檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

1.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

1.1.1文書、科技檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案和科技檔案通常以紙質(zhì)介質(zhì)作為專門的檔案載體，其數(shù)

字化過程是指通過掃描儀將紙質(zhì)檔案采集為數(shù)字化數(shù)據(jù)并加以處理

和存儲。數(shù)字化過程必須保證檔案的真實性、有效性和完整性。使

用時,數(shù)字化數(shù)據(jù)必須能從存儲介質(zhì)中正確讀取，并還原成電子文件

以備查詢利用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、

目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、

數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。應(yīng)加強各環(huán)節(jié)的安全保密管理

機制,確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。每個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳

細的登記,并及時整理、匯總，裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成時建立起

完整、規(guī)范的記錄。

L1.L1檔案整理

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按以下步驟對檔案進行適當(dāng)整

理，并視需要做出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量：

目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等耍求，規(guī)范檔

案中的目錄內(nèi)容，包括確定目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。對

于錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,

應(yīng)進行修改。

拆除裝訂:在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)

拆除裝訂物，注意保護檔案不受損害。

頁面修整:破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案,應(yīng)先進行技術(shù)

修復(fù);折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理（壓平或燙平

等）后再進行掃描。

檔案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記

表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

裝訂:掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管要求

重新裝訂,注意保持檔案排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

檔案掃描

掃描方式:根據(jù)檔案幅面大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的

掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。

大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)

換設(shè)備等進行掃描他可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃

描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

掃描色彩模式

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白

二值。

頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑

白二值模式進行掃描。

掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的

頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)

是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

1.1.1.3圖像處理

圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗

對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像

質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。由于操作不當(dāng)，造成掃描的

圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,

應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件

不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和

處理意見。

糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺

偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

去污

對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、

黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提

下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

圖像拼接

對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理,

合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，

以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

1.1.1.4圖像存儲

存儲格式

采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存

儲。存儲時的

壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量

減小存儲容量為準(zhǔn)則。

提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為PDF或其他格式。

圖像文件的命名

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的

唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文

件命名。

1.1.1.5目錄建庫

數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接

或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目

錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)

量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，

發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

1.1.1.6數(shù)據(jù)掛接

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過

質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。

通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖

像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所

得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)

文件夾時，耍認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中

該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該

份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總

數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中

該

份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,

為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)

聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填

寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

1.1.1.7數(shù)據(jù)驗收

數(shù)據(jù)抽檢

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)

據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗

收時抽檢的比率不得低于5%。

驗收指標(biāo)

目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之

一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為“不合

格工一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以

上（含95%）時，給予以驗收“通過

合格率二抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)X95%

驗收審核

驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

驗收登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。

LLL8數(shù)據(jù)備份

備份范圍

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。

備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離

線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

數(shù)據(jù)檢驗

備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份

數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

備份登記

填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

1.LL9數(shù)字化成果管理

1.2專門檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

121照片檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

照片檔案數(shù)字化是指通過掃描儀將照片檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化數(shù)據(jù)并

加以存儲的過程。照片檔案數(shù)字化必須保證其真實性、有效性、完

整性。在使用時必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲介質(zhì)中正確讀取，并還

原成圖片信號輸出。同時作為通用的圖片格式能在網(wǎng)絡(luò)中正常瀏覽。

1.2.1.1基本概念

光學(xué)分辨率指掃描儀光電轉(zhuǎn)換器件的物理精度。例如一臺掃描

儀的光學(xué)分辨率為300dpi，也就是說每一英寸可以掃描出300個象

素點。

差值分辨率也稱為最大分辨率，指掃描儀最高可以達到的線數(shù)。

差值分辨率是由光學(xué)分辨率差值運算得來的，因此它并不能代表掃

描儀的本質(zhì)精度。

1.2.1.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

前提條件：所有要進行數(shù)字化的檔案必須先進行著錄，編制好

頁號。掃描方式：照片按全彩方式掃描。

分辨率：所使用掃描儀的光學(xué)分辨率必須大于或等于200dpio

掃描辦法：對于所掃的照片，以常見5寸照片大小

（12.5cmx8.5cm）為

參照，統(tǒng)一采用200dpi分辨率，（主要考慮在網(wǎng)絡(luò)瀏覽時其尺

寸為最佳的觀看效果，不須放大或縮小）對于其它大于或小于5寸

的照片，其掃描線數(shù)可作相應(yīng)的調(diào)整，但不得低于150dpio例如：

7寸以上的大照片，可選用150dpi；5寸以下的一寸照片，必須選

用600dpi，若是2—3寸的黑白照片，必須選用300dpi或350dpio

文件存儲類型：掃描后的照片以TIF格式存儲，保存時必須選

用圖像選

項中的品質(zhì)為最佳值的（12）大文件，存入到統(tǒng)一的照片數(shù)據(jù)

