)資本700萬(wàn)人民幣，實(shí)繳資本616.72萬(wàn)人民幣，法定代表

人陳治國(guó)，公司經(jīng)營(yíng)范圍包括：超級(jí)市場(chǎng)零售；預(yù)包裝食品（含冷藏冷凍食品）

銷售；餐飲服務(wù)；熱食類食品制售；米、面制品及食用油批發(fā)及零售；糕點(diǎn)、

糖果及糖批發(fā)及零售；果品及蔬菜批發(fā)及零售；禽、蛋及水產(chǎn)品批發(fā)及零售；

調(diào)味品批發(fā)及零售；營(yíng)養(yǎng)和保健食品批發(fā)及零售；非酒精飲料及茶葉批發(fā)及零

售；乳制品批發(fā)及零售；散裝食品批發(fā)及零售；飲用水批發(fā)；直飲水的銷售；

冷凍食品銷售；嬰幼兒配方乳粉銷售；米粉的銷售；特殊膳食食品的銷售；炒

貨食品及堅(jiān)果制品的銷售；飲料的銷售；罐頭的銷售；淀粉及淀粉制品的銷售；

紡織、服裝及家庭用品批發(fā)；日用品銷售；百貨零售；日用雜品零售；廚具、

設(shè)備、餐具及日用器皿百貨零售服務(wù)；糧油零售；進(jìn)口酒類零售；豆制品零售；

農(nóng)產(chǎn)品銷售；農(nóng)產(chǎn)品配送；國(guó)產(chǎn)酒類零售；進(jìn)口食品零售；紡織、服裝及日用

品零售；文具用品零售；體育用品及器材零售；圖書、報(bào)刊零售；音像制品、

電子和數(shù)字出版物零售；鉆石首飾零售；工藝品零售；樂(lè)器零售；珠寶首飾零

售；健身器材零售；保健用品銷售；文化用品銷售；辦公用品銷售；旅游戶外

產(chǎn)品銷售；人造首飾、飾品零售；家用電器及電子產(chǎn)品零售；五金、家具及室

內(nèi)裝飾材料零售；勞動(dòng)防護(hù)用品零售；化工產(chǎn)品（不含危險(xiǎn)化學(xué)品）零售；煙

草制品零售；玩具批發(fā)、零售；照相器材零售；道路普通貨物運(yùn)輸?shù)鹊取?/p>

2湖南恒康惠商貿(mào)有限公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司主要從事各種零售商品和家用電器等，所屬行業(yè)

是零售業(yè)；自2019年成立以來(lái)，湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的經(jīng)營(yíng)范圍逐漸擴(kuò)大，

在各個(gè)領(lǐng)域都有所涉及，銷售訂單的增加，采購(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)生頻繁。湖南恒康惠

商貿(mào)有限公司的采購(gòu)物資主要有食品原材料、農(nóng)產(chǎn)品、零售商品的原材料和包

裝物等等，主要的部門包括供料科，包裝車間和采購(gòu)計(jì)劃部門三個(gè)不同的部門

共同負(fù)責(zé)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)和物資的保管。我們分別對(duì)這三個(gè)部門的采購(gòu)環(huán)

節(jié)內(nèi)部控制做出了請(qǐng)購(gòu)制度的測(cè)試、貨物驗(yàn)收制度的測(cè)試和采購(gòu)計(jì)劃制度的測(cè)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

試；公司根據(jù)采購(gòu)需求先制定采購(gòu)計(jì)劃單，再是供貨部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，

最后再是采購(gòu)原材料和包裝物等等。從表面上來(lái)看，公司的三個(gè)部門的采購(gòu)環(huán)

節(jié)本身的內(nèi)部控制較好，可以根據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)需求制定出采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采

購(gòu)，然后就是供應(yīng)商的選擇之前進(jìn)行了基本的市場(chǎng)調(diào)研，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行采購(gòu)，

驗(yàn)收入庫(kù)統(tǒng)計(jì)。但是經(jīng)過(guò)細(xì)致的分析，公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部還是存在一些問(wèn)

