用戶手冊(cè)

目錄

一、系統(tǒng)登陸2

二、頁(yè)面介紹2

三、功能介紹5

1、發(fā)文管理5

（1）模塊菜單設(shè)置5

（2）概述及流程5

（3）具體操作6

2、收文管理10

（1）模塊菜單設(shè)置10

（2）概述及流程10

（3）具體操作：11

3、版本跟蹤19

（1）模塊菜單設(shè)置19

（2）概述及流程19

（3）具體操作20

4、文檔管理23

（1）模塊菜單設(shè)置23

（2）概述23

（3）具體操作24

5、任務(wù)督辦33

6、日程管理33

7、項(xiàng)目郵箱33

8、信息中心34

一、系統(tǒng)登陸

1、打開(kāi)瀏覽器，雙擊桌面InternetExplorer圖標(biāo);

2、在地址欄中輸入系統(tǒng)訪問(wèn)地址，點(diǎn)擊'Enter回車(chē)'。系統(tǒng)打開(kāi)登錄頁(yè)面，顯

示如下：

3、系統(tǒng)發(fā)文正文的在線編輯功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系統(tǒng)登錄頁(yè)

面下方有“本系統(tǒng)需要使用office安裝插件，請(qǐng)點(diǎn)擊這里,按照提示進(jìn)行安裝?！?/p>

字樣，提示用戶安裝Office控件。點(diǎn)擊“這里”（如上圖示）打開(kāi)安裝頁(yè)面，按

照提示安裝即可。另外，對(duì)于WIN7操作系統(tǒng)，請(qǐng)將本站點(diǎn)加入信任站點(diǎn)列表。

二、頁(yè)面介紹

系統(tǒng)的頁(yè)面分為三大塊（如圖所示）：導(dǎo)航欄，快捷按鈕及主頁(yè)面。通過(guò)導(dǎo)

航欄可以切換系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊；快捷按鈕可以進(jìn)行各種常用的快捷操作；主

頁(yè)面則是辦公主區(qū)域。

登入系統(tǒng)后的界面為系統(tǒng)首頁(yè)。首頁(yè)中的子模塊如下：①待辦事項(xiàng)：收發(fā)文

的消息提示。②抄送給我的公文：收發(fā)文流程中，被抄送人的待辦消息框。③發(fā)

文審批提醒；用戶發(fā)文通過(guò)審批后的提醒消息。④處理結(jié)果通知：用戶分發(fā)的任

務(wù)已經(jīng)處理結(jié)束的通知。⑤圖紙審查任務(wù)；交用戶審查的圖紙文件。

用戶可以自定義首頁(yè)布局（包括各個(gè)小板塊的位置和增減）。點(diǎn)擊【添加模

塊】，然后在彈出的【選擇顯示模塊】中勾選或取消相應(yīng)板塊后點(diǎn)擊【確認(rèn)】，

提交當(dāng)前設(shè)置。設(shè)置完畢點(diǎn)擊【保存布局】，將布局保存為當(dāng)前用戶默認(rèn)設(shè)置。

由于默認(rèn)密碼過(guò)于簡(jiǎn)單。建議大家第一次登錄的時(shí)候修改密碼。在首頁(yè)中的

左邊欄【我的辦公區(qū)】點(diǎn)擊【修改個(gè)人信息】，系統(tǒng)彈出人員信息框，用尸可以

修改密碼。最后點(diǎn)擊保存，即可生效。

另外，該頁(yè)面的正文俁存路徑為用戶提交正文時(shí)，系統(tǒng)為防止提交失敗后正

文丟失，自動(dòng)保存到本地文件夾的路徑。設(shè)置為空則表示不使用自動(dòng)保存功能。

▲其他設(shè)置

正文本地保存路G:位件保存是否接受系統(tǒng)郵Q是

徑：件：

L日保存重置1?取消

三、功能介紹

I、發(fā)文管理

(1)模塊菜單設(shè)置

①待處理：待處理發(fā)文是指待當(dāng)前用

戶處理的發(fā)文，包括待簽發(fā)的發(fā)文

和抄送給當(dāng)前用戶，并且未閱讀的

發(fā)文。

②流轉(zhuǎn)中：流轉(zhuǎn)中發(fā)文是指經(jīng)過(guò)當(dāng)前

用戶處理，待其他用戶處理的發(fā)

文。包括待審批、待處理的發(fā)文。

如果抄送當(dāng)前用戶，用戶閱知后且

流程尚未結(jié)束的文，也會(huì)出現(xiàn)在這

個(gè)列表中，

③我的發(fā)文：我的發(fā)文是指與當(dāng)前用

戶相關(guān)且已經(jīng)處理結(jié)束的發(fā)文。當(dāng)

