采購管理制度與工作流程

部門：采購部

目錄

第一章總

則........................................................1

第二章采購計劃管理制度............................................2

第一節(jié)采購計劃編制制度........................................2

第二節(jié)采購預(yù)算管理制度........................................4

第三節(jié)月度采購計劃管理制度....................................5

笫三章采購計劃管理流程............................................

一、采購計劃工作流程...........................................7

二、月度采購計劃增補流程.......................................8

第四章有關(guān)表格.....................................................9

一、購置申請單..................................................9

二、緊急采購申請單..............................................10

三、物資采購計劃表..............................................10

四、年度預(yù)算采購表..............................................K

五、采購變更審批表..............................................11

六、計劃外采購申請表...........................................12

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

采購管理措施

第一章總則

為了規(guī)范物資采購、提高生產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，減少采購成本，特制定本措施。

第一條、采購部從屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財務(wù)雙重領(lǐng)導(dǎo)。

第二條、本著公平、公正、公開的原則，企業(yè)物資采購實行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一由采購部負責(zé)。

負責(zé)企業(yè)（包括肥料廠）所有物資采購（除食堂物資外），包括生產(chǎn)用的I原輔材料、低值易耗

品；行政辦公用品；機器、設(shè)備：試驗用品、試驗材料；基建材料采購。

第三條、根據(jù)各部門下達的采購計劃，按照規(guī)定H勺時間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量規(guī)定進行采

購。

各部門下達采購計劃應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)申購單下達，應(yīng)詳細列明采購材料名稱、時間、數(shù)量、規(guī)

格、質(zhì)量等內(nèi)容。

第四條、采購應(yīng)堅持成本效益原則、質(zhì)量原則、進度配合原則、公平競爭原則。規(guī)定以招標(biāo)或

類似的方式進行，向多家供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)或采購函進行詢價和質(zhì)量比較，在材料質(zhì)量保證不影響

企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價廉、同質(zhì)價低的原則采購。

第五條、按照詢價、比價、議價、評估、索祥、定價、請購、訂購流程進行。

第六條、對于進行大宗采購或常常采購的I供應(yīng)商，在采購前應(yīng)當(dāng)簽訂采購協(xié)議，貨款支付時間

上盡量延伸展期和固定周期。

協(xié)議簽訂應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)H勺數(shù)量、規(guī)格、型號、單價、金額、供貨時間、地點、運送方式、運

費承擔(dān)方、發(fā)票、付款期限等重要事項。

第七條、對當(dāng)?shù)夭少彽椭狄缀钠房谏捉Y(jié)算，采用按月憑票結(jié)算方式。

第八條、除零星采購?fù)猓Ц敦浛畋仨氁糟y行轉(zhuǎn)賬方式支付。

第九條、經(jīng)詢價、比價、議價、評估后形成書面采購意見，報生產(chǎn)副總同意定價后訂購。充于

生產(chǎn)重要原輔材料要索取樣品，進行檢測合格后方可訂購。

第十條、物資到廠必須辦理入庫手續(xù)，在辦理入庫前，采購員應(yīng)消檢貨品的數(shù)量、規(guī)格、型號、

檢測質(zhì)量，經(jīng)驗收合格后方可向倉庫辦理入庫手續(xù)。對于不合格物資，應(yīng)當(dāng)及時告知供應(yīng)商，

進行溝通、協(xié)調(diào)處理。

第十一條、對供應(yīng)商要進行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對采購口勺物資進行質(zhì)量檢測或

鑒定，并建立供應(yīng)商資料檔案0

第十二條、供應(yīng)商資料檔案應(yīng)當(dāng)包括：企業(yè)名稱、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照和稅

務(wù)登記復(fù)印件、聯(lián)絡(luò)、聯(lián)絡(luò)人等。

第十三條、采購部門應(yīng)當(dāng)分供應(yīng)商建立采購臺賬，按月編制記錄報表。記錄報反應(yīng)供應(yīng)商、采

購數(shù)量、應(yīng)付金額、已付金額、應(yīng)付余額和到期時間，在次月5日前報財務(wù)部和生產(chǎn)副總。

第十四條、采購部門應(yīng)當(dāng)一種季度進行一次市場調(diào)查，對目前采購方式、價格進行評估，實時調(diào)整采購方

略，保證合理價格，減少采購成本。

第十五條、采購員在采購過程中不得徇私舞弊，收受供應(yīng)商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機

關(guān)并作開除處理。

第二章采購計劃管理制度

第一節(jié)采購計劃編制制度

一、目的

為編制合理的采購計劃，加強對采購計劃的管理，保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、有序的

進行，特制定本制度。

二、合用范圍

合用于企業(yè)采購計劃H勺編制工作

三、編制采購計劃的重要性

1、預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料。

2、防止庫存過多、資金積壓、空間揮霍。

3、配合企業(yè)資金運用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計劃的順利達到。

四、采購計劃分類

包括：年度采購計劃、月度采購計劃、日采購計劃。

1、年度采購計劃是根據(jù)企業(yè)年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充足分析與

搜集的基礎(chǔ)_L,根據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制定的J采購計劃。

2、月度采購計劃是指在對年度采購計劃進行分解的基礎(chǔ)匕根據(jù)上月實際采購狀況、

庫存狀況和市場行情等制定H勺采購計劃。

3、日采購計劃是指在對月采購計劃進行分解H勺基礎(chǔ)上，根據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資

