常用公文寫作2015年4月一、公文的特點和作用二、公文種類三、公司常用公文類別四、幾種常用公文五、公文常見錯誤六、政治家與公文目錄第一部分公文特點和作用

“經(jīng)國之樞機，為政之先要”——梁代

劉勰公文是黨和國家機關在治國理政的進程中，用以表達意志、發(fā)布號令、傳遞交流重要信息的最主要載體和工具，是一種具有特定效力和規(guī)范格式的文書。公文的質量，直接反映機關的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力，直接關系黨的意志和方針政策的傳達貫徹成效，直接體現(xiàn)機關干部的能力素質和工作水準。

4一、公文的特點鮮明的政策性法定的權威性體式的規(guī)范性限定的時效性語言的平實性

指導工作，傳達意圖。（通知）聯(lián)系工作，交流情況。（函）請示工作，答復問題。（請示、批復）總結工作，推廣經(jīng)驗。（通知、決定）記載工作，積累史料。(各文種）

二、公文的作用

實事求是原則準確規(guī)范原則精簡高效原則安全保密原則

三、公文工作基本原則四、企業(yè)公文企業(yè)公文是在生產經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務文書。

是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。第二部分公文種類2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。與原《條例》和原《辦法》的不同注重繼承保留，文種數(shù)量相對減少。原《條例》和原《辦法》共18個文種；最終《條例》確定黨政機關公文主要文種15個，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”。原則上不區(qū)分黨政機關文種適用對象。只有命令（令）、議案兩個文種例外。15個文種適用范圍表述的變化。對決議、決定、命令（令）、公報、通告、通知、通報、報告、紀要等9個文種適用范圍作出修改。

一、區(qū)分公文種類的功用

一是體現(xiàn)公文性質。二是反映行文方向。（上行文、平行文、下行文）三是表達行文目的。四是揭示公文特點。公文的結構，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：

——格式，即國家標準規(guī)定的固定格式。公文的內部組織：

——內容，即公文的主體部分。二、公文格式

依據(jù)：

1、中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；

2、中華人民共和國國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施。格式要素《條例》份號涉密公文應當標注份號。密級和保密期限涉密公文應當分別標注密級與保密期限。緊急程度緊急公文分別標注“特急”“加急”，電報分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”發(fā)文機關標志一種是發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”；一種是使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，可并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可單獨使用主辦機關名稱。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文使用主辦機關的發(fā)文字號。簽發(fā)人上行文應當標簽發(fā)人姓名。標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。主送機關公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。格式要素《條例》正文公文的主體，用來表述公文的內容附件說明公文附件的順序號和名稱。發(fā)文機關署名署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期印章公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。附注公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。抄送機關除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關的統(tǒng)稱。印發(fā)機關和印發(fā)日期公文的送印機關和送印日期。頁碼公文頁數(shù)順序號。主題詞取消。

（一）公文格式要素劃分

版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

（一）公文格式要素劃分

主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件

版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。包括：版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期頁碼

（一）公文格式要素劃分1.發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前。（二）行文格式幾大常識

2.標題一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發(fā)文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（二）行文格式幾大常識梯形標題

3.主送機關

主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

（二）行文格式幾大常識4、正文中的層次序數(shù)第一層“一、”第二層“（一）”第三層“1.”第四層“（1）”排版：數(shù)字、年份不能回行。（二）行文格式幾大常識

5.成文日期一般署會議通過日期或領導同志簽發(fā)日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導同志的簽發(fā)日期。

6、加蓋印章的公文

聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，印章下壓發(fā)文機關署名。最后一個印章下壓發(fā)文機關署名和成文日期。（騎年蓋月）印章之間排列整齊，互不相交或相切。（二）行文格式幾大常識

包括版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等內容的規(guī)定。

（三）文尾部分7.抄送機關指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和無隸屬關系的機關。三、公司常用公文類別公司黨委、行政公文，主要有9個文種：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。30（一）決定用于在公司職權范圍內，對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項?！羧纾骸蛾P于彭燦鋒等同志職務任免的決定》

《關于表彰2014年度優(yōu)秀領導班子和優(yōu)秀中層管理人員的決定》◆三大特點：重大性、決策性、具體性◆正文由原因和事項兩部分組成。31（二）通知用于傳達上級指示，批轉下級公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，印發(fā)公司規(guī)章制度，任免人員?！羧纾骸蛾P于下發(fā)<建筑安裝工程稅款代征辦法>的通知》

