新蓉機(jī)電科技（南通）有限公司文件和記錄控制程序IATF16949：2016文件編號(hào)：QP-XZ-02制訂日期：2017/9/24制訂單位：行政部修訂日期：2017/9/24版次：B0版受控狀態(tài)：受控文件/參考文件擬制審核核準(zhǔn)RC生效日期：2017/9/24副本編號(hào)：保管部門：行政部文件名稱：文件和記錄控制程序文件名稱：文件和記錄控制程序目錄目的適用范圍職責(zé)定義程序相關(guān)文件相關(guān)記錄附件制/修訂履歷表制/修訂日期版次制/修訂內(nèi)容批準(zhǔn)審核制訂者2017年9月24日B0轉(zhuǎn)版制定RC分發(fā)單位YXJSSCPGXZCGCW營銷部技術(shù)部生產(chǎn)部品管部行政部采購部財(cái)務(wù)部1．目的對公司所有的文件和資料的編制、審批、發(fā)行、修改、變更、可讀性、回收等作出規(guī)定，確保與體系運(yùn)行有關(guān)的各場所均能使用相應(yīng)文件的有效版本。同時(shí)，對所有質(zhì)量記錄標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、檢索和處置進(jìn)行控制，以保持良好的形成文件的信息。而且對記錄的控制應(yīng)滿足法律法規(guī)、公司及顧客的要求。2．適用范圍本程序適用于公司所有文件和質(zhì)量記錄（包括顧客指定的質(zhì)量記錄）的控制。3．職責(zé)3.1文件的編制、審批、批準(zhǔn)權(quán)限文件類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊授權(quán)人員質(zhì)量代表總經(jīng)理程序文件授權(quán)人員質(zhì)量代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書/標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)人員單位主管質(zhì)量代表表單記錄授權(quán)人員單位主管質(zhì)量代表工程圖紙授權(quán)人員單位主管管理層3.2行政部是管理體系文件控制及質(zhì)量記錄的歸口管理部門,負(fù)責(zé)批準(zhǔn)后的文件和質(zhì)量記錄分發(fā)、回收、銷毀及管制，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文件的管理實(shí)施情況。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的批準(zhǔn)和頒布。3.4質(zhì)量代表負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊和程序文件。3.5質(zhì)量代表負(fù)責(zé)有關(guān)三階文件的批準(zhǔn)并參與修訂。3.6各單位負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定、審核。3.7營銷部負(fù)責(zé)外來文件的收集，行政部負(fù)責(zé)外來文件的登記與發(fā)放,各部門負(fù)責(zé)外來文件的使用與管理。3.8技術(shù)部負(fù)責(zé)外來文件的評審.3.9各部門按規(guī)定對質(zhì)量記錄進(jìn)行標(biāo)識(shí)、收集、歸檔、儲(chǔ)存、保管和處理。年度結(jié)束時(shí)，各部門將整理好的匯總質(zhì)量記錄統(tǒng)一交行政部歸檔。4．定義4.1系統(tǒng)文件（一級(jí)）:【質(zhì)量手冊】將管理體系中各作業(yè)要項(xiàng)以書面文件形式作系統(tǒng)的規(guī)定。4.2程序文件（二級(jí)）:將管理體系中各管理程序以書面文件敘述的文件。4.3指導(dǎo)文件（三級(jí)）:管理體系中各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法、圖畫、說明其作業(yè)方法的文件。4.4表單記錄（其他）:將程序文件或工作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的執(zhí)行事項(xiàng),以數(shù)字、文字、圖表或其它可明確表達(dá)內(nèi)容的文件呈現(xiàn)執(zhí)行的結(jié)果。