前用戶曾經(jīng)處理過(guò)或抄送給了當(dāng)

前用戶的已結(jié)束的發(fā)文都會(huì)出現(xiàn)

在這個(gè)列表中。

④全部發(fā)文：全部發(fā)文是指當(dāng)前用戶

可以查看的所有發(fā)文，包括與自己

相關(guān)的所有發(fā)文，或者于己無(wú)關(guān)，

但非受控且已結(jié)束的發(fā)文

(2)概述及流程

發(fā)文管理指項(xiàng)目組發(fā)送給外單位發(fā)文的擬稿、審批、簽發(fā)全過(guò)程管理，如圖

示：

擬稿審批簽發(fā)

發(fā)文流程示意圖如下：

對(duì)于當(dāng)前用戶來(lái)說(shuō)，可能需要完成以下環(huán)節(jié)的工作：如圖所示①插入編號(hào);

②打印發(fā)文（線下流程）：③上傳掃描件；④上傳回執(zhí)（可選）：

（3）具體操作

假如領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)一篇發(fā)文并交由當(dāng)前用戶進(jìn)行簽發(fā)，那么用戶需要進(jìn)行確

認(rèn)簽發(fā)工作，具體操作如下：

①查看發(fā)文信息。首先住戶登錄首頁(yè)面，打開(kāi)處理發(fā)文的方法有兩種:

②插入發(fā)文編號(hào)及日期。進(jìn)入到【確認(rèn)簽發(fā)】頁(yè)面?？梢钥吹秸麄€(gè)發(fā)文的詳細(xì)

內(nèi)容以及流程信息。壓戶需要操作的是將編號(hào)和日期插入正文。如下圖，點(diǎn)

擊【插入編號(hào)】。

S

③打印簽發(fā)。進(jìn)入【止文頁(yè)面】，可以看到編號(hào)和日期已自動(dòng)插入到止文相應(yīng)

位置。用戶核對(duì)好信息后打印正文，保存并關(guān)閉word頁(yè)面，回到【確認(rèn)簽發(fā)】

頁(yè)面。然后，將打印出來(lái)的正文交給領(lǐng)導(dǎo)簽字并發(fā)往對(duì)方單位。

始件南國(guó)Acrobat

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歌》U思平油田群聯(lián)合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目組“

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Add：OffsncrePetroleumBuilding.r-Jo1induitryRoad2,ShenzfienChina

-X(Fax),(%-；65)%6；X32電話(Tei):(86-755)260224S4工備(PO$l：Ode)i515067v

■傳真(Fax).

□⑼工.-o-口&口:黑黑口心樓L

發(fā)往收件人＞傳舄號(hào)?

市洋石沙工程般份有限公監(jiān)明經(jīng)理

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技送，收件人”傳慮號(hào)」

A*'F?Nov

簽發(fā)人”融稿人,日M

?>工程師P2012529a

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0-EPJP-FX-2012-00002<.

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相關(guān)項(xiàng)目(Ref.Project)：恩平油田群聯(lián)合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目.

主題(Subject)：關(guān)于恩平2小2油田合格原油含蛉量要求事宜.

Pos4.6cmUnezlBCofelPAGE1/1PAGESSECTK

「雷播町廠.#］「^5^一

④上傳簽字版掃描件。點(diǎn)擊附件下方的【添加文件】，上傳簽字版的掃描件。

最后點(diǎn)擊【提交】按鈕，此時(shí)發(fā)文流程結(jié)束，文件自動(dòng)歸檔，內(nèi)部抄送人可

以查看到該發(fā)文。

⑤上傳回執(zhí)。對(duì)于要求對(duì)方提供回執(zhí)的發(fā)文，用戶需要上傳回執(zhí)文件。操作如

下：

A.打開(kāi)發(fā)文管理中【全部發(fā)文】頁(yè)面，找到相應(yīng)的文件，點(diǎn)擊【6】o進(jìn)入

【上傳回執(zhí)】頁(yè)面進(jìn)行處理。如圖示：

B.點(diǎn)擊上傳回執(zhí)后面的【添加文件】按鈕，完成回執(zhí)的上傳工作（與添加附

件的操作相同），最后點(diǎn)擊【提交】，回執(zhí)文件便添加到該發(fā)文，并自動(dòng)歸

檔。如圖示：

€J*Xl=]xe

G首頁(yè)金娥文上K回執(zhí)

妙法人:

瞰人:勖,理1項(xiàng)目

殖號(hào)0-S>JP-OM-2012-00001

關(guān)于恩平242著田白格囹曲含苗迪天事宜

期：受控

正文

處于電平??》、曲田旨格活總合益金營(yíng)市事宜48

上傳回執(zhí)

