設備技術檔案管理規(guī)定?1.目的為加強公司設備技術檔案的科學管理，確保設備技術檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮設備技術檔案在設備管理中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司內所有設備技術檔案的管理，包括生產設備、輔助設備、檢測設備等各類設備從規(guī)劃、選型、購置、安裝調試、使用維護、改造更新直至報廢全過程中形成的技術文件和資料。3.職責分工設備管理部門負責設備技術檔案管理工作的組織、協(xié)調和指導。制定和完善設備技術檔案管理制度。收集、整理、審核和歸檔設備技術檔案資料。建立設備技術檔案目錄和索引，便于查詢和利用。定期對設備技術檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。使用部門負責本部門設備技術檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時移交設備管理部門。配合設備管理部門做好設備技術檔案的歸檔和查閱工作。對本部門設備技術檔案的真實性和完整性負責。檔案管理部門負責設備技術檔案的集中保管和日常維護。按照檔案管理的相關規(guī)定，對設備技術檔案進行分類、編號、裝訂和存儲。建立設備技術檔案借閱制度，辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。協(xié)助設備管理部門和使用部門做好設備技術檔案的查閱、復制等服務工作。二、設備技術檔案的內容1.設備前期管理文件項目申請報告：包括設備購置的必要性、可行性分析等內容。項目批復文件：上級主管部門對設備購置項目的批復。設備選型論證報告：對不同型號設備的性能、價格、適用性等進行比較和分析，確定最佳選型。采購合同：與設備供應商簽訂的采購合同，包括設備規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量保證等條款。設備到貨驗收記錄：記錄設備到貨時間、規(guī)格型號、數量、外觀質量、隨機附件等情況，驗收合格后由驗收人員簽字確認。安裝調試記錄：包括設備安裝位置、安裝過程、調試參數、調試結果等內容，由安裝調試人員填寫。2.設備運行維護文件設備操作規(guī)程：規(guī)定設備的操作步驟、操作方法、注意事項等，確保設備安全、正常運行。設備維護保養(yǎng)計劃：明確設備維護保養(yǎng)的周期、內容、責任人等，保證設備處于良好的技術狀態(tài)。設備維護保養(yǎng)記錄：記錄每次設備維護保養(yǎng)的時間、內容、更換的零部件等情況，由維護保養(yǎng)人員簽字。設備運行記錄：包括設備運行時間、運行參數、運行狀態(tài)等，反映設備的實際運行情況。設備故障記錄：詳細記錄設備故障發(fā)生的時間、現象、原因、處理措施及處理結果等，以便分析故障原因，采取預防措施。3.設備技術資料設備說明書：由設備供應商提供的設備使用說明書、安裝說明書、維修說明書等，包含設備的工作原理、技術參數、結構示意圖、電氣原理圖等內容。設備圖紙：包括設備總裝圖、部件圖、零件圖、電氣布線圖等，用于設備的安裝、調試、維修和改造。設備技術鑒定文件：對設備技術性能、可靠性、安全性等進行鑒定的文件，如技術鑒定報告、性能測試報告等。設備改造方案及記錄：記錄設備改造的原因、改造方案、改造過程及改造后的效果等內容。設備升級記錄：包括設備軟件升級、硬件升級的記錄，如升級時間、升級內容、升級后的運行情況等。4.設備潤滑管理文件設備潤滑圖表：標明設備各潤滑部位的潤滑油品、潤滑周期、潤滑方式等。設備潤滑記錄：記錄設備潤滑油的添加、更換時間及潤滑油品型號等情況。5.設備安全管理文件設備安全操作規(guī)程：針對設備操作過程中的安全風險，制定具體的安全操作要求和防范措施。設備安全檢查記錄：定期對設備進行安全檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內容及發(fā)現的問題和處理情況。設備事故報告：對設備發(fā)生的安全事故進行詳細報告，包括事故發(fā)生的時間、地點、經過、原因分析、損失情況及處理結果等。三、設備技術檔案的收集與整理1.收集要求設備管理部門、使用部門及相關人員應按照職責分工，及時收集設備技術檔案資料，確保檔案資料的全面性和及時性。設備技術檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。對于外來的設備技術檔案資料，如設備說明書、圖紙等，應進行簽收登記，并妥善保管。2.整理原則按照設備的類別、型號、編號等進行分類整理，便于查找和管理。同一設備的檔案資料應按照形成時間順序排列，保持檔案的系統(tǒng)性。對檔案資料進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和檢索。3.整理方法分類：將設備技術檔案分為設備前期管理、運行維護、技術資料、潤滑管理、安全管理等類別，每類再根據具體內容進行細分。