成本檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司成本檔案管理，規(guī)范成本檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保成本檔案的真實、完整、有效和安全，為公司成本管理、決策提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在成本核算、控制、分析等成本管理活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則成本檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)合理、保管安全可靠、利用高效便捷的原則。二、成本檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善成本檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門成本檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管公司成本檔案，建立成本檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保檔案的有序存放和有效檢索。4.負責(zé)成本檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.按照規(guī)定提供成本檔案查閱、借閱服務(wù)，做好相關(guān)登記和記錄。6.對超過保管期限的成本檔案提出鑒定和銷毀意見，并按照公司規(guī)定程序組織實施銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門成本管理活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)成本檔案管理工作，確保檔案資料的及時、完整收集，保證檔案質(zhì)量符合要求。3.配合檔案管理部門做好成本檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱等相關(guān)工作。三、成本檔案的分類與編號（一）分類成本檔案分為以下幾大類：1.成本預(yù)算類：包括年度成本預(yù)算編制文件、預(yù)算調(diào)整文件、預(yù)算執(zhí)行分析報告等。2.成本核算類：涵蓋成本核算方法文件、成本核算憑證、成本計算單、成本報表等。3.成本控制類：如成本控制目標(biāo)文件、成本控制措施方案、成本控制分析報告、成本控制考核記錄等。4.成本分析類：包含成本分析報告、成本變動因素分析資料、成本對比分析資料等。5.成本決策支持類：涉及成本預(yù)測報告、成本決策方案、成本效益分析資料等。6.其他成本相關(guān)類：如成本管理規(guī)章制度、成本管理工作會議記錄、成本管理相關(guān)的合同協(xié)議等。（二）編號成本檔案編號采用"類別代碼年度順序號"的結(jié)構(gòu)。類別代碼按照上述分類分別用大寫字母表示，如"YB"代表成本預(yù)算類，"HS"代表成本核算類等；年度用四位數(shù)字表示，如"2023"；順序號為每類檔案按形成時間順序編制的流水號，用三位數(shù)字表示。例如，"YB2023001"表示2023年度成本預(yù)算類的第一份檔案。四、成本檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在成本管理活動完成后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的圖表、數(shù)據(jù)等。電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其可讀性和可編輯性。3.對于外來文件，如與成本管理相關(guān)的合同、協(xié)議、函件等，經(jīng)辦部門應(yīng)在文件接收后及時登記，并交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。（二）整理1.各部門收集的成本檔案資料應(yīng)進行初步整理，按照檔案分類要求進行分類，去除重復(fù)、無效的文件，并對文件進行排序。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。對于圖表較大的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小后裝訂。3.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進行存儲，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，反映文件的主要內(nèi)容和類別。同時，應(yīng)建立電子檔案索引，便于快速檢索。4.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。五、成本檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的成本檔案移交至檔案管理部門進行歸檔。對于重大成本項目或臨時性成本管理活動形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理部門接收各部門移交的成本檔案時，應(yīng)按照檔案目錄進行核對，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容、整理質(zhì)量等符合要求。2.對不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)退回原部門進行補充或重新整理，直至符合要求后再行歸檔。3.成本檔案歸檔后，檔案管理部門應(yīng)在檔案目錄上注明歸檔日期，并將檔案存放于指定的檔案庫房或存儲設(shè)備中。六、成本檔案的保管（一）保管期限成本檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和參考價值分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限如下：1.永久保管：公司年度成本決算報告。涉及公司重大成本決策的文件、資料。成本管理規(guī)章制度修訂的原始文件。2.定期保管：成本預(yù)算、核算、控制、分析等日常管理活動形成的一般性文件，保管期限為35年。成本管理工作會議記錄、一般性成本管理合同協(xié)議等，保管期限為510年。成本預(yù)測報告、成本決策支持資料等，保管期限為1015年。成本變動因素分析資料、成本對比分析資料等，保管期限為1520年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并異地保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對成本檔案的保管狀況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管環(huán)境、存儲設(shè)備等。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、復(fù)制或查找。七、成本檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱成本檔案時，應(yīng)填寫《成本檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，迅速查找所需檔案，并在指定地點供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、檔案名稱、編號等信息。3.查閱成本檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱成本檔案時，應(yīng)填寫《成本檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，報檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司。如遇特殊情況需帶出公司，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護措施。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、完整性等，確認無誤后在借閱登記簿上注銷登記。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立成本檔案利用登記制度，對每一次查閱、借閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號、查閱（借閱）期限、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。八、成本檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的成本檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)成本檔案的保管期限、重要程度、參考價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定小組鑒定后確需銷毀的成本檔案，應(yīng)編制《成本檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.《成本檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織銷毀。3.成本檔案銷毀應(yīng)