《關于成立檔案工作領導小組的通知》

《關于五一節(jié)放假及調整作息時間的通知》◆五大特點：多功能性、發(fā)布性、指示性、中轉性、周知性◆由標題、通知緣由、通知事項三部分組成。32（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

◆如：《關于2011年“管理年”項目評比結果的通報》《關于對TRT主廠房樁基施工合同拖延事件的處理通報》《關于能源中心江邊水站泵房被淹事故的處理通報》

◆五大特點：提倡和褒獎作用、告誡和教育作用、提醒和啟示作用、知照性、指導性◆由標題，緣由，事項，處理意見，原因分析，希望或要求等幾部分組成。

33（四）報告

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。

（五）請示

適用于向上級單位請求指示、批準。34（六）批復

適用于答復下級單位請示事項。

◆如：《關于同意召開共青團陽春新鋼鐵有限責任公司第一次團員代表大會的批復》

（七）意見

用于對重要問題提出見解和處理辦法。

◆如：《2015年公司黨委工作安排意見》35（八）函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

36

第三部分幾種常用公文報告請示函會議紀要37報告報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

報告只向本機關的直接上級發(fā)出?！爸苯由霞墶奔戎钢苯与`屬的領導機關，又指主管的職能指導機關。

38一、行文的單向性：上行文二、表達的陳述性：大都采用敘述和說明這兩種表達方式。三、溝通性:下情上傳報告的特點39報告的分類一、根據(jù)性質：綜合報告、專題報告二、根據(jù)要求分：呈報報告，呈轉報告三、根據(jù)內容分：工作報告、情況報告、答復報告、報送報告、建議報告40按內容劃分的幾種報告一、工作報告是向上級機關或重要會議匯報工作情況的報告。它主要用以總結工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實政策、法令、批示的情況。如：公司第一次黨代會《工作報告》41二、情況報告是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態(tài)等的報告。這種報告便于上級和機關根據(jù)下級情況，及時采取措施，指導工作。如：《關于高爐使用含鈦燒結礦的情況報告》《班子民主生活會報告》

《關于盡快解決企業(yè)用地相關問題的報告》三、答復報告是針對上級機關向下級機關提出詢問或要求，經(jīng)過調查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報告42四、建議報告是指根據(jù)工作中的情況動向和存在問題向上級機關提出具體建議、辦法、方案的報告。

五、報送報告（遞送報告）是以報告的形式，向上級呈報其他文件、物件的說明性公文。

43報告的格式和寫法◆兩大特點：陳述性、匯報性◆報告一般由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關和日期組成首部：標題、主送機關正文尾部：發(fā)文機關、日期組成44首部標題報告的標題常見的形式有兩種，一種是由發(fā)文機關、事由和文種構成，如《××關于××鐵路建設情況的報告》；另一種是由事由和文種構成，如《公司行政工作報告》。主送機關

報告的主送機關可以是一個，也可以是幾個。一般是直屬上級機關和業(yè)務部門。45正文報告正文的結構一般由開頭（報告緣由）、主體（報告事項）和結語三部分組成情況—做法—問題（意見）；情況—原因—責任或處理意見；情況—問題—建議等46尾部落款發(fā)文機關和日期一般情況下，要求在右下方署上機關單位或主要負責人姓名。之后，于其下寫日期，并加蓋單位公章或主要負責人印章。

47

報告的寫作要求（1）敘述事實，簡明扼要；

概述。敘述的條理性；點面結合。（2）重點突出，中心明確；（3）反映情況，實事求是。（不規(guī)范的報告：《報告》）48請示涵義：請示是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。（上行文）49請示請示是呈請性、期復性公文，不同于報告的呈報性、陳述性。呈請是對上級有所請求，期復是期待上級答復。所以請示是雙向性公文，下級有請求，上級必有答復。它與同為上行文的單向性報告不一樣。

50請示的分類1、請求指示性請示；2、請求批準性請示；3、請示批轉性請示。51請示的特點

針對性

只有本機關單位權限范圍內無法決定的重大事項，如機構設置、重大決策、項目安排等問題，以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級機關給予指示、決斷或答復、批準。呈批性

單一性“一文一事”“一事一請”。

時效性

事前行文，及時發(fā)出。52首部標題：

請示的標題一般有兩種構成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。如《××廠關于××××××的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于XX廠機構調整的請示》。

