公司環(huán)保檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司環(huán)保檔案管理，確保環(huán)保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司環(huán)境管理決策、環(huán)境監(jiān)測、污染防治、環(huán)境應急等工作提供依據和支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在環(huán)境保護工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。3.職責分工環(huán)保管理部門負責制定和完善公司環(huán)保檔案管理制度，并組織實施。負責指導、監(jiān)督和檢查各部門環(huán)保檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。負責環(huán)保檔案的集中統(tǒng)一管理，建立環(huán)保檔案數據庫，確保檔案信息的安全和保密。負責組織環(huán)保檔案的鑒定、銷毀和移交工作。各部門負責本部門環(huán)保文件、資料、記錄等的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定定期移交至環(huán)保管理部門。負責本部門環(huán)保檔案的日常保管和查閱利用工作，確保檔案的完整和安全。配合環(huán)保管理部門做好環(huán)保檔案的鑒定、銷毀和移交等工作。

二、檔案的收集與整理1.收集范圍國家和地方有關環(huán)境保護的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等。公司環(huán)保管理規(guī)章制度、工作計劃、總結報告、環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)境影響評價文件及批復、環(huán)保設施竣工驗收報告等。公司各類污染源清單、污染物排放數據、污染防治設施運行記錄、危險廢物管理臺賬等。公司環(huán)境應急管理相關文件、應急預案、演練記錄、應急處置報告等。公司環(huán)保培訓記錄、環(huán)保宣傳資料、環(huán)保會議紀要等。公司與外部環(huán)保相關機構的往來文件、合同協(xié)議、技術交流資料等。其他與公司環(huán)保工作有關的文件、資料、記錄。2.收集要求各部門應明確專人負責環(huán)保文件、資料、記錄的收集工作，確保各類檔案及時、完整地收集到本部門。對于外來的環(huán)保文件、資料，接收部門應及時進行登記，并將原件或復印件移交至環(huán)保管理部門統(tǒng)一歸檔。各部門應定期對本部門的環(huán)保文件、資料、記錄進行清查，發(fā)現缺失或損壞的應及時補充或修復。3.整理原則環(huán)保檔案應按照文件形成的時間順序、重要程度、類別等進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。同一類別的環(huán)保檔案應按照文件的性質、內容等進行細分，便于查找和利用。環(huán)保檔案應采用統(tǒng)一的分類編號方法，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。4.整理方法分類：根據環(huán)保檔案的內容和性質，分為法律法規(guī)類、管理制度類、環(huán)境監(jiān)測類、污染防治類、環(huán)境應急類、環(huán)保培訓類、環(huán)保宣傳類、其他類等八大類。每大類下再根據具體內容進行細分。編號：采用"年份+類別代碼+順序號"的編號方法。年份為公元紀年，取四位數字；類別代碼采用大寫英文字母表示，如法律法規(guī)類用"FL"表示，管理制度類用"GL"表示等；順序號為阿拉伯數字，按照檔案整理的先后順序依次編號。例如，2023年形成的第一份環(huán)境監(jiān)測報告，編號為"2023JC001"。裝訂：對紙質檔案進行裝訂時，應去除文件上的金屬物，采用左側裝訂方式，確保文件整齊、牢固。編目：編制環(huán)保檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。電子檔案應建立相應的數據庫，錄入檔案目錄信息，便于檢索和查詢。

三、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在每年年底前，將本年度形成的環(huán)保檔案整理完畢，并移交至環(huán)保管理部門統(tǒng)一歸檔。對于重大環(huán)保項目、突發(fā)環(huán)境事件等形成的檔案，應在項目結束或事件處理完畢后及時歸檔。2.歸檔程序各部門整理好環(huán)保檔案后，填寫《環(huán)保檔案移交清單》，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，并由移交部門負責人簽字確認。環(huán)保管理部門對移交的環(huán)保檔案進行核對和驗收，確認無誤后在《環(huán)保檔案移交清單》上簽字接收，并將檔案存入檔案庫或電子檔案系統(tǒng)。《環(huán)保檔案移交清單》一式兩份，移交部門和環(huán)保管理部門各留存一份。