編號：采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，如設備編號+檔案類別代碼+順序號。設備編號按照公司設備編號規(guī)則編制，檔案類別代碼根據檔案內容確定，順序號按照檔案形成時間或重要程度依次編排。裝訂：對紙張較大或較多的檔案資料，應進行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于查閱。編目：編制設備技術檔案目錄，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、存放位置等內容。同時，建立電子目錄，方便快速查詢。四、設備技術檔案的歸檔1.歸檔時間設備前期管理文件在設備驗收合格后一個月內歸檔。設備運行維護文件、潤滑管理文件、安全管理文件等應定期歸檔，一般每月或每季度歸檔一次。設備技術資料在設備投入使用后及時歸檔，如有新增資料應隨時歸檔。2.歸檔流程收集整理：使用部門將收集整理好的設備技術檔案資料移交設備管理部門。審核：設備管理部門對移交的檔案資料進行審核，確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性。編目裝訂：審核通過后，設備管理部門按照整理方法對檔案資料進行編目、裝訂。移交歸檔：設備管理部門將編目裝訂好的檔案資料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。五、設備技術檔案的保管1.保管期限設備前期管理文件保管期限為設備使用年限加10年。設備運行維護文件、潤滑管理文件、安全管理文件等保管期限為設備使用年限。設備技術資料中的設備說明書、圖紙等永久保管，其他技術資料保管期限根據實際情況確定，但不少于設備使用年限。2.保管方式紙質檔案：檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，對紙質設備技術檔案進行分類存放。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。電子檔案：建立設備技術檔案電子數據庫，將紙質檔案進行掃描錄入，實現電子檔案的存儲和管理。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。3.檔案庫房管理檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合規(guī)定要求。對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品等。六、設備技術檔案的查閱與利用1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱設備技術檔案的，應填寫《設備技術檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱設備技術檔案的，須持有單位介紹信，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.查閱流程申請：查閱人員填寫《設備技術檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱原因等內容。審批：申請表經所在部門負責人或公司主管領導批準后，交檔案管理部門。查閱：檔案管理部門根據申請表提供檔案資料，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、轉借。歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。3.檔案利用鼓勵各部門充分利用設備技術檔案資料，為設備管理、技術改造、生產運行等提供支持和服務。對設備技術檔案進行統(tǒng)計分析，總結設備管理經驗教訓，為制定設備管理政策和措施提供依據。七、設備技術檔案的保密1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密的設備技術檔案資料，如設備核心技術參數、工藝配方、客戶信息等。未經公司批準，不得對外公開的設備技術檔案資料。2.保密措施檔案管理部門應與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確查閱人員的保密義務。對涉及保密內容的設備技術檔案資料，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止檔案信息泄露。八、設備技術檔案的銷毀1.銷毀條件設備已報廢，且其技術檔案保管期限已滿。設備技術檔案資料已失去保存價值，如重復、失效、錯誤等。2.銷毀流程鑒定：由設備管理部門會同檔案管理部門對擬銷毀的設備技術檔案進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。審批：經鑒定符合銷毀條件的檔案，填寫《設備技術檔案銷毀申請表》，報公司主管領導批準。銷毀：由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等內容。監(jiān)銷：銷毀過程