2.1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)流程

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)流程是先要了解公司的采購(gòu)需求，再制定

公司的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)人員書寫采購(gòu)申請(qǐng)書，其次是簽訂采購(gòu)合同，最后是采

購(gòu)入庫(kù)。下面圖1是湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)流程圖。

圖1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)流程圖

2.2湖南恒康惠商貿(mào)有限公司主要的采購(gòu)商品

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司主要經(jīng)營(yíng)超級(jí)市場(chǎng)零售；預(yù)包裝食品（含冷藏冷

凍食品）銷售；餐飲服務(wù)；熱食類食品制售；米、面制品及食用油批發(fā)及零售；

糕點(diǎn)、糖果及糖批發(fā)及零售；果品及蔬菜批發(fā)及零售；禽、蛋及水產(chǎn)品批發(fā)及

零售；調(diào)味品批發(fā)及零售；營(yíng)養(yǎng)和保健食品批發(fā)及零售；非酒精飲料及茶葉批

發(fā)及零售等日常所需產(chǎn)品為主要經(jīng)營(yíng)，從2021年開始，湖南恒康惠商貿(mào)有限公

司的采購(gòu)的原材料和半成品的數(shù)量逐漸增加，其金額也逐漸增加，說(shuō)明湖南恒

康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)在逐漸擴(kuò)大，其物料的采購(gòu)需求量大。如表1所

示，湖南恒康惠商貿(mào)有限公司主要的采購(gòu)商品大多是我們?nèi)粘Ｉ钪械谋匦枰?/p>

主要經(jīng)營(yíng)超級(jí)市場(chǎng)零售，經(jīng)營(yíng)范圍較為廣泛，其內(nèi)部的采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，這

說(shuō)明湖南恒康惠商貿(mào)有限公司應(yīng)該重視公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部的控制。

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表1湖南恒康惠商貿(mào)有限公司主要采購(gòu)商品表

3湖南恒康惠商貿(mào)有限公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

3.1供應(yīng)商選擇不合理

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)訂單主要通過(guò)網(wǎng)上交易、電話訂購(gòu)、傳真

訂購(gòu)和實(shí)體店購(gòu)買等來(lái)完成交易。說(shuō)明供應(yīng)商不是固定的，而是通過(guò)訂單數(shù)量

的多少和不同的商品來(lái)進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，這就會(huì)導(dǎo)致在訂單數(shù)量過(guò)多的時(shí)候

找不到供應(yīng)商，會(huì)導(dǎo)致完整的供應(yīng)鏈出現(xiàn)斷裂的情況，出現(xiàn)供貨不足，到期可

能交不上貨,影響公司的信譽(yù)。

3.2采購(gòu)申請(qǐng)制度不完善

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)申請(qǐng)制度沒(méi)有設(shè)置詳細(xì)的流程,沒(méi)有細(xì)化

到具體的物品的采購(gòu)。湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)申請(qǐng)制度缺乏有效的審

批機(jī)制，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)審批缺乏明確的責(zé)任人，申請(qǐng)審批過(guò)程缺乏可操作性，造

成采購(gòu)申請(qǐng)審批不及時(shí)，無(wú)法按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，無(wú)專門的人員管理和審核，

造成采購(gòu)申請(qǐng)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，采購(gòu)計(jì)劃難以及時(shí)實(shí)施。

3.3缺乏嚴(yán)格的采購(gòu)采購(gòu)合同

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，采購(gòu)業(yè)務(wù)是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)

的重要環(huán)節(jié)；湖南恒康惠商貿(mào)有限公司沒(méi)有建立完善的采購(gòu)合同審核程序，存

在采購(gòu)合同執(zhí)行任務(wù)職責(zé)不明確、內(nèi)部采購(gòu)流程不合理、各個(gè)部門反饋措施不

到位、信息傳輸不暢等等問(wèn)題，影響著企業(yè)的正常運(yùn)作；對(duì)采購(gòu)合同的監(jiān)管不

力，會(huì)導(dǎo)致公司出現(xiàn)了很多的違約行為，造成不必要的損失，還有就是采購(gòu)合

同審核的不嚴(yán)格，公司對(duì)于合同審核流程不夠完整，審核任務(wù)職責(zé)不明確，審

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核標(biāo)準(zhǔn)不明確，審核要求不規(guī)范，缺乏審批反饋能力，導(dǎo)致企業(yè)遭受了損失，