庫。

文件存儲方式：檔案照片存儲時按全宗、目錄、相冊分級建立

文件夾保

存，照片名字以照片的檔案號命名。

照片命名方法：每一張照片必須定義完全。包括此張照片的檔

案號、拍

攝時間、組說明或照片的定義內(nèi)容。以上注明需在文件名中全

部打出。

1.2.1.3補充說明

無論彩色照片還是黑白照片都采用全彩格式掃描。

掃描儀有光學(xué)分辨率和差值分辨率兩個常用技術(shù)參數(shù)，其中光

學(xué)分辨率反映的是硬件系統(tǒng)確實可以達到的清晰程度，是掃描儀自

身性能的反映。

所掃描的照片必須經(jīng)過圖像處理軟件進行圖片的亮度、色度調(diào)

整，對掃描的邊框進行裁切。

1.2.2聲音檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

聲音檔案數(shù)字化是指通過硬件設(shè)備將聲音檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化數(shù)據(jù)

并加以存儲的過程。聲音檔案數(shù)字化必須保證其真實性、有效性、

完整性。在使用時必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲介質(zhì)中正確讀取，并

還原成聲音信號輸出。同時作為輸出的流媒體信號能正常在網(wǎng)絡(luò)中

播放查閱。

1.2.2.1基本概念

采樣頻率和樣本大小采樣頻率和樣本大小是反映數(shù)字化聲音檔

案的精確度高低的兩個最基本的參數(shù)。采樣頻率即每秒鐘采集多少

個聲音樣本用Hz或kHz來表示。樣本大小一般指聲音卡的二進制

位數(shù)，有8位、12位、16位等。采樣頻率越高，聲音波形就表達得

越精確，而需要的存儲空間就越大。

奈奎斯特理論奈奎斯特理論指出，采樣頻率不應(yīng)低于聲音信號最

高頻率的兩倍，這樣就能把數(shù)字表達的聲音還原成原來的聲音。采樣

頻率的高低是根據(jù)奈奎斯特理論以及聲音信號本身的最高頻率決定

的。

聲道數(shù)是聲音處理的重要參數(shù)。一般情況都采用兩個聲道的規(guī)

格，現(xiàn)在的杜比AC-3采用5+1個聲音通道,即左、中、右3個聲道，

左后、右后兩個環(huán)場聲道以及一個次低音聲道，另外，還有7+1聲音

通道等技術(shù)。

模數(shù)轉(zhuǎn)換(ADC)模數(shù)轉(zhuǎn)換是將輸入的模擬音頻信號轉(zhuǎn)換成數(shù)值,

數(shù)字化后的

音頻信號是數(shù)值，是離散的數(shù)，并非像音頻信號一樣為連續(xù)的波

形。

數(shù)模轉(zhuǎn)換(DAC)數(shù)模轉(zhuǎn)換完成將數(shù)字化的聲音數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成模擬

音頻信號輸出，它是模數(shù)轉(zhuǎn)換的逆過程。其主要的指標(biāo)與模數(shù)轉(zhuǎn)換相

同。

1.222硬件要求

放音設(shè)備放音設(shè)備必須能正確地將聲音源輸出。放吾設(shè)備應(yīng)根

據(jù)原載

體型號進行選擇，如盒式錄入機,開盤式放音機等等。

計算機配置應(yīng)選用性能穩(wěn)定配置較高的計算機作為數(shù)字化設(shè)備。

本標(biāo)

存儲設(shè)備聲音信號除存儲在硬盤中隨機使用，應(yīng)備份至服務(wù)器中

或刻

錄成CD光盤中脫機使用，如有必要，應(yīng)再備一份歸庫保存。

聲音卡聲音卡（聲卡）是聲音數(shù)字化和數(shù)字化聲音轉(zhuǎn)換為可聽到

的模擬

信號的部件。聲音卡必須符合聲音檔案數(shù)字化要求的技術(shù)指標(biāo)

和功能。聲音卡的采樣頻率至少應(yīng)支持11.025kHz、22.05kHz、

44.1kHz,最好支持48kHz。聲音卡必須是16位以上聲音卡。聲音卡

的聲道必須是雙聲道以上。

聲音卡應(yīng)能夠支持多種聲源輸入，如CDAudio、MIDI、話筒、

線性輸入等。

122.3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

存儲標(biāo)準(zhǔn):聲音檔案數(shù)字化時要選用標(biāo)準(zhǔn)和通用的格式。本標(biāo)

