湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司背景簡介與來賓情況...........................................1

2本次接待的目的...................................................1

3接待的準備工作...................................................2

3.1主要接待地點................................................4

3.2接送車輛安排................................................4

3.3日程安排....................................................3

3.4早期準備....................................................5

3.5接待當天....................................................6

4商務接待具體流程.................................................6

4.1接待負責人員................................................6

4.2酒店房間預訂................................................7

5會前的籌備工作...................................................8

5.1會議室布置..................................................8

5.1.1座位安排..............................................9

5.1.2人員分工..............................................9

5.2安排會議....................................................9

5.2.1會議流程.............................................10

5.2.2會議禮儀.............................................10

5.2.3會后服務.............................................11

5.3會議后續(xù)工作...............................................11

5.4就餐安排...................................................12

6接待經(jīng)費預算....................................................13

參考資料........................................................14

II

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

泰安銀業(yè)有限公司對銀器時代公司客戶的商務接待

方案設計

1公司背景簡介與來賓情況

永興縣銀器時代銀制品有限公司于2017年09月25日成立。法定代表人郭

小菊,公司經(jīng)營范圍包括：銀飾品、工藝品、銀茶具、銀餐具、銀杯等銀制品設

計、銷售及其進出口業(yè)務等。

總部地點：湖南省郴州市永興縣便江鎮(zhèn)大橋路320號（永興縣中心商場3

樓8號）公司旗下?lián)碛校恒y友、喬妍珠寶、郭梓喬、對銀、郭銀匠等品牌。

表1來訪賓客名單

姓名職務年齡性別

郭小菊總經(jīng)理40女

劉強銷售部經(jīng)理41男

劉曉峰銷售部員工38男

曹娟財務40女

李玲玲秘書35女

2本次接待的目的

永興縣銀器時代銀制品有限公司與本公司曾于2021年有過一次業(yè)務往來，

現(xiàn)2023年再次進行業(yè)務往來。此次永興縣銀器時代銀制品有限公司將采購100

萬人民幣的銀飾及銀制品，為了保證此次合作的順利進行，銀器時代銀制品有

限公司將于2023年6月10日來本公司進行考察。

此次銀器時代銀制品有限公司的代表是總經(jīng)郭小菊，其陪同人員有銷售部

經(jīng)理劉強、銷售部員工劉曉峰、總經(jīng)理秘書李玲玲、財務曹娟，共五人來本公

司進行考察。為了確保業(yè)務期間銀器時代銀制品有限公司派出的代表能與本公

司順利達成此次合作，特制定以下接待方案。

1

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3接待的準備工作

接待時間：2023年6月10日13：00——2023年6月11日10:00

接機地點：郴州高鐵西站

客戶乘坐車次：G6131（長沙-郴州）12:57分抵達

接待酒店：榮裕國際酒店

會議室：榮裕國際酒店801會議室

地址：湖南省郴州市永興縣永興大道479號

3.1主要接待地點

泰安銀業(yè)公司總部

泰安銀業(yè)公司企業(yè)文化展覽

泰安銀業(yè)公司生產(chǎn)線

3.2日程安排

表2日程安排表

日程表

日期時間內容地點陪同人員

6.1012:30派車抵達郴州郴州西站接待組李芬、劉陽、

日高鐵西站，，準后勤組趙蕓、劉偉剛、

備鮮花及標語，行政部李敏。

注意接待禮儀。

6.1013:00順利接機，接待郴州西站接待組李芬、劉陽、

日總負責人李芬后勤組趙蕓、劉偉剛，

安排車輛接客行政部李敏。

2

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戶至酒店休息。

6.1014:00抵達酒店，電梯榮裕國際酒店接待組李芬，劉陽秘

日口安排接待組書部李瀟，周敏敏。

人員迎接，幫忙

提客戶的行李，

指引客戶到達

指定房間。

6.1016:30-17:00開展會議榮裕國際801會議本公司總經(jīng)理、設計

日室部總監(jiān)、接待組李芬、

劉陽、后勤組趙蕓，

劉偉剛、秘書部李瀟，

周敏敏。

6.1017:30-18:00參觀本公司總泰安銀業(yè)有限公司本公司總經(jīng)理及其

日部秘書、設計部總監(jiān)、

6.1019:00-20:00晚餐就餐陳廚印象餐廳本公司總經(jīng)理接待組李芬，劉陽、設計。

日秘書部李瀟部總監(jiān)、接待組李芬，周敏敏，

劉陽、秘書部李瀟，

接待組李芬，劉陽

周敏敏。

秘書部李瀟，周敏敏

6.1021:00派車輛接送客榮裕國際酒店接待組李芬、劉陽、

日戶回酒店休息后勤組趙蕓、劉偉剛，

行政部李敏。

6.119:00接待組總負責榮裕國際酒店接待組李芬、劉陽、

日人李芬，安排車后勤組趙蕓、劉偉剛，

輛到酒店接客行政部李敏。

3

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戶

參觀泰安銀業(yè)