簽發(fā)人：在發(fā)文字號右側標注簽發(fā)人主送機關：

請示“一般只寫一個主送機關，除領導直接交辦的事情外,‘請示’不得直接送領導者個人?！弊⒁馐马棙祟}一般寫明發(fā)文單位+事由+文種，寫標題要注意，不能將“請示”寫成“報告”或“請示報告”，緣由中也不要重復出現(xiàn)“申請”，“請求”，“關于XXX的請示報告”之類的詞語。不規(guī)范的請示，如：《關于請求解決施工用地的請示》、《關于申請設置專職倉庫材料會計的報告》54正文其結構一般由開頭、主體和結語等部分組成開頭：主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批復的根據(jù)。主體：主要說明請求事項。內容要單一，只宜請求一件事。結尾：習慣用語有“當否，請批示”，“妥否，請批復”等

尾部發(fā)文機關和日期55請示的寫作要求（1）結構清楚，段落分明；（2）理由充足，要求具體；（3）一事一文，主送明確。例文《關于續(xù)貸內部銀行2.5億元無息借款的請示》《關于委派專業(yè)人員支持陽春新鋼鐵工程決算工作的請示》56請示與報告的區(qū)分1、性質不同

報告是陳述性公文，請示是請求性公文，要求批復。2、行文時限不同請示必須事前行文。3、表述要求不同。57函涵義：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時使用的平行文。58函的特點一、使用廣泛二、簡便、迅速快捷三、語言質樸，大多是說明和陳述的。四、語氣平和59函的分類一、按使用范圍分商洽函、答詢函、請批函、告知函二、按行文方向分發(fā)函，復函60按使用范圍分商洽函：商量洽談辦理某一問題，如聯(lián)系參觀、學習，商洽干部調動，請求幫助支持等。

答詢函：主要用于向對方詢問或答復某一事項

（注意與復函與批復和答復性報告的區(qū)別）請批函：用于向有關主管部門請求批準某一事項

（注意與請示的區(qū)別）告知函：用于將某一活動或事項告知對方。（注意與通知的區(qū)別）函的格式和寫法函一般由標題、發(fā)文字號、主送機關、正文、落款和日期構成。首部：標題、發(fā)文字號、主送機關正文尾部：落款、日期組成函例文：《關于建筑業(yè)擬實施營業(yè)稅改征增值稅的告知函》《致貴州華能函》《關于對《關于陽春市鐵路支線開通前需解決問題的函》的復函》《關于緊急協(xié)調我司排水方涵相關問題的函》《關于下調廠內內倒結算價格的函》函寫作注意事項一、內容單一明確二、態(tài)度誠懇，用語得體會議紀要◆四大特點：記實性、提要性、多向性、第三人稱◆會議紀要由會議的依據(jù)，背景，中心，會議的概況，會議研究的問題與決定組成◆會議紀要結構包括標題，日期和正文。正文一般呈“總－分”，“總—分—總”的結構形式。

65會議記錄與會議紀要的區(qū)別：

一、會議紀要屬于公文文種，有固定的格式與寫作要求；會議記錄則比較靈活；二、會議記錄主要用于一般的會議，以便留存?zhèn)洳?；會議紀要用于重要的，取得一致意見后需要貫徹執(zhí)行的會議。三、會議記錄強調忠實于會議內容，如實記錄；會議紀要講究綜合，概括，提煉，抓大放小，刪繁就簡。會議紀要例文《陽春市南山工業(yè)園區(qū)鐵路專用線建設項目可行性研究報告審查會議紀要》《黨政聯(lián)席會議紀要》《港口物流管理專題會議紀要》《新鋼鐵公司有關新建一臺電動風機的討論會議紀要》《班子民主生活會紀要》《班子務虛會紀要》（會議紀要修改舉例）一、標題部分（一）標題要素不全標題的三要素是：發(fā)文機關、事由、文種。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的標題形式外，各要素應齊全。錯誤文例：《××部門報告》。

第四部分公文常見錯誤68（二）標題不準確、簡明標題的不準確、不簡明，主要表現(xiàn)在標題的事由部分上。有的標題在概括事由時，沒有把握住事由的性質，或者對事由概括得不全面，或者對公文的主旨意圖領會不準確，就會導致標題的含糊不清。例如，《××廠關于加強管理的通知》這則標題事由部分是“關于加強管理”，其內容“大”而“空”，沒有反映出事由的性質。再如，《××廠關于認真落實公司關于落實“精益生產年”要求，重點抓好產品質量和能耗指標改善等工作的意見》，題目幾十個字，冗長臃腫，缺乏簡練。69