準(zhǔn)規(guī)定使用的聲音文件存儲標(biāo)準(zhǔn)為:WAV或MP3。

采樣頻率:聲音檔案數(shù)字化選用44.1kHz作為聲音采樣標(biāo)準(zhǔn)。對

于DVD中的聲音選用48kHz補充說明。

1.2.2.4補充說明

聲音檔案數(shù)字化時必須遠離強磁場等外部干擾。

數(shù)字化過程中應(yīng)檢查聲音檔案載體質(zhì)量，確保聲音檔案的真實

性、完整性。

123影像檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

影像檔案數(shù)字化是指通過硬件設(shè)備將影像檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化數(shù)據(jù)

并加以存儲的過程。影像檔案數(shù)字化必須保證其真實性、有效性、

完整性。在使用時必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲介質(zhì)中正確讀取，并

還原成影像信號輸出。同時作為輸出

的流媒體信號能正常在網(wǎng)絡(luò)中播放瀏覽。

1.2.3.1基本概念

視頻制式視頻制式標(biāo)準(zhǔn)主要有PAL制式、NTSC制式和

SECAM制式。中國及歐洲大多數(shù)地區(qū)使用PAL制式，規(guī)定為每秒

25幀，每幀尺寸為720x576像素。隔行掃描方式，場頻為50Hz,

行頻為625Hzo

視頻數(shù)據(jù)壓縮根據(jù)解碼后的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)是否安全一致，數(shù)

據(jù)壓縮方法一般被劃分為可逆編碼方法和不可逆編碼方法兩類。

用可逆編碼方法壓縮的圖像，其解碼圖像與原始圖像嚴(yán)格相同,

即壓縮是完全可恢復(fù)的或沒有偏差的。

用不可逆編碼方法壓縮的圖像，其還原圖像較之原始圖像存在

一定的誤差，但視覺效果一般是可被接受的。

123.2硬件要求

放像設(shè)備放像設(shè)備必須能正確、清晰、穩(wěn)定地將影像信息源輸

出。放像設(shè)備應(yīng)根據(jù)原載體型號進行選擇，如S-VHS放像機、3/

4放像機、Hi8放像機、Betacam放像機、DVCPRO/DVCAM及DV

的數(shù)碼放像機。

計算機配置應(yīng)選用性能穩(wěn)定配置較高的計算機作為數(shù)字化處理

設(shè)備。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的計算機配置為：CPU為奔騰系列的P426G以

上,硬盤為120G以上，內(nèi)存256M以上，最好是雙CPUo機器系統(tǒng)硬

盤與視頻素材硬盤分開。系統(tǒng)硬盤配置為80G以上，轉(zhuǎn)數(shù)為7200

轉(zhuǎn)/分，視頻硬盤最好為SCSI總線結(jié)構(gòu)，容量為120G以上，轉(zhuǎn)數(shù)

為10000轉(zhuǎn)/分以上。操作系統(tǒng)為WIN98/WIN2000。為確保穩(wěn)定性

及驅(qū)動程序的兼容性，最好選用WIN2000PRO系統(tǒng)。安裝有視頻

壓縮卡，并有實時回放功能。

存儲設(shè)備影像信號除存儲在硬盤中隨機使用外，應(yīng)備份至服務(wù)

器中或刻錄在DVD光盤中脫機使用，如有必要，應(yīng)再備一份歸庫

保存。

視頻采集壓縮卡視頻采集壓縮卡是影像檔案數(shù)字化的關(guān)鍵部件。

它的指標(biāo)決定了影像數(shù)字檔案的質(zhì)量高低，因此必須符合影像檔案

數(shù)字化要求的技術(shù)指標(biāo)和功能。壓縮卡應(yīng)支持采集MPEG1和

MPEG2o壓縮卡的碼流最高值至少應(yīng)為lOMBo壓縮卡應(yīng)能夠支持

多種影像輸入，如復(fù)合信號、分離信號（即S-VIDEO）、數(shù)字信號

（DV接口即1394接口）o

1.233技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

存儲標(biāo)準(zhǔn)：影像檔案數(shù)字化存儲有兩種標(biāo)準(zhǔn)。第一作為可再利

用的圖像格式選用MPEG2格式。第二作為可在網(wǎng)絡(luò)上瀏覽查閱的

圖像格式選用MPEG4格式（常見文件名為ASF格式和RM格式）。

數(shù)據(jù)傳輸率：作為DVD備份保存的影像檔案數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)在