6.119:30-10:30泰安銀業(yè)公司本公司總經(jīng)理、設計

公司企業(yè)文化

日部總監(jiān)、接待組李芬，

展覽

劉陽、秘書部李瀟。

參觀泰安銀業(yè)

6.1111:00—12:00泰安銀業(yè)公司的生本公司總經(jīng)理、設計

公司生產(chǎn)線

日產(chǎn)廠部總監(jiān)、接待組李芬，

劉陽、秘書部李瀟。

中餐用餐

6.1112:30—14:00郴州松花江餃子館本公司總經(jīng)理、設計

日（南嶺大道店）部總監(jiān)、接待組李芬，

劉陽、秘書部李瀟，

周敏敏。

送別客戶，贈伴

6.1114：00郴州松花江餃子館本公司總經(jīng)理、設計

手禮。

日（南嶺大道店）部總監(jiān)、接待組李芬，

劉陽。

3.3早期準備

（1）宣傳部聯(lián)系安排攝影攝像組。

（2）行政部制定活動流程并做好內部確認。

（3）由接待組劉陽負責預定餐廳、會議室、接駁車輛，制定會議及用餐

座位表。

3.4中期準備

對客戶:

（1）接待總負責人李芬告知對方最終活動流程。

（2）跟對接人確認座位安排是否妥當。

4

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對內部：

（1）接待組劉陽將活動流程通知到參與接待的各部門和人員。

（2）秘書部李瀟，周梅梅對每個環(huán)節(jié)的負責人，做好各環(huán)節(jié)的活動準備。

（3）后勤組趙蕓，劉偉剛準備接待物資以及活動指引。

（1）3.5接待當天

對客戶：

（1）秘書部李瀟負責時刻關注客人需求，照顧客人情緒。

（2）秘書部周梅梅拍照環(huán)節(jié)留意安排人手幫客人拿包/衣物。

（3）接待總負責人李芬活動尾聲安排送出伴手禮。

對內部:

（1）安排公司人事部代表在客人到達到前15分鐘提醒領導下樓迎接。

（2）人事部主管周美莉負責每個環(huán)節(jié)開始前十分鐘提醒各個環(huán)節(jié)負責人做

好準備。

4商務接待具體流程

4.1接待負責人員

表3人員安排表

總負責人李芬負責整個行程的指揮和協(xié)調工作

接待組劉陽解說員，接待員

秘書組李瀟，周梅梅負責接待和會議的相關文件起草文

件資料

后勤組趙蕓，劉偉剛負責接送客戶和保安等相關工作

5

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4.2酒店房間預訂

酒店房型圖

圖1標準單人間

6

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圖2雙人標準間

入住時間：2023年6月10日14:30

退房時間：2023年6月11日12：00

表4房間預定表

客戶住房類型房間號費用

郭小菊標準單人間610380元/晚

劉強、劉曉雙人標準間605450元/晚

峰

曹娟、李玲雙人標準間601450元/晚

玲

要求:

（1）由總負責人李芬檢查用房設施、設備是否完好;

（2）秘書部周梅梅負責檢查全部用品是否齊全;

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（3）由秘書部李瀟待客人進店后,負責將客人引進房間;

（4）由秘書部李瀟協(xié)作本公司采供部保證房間的水果等到位;

（5）由后勤部劉偉剛提前做好房內及過道的滅蚊、滅蒼蠅等工作;

（6）由后勤部趙蕓對上眼用房提前做好通風工作,確保房內無異味;