凡具有下列條件者稱為正式表單：a.使用期及保存期超過三個(gè)月以上。b．正式附屬于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)并賦予編號(hào)管理。4.5外來文件:法律法規(guī)、顧客特定要求、國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之文件數(shù)據(jù)等非本公司內(nèi)部所發(fā)行的文件數(shù)據(jù)均屬之。5．程序5.1文件的制訂5.1.1質(zhì)量手冊由公司授權(quán)人員進(jìn)行編制,質(zhì)量代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布。5.1.2程序文件由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)編制,質(zhì)量代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布。5.1.3各作業(yè)指導(dǎo)書/標(biāo)準(zhǔn)等三階文件由負(fù)責(zé)單位負(fù)責(zé)編制,部門負(fù)責(zé)人審核,質(zhì)量代表批準(zhǔn)發(fā)布。5.2文件的編制規(guī)定5.2.1編碼規(guī)則A)質(zhì)量手冊XR-IATF/QM-A0版本號(hào)/修訂狀態(tài)表示質(zhì)量手冊代號(hào)表示為依據(jù)ISO/TS16949:2009標(biāo)準(zhǔn)表示公司名稱代號(hào)(漢語拼音縮寫)B)程序文件QP-SC-01文件流水號(hào)表示部門代號(hào)表示程序文件C)三級(jí)文件WI-SC-01文件流水號(hào)表示部門代號(hào)表示為三階文件D)四階文件QR-SC-01表單流水號(hào)表示部門代號(hào)表示為四階文件 E）部門代碼技術(shù)部（JS）生產(chǎn)部（SC）營銷部（YX）行政部（XZ）品質(zhì)部（PG）采購部（CG）財(cái)務(wù)部（CW）5.2.2文件格式5.2.2.1公司程序文件封面頁和正文頁按本文格式統(tǒng)一形成。5.2.2.2公司三級(jí)文件的封面頁和正文頁按本文格式統(tǒng)一形成。5.2.3版本5.2.3.1質(zhì)量手冊的版本以最后修訂狀態(tài)為最新版本,從A0開始,先從數(shù)字開始表示修訂狀態(tài),再以字母表示改版。5.2.3.2二階文件和三階文件的版本直接在(版本)欄內(nèi)注明,從0開始依次用數(shù)字表示版本的最新修訂狀態(tài)。5.2.4質(zhì)量體系文件運(yùn)行5.2.4.1質(zhì)量體系文件經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)后方可發(fā)布,且在文件規(guī)定的生效日期開始運(yùn)作。5.2.4.2各運(yùn)行場所不得持有無”受控文件”蓋章的復(fù)印文件。5.2.4.3任何人均不得在正式文件上加以標(biāo)記、書寫或涂改任何文字、符號(hào)，否則視為無效文件。5.2.5文件控制5.2.5.1文件原件由行政部建立受控文件檔案并管理、保存?zhèn)浒浮?.2.5.2文件發(fā)放以加蓋”受控印章”(附件一)在每份文件的規(guī)定位置進(jìn)行標(biāo)注并注明收文部門代碼后,由發(fā)文人員按發(fā)放范圍登記在《文件發(fā)放與回收記錄》后分發(fā)，領(lǐng)用部門責(zé)任人員在登記表上簽字予以確認(rèn)。5.2.5.3文件的更改須由相關(guān)單位填寫《文件更改增補(bǔ)銷毀記錄》，經(jīng)相關(guān)部門審批、核準(zhǔn)后交由行政部統(tǒng)一編寫發(fā)放，行政部根據(jù)原先的發(fā)放記錄收回原文件，以確保文件的唯一性，并再次進(jìn)行文件的發(fā)放記錄。5.2.5.4文件的增加、更換、領(lǐng)用須由相關(guān)單位填寫《文件更改增補(bǔ)銷毀記錄》，經(jīng)相關(guān)部門審批后，行政部按5.2.5.2進(jìn)行發(fā)放。