收發(fā)室工作制度?一、總則1.目的為規(guī)范收發(fā)室工作流程，確保各類文件、信件、包裹等收發(fā)工作準確、及時、高效進行，保障單位正常辦公秩序，特制定本工作制度。2.適用范圍本制度適用于單位收發(fā)室工作人員及涉及文件、信件、包裹收發(fā)的相關(guān)部門和人員。

二、工作職責1.郵件接收負責接收各類郵政信件、包裹、快遞等，并進行詳細登記，記錄郵件的發(fā)件人、收件人、地址、郵件內(nèi)容、重量、件數(shù)等信息。對收到的郵件進行初步檢查，查看是否有破損、水漬、變形等異常情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與寄件方聯(lián)系，并做好記錄。按照收件部門和人員，將郵件進行分類整理，確保郵件準確無誤地分發(fā)到相應(yīng)地點。2.文件收發(fā)負責接收上級部門、其他單位及內(nèi)部各部門發(fā)送的文件、資料、報表等。對收到的文件進行編號、登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息，并填寫《文件收發(fā)表》。根據(jù)文件的緊急程度和性質(zhì)，及時呈送相關(guān)領(lǐng)導或部門閱辦。對于緊急文件，要確保在規(guī)定時間內(nèi)送達指定人員手中。負責文件的傳閱工作，按照領(lǐng)導批示和文件傳閱范圍，依次傳遞文件，并做好傳閱記錄，跟蹤文件傳閱情況，確保文件傳閱的完整性和及時性。定期對文件進行整理、歸檔，將辦理完畢的文件按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，便于查閱和保管。3.信件投遞負責單位內(nèi)部信件、通知等的投遞工作，確保信件準確送達收件人手中。按照規(guī)定的時間和路線，對內(nèi)部信件進行投遞，不得積壓或延誤。對于退回的信件，要及時查明原因，并與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，重新安排投遞或處理。4.包裹管理負責接收和保管單位的包裹，對包裹進行詳細登記和編號。通知收件人及時領(lǐng)取包裹，并要求收件人在《包裹領(lǐng)取登記表》上簽字確認。對于長期無人領(lǐng)取的包裹，要及時與寄件方或收件人聯(lián)系，核實情況，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。做好包裹的存放和安全管理工作，防止包裹丟失、損壞或被盜。5.其他工作完成領(lǐng)導交辦的其他臨時性收發(fā)工作任務(wù)，如協(xié)助組織會議、活動的文件資料準備和分發(fā)等。定期對收發(fā)室的工作進行總結(jié)和匯報，及時反饋工作中存在的問題和建議，以便不斷改進工作流程和方法。

三、工作流程

郵件接收流程1.郵件到達收發(fā)室工作人員在收到郵政工作人員送來的郵件時，要認真核對郵件數(shù)量和外觀，確保郵件完整無缺。2.郵件登記對每一件郵件進行詳細登記，填寫《郵件登記表》，登記內(nèi)容包括郵件單號、發(fā)件人、收件人、地址、聯(lián)系電話、郵件內(nèi)容、重量、件數(shù)、收到日期等信息。3.郵件檢查對郵件進行初步檢查，查看郵件是否有破損、水漬、變形等異常情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時與郵政工作人員確認，并在《郵件登記表》上注明問題情況。4.郵件分類根據(jù)收件部門和人員，將郵件進行分類整理。對于同一部門或人員的多件郵件，可以合并登記，但要在備注中注明郵件數(shù)量。5.郵件分發(fā)將分類整理好的郵件及時分發(fā)到相應(yīng)部門或人員手中。對于重要郵件或緊急郵件，要優(yōu)先送達，并通知收件人及時查收。

