非營(yíng)利組織周例會(huì)流程制定一、制定目的及范圍為提高非營(yíng)利組織的工作效率，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通與協(xié)作，特制定周例會(huì)流程。本流程適用于組織內(nèi)所有部門和團(tuán)隊(duì)，旨在確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策的及時(shí)性和執(zhí)行力。二、會(huì)議目標(biāo)會(huì)議目標(biāo)明確，包括但不限于以下幾點(diǎn)：1.交流各部門工作進(jìn)展，分享成功經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題。2.討論存在的挑戰(zhàn)，集思廣益，尋找解決方案。3.制定下周工作計(jì)劃，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人。4.提升團(tuán)隊(duì)凝聚力，促進(jìn)成員之間的互動(dòng)與理解。三、會(huì)議頻率與時(shí)間周例會(huì)每周舉行一次，建議選擇每周一上午9:00至10:30進(jìn)行。會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在90分鐘以內(nèi)，以保證討論的集中與高效。四、會(huì)議參與人員參會(huì)人員包括組織的各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)工作人員及其他需要參與的人員。每次會(huì)議由組織的負(fù)責(zé)人主持。五、會(huì)議前準(zhǔn)備1.會(huì)議議程制定會(huì)議議程由會(huì)議主持人提前制定，并在會(huì)議前至少兩天通過(guò)郵件發(fā)送給所有參會(huì)人員。議程應(yīng)包括各部門匯報(bào)的主題、討論事項(xiàng)及其他待決事項(xiàng)。2.匯報(bào)材料準(zhǔn)備各部門需提前準(zhǔn)備匯報(bào)材料，內(nèi)容包括工作進(jìn)展、遇到的問(wèn)題及下周計(jì)劃。匯報(bào)材料應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，控制在5-10分鐘內(nèi)。3.會(huì)議室及設(shè)備準(zhǔn)備會(huì)議室應(yīng)提前預(yù)定并確認(rèn)設(shè)備完好，包括投影儀、白板及音響設(shè)備等。如需遠(yuǎn)程參會(huì)，需提前測(cè)試視頻會(huì)議工具的可用性。六、會(huì)議流程1.會(huì)議開(kāi)始會(huì)議主持人準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的目的和議程，確保所有與會(huì)人員清楚會(huì)議的重點(diǎn)。2.各部門匯報(bào)各部門根據(jù)議程依次進(jìn)行匯報(bào)。匯報(bào)時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)，時(shí)間控制在規(guī)定范圍內(nèi)，確保每個(gè)部門都有足夠的發(fā)言時(shí)間。3.問(wèn)題討論在各部門匯報(bào)結(jié)束后，進(jìn)入問(wèn)題討論環(huán)節(jié)。與會(huì)人員可針對(duì)匯報(bào)中提到的問(wèn)題進(jìn)行深入討論，提出建議與解決方案。4.制定工作計(jì)劃會(huì)議最后，針對(duì)下周的工作安排進(jìn)行討論。確定各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，確保每項(xiàng)工作都有明確的執(zhí)行主體。5.總結(jié)與反饋會(huì)議結(jié)束前，主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，重申重要事項(xiàng)與責(zé)任分配。參會(huì)人員可提出對(duì)會(huì)議流程及內(nèi)容的反饋，以便持續(xù)改進(jìn)。七、會(huì)議記錄1.記錄要求會(huì)議記錄由指定人員負(fù)責(zé)，需詳細(xì)記錄各部門匯報(bào)內(nèi)容、討論結(jié)果及責(zé)任分配。會(huì)議記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出關(guān)鍵信息。2.記錄分發(fā)會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理完成，并通過(guò)電子郵件發(fā)送給所有參會(huì)人員及未能參會(huì)的相關(guān)人員，確保信息傳達(dá)及時(shí)。八、反饋與改進(jìn)機(jī)制1.反饋收集定期收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的反饋，包括會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間安排、流程等方面的意見(jiàn)?？赏ㄟ^(guò)問(wèn)卷或郵件方式進(jìn)行收集。2.改進(jìn)實(shí)施根據(jù)反饋意見(jiàn)，定期對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行評(píng)估與改進(jìn)，確保會(huì)議形式與內(nèi)容能適應(yīng)組織的發(fā)展需求及團(tuán)隊(duì)的變化。3.培訓(xùn)與指導(dǎo)為提升會(huì)議效率，可定期組織會(huì)議管理的培訓(xùn)，提高與會(huì)人員的會(huì)議參與意識(shí)和表達(dá)能力，確保會(huì)議更具成效。九、注意事項(xiàng)1.遵循時(shí)間參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，提前到達(dá)會(huì)議室，確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始。會(huì)議期間應(yīng)保持專注，避免無(wú)關(guān)話題的干擾。2.尊重發(fā)言各參會(huì)人員在發(fā)言時(shí)應(yīng)尊重他人的意見(jiàn)，積極傾聽(tīng)，避免打斷他人的發(fā)言，創(chuàng)造良好的討論氛圍。3.保密性會(huì)議中討論的敏感信息應(yīng)保持保密，未經(jīng)過(guò)授權(quán)不得向外部泄露，確保組織內(nèi)部信息的安全性。十、總結(jié)周例會(huì)作為非營(yíng)利組織內(nèi)部溝通的重要環(huán)節(jié)，其流程的制定與執(zhí)行關(guān)乎團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)作。通過(guò)明確的會(huì)議目標(biāo)、合理的流程設(shè)計(jì)及有