四、檔案的保管1.保管場所環(huán)保管理部門應設立專門的環(huán)保檔案庫，檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。2.保管期限環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：國家和地方有關環(huán)境保護的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范；公司環(huán)保管理規(guī)章制度、環(huán)境影響評價文件及批復、環(huán)保設施竣工驗收報告等重要文件。長期保管的檔案：公司環(huán)境監(jiān)測報告、污染物排放數據、污染防治設施運行記錄、危險廢物管理臺賬等，保管期限為10年。短期保管的檔案：公司環(huán)保培訓記錄、環(huán)保宣傳資料、環(huán)保會議紀要等，保管期限為3年。3.保管要求環(huán)保檔案應按照類別、編號順序排列存放，便于查找和利用。定期對環(huán)保檔案進行清查和盤點，確保檔案的數量、質量和完整性。發(fā)現問題應及時采取措施進行處理。對電子檔案應加強管理，設置嚴格的訪問權限，防止數據被篡改或泄露。定期對電子檔案進行維護和更新，確保數據的準確性和可用性。

五、檔案的查閱與利用1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱環(huán)保檔案的，應填寫《環(huán)保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，到環(huán)保管理部門辦理查閱手續(xù)。涉及公司機密的環(huán)保檔案，查閱人應經公司主管領導批準后，方可查閱。外部單位因工作需要查閱公司環(huán)保檔案的，應出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經公司主管領導批準后，由環(huán)保管理部門安排專人陪同查閱。查閱人不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。2.查閱程序查閱人持批準后的《環(huán)保檔案查閱申請表》到環(huán)保管理部門，由檔案管理人員根據查閱申請表提供的內容，查找并提供相應的檔案。查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫。如需摘抄、復制檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。查閱完畢后，查閱人應在《環(huán)保檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員應及時將檔案歸還原位。3.利用規(guī)定公司環(huán)保檔案僅供公司內部工作使用，未經公司書面同意，不得將檔案提供給外部單位或個人。利用環(huán)保檔案時，應注意保護檔案的安全和保密，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需對環(huán)保檔案進行統(tǒng)計、分析、研究等利用，應經環(huán)保管理部門負責人批準，并在規(guī)定的范圍內進行。

六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立環(huán)保檔案鑒定小組，由環(huán)保管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門負責人等。鑒定小組負責對到期的環(huán)保檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。2.鑒定標準根據環(huán)保檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。已過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。對于涉及公司機密或重要信息的環(huán)保檔案，即使已過保管期限，也不得擅自銷毀，應按照公司有關保密規(guī)定進行處理。3.銷毀程序鑒定小組對擬銷毀的環(huán)保檔案進行逐一審核，填寫《環(huán)保檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，并由鑒定小組成員簽字確認。將《環(huán)保檔案銷毀清單》報公司主管領導批準。經批準后，由環(huán)保管理部門安排專人負責銷毀檔案。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人進行監(jiān)督，并在《環(huán)保檔案銷毀記錄》上簽字確認。《環(huán)保檔案銷毀清單》和《環(huán)保檔案銷毀記錄》應永久保存。

七、檔案的移交與交接1.移交原則因公司機構變動、資產轉讓、企業(yè)合并或分立等原因，需要移交環(huán)保檔案的，應按照國家有關檔案管理規(guī)定和公司相關要求進行移交。環(huán)保檔案的移交應確保檔案的完整性和準確性，不得遺漏或擅自銷毀檔案。2.移交程序由移交部門編制《環(huán)保檔案移交清冊》，清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，并經移交部門負責人簽字確認。移交部門將《環(huán)保檔案移交清冊》及檔案實物一并移交至接收部門。接收部門對移交的檔案進行核對和驗收，確認無誤后在《環(huán)保檔案移交清冊》上簽字接收?！董h(huán)保檔案移交清冊》一式三份，移交部門、接收部門和環(huán)保管理部門各留存一份。3.交接要求移交和接收雙方應在規(guī)定的時間內辦理檔案交接手續(xù)，交接過