文件收發(fā)流程1.文件接收收發(fā)室工作人員接收上級部門、其他單位及內(nèi)部各部門發(fā)送的文件時，要認真核對文件數(shù)量和封面信息，確保文件完整無缺。對收到的文件進行編號、登記，填寫《文件收發(fā)表》，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)、密級等信息。2.文件呈送根據(jù)文件的緊急程度和性質(zhì)，及時呈送相關(guān)領(lǐng)導或部門閱辦。對于緊急文件，要在第一時間送達指定人員手中，并做好交接記錄。對于一般性文件，按照領(lǐng)導分工和部門職責，分別呈送相關(guān)領(lǐng)導和部門負責人。對于需要多個部門或人員傳閱的文件，要按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞，并在《文件傳閱登記表》上記錄傳閱情況。3.文件傳閱傳閱文件時，要確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳遞到每一個傳閱人員手中，不得積壓或延誤。傳閱人員要認真閱讀文件，并在《文件傳閱登記表》上簽字注明傳閱日期和意見。如對文件有批示或處理意見，要及時反饋給收發(fā)室工作人員。4.文件歸檔文件傳閱完畢后，收發(fā)室工作人員要及時將文件收回，并按照檔案管理規(guī)定進行整理、歸檔。對于需要留存的文件，要進行分類存放，便于查閱和保管。將文件按照年度、類別、文號等進行分類整理，編制文件目錄，建立電子和紙質(zhì)檔案。定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的完整性和準確性。

信件投遞流程1.信件收集收發(fā)室工作人員每天定時收集單位內(nèi)部各部門的信件、通知等，確保信件及時集中。對收集到的信件進行檢查，查看信件內(nèi)容是否完整、準確，收件人信息是否清晰。2.信件登記對每一封信件進行登記，填寫《內(nèi)部信件登記表》，登記內(nèi)容包括信件編號、發(fā)件部門、收件人、信件主題、日期等信息。3.信件投遞按照規(guī)定的時間和路線，對信件進行投遞。投遞過程中要注意保護信件安全，確保信件準確送達收件人手中。將信件放入收件人的信箱或辦公桌上，對于重要信件或緊急信件，要及時通知收件人查收。對于退回的信件，要及時查明原因，并與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，重新安排投遞或處理。4.投遞記錄每次投遞信件后，要在《內(nèi)部信件投遞記錄》上記錄投遞時間、投遞地點、收件人簽收情況等信息，以便跟蹤信件投遞情況。

包裹管理流程1.包裹接收收發(fā)室工作人員接收包裹時，要認真核對包裹數(shù)量和外觀，確保包裹完整無缺。對包裹進行詳細登記，填寫《包裹登記表》，登記內(nèi)容包括包裹單號、寄件人、收件人、地址、聯(lián)系電話、包裹內(nèi)容、重量、件數(shù)、收到日期等信息。2.包裹編號為每個包裹進行編號，以便于管理和查詢。編號規(guī)則可以按照年份、月份、順序號等進行編制，如"202305001"表示2023年5月收到的第1個包裹。3.包裹通知及時通知收件人領(lǐng)取包裹，并告知收件人包裹的編號、寄件人、包裹內(nèi)容等信息。通知方式可以采用電話、短信、郵件或張貼通知等方式。4.包裹領(lǐng)取收件人領(lǐng)取包裹時，要出示有效身份證件，并在《包裹領(lǐng)取登記表》上簽字確認。收發(fā)室工作人員要核對收件人身份信息與包裹登記信息是否一致，確保包裹領(lǐng)取安全。5.包裹存放對于收件人暫時未領(lǐng)取的包裹，要妥善存放于收發(fā)室的包裹存放區(qū)。存放區(qū)要保持整潔、干燥、通風，確保包裹不受潮、損壞或丟失。6.包裹處理對于長期無人領(lǐng)取的包裹，要及時與寄件方或收件人聯(lián)系，核實情況。如確實無法聯(lián)系到收件人，要按照相關(guān)規(guī)定進行處理，如退回寄件方、上繳相關(guān)部門等，并做好記錄。