這個(gè)環(huán)節(jié)是最容易出現(xiàn)利用虛假采購(gòu)合同套取資金的現(xiàn)象。因此，湖南恒康惠

商貿(mào)有限公司更應(yīng)該注重采購(gòu)合同在審核方面的工作。審核程序

3.4采購(gòu)計(jì)劃制定不合理

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)計(jì)劃不合理主要可以從這幾個(gè)方面體現(xiàn)：

第一是因?yàn)楣镜牟少?gòu)計(jì)劃制定的不夠完善，沒(méi)有考慮到公司的采購(gòu)成本預(yù)算，

直接報(bào)價(jià)，還有就是采購(gòu)人員在采購(gòu)原材料時(shí)給出的價(jià)格是公司給出的采購(gòu)價(jià)

格，公司在給出價(jià)格是沒(méi)有考慮到市場(chǎng)報(bào)價(jià)這一因素，也沒(méi)有進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和

對(duì)廠家的成本進(jìn)行實(shí)質(zhì)性分析，這就會(huì)導(dǎo)致公司給出的采購(gòu)價(jià)格過(guò)高，增加產(chǎn)

品的成本的生產(chǎn)成本；第二是因?yàn)楣緵](méi)有制定合理的生產(chǎn)計(jì)劃和物料清單，

采購(gòu)物料過(guò)多會(huì)導(dǎo)致積壓在倉(cāng)庫(kù)，造成公司不必要的損失；采購(gòu)物料過(guò)少，公

司不能按時(shí)發(fā)貨，不僅要賠違約款，還影響公司信譽(yù)；第三個(gè)方面則是價(jià)格預(yù)

期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的影響，在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，同一種商品在不同時(shí)期的價(jià)格不一

樣，公司采購(gòu)計(jì)劃的制定沒(méi)有和產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常的聯(lián)系，信息不通暢的結(jié)果

可能會(huì)造成公司不必要的支出。

4湖南恒康惠商貿(mào)有限公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

4.1供應(yīng)商選擇設(shè)計(jì)優(yōu)化方案

在現(xiàn)代化的背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，供應(yīng)商有多種多樣，那我們面臨

的選擇也多種多樣的，怎樣更好的選擇供應(yīng)商是湖南恒康惠商貿(mào)有限公司必須

要重視的環(huán)節(jié)。如圖2供應(yīng)商選擇流程圖可知，湖南恒康惠商貿(mào)有限公司應(yīng)該

先對(duì)要合作的供應(yīng)商進(jìn)行基本的調(diào)查，公司可以成立供應(yīng)商評(píng)選小組，這個(gè)小

組的組員以來(lái)自采購(gòu)、質(zhì)量、生產(chǎn)、工程等與供應(yīng)商合作關(guān)系密切的部門為主，

小組組員還具備一定的專業(yè)技能；制定供應(yīng)商選擇的標(biāo)準(zhǔn)，按等級(jí)分為合格和

不合格兩組，進(jìn)行初步的分類，合格的標(biāo)準(zhǔn)：一是：調(diào)查和統(tǒng)計(jì)各供應(yīng)商的優(yōu)

劣勢(shì)，二是：分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，分析現(xiàn)有供應(yīng)商的現(xiàn)狀，三是：供應(yīng)商地址

離公司的遠(yuǎn)近，四是：供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量和供應(yīng)商的公司信譽(yù)都是湖南恒康惠

商貿(mào)有限公司在選擇供應(yīng)商分類的標(biāo)準(zhǔn)。另一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)可以是湖南恒康惠商

貿(mào)有限公司要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品樣品，小組成員對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行檢測(cè)，

這樣能更好的知道哪個(gè)供應(yīng)商的產(chǎn)品和公司的發(fā)展方向更符合，進(jìn)行供應(yīng)商的

篩選，得出合格供應(yīng)商的名單，再與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期供貨合同，以防公司出現(xiàn)

