超市采購管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范超市采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)、高效進行，保障超市商品的質(zhì)量和供應(yīng)，降低采購成本，提高超市的經(jīng)濟效益和市場競爭力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市所有采購活動，包括但不限于商品采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和超市的相關(guān)規(guī)定。經(jīng)濟性原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，努力降低采購成本。公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保公平競爭，維護超市利益。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購商品符合超市經(jīng)營要求和消費者需求。

二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。負(fù)責(zé)建立和維護供應(yīng)商管理體系，評估供應(yīng)商的綜合實力，選擇合格供應(yīng)商并與之簽訂采購合同。審核采購訂單，控制采購成本，確保采購活動符合超市的利益和要求。協(xié)調(diào)采購部與其他部門之間的工作關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，提供采購數(shù)據(jù)分析和建議，為超市決策提供支持。采購專員根據(jù)采購計劃和需求，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括尋找供應(yīng)商、詢價、比價、議價、下單等。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，及時更新供應(yīng)商資料。跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨，協(xié)調(diào)解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商評估和管理，參與采購合同的起草和簽訂工作。負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。2.其他相關(guān)部門需求部門：提出采購需求，明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購商品進行驗收。財務(wù)部：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、審核采購合同、支付采購款項等財務(wù)管理工作，對采購成本進行監(jiān)控和分析。運營部：參與采購商品的選型和評估，提供市場信息和銷售數(shù)據(jù)，協(xié)助采購部制定采購計劃，對采購商品的銷售情況進行跟蹤和反饋。

三、采購流程1.采購需求提出需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。提交采購申請表：采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至采購部。2.采購計劃制定采購部審核采購申請表：采購部收到采購申請表后，對采購需求進行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通協(xié)商，提出修改意見。制定采購計劃：采購部根據(jù)審核后的采購申請表，結(jié)合超市庫存情況、銷售計劃、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)采購部經(jīng)理審核批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與評估尋找供應(yīng)商：采購專員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、采購平臺等。收集供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、價格信息、服務(wù)信息等，并進行整理和分析。供應(yīng)商篩選：采購專員根據(jù)采購商品的要求和供應(yīng)商的基本情況，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定符合條件的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估：采購部組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估方式可以采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品檢測、供應(yīng)商業(yè)績評價等多種形式。確定合格供應(yīng)商：采購部根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商應(yīng)與超市簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購詢價與比價發(fā)送詢價單：采購專員向確定的合格供應(yīng)商發(fā)送詢價單，詢價單應(yīng)明確采購商品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。收集報價單：采購專員收集供應(yīng)商的報價單，并對報價單進行整理和分析。比較不同供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的差異，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.采購議價與合同簽訂采購議價：采購專員與選定的供應(yīng)商進行議價，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。議價過程中，應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，合理運用談判技巧，維護超市的利益。簽訂采購合同：采購議價達成一致后，采購專員起草采購合同，明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)采購部經(jīng)理審核、財務(wù)部會簽、超市總經(jīng)理批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。6.采購訂單下達生成采購訂單：采購專員根據(jù)采購合同，在超市采購管理系統(tǒng)中生成采購訂單。采購訂單應(yīng)包含采購合同的主要條款，并發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單：供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行確認(rèn)。如供應(yīng)商對采購訂單有異議，應(yīng)及時與采購專員溝通協(xié)商，達成一致后再進行確認(rèn)。7.采購訂單跟蹤與催貨跟蹤采購訂單執(zhí)行情況：采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的備貨進度、生產(chǎn)進度、運輸情況等信息。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。催貨：在采購訂單交貨期臨近時，采購專員應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時交貨。如供應(yīng)商未能按時交貨，采購專員應(yīng)了解原因，并采取相應(yīng)的措施，如催促供應(yīng)商加快生產(chǎn)進度、協(xié)調(diào)運輸公司加快運輸速度等，確保采購商品盡快到貨。8.到貨驗收通知驗收：采購商品到貨前，采購專員應(yīng)提前通知需求部門和倉庫做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門和倉庫應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收工作，并按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行驗收。驗收流程：驗收人員首先核對采購商品的送貨單、發(fā)票等憑證與采購訂單是否一致，然后對采購商品進行外觀檢查、數(shù)量清點、質(zhì)量檢驗等。如發(fā)現(xiàn)采購商品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、規(guī)格不符等情況，驗收人員應(yīng)及時填寫驗收報告，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行處理。驗收結(jié)果處理：驗收合格的采購商品，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的采購商品，驗收人員應(yīng)及時通知采購部，采購部應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。9.采購付款審核付款申請：采購商品驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購專員根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)采購部經(jīng)理審核、財務(wù)部審核、超市總經(jīng)理批準(zhǔn)后，提交至財務(wù)部辦理付款手續(xù)。支付采購款項：財務(wù)部根據(jù)審核后的付款申請單，按照采購合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付采購款項。付款方式可以包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等多種形式。賬務(wù)處理：財務(wù)部在支付采購款項后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄采購支出情況，并與采購部核對賬目，確保賬賬相符。

