房地產(chǎn)企業(yè)--檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬項目公司、分支機構(gòu)等所有部門和員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)。4.參與公司重大項目、重要活動等文件材料的形成、積累和歸檔工作。5.定期對檔案進行清理和鑒定，銷毀無保存價值的檔案。6.利用檔案資源，開展檔案編研工作，為公司提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步立卷，并按規(guī)定時間移交公司檔案管理部門。2.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.對本部門形成的電子文件進行整理、歸檔，并確保其真實、完整、可用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動地為公司各部門提供檔案信息服務(wù)。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記工作。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管情況，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會等會議文件，行政公文、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等文件。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.工程管理類：項目規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、工程變更、工程驗收等文件。6.成本管理類：成本預(yù)算、成本核算、成本控制等文件。7.法務(wù)合規(guī)類：合同審查、訴訟案件、法律意見書、合規(guī)報告等文件。8.其他類：公司榮譽證書、宣傳資料、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對重要文件材料，應(yīng)及時收集并進行備份，防止丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、排列有序、編目規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政管理、人力資源、財務(wù)管理、市場營銷、工程管理、成本管理、法務(wù)合規(guī)等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則可采用"年份+類別代碼+順序號"的形式。3.排列：按照編號順序?qū)n案進行排列，確保檔案排列的邏輯性和連貫性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理立卷后移交公司檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的文件材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，符合要求的予以歸檔，不符合要求的退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司發(fā)展具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司經(jīng)營管理有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)有專人負責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)后方可進行。2.外單位人員查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱或借閱。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理工作情況。（二）移交1.公司因合并、分立、改制等原因發(fā)生變動時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行檔案移交。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，辦理交接手續(xù)，確保檔案的完整和安全。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，為公司檔案管理做出顯著成績的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金等