上傳回執(zhí):O<00C-€PI>MT-CRI-

，全部下氮

2、收文管理

(1)模塊菜單設(shè)置

①待處理：待處理收文是指待當(dāng)前用

戶處理的收文，包括退回修改的收

文和抄送給當(dāng)前用戶并且未閱讀

的收文。

②流轉(zhuǎn)中：流轉(zhuǎn)中收文是指待其他用

戶處理的收文，包括待審批、待處

理的收文，如果這個(gè)收文當(dāng)前用戶

曾經(jīng)處理過(guò)，或抄送給了當(dāng)前用

戶，也會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)列表中。

③我的收文：我的收文是指與當(dāng)前用

戶相關(guān)的，已經(jīng)處理結(jié)束的收文。

包括當(dāng)前用戶曾經(jīng)處理過(guò)，或抄送

給了當(dāng)前用戶，就會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)列

表中。

④全部收文：全部收文是指當(dāng)前用戶

可以查看的所有收文，包括與自己

相關(guān)的所有收文，或者其他非受控

且已結(jié)束￥川攵文。

(2)概述及流程

收文管理指項(xiàng)目組對(duì)外單位收文的登記、審批、處理過(guò)程的管理。

文［登記審批處理

流程示意如下

當(dāng)前用戶需要完成以下環(huán)節(jié)的工作：如圖所示①文件接收(線下流程)；②

收文登記：

(3)具體操作：

當(dāng)用戶線下接收到對(duì)方單位來(lái)文后，需在線上繼續(xù)完成線上收文脊記工作,

具體操作如下：

①進(jìn)入【登記收文】頁(yè)面。進(jìn)入收文登記頁(yè)面的方法有兩種：直接點(diǎn)擊快捷菜

單里的【收文】（如圖示①）；進(jìn)入收文管理，點(diǎn)擊任意子節(jié)點(diǎn)，例如【待

②填寫(xiě)收文的相關(guān)信息。進(jìn)入【登記收文】頁(yè)面后，可以看到【項(xiàng)目名稱】會(huì)

由系統(tǒng)自動(dòng)帶出。如圖示；

此時(shí)，用戶需要繼續(xù)填寫(xiě)該收文的相關(guān)信息，操作如下:

A.選擇【來(lái)文單位】。需要說(shuō)明一下，為了嚴(yán)謹(jǐn)，系統(tǒng)不允許用戶直接輸入

來(lái)文單位。然后點(diǎn)擊【提交】，把選擇提交到系統(tǒng)。如圖示：

系統(tǒng)會(huì)根據(jù)來(lái)文單位自動(dòng)帶出相關(guān)聯(lián)的來(lái)文人，用戶也可以根據(jù)實(shí)際情況

修改。如圖示：

B.選擇【來(lái)文形式】。這里需要注意的是：如果來(lái)文形式是會(huì)議紀(jì)要，則會(huì)

出現(xiàn)相關(guān)單位的選項(xiàng)；如果是除會(huì)議紀(jì)要以外的來(lái)文形式，則不會(huì)出現(xiàn)相

關(guān)單位選項(xiàng)。.如圖示：

C.填寫(xiě)【收文人】。用戶根據(jù)來(lái)文情況填寫(xiě)【收文人】。如圖示:

③上傳正文。點(diǎn)擊正文柩后的【添加文件】，選擇需要添加的文件。如果正文

的命名按照【原文編號(hào)】【空格】【主題】的格式，當(dāng)在正文添加文件后，

原文編號(hào)和主題則會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在相應(yīng)顯示框內(nèi)。否則，則需要用戶手工填寫(xiě)

來(lái)文的編號(hào)以及來(lái)文主題。如圖示：

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收文人：助日修舊

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④上傳附件。在頁(yè)面找到附件，點(diǎn)擊【添加文件】按鈕，把來(lái)文的所有附件.上

傳，可一次選擇多個(gè)文件上傳。如圖示：

⑤上傳相關(guān)收發(fā)文。用戶可以把與該發(fā)文相關(guān)的舊文添加進(jìn)去，找到頁(yè)面的相

關(guān)收發(fā)文，點(diǎn)擊【添加文件】，彈出收發(fā)文的選擇框，選擇框帝有搜索功能,

用戶可以在關(guān)鍵詞輸入字符搜索，文件類型選擇框可以下拉選擇收發(fā)文類別。

勾選需要的文件后點(diǎn)擊【添加】即可。如圖示：

⑥選擇【審批人】。根據(jù)來(lái)文的情況，選擇正確的【審批人】。如圖示:

⑦填寫(xiě)備注信息。如圖示:

⑧提交領(lǐng)導(dǎo)審批。完成收文信息登記后，最后點(diǎn)擊【提交】。如圖示:

提交成功后，在【流轉(zhuǎn)中】，可以看到收文狀態(tài)為待審批。

中導(dǎo)航把?仝首貢書(shū)中?（文?