的匯總及審核制定H勺采購計劃。

五、采購計劃的編制根據(jù)

在編制采購計劃時應(yīng)考慮到經(jīng)營計劃、需求部門的申請、年度采購預(yù)算、庫存狀況、企業(yè)

資金供應(yīng)狀況等有關(guān)原因。

六、采購計劃的編制環(huán)節(jié)

12

3

明確銷售計明確生產(chǎn)計

制定采購計劃

?企業(yè)每年年終制定

?生產(chǎn)部根據(jù)銷售

次年度的經(jīng)營目日勺，?采購部匯總多種

項測訂劃制定次年

銷售部根據(jù)年度目物料、物資的需求

度生產(chǎn)計劃，根據(jù)

日勺、客戶訂單意向、計劃，并據(jù)此

生產(chǎn)計劃、庫存狀

市場預(yù)測等資料進行編制次年度采購計

況，制定次年度物

銷售預(yù)測，并制定年劃

料需求計劃

度銷售計劃

?各部門根據(jù)年度

目的I、生產(chǎn)計劃預(yù)

估次年多種消耗物

資的需求量，并制

定預(yù)估計劃

七、采購計劃編制注意事項

1、采購計劃要防止過于樂觀或保守

2、考慮企業(yè)年度目H勺達到日勺也許性

3、生產(chǎn)、銷售計劃日勺可行性和預(yù)見問題

4、物料需求與物料清單、庫存狀況確實定性

5、物料原則成本H勺影響

6、保障生產(chǎn)與減少庫存的平衡

7、物料采購價格和市場供需的也許變化

八、采購部應(yīng)審查各部門的申請?zhí)熨徫镔Y與否能由既有庫存滿足或有無替代的物資，只有既有

庫存不能滿足的申請采購物資才能列入采購計劃中。

九、對于己申請的I采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時，必須立即告

知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際狀況更改采購計劃。

十、如遇急需物資，請購部門應(yīng)填寫“緊急采購申請表”，由該部門負責(zé)人審核簽字后，報企

業(yè)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后列入采購范圍。

十一、采購部負責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。

十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。

第二節(jié)采購預(yù)算管理制度

一、目的

為加強對企業(yè)采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。

二、采購預(yù)算的編制

1、采購預(yù)算的編制目H勺

（1）采購部憑采購預(yù)算進行采購，并控制采購費用的支出。

（2）以便財務(wù)部據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付口勺精確性與及時性。

2、采購預(yù)算的編制根據(jù)

（1）生產(chǎn)經(jīng)營所需II勺物資數(shù)量

（2）估計物資期末庫存量

（3）本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存帚。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由各部門根據(jù)物資的安全庫存量和提前采購期進

行確認

（4）物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資歡|目前價格并結(jié)合也許影響物資價

格變化的原因進行確定

3、影響采購預(yù)算編制時原因

（1）采購環(huán)境

（2）企業(yè)銷售計劃

（3）物資使用清單

（4）物料原則成本H勺設(shè)定

4、編制環(huán)節(jié)

（1）采購部應(yīng)采用目的數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的措施確定預(yù)算數(shù)，并以此為根據(jù)編制采

購預(yù)算，編制口勺過程中，采購部必須對預(yù)算留有合適口勺余量，以應(yīng)付也許出現(xiàn)口勺緊急采購狀況。

（2）采購部應(yīng)與財務(wù)部進行協(xié)商，在充足考慮企業(yè)H勺現(xiàn)實狀況、市場狀況和企業(yè)預(yù)算整體的

基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算。

（3）報領(lǐng)導(dǎo)審批。

三、采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整

1、采購預(yù)算的I執(zhí)行

（1）經(jīng)核定日勺分期采購預(yù)算，當(dāng)期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補辦有關(guān)手續(xù)

（2）未列入預(yù)算H勺緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后，補辦追加有關(guān)手續(xù)

（3）采購預(yù)算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督

（4）預(yù)算外的采購必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、采購部、主管副總、總經(jīng)理逐層審批后方可執(zhí)行，否

則必須按采購預(yù)算有關(guān)內(nèi)容辦理.

