某某實業(yè)有限公司檔案管理規(guī)定實施細(xì)則?一、總則1.目的為加強(qiáng)某某實業(yè)有限公司（以下簡稱"公司"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本實施細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的檔案管理工作。3.檔案定義本細(xì)則所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度及實施細(xì)則，并組織實施和監(jiān)督檢查。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。定期對檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全與完整。2.各部門檔案管理職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并保持人員相對穩(wěn)定。按照公司檔案管理規(guī)定，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、整理，定期向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。積極配合公司檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，包括工商登記材料、公司章程、股東會議決議等。公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。公司各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等材料。公司固定資產(chǎn)檔案，包括購置、驗收、使用、維護(hù)、報廢等相關(guān)文件材料。公司項目檔案，包括項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工資料、竣工驗收文件等。公司對外宣傳、企業(yè)文化建設(shè)方面形成的文件材料，如宣傳資料、影像資料等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。便于計算機(jī)管理和檢索。4.整理方法文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄?？萍紮n案按照項目進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄。人事檔案按照干部檔案和工人檔案分別進(jìn)行整理，建立個人檔案卷宗，填寫檔案材料目錄。四、檔案的鑒定與保管期限劃分1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定依據(jù)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定公司檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。3.鑒定內(nèi)容對已到保管期限的檔案進(jìn)行審查，確定其是否仍具有保存價值。對保管期限內(nèi)的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.保管期限劃分永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的保管1.保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案上架按照檔案分類方案，將整理好的檔案依次上架存放，便于查找和管理。檔案上架應(yīng)排列有序，編號清晰，建立檔案存放索引。3.電子檔案保管建立電子檔案庫，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案保管期限調(diào)整檔案保管期限需要調(diào)整的，由檔案鑒定小組提出意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案的統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。檔案的收集、整理、移交、利用等工作情況。檔案庫房的設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況。2.統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，并填寫統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，按時報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，制定相應(yīng)的檔案管理工作計劃和措施，提高檔案管理水平。七、檔案的利用1.利用原則遵循保密原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息安全。依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，維護(hù)公司和相關(guān)方的合法權(quán)益。方便快捷原則，提高檔案利用效率，滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作的需要。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。公司員工因個人需要查閱本人人事檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.利用方式檔案查閱：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員在指定地點查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。4.利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用方式等，以備查詢和統(tǒng)計分析。八、檔案的編研1.編研內(nèi)容根據(jù)公司工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。對公司重要檔案進(jìn)行專題研究，編寫專題資料，為公司決策提供參考依據(jù)。整理公司檔案中的珍貴資料，編輯檔案史料，傳承公司歷史文化。2.編研方法檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案編研工作，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高編研工作效率和質(zhì)量。編研人員應(yīng)深入研究檔案內(nèi)容，廣泛收集相關(guān)資料，確保編研成果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.編研成果應(yīng)用編研成果應(yīng)及時報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作提供參考和借鑒。同時，編研成果可作為公司文化建設(shè)的重要內(nèi)容，進(jìn)行宣傳和推廣。九、檔案的移交與銷毀1.移交公司所屬各部門、分公司、子公司應(yīng)按照規(guī)定，定期向公司檔案管理部門移交檔案。檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。公司檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理。2.銷毀對已到保管期限且失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。