（三）標題不合語法規(guī)范標題不合語法規(guī)范主要表現(xiàn)在發(fā)文機關、事由、文種三要素的銜接上缺乏必要的語法聯(lián)系，或者是某些要素缺乏某種語法成分。如：《××廠關于做好2008年度表彰先進單位優(yōu)秀工作者的通知》這則標題的事由部分應該是一個動賓結構的短語，但是實際情況是有動詞，卻沒有動詞的賓語部分“工作”，屬語法結構不完整。70新聞標題斷行不當造成歧義例１外交部發(fā)言人沈國放說中國對美再次襲擊伊拉克深表不滿例2山西人口報請讀者挑毛病例3蘇州局限時裝電話說到做到71文件標題斷行不當例一中冶南方對春鋼環(huán)保搬遷項目環(huán)境影響評價采用標準問題的請示例二關于懇請市委市政府緊急協(xié)調南山工業(yè)園阻工事件的報告例三關于對×××在××廠隱瞞安全事故和虛報考勤處理的通報72二、正文部分（一）文種使用混用1、報告、請示不分，通報、通知不分，函、請示不分2、一個公文標題中出現(xiàn)兩個文種例如：《××部門關于購置電腦的請示報告》《××部門關于××工作檢查情況的通報通知》733、生造文種將“方案”、“計劃”、“安排”、“措施”、“要求”、“匯報”等，這些不屬于公文的文種作為公文文種使用。例如：《關于2009度××工作的計劃》《關于組織××活動的方案》《關于××工作的匯報》《2012年××工作的安排》《××廠加強××管理的要求》74（二）稱謂不當1、稱謂過簡或不規(guī)范如：將“陽春市人民政府”稱為“市府”，將“陽春新鋼鐵”稱為“新鋼”、“陽鋼”，將一些內設機構隨意稱謂為財會部、人資部、企劃部、采購部、高線廠、棒材廠。2、行文中前后稱謂不一致如：將“湘鋼集團”一會兒稱為“湘鋼本部”，一會兒稱為“集團本部”，一會兒又稱為“公司本部”；將本單位黨委或稱作黨總支、黨支部、或稱作部門委員會等。753、排名次序混亂例如，將上級機構排在下級之后等，黨委排在紀委之后，部門與二級單位之間交叉排列，正確的排法是各部門、二級單位。凡下級機關向上級機關呈請示、報告、意見等，不能直接向上級機關的內設機構行文，主送機關應是上級機關名稱，如公司給陽江、陽春政府請示，主送機關不能寫××局（辦），應寫市政府；二級單位給公司請示，主送機關不能寫××部領導，應寫公司領導。76（三）語法病誤句子結構不完整，語法搭配錯誤，層次結構混亂，語言邏輯不清。某會議紀要：軋鋼10KV開關柜營銷部盡快落實，抓緊訂貨；（改為：營銷部要盡快落實軋鋼10KV開關柜的訂貨工作。）制樣縮分站的設備清單要求中冶南方本周內下達。（改為：要求中冶南方于本周內下達制樣縮分站的設備清單。）某制度：違反本規(guī)定，考核以上部門200元。（改為：對違反本規(guī)定的，考核責任部門200元。）某制度性文件關于成立領導小組：組長：×××（人名），副組長：×××（人名），組員：××主管（多個崗位職務）77（四）數(shù)字表述混亂如：“通過考試全公司共有四十一人獲得合格證書”、“08年公司采購某備件共380件，總值八百萬元”“全公司35歲以上的50人，35歲以下的25人。”(35歲的人包含在哪一部分里呢?)“成本降低××倍”、“費用減少到××倍”。78（五）結尾表達欠妥每一個文種都有自己的結尾方式，例如，情況報告用“特此報告”，遞送報告用“請審閱”或“請收閱”；請示用“妥否，請批示”或“當否，請指示”或“以上請示妥否，請批復”。發(fā)函的結尾用“特此函達”、“請函復”或“盼復”，復函用“特此函復”或“此復”。亂用結尾語言、語氣，會影響公文的整體表達效果，如在函中用這樣的語言、語氣結尾：“以上內容請在三天內回復，否則我方不承擔后果”，這種盛氣凌人的結尾，已經(jīng)違背了函應有的商榷語氣了。79（六）其他格式不嚴謹1、文件格式不倫不類主要表現(xiàn)：公文版頭要素亂配，文件與便文不分。如：有“文件”紅頭卻沒有文號；（例）（規(guī)范樣式）