供不應(yīng)求的情況。湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的主要采購(gòu)商品大都是生活必須品，

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公司的銷售市場(chǎng)是面向大眾，這就要求湖南恒康惠商貿(mào)有限公司在進(jìn)項(xiàng)材料采

購(gòu)時(shí)要先進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，加強(qiáng)市場(chǎng)分析，在確定供應(yīng)商之前，公司應(yīng)對(duì)市場(chǎng)行

情進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的分析，比較不同廠家的報(bào)價(jià)，從而選擇最適合公司發(fā)展的供應(yīng)

商。

圖2湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的供應(yīng)商選擇優(yōu)化流程圖

4.2采購(gòu)申請(qǐng)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司在采購(gòu)申請(qǐng)制度方面應(yīng)該加強(qiáng)管理，一個(gè)完整的

采購(gòu)申請(qǐng)制度應(yīng)該是如圖4所示，先有公司的采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)的需求提出采購(gòu)

申請(qǐng)，填寫一張采購(gòu)申請(qǐng)單，最后再匯總這個(gè)月應(yīng)該要采購(gòu)多少原材料的數(shù)量，

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采購(gòu)人員再去倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)最終應(yīng)該采購(gòu)的數(shù)量，這樣可以避免這一類的原材料采

購(gòu)過(guò)多積壓在倉(cāng)庫(kù)，由部門提交這張采購(gòu)申請(qǐng)單，最后總經(jīng)理審核批準(zhǔn)這張采

購(gòu)單，審批通過(guò)之后采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)單采購(gòu)原材料。這樣一套完整的采購(gòu)申

請(qǐng)流程不僅可以提高公司的業(yè)務(wù)辦理速度，提高工作效率，還可以避免原材料

數(shù)量采購(gòu)過(guò)多的問(wèn)題。

圖3湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)申請(qǐng)優(yōu)化流程圖

4.3采購(gòu)合同審核程序優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的購(gòu)合同流程中各個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系不夠緊密。

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司出具的書面采購(gòu)合同，可以根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和

有關(guān)政策，進(jìn)行以下有關(guān)的改善，如圖4所示：應(yīng)注意確定采購(gòu)產(chǎn)品的類別，

服務(wù)或商品的數(shù)量、及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)間要求，經(jīng)濟(jì)條件和交貨條件等等，以確

保雙方權(quán)益合理安全。其次，雙方應(yīng)就采購(gòu)合同條款和條件等進(jìn)行充分協(xié)商，

確保采購(gòu)合同條例必須公平、公正，合法有效，避免出現(xiàn)采購(gòu)合同內(nèi)容的不合

理性。公司應(yīng)該要加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)之間是聯(lián)系，一環(huán)扣一環(huán)，這樣公司出現(xiàn)什么

問(wèn)題可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更正，避免公司造成不必要的損失。此外，還可以根據(jù)市

場(chǎng)變化，研究開發(fā)出售新的商品和新的銷售活動(dòng)，對(duì)采購(gòu)合同內(nèi)容進(jìn)行定期更

新，以確保采購(gòu)合同的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

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圖4湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)合同優(yōu)化流程圖

4.4制定采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南恒康惠商貿(mào)有限公司的采購(gòu)計(jì)劃，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整和改

善，如圖5的采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化流程圖所示：第一個(gè)方面制定合理的生產(chǎn)計(jì)劃和采

購(gòu)計(jì)劃，一份合理的采購(gòu)計(jì)劃可以有效的控制公司的采購(gòu)成本，總結(jié)采購(gòu)數(shù)量，

確定物料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制物料采購(gòu)數(shù)量與成本，時(shí)刻關(guān)注物料數(shù)量的變化；

第二個(gè)方面是公司的采購(gòu)人員要時(shí)刻注意原材料供應(yīng)市場(chǎng)的變化，要及時(shí)更

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

新市場(chǎng)的采購(gòu)價(jià)格，公司在采購(gòu)原材料是就不會(huì)因?yàn)槭袌?chǎng)信息的不足導(dǎo)致公