2、采購預(yù)算時調(diào)整

采購預(yù)算的I調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一致，不得更改。如遇有下列狀況之

一者，采購預(yù)算需要進行調(diào)整：

（1）企業(yè)經(jīng)營方向發(fā)生變更

（2）受重大自然災(zāi)害H勺影響

（3）企業(yè)內(nèi)部重大政策調(diào)整

（4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調(diào)整等

（5）市場經(jīng)濟形式發(fā)生重大變化，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營目的需要調(diào)整

四、本制度由采購部負責(zé)解釋。

五、本制度自公布之日起執(zhí)行。

第三節(jié)月度采購計劃管理制度

一、目的

為加強月度采購計劃H勺編制、審核、執(zhí)行、增補等管理工作，對預(yù)算外的采購計劃進行審

批，指導(dǎo)采購作業(yè)，有效減少采購成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營日勺需求，現(xiàn)結(jié)合企業(yè)的實際狀況，特制

定本制度。

二、月度采購計劃的制定與審批

1、采購部應(yīng)及時跟有關(guān)需求上報部門確認采購提前期，并共享采購提前期信息

2、超預(yù)算采購計劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核

3、本月計劃物資應(yīng)在本月內(nèi)采購

4、月采購計劃的制定程序

（1）采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃制定物料需求計劃

（2）采購部每月29日根據(jù)各需求部門提交的年度采購計劃調(diào)整申請和倉管提交的收發(fā)存

報表，以及企業(yè)物資需求計劃和年度采購計劃等，結(jié)合月底庫存量、安全庫存量和采購提前編

制月度采購計劃

（3）采購部根據(jù)歷史交易價格和供應(yīng)商信息，在月度采購計劃上填制價格信息和估計到

貨E,提交正式的月度采購計劃

5、月度采購計劃口勺審批程序

采購部將月度采購計劃于每月5日前上報企業(yè)財務(wù)部審核，經(jīng)財務(wù)部審核后遞送主管副

總；主管副總?cè)绮灰粯右庠露炔少徲媱潱瑧?yīng)組織各部門協(xié)調(diào)，采購部重新調(diào)整月度采購計劃。

三、月度采購計劃增補辦理

1、需求部門的增補采購計劃須經(jīng)部門主管同意

2、采購部、財務(wù)、主管副總審核后增補采購計劃

3、增補的物資應(yīng)是對生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要影響、必須緊急訂購H勺物資

4、增補采購計劃必須附詳細闡明

5、非生產(chǎn)類采購計劃增補申請：

（1）非生產(chǎn)類采購計劃增補由需求部門申請人員根據(jù)需要編制“增補需求計劃申請表”，依

次遞交部門主管、財務(wù)、主管經(jīng)理審核

（2）需求有關(guān)部門申請人員將審核同意的“增補需求計劃申請表”遞交采購部

6、倉儲安全預(yù)警

（1）倉管發(fā)現(xiàn)庫存低于安全庫存預(yù)警線時應(yīng)及時告知采購猛，并遞送目前庫存量

（2）采購部根據(jù)目前庫存量判斷閱讀采購計劃與否已執(zhí)行完畢，分析原因并及時進行處理

7、當(dāng)出現(xiàn)下列狀況之一時，有關(guān)人員須補報“增補需求計劃申請表”

（1）需求部門臨時訂單

（2）不可預(yù)期設(shè)備損壞

（3）生產(chǎn)、經(jīng)營臨時需求

（4）月度采購計劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫存預(yù)警

四、本制度由采購部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購部所有。

五、木制度自公布之日起執(zhí)行。

第三章采購計劃管理流程

一、采購計劃工作流程（如國）:

有關(guān)部門采購部財務(wù)部主管副總

二、月度采購計劃增補流程（如圖）:

有關(guān)部門有關(guān)部門主管采購部財務(wù)部主管副總

第四章有關(guān)表格

一、購置申請單

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

采購申請單

年月

日

申請部門需求時間

申請理由

名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注

采購項目

描述

年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)第尚余預(yù)算

預(yù)算狀況

董事長：總經(jīng)理：分管副總：會計：部門主管：申請人:

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

生產(chǎn)請購單

年月

B

采購對象□原料□物料口設(shè)備口零配件□其他

名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注

采購項目

描述

庫存量可用天數(shù)需求時間

參照資料

董事長：總經(jīng)理：分管副總：會計：部門主管：申請人：

二、緊急采購申請單

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

緊急采購申請單

年后

日

董事長：總經(jīng)理:分管副總:財務(wù)部：部門主管：申請人:

緊急采購原因需求時間

計劃

序號物資名稱型號/規(guī)格用途單位單價合計金額備注

數(shù)量

三、物資采購計劃表

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

物資采購計劃表

部門

年月日

每月采購計劃

1月2月3月4月

物資名稱規(guī)格整年采購總量單價金額

數(shù)金數(shù)金數(shù)數(shù)金

量額量額量額量額

四、年度預(yù)算采購表

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

年度采購預(yù)算表

年月

年度預(yù)算總額

季度第一季度第二季度第三季度第四季度備注

預(yù)算

11

采購1012

1月2月3月4月5月6月7月8月9月合計

項目月月月

五、采購變更申請審批表

XXXX化學(xué)建材有限企業(yè)

采購變更審批表

部

門：