粵我的辦公區(qū)

缸收文?理-I

■基1員,英1員，。e與耽3記激索引英1條記錄

提交后，收文會(huì)經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批，部門(mén)經(jīng)理分發(fā)，工程師處理等環(huán)節(jié)。直至所

有處理人處理完畢后，流程結(jié)束，收文自動(dòng)歸檔。

⑨修改收文信息。假如收文信息錯(cuò)誤，領(lǐng)導(dǎo)將收文退回用戶修改，那么用戶需

要重新登記收文。具體操作如下

A,進(jìn)入重新登記頁(yè)面。用戶進(jìn)入首頁(yè)，待辦事項(xiàng)會(huì)出現(xiàn)【修改收文信息】

提醒，點(diǎn)擊進(jìn)入修改頁(yè)面，如圖示：

B.修改收文信息。按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示完成修改。完成后點(diǎn)擊【再次提交審

批】o該文則進(jìn)入正常的流程。如圖示：

⑩刪除收文。如果該文需要打回來(lái)文單位，那么就需要在系統(tǒng)中刪除。用戶可

以從收文管理的待處理中找到該文，點(diǎn)擊管理下的【兇1按鈕，刪除該文。

如圖示：

3、版木跟蹤

(1)模塊菜單設(shè)置

①設(shè)計(jì)文件專業(yè)審批：待專業(yè)工程師

審批的設(shè)計(jì)文件。

②本專業(yè)未回復(fù)圖紙文件：查看本專

業(yè)下的沒(méi)有回復(fù)的圖紙文件

③全部未回復(fù)圖紙文件：查看所有沒(méi)

有回復(fù)的圖紙文件

④圖紙審查任務(wù)：可以查看信息最全

面的審查的圖紙

(2)概述及流程

如果來(lái)文是專業(yè)設(shè)計(jì)文件，那我們就會(huì)啟用版本跟蹤功能，對(duì)專業(yè)設(shè)計(jì)類文

件進(jìn)行管理。通常的流程和一般收文類似，完整的版本跟蹤流程分四個(gè)步驟：專

業(yè)設(shè)計(jì)文件登記、專業(yè)設(shè)計(jì)經(jīng)理審批、專業(yè)工程師審圖、回復(fù)設(shè)計(jì)文件。那么當(dāng)

回復(fù)設(shè)計(jì)文件

（3）具體操作

通常是由秘書(shū)對(duì)專業(yè)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行登記，操作和普通收文登記基本相同，文

件登記后交專業(yè)設(shè)計(jì)經(jīng)理審批，最后由專業(yè)工程師完成審圖任務(wù)并對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)

行回復(fù)。

假如當(dāng)前用戶接收到一份關(guān)于設(shè)計(jì)資料的文件傳送單，那么，當(dāng)前用戶需要

完成設(shè)計(jì)文件登記的工作.

①設(shè)計(jì)文件登記。和普通收文一樣，首先用戶登錄首頁(yè)面，同樣有兩種方法進(jìn)

入收文登記頁(yè)面：直接點(diǎn)擊快捷菜單里的【收文】（如圖示①）；進(jìn)入收文

管理菜單；點(diǎn)擊任意子節(jié)點(diǎn)，例如【待處理】，點(diǎn)擊【登記收文】（如圖示

②）。如圖示：

②填寫(xiě)收文的相關(guān)信息。進(jìn)入到登記收文頁(yè)面（和普通收文登記操作相同），

把相關(guān)信息填寫(xiě)完整。如圖示：

③啟動(dòng)版本跟蹤。對(duì)十設(shè)計(jì)文件，需要啟動(dòng)版本跟蹤功能。勾選月動(dòng)版本跟蹤,

頁(yè)面就會(huì)出現(xiàn)圖紙文件的上傳頁(yè)面。如圖示：

④上傳圖紙文件。用戶必須把傳送單的所有圖紙文件上傳到該收文。如圖示:

⑤上傳相關(guān)收發(fā)文。如圖不:

會(huì)首頁(yè)

跌:關(guān)謔詢:文件類圖：全自4直詢

圉紙文件

4?添加

其刪除附件

原文編號(hào)主題文件類投

文件編號(hào)

1l-EPJ3-DT-2012-...則以版本跟版2收文

1BD-DWG-DPP-I

2l-EPJ:)-FX-2012-...則試版本跟版1收文

LJ2BD-DWG-DPP-IM

-3O-EPJP-FX-2012-...關(guān)于恩平24-2油田發(fā)文

J3