四、工作紀律1.遵守工作時間收發(fā)室工作人員要嚴格遵守單位的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退或無故曠工。如有特殊情況需要請假，要提前辦理請假手續(xù)，并安排好工作交接。2.堅守工作崗位工作期間要堅守崗位，不得擅自離崗、串崗或做與工作無關(guān)的事情。確保收發(fā)室隨時有人值班，及時處理各類郵件、文件和包裹。3.嚴格保密制度收發(fā)室工作人員要嚴格遵守保密制度，對涉及單位機密的文件、信件、包裹等信息要嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。在文件傳閱和處理過程中，要注意保護文件的保密性，防止文件丟失或被盜。4.規(guī)范操作流程嚴格按照規(guī)定的工作流程進行郵件、文件、信件和包裹的收發(fā)、登記、分發(fā)、傳閱、歸檔等操作，確保工作準確無誤。不得擅自簡化或更改工作流程，如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題，要及時向上級匯報。5.熱情服務(wù)態(tài)度對待前來收發(fā)室辦理業(yè)務(wù)的人員要熱情、禮貌、耐心，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不得與辦事人員發(fā)生爭吵或沖突，積極解決他們提出的問題和困難。6.愛護辦公設(shè)備愛護收發(fā)室的辦公設(shè)備和設(shè)施，如電腦、打印機、復印機、文件柜等。定期對設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，要及時報修，并做好記錄。

五、安全管理1.防火安全收發(fā)室內(nèi)要配備必要的滅火器材，如滅火器、滅火砂等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。嚴禁在收發(fā)室內(nèi)吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，避免電氣火災事故發(fā)生。下班前要關(guān)閉電器設(shè)備電源，清理室內(nèi)易燃雜物，確保室內(nèi)消防安全。2.防盜安全收發(fā)室門窗要安裝牢固的防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗等，防止郵件、文件和包裹被盜。加強對收發(fā)室的日常巡查，特別是在節(jié)假日和夜間，要確保室內(nèi)安全。發(fā)現(xiàn)異常情況要及時報告，并采取相應(yīng)措施。對貴重文件和包裹要妥善保管，必要時可存放在保險柜中。3.信息安全加強對收發(fā)室電腦等信息設(shè)備的管理，設(shè)置開機密碼和屏幕保護密碼，防止信息泄露。定期對電腦進行殺毒和系統(tǒng)更新，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。對涉及單位機密的文件和數(shù)據(jù)要進行加密存儲和傳輸，防止信息被非法獲取。

六、考核與獎懲1.考核標準對收發(fā)室工作人員的工作表現(xiàn)進行定期考核，考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作紀律、服務(wù)態(tài)度等方面。工作任務(wù)完成情況主要考核郵件、文件、信件和包裹的收發(fā)及時率、準確率、傳閱率等指標。工作質(zhì)量主要考核登記信息的完整性、準確性，文件傳閱記錄的規(guī)范性，包裹管理的安全性等方面。工作紀律主要考核遵守工作時間、堅守工作崗位、保密制度執(zhí)行情況等方面。服務(wù)態(tài)度主要考核對待辦事人員的熱情程度、耐心程度等方面。2.獎勵措施對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的收發(fā)室工作人員，給予表彰和獎勵。獎勵方式可以包括物質(zhì)獎勵、精神獎勵或晉升機會等。具體獎勵標準如下：在郵件、文件、信件和包裹收發(fā)工作中，連續(xù)三個月以上無差錯，且工作效率高、服務(wù)態(tài)度好的，給予月度優(yōu)秀員工獎勵，獎金[X]元。在年度考核中，綜合表現(xiàn)優(yōu)秀，被評為優(yōu)秀收發(fā)室工作人員的，給予年度優(yōu)秀員工獎勵，獎金[X]元，并頒發(fā)榮譽證書。對收發(fā)室工作提出合理化建議，經(jīng)采納后有效提高工作效率或降低工作成本的，給予相應(yīng)的獎勵，獎金[X]元。3.懲罰措施對于違反工作制度、工作紀律或工作質(zhì)量不達標，給單位造成損失或不良影響的收發(fā)室工作人員，給予批評教育、警告、罰款等處罰措施。情節(jié)嚴重的，予以辭退。具體懲罰標準如下：遲到、早退一次，給予警告處分，并罰款[X]元；無故曠工一次，給予記過處分，并罰款[X]元。因工作失誤導致郵件、文件、信件或包裹丟失、損壞、延誤的，根據(jù)損失程度，給予相應(yīng)的賠償，并視情節(jié)輕重給予警告至辭退的處分。違反保密制度，泄露單位機密信息