（7）安排采供部人員準時補充全部用房的小食品。

5會前的籌備工作

5.1會議室布置

由本公司人事部員工提前準備好會議所需物件及資料，主要如下：

（1）水果及點心、紙巾、水果盤、垃圾桶。

（2）速溶咖啡、茶水、飲料、煙灰缸。

（3）臺面綠植。

（4）投影儀、激光筆、電腦、紙筆。

（5）投影儀，音響。

5.1.1座位安排

圖3會議座位安排圖

8

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5.1.2人員分工

主持人：李芬（介紹客戶，會議主題展開交流，組織領導或重要客人致辭、

安排合影等）

秘書：李瀟（做好本次會議中重要講話的記錄，整理文件和給客戶傳發(fā)資

料），周梅梅（負責會議過程中茶水供應，拍照合影記錄，會后整理會議桌）

5.2安排會議

（1）會議主題：銀器時代公司與本公司采購合作交流座談會

（2）會議時間：6月10日16：00—17：00

（3）會議地點：榮裕國際801會議室

（4）參會人數(shù)：10人

5.2.1會議流程

（1）客戶到公司，由人事部核心成員，在門口接送負責接客戶的同事需

要提前15分鐘通知。

（2）行政部將辦公室，樣品室，客戶參觀的地方，事先打掃和布置。

（3）接待總負責人李芬引導客戶參觀，介紹相關同事給客戶認識，接待

人員劉陽負責講解和分析。

（4）秘書部李瀟帶客戶去會議室，相關同事帶上資料就位。

（5）秘書部周敏明負責大致介紹飲料小吃，請客戶自便。

（6）講解員劉陽對公司介紹(新客戶)大致，產(chǎn)品，供應商，客戶群，整

體演示介紹公司組織架構,簡單梳理。

（7）由講解員推薦產(chǎn)品。根據(jù)客戶的市場現(xiàn)狀，推薦適合他的產(chǎn)品(樣品

前期都要事先準備好)。

（8）銷售渠道，營銷方向。深度合作,比如自有品牌的分銷，客戶的營銷

策略，在產(chǎn)品的生產(chǎn)與定位方向匹配客戶。

（9）特定優(yōu)勢。自有工廠,自有的實驗室，成熟的供應鏈配合。

5.2.2會議禮儀

（1）簽到。打印一張簽到表，配秘書部工作人員周敏敏準備好簽字筆，

向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。

9

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（2）引座。由解接待員劉陽有禮貌地將與會者引入會場，安排賓客落座，

打開投影儀及電腦。

（3）接待。賓客坐下后，接待人員李瀟應遞茶，或遞上水果，熱情向賓

客解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。

（4）自我介紹。在實施自我介紹的時候，介紹人需要注意以下四點。首

先，要在相互交換名片以后再進行自我介紹。其次，自我介紹的時間要短暫。

再次，自我介紹要包括姓名，單位，部門和職務等信息。

（5）介紹他人。在介紹中，要注意介紹順序。一般介紹中，應首先介紹

女性和高級職位人士。

（6）握手禮儀。握手禮儀在中國式商務活動中是最普遍的禮儀。握手將

影響個體，甚至企業(yè)的形象。它還可能影響談判的成敗，雖然握手是很普通的

禮儀行為。

5.2.3會后服務

（1）對客戶：由秘書部負責人李瀟將活動中拍攝的優(yōu)質照片發(fā)給對方。

（2）對內部：安排宣傳部員工整理活動精華，安排相關人員做好對外宣

傳。

（3）伴手禮：由總負責人李芬準備伴手禮，禮物不宜過重，用心思，用

心意。小而輕，方便客戶攜帶。

5.3會議后續(xù)工作

（1）會談結束后，由次接待人員趙蕓打掃會議室衛(wèi)生，并將相關資料設

備交還給相關部門。

（2）主接待業(yè)務員李芬應陪同客戶共進晚餐。并在晚餐前贈送禮品給客

戶。

（3）主接待業(yè)務員李芬應隨時保持和后勤部的溝通，以保證用車的順利。

5.4就餐安排

時間：6月10號18:00-20:00

就餐餐廳：陳廚湘南印象

地址：永興縣便江街道人民路41號

用餐人數(shù)：11人

10

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（1）接待負責人劉陽提前統(tǒng)計就餐人數(shù)，檢查好餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺

設，預訂包廂，核實菜單及服務到位情況。

（2）秘書部負責掌握客人的口味喜好，做好住宿和餐飲安排工作。

（3）后勤組餐后安排司機趙蕓，劉偉剛送客戶到達入住酒店，安排服務

人員帶入房間休息。

表5晚餐用餐菜品表

序號菜品/酒水價格數(shù)量口味

1陳廚酸菜魚72元1中辣

2水晶雞69元1不辣

3干鍋牛雜49元1中辣

4紅棗肉丸湯39元1甜咸

5玉米龍骨湯80元1不辣

6蘿卜干炒臘肉39元1中辣

7野山椒炒牛肉58元1中辣

8腐竹炒肉18元1中辣

9美味花甲42元1中辣

10粉絲煲29元1中辣

11手撕包菜22元1中辣

12藕粉悶牛腩72元1不辣

14水果拼盤38元1/

11椰汁20元5/

12白酒158元2/

13啤酒10元6/

合計：1103元

6月11日中餐用餐

時間：6月11號12:30-14:00

就餐餐廳：郴州松花江餃子館（南嶺大道店）

地址：郴州市北湖區(qū)南嶺大道886號

用餐人數(shù)：11人

表6晚餐用餐菜品表

序號菜品/酒水價格數(shù)量口味

1干鍋鴨59元1中辣

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2豬肚包雞湯78元1不辣

3鍋包肉48元1中辣

4香干炒豬耳39元1中辣

5干煎黃花魚42元1中辣

6毛血旺