于6-8Mb/So

1.2.3.4補充說明

影像檔案數(shù)字化時必須遠離強磁場等外部干擾。

數(shù)字化過程中應(yīng)檢查載體質(zhì)量，確保影像檔案的真實性、完整

性。

1.3國標(biāo)有關(guān)歸檔電子文件數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

1.3.1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件

的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社

會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

132規(guī)范性引用文件

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)貝U

L3.3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件electronicrecords

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、

光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)

上傳送的文件。

歸檔電子文件archivalelectronicrecords

指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。

背景信息context

指描述生成電子文件(3.1)的職能活動、電子文件的作用、辦

理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

元數(shù)據(jù)metadata

指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編

排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、

字符集等數(shù)據(jù)。

邏輯歸檔logicalfiling

指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將

電子文件(3.1)的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

物理歸檔physicalfiling

真實性authenticity

指對電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息(3.3)進行鑒定

后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。

完整性integrity

指電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息(3.3)和元數(shù)據(jù)

(3.4)等無缺損。有效性utility

指電子文件(3.1)應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息

的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

捕獲capture

指對電子文件(3.1)進行實時收集和存儲的方法與過程。

遷移migration

指將源系統(tǒng)中的電子文件(3.1)向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方

法與過程。

1.3.4總則

電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真

實性、完

整性和有效性。

應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程

管理與監(jiān)

控，保證管理工作的連續(xù)性。

應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、

版本、

數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電

子文件的質(zhì)量。

歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，

應(yīng)在內(nèi)容、

相關(guān)說明及描述上保持一致。

具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)

等拷貝件,

必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電

子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。

應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸

檔時應(yīng)附

加有法律效力的非電子簽章。

135電子文件的真實性、完整性和有效性保證

應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子

文件形成

開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證電子文件的

產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。

登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、

審核者、簽

發(fā)者等）。

登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存

儲管理者等）。登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、

印章、代碼等）。登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。

應(yīng)采取可靠的安全防護技術(shù)措施，保證電子文件的真實性。

建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。

設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、

時間、

設(shè)備、項目、內(nèi)容等。

對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。

對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。

應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背

景信息和

元數(shù)據(jù)。

應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然

災(zāi)害、非

法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要

求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；

操作安全保證；身份識別方法等。

1.3.6電子文件的收集與積累

收集積累要求

1記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的

電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如

果保管部門已開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定

稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確

定是否保留。

2當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格

的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文

件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

3對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的

電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件

暫存存儲器中，以防散失。

4對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件

存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。

文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

5對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文

件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件

一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

6對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收

集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

7對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制

作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻

和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

8對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參

數(shù)和非通用格

式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

11對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下,

其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的

元數(shù)據(jù)保存。

12定期制作電子文件的備份。

電子文件的登記

1每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記。

2電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。

3電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存,

永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝

一起保存。

4電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式

電子文件；F—正式電子文件。

5電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件：G—

—圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；0——超媒體鏈結(jié)

文件；P—程序文件；D-數(shù)據(jù)文件。

1.3.7電子文件的歸檔

歸檔要求

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件

的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到

符合保管期限要求的脫機載體上。

鑒定

1電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、

有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

有效性進行檢驗，并由負責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果

填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表

A.3）o如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真

實性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給

接收單位。

3電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)

規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文

件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元

數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的

機讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。

歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完

成。

檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條

件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效

性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

歸檔

電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進行。電子文件的歸檔可分兩

步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔口

歸檔時，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)

類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

1邏輯歸檔

將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中,

存儲格式和位置暫時保持不變。

2物理歸檔

2.I凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理

歸檔。

2.2把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體

上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。

磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子

文件長期保存的載體。

2.4存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明

載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔

后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

2.5特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查

看軟件。

2.6將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同

歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》

歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁,

以件為單位填寫續(xù)頁。

2.7對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體

中同時存有相應(yīng)的機讀目錄。

2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的

載體保存至少1年。

138歸檔電子文件的整理

1.歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進行。

2,歸檔電子文件以件為單位整理。

3.同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度一保管期限一機構(gòu)（問題）或

保管期限一年度一機構(gòu)（問題）等分類方案進行分類。

4.按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

5.電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進行著錄，同時按照保證

其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和

其他標(biāo)識。

6.將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。

139歸檔電子文件的移交、接收與保管

1.移交、接收與保管要求對歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進

行認(rèn)真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門,

進行集中保管。在己聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工

作可在網(wǎng)絡(luò)上進行，但仍需履行相應(yīng)的

手續(xù)。

2.移交、接收檢驗

2.1文件形成單位在移交電子文件之前，檔案