5.2.5.5文件的廢棄A)回收的失效或作廢文件可在文件上畫”【×】作廢”標(biāo)識(shí)供回收用紙、或進(jìn)行銷毀。若因需要保留作廢文件時(shí)，保存單位應(yīng)對這些文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止造成錯(cuò)用或誤用。5.2.6外來文件的控制5.2.6.1收到外來文件的部門,需識(shí)別其有效性,并經(jīng)過評審轉(zhuǎn)換為自己公司文件后一并交由行政部登記在《外來文件清單》后發(fā)放轉(zhuǎn)換后的文件。5.2.7質(zhì)量記錄的要求：5.2.7.1所有質(zhì)量記錄要求字跡清晰，不得用鉛筆作記錄，記錄人員必須簽全名以示負(fù)責(zé)。若有涂改，原記錄人員應(yīng)在涂改處簽名或加蓋印章。5.2.7.2質(zhì)量記錄必須加以表單編號(hào)以識(shí)別和受控。5.2.7.3質(zhì)量記錄必須要正確的、真實(shí)的、完整的填寫記錄中的有關(guān)欄目內(nèi)容，如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，將該項(xiàng)目用單杠劃去火寫上“無”字樣。5.2.7.4質(zhì)量記錄必須存放在合適的場所，防止變質(zhì)、損壞和丟失，保存場所須有保存文件的目錄以方便檢索。質(zhì)量記錄保存時(shí)間為：產(chǎn)品在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)的有效期再加一個(gè)日歷年。5.2.7.5質(zhì)量記錄按月歸檔，每年整理以便裝箱保存。5.2.7.6質(zhì)量記錄的銷毀按照5.2.5.5執(zhí)行。6．相關(guān)文件6.1文件和記錄控制程序QP-XZ-017．相關(guān)記錄7.1文件發(fā)放與回收記錄QR-XZ-05）7.2文件更改增補(bǔ)銷毀通知單QR-XZ-06）7.3受控文件清單QR-XZ-07）7.4外來文件清單QR-XZ-08）受控文件非受控文件參考文件8．附件受控文件非受控文件參考文件附件一、印章樣本附件二、文件和記錄控制程序?yàn)觚攬D形成具有可行性和適宜性的質(zhì)量體系文件形成具有可行性和適宜性的質(zhì)量體系文件易于識(shí)別和檢索的文件管理系統(tǒng)體系文件管理需求外來文件管理需求詳見“過程績效指標(biāo)”文件和記錄控制程序工程技術(shù)資料管理程序計(jì)算機(jī)系統(tǒng)打印機(jī)復(fù)印機(jī)公司網(wǎng)絡(luò)辦公軟件文件和記錄控制程序文件和記錄編制人員文件和記錄保管員文件和記錄控制程序?yàn)觚攬D新蓉機(jī)電科技（南通）有限公司公司內(nèi)部編碼規(guī)則（補(bǔ)充）為了規(guī)范公司內(nèi)部有關(guān)訂單編號(hào)、進(jìn)料批號(hào)、檢驗(yàn)批次等在編碼過程中比較混亂的情況，經(jīng)過與多功能小組的討論，制定如下的編碼規(guī)則，望涉及到的部門按照執(zhí)行。總則：×-××-×（性質(zhì)代碼—年度月度--序列號(hào)）營銷部訂單編碼D-××-×舉例：D-201107-008（訂單代碼--2011年7月份---第8個(gè)訂單）對于客戶有正規(guī)訂單及訂單號(hào)的，在客戶訂單號(hào)后面加上（營銷部訂單編號(hào)）以建立關(guān)聯(lián)?？蛻魶]有正規(guī)訂單的，在口頭（電話）訂單記錄上相應(yīng)空位寫好（營銷部訂單編號(hào)）。在生產(chǎn)部下達(dá)“生產(chǎn)任務(wù)通知單”時(shí)，訂單號(hào)與上面一致。進(jìn)料檢驗(yàn)的檢驗(yàn)批次號(hào)L--××-×舉例：L-201107-008（L（來料）--2011年7月—第8個(gè)檢驗(yàn)批次））3，制程中的檢驗(yàn)批次號(hào)××-×舉例（201107-08）（制程檢驗(yàn)批次號(hào)：2011年7月8日檢驗(yàn)）制程中的生產(chǎn)批號(hào)××-×舉例（201207-08）（生產(chǎn)批次號(hào)：2012年7月8日生產(chǎn)）完工檢驗(yàn)批號(hào)表單中“檢驗(yàn)批號(hào)”按照：W-年月-順序號(hào)舉例（W1210-10）