四、采購成本控制1.成本預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)超市的經(jīng)營目標(biāo)和采購計劃，編制年度采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括采購商品的種類、數(shù)量、價格、預(yù)計采購金額等信息，并分解到各個季度和月份。采購成本預(yù)算經(jīng)財務(wù)部審核、超市總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.價格監(jiān)控與分析采購部應(yīng)定期收集市場價格信息，分析市場價格走勢，建立價格監(jiān)控機制。對采購商品的價格進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)價格波動情況，并采取相應(yīng)的措施，如與供應(yīng)商協(xié)商降價、尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等，確保采購價格合理。3.成本分析與控制采購部應(yīng)定期對采購成本進行分析，對比實際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。針對成本控制的關(guān)鍵點，制定相應(yīng)的控制措施，如優(yōu)化采購流程、加強供應(yīng)商管理、提高采購效率等，不斷降低采購成本。4.采購談判技巧采購專員應(yīng)不斷提高采購談判技巧，在與供應(yīng)商談判過程中，充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，合理運用談判策略，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。同時，要注重與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過合作共贏的方式降低采購成本。

五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)信譽，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進行核實。實地考察：對于重要的供應(yīng)商，采購部應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等方面的情況。實地考察合格的供應(yīng)商方可進入超市供應(yīng)商體系。2.供應(yīng)商檔案管理采購部應(yīng)建立完善的供應(yīng)商檔案管理制度，對供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、價格信息、服務(wù)信息、業(yè)績評價等資料進行詳細(xì)記錄和管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.供應(yīng)商評估與考核定期評估：采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期一般為半年或一年。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評等多種形式。動態(tài)考核：采購部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行動態(tài)考核。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于考核不合格的供應(yīng)商，及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施，督促供應(yīng)商改進。4.供應(yīng)商關(guān)系維護溝通與協(xié)調(diào)：采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，定期召開供應(yīng)商會議，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和需求，解決合作過程中出現(xiàn)的問題。同時，要積極向供應(yīng)商反饋超市的經(jīng)營情況和需求變化，共同促進合作關(guān)系的發(fā)展。合作與發(fā)展：采購部應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過合作共贏的方式共同發(fā)展。鼓勵供應(yīng)商不斷創(chuàng)新和改進產(chǎn)品，提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，為超市提供更優(yōu)質(zhì)的商品和服務(wù)。

六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。通過風(fēng)險識別和評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)短缺等情況，制定相應(yīng)的采購策略，如提前采購、分散采購、尋找替代供應(yīng)商等，降低市場風(fēng)險對采購活動的影響。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，選擇資質(zhì)信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問題，降低供應(yīng)商風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格把控采購商品的質(zhì)量，加強驗收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，對采購商品進行抽檢或全檢，確保采購商品符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，保障超市的利益。合同風(fēng)險應(yīng)對：認(rèn)真審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，降低合同風(fēng)險。法律風(fēng)險應(yīng)對：加強采購人員的法律意識培訓(xùn)，確保采購活動遵守國家法律法規(guī)和超市的相關(guān)規(guī)定。在采購過程中，遇到法律問題及時咨詢法律顧問，避免法律風(fēng)險。3.