濟(jì)南中泰置業(yè)檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)濟(jì)南中泰置業(yè)（以下簡(jiǎn)稱"公司"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展等方面的作用，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各項(xiàng)目公司的檔案管理工作。3.檔案定義本辦法所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施公司的檔案管理工作。制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項(xiàng)目公司的檔案管理工作。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。2.各部門、各項(xiàng)目公司職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目公司各類檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目公司檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和常態(tài)化。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。積極開展檔案的編研和開發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司在籌備、設(shè)立、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類文件、資料。公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。公司的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)資料等。公司的項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等。公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。公司的宣傳資料、廣告策劃、營(yíng)銷方案等。公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。公司的證照、印章、榮譽(yù)證書等。其他具有保存價(jià)值的文件、資料。2.收集要求各部門、各項(xiàng)目公司應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)文件和資料的原件進(jìn)行收集，如因特殊原因無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。3.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。按照檔案的類別、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。4.整理方法分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、項(xiàng)目管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、黨群工作類等類別。編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和檢索檔案。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門、各項(xiàng)目公司應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性和完整性。2.歸檔流程各部門、各項(xiàng)目公司檔案管理人員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。將《檔案移交清單》和檔案一并提交給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。3.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。檔案應(yīng)按照年度、類別等順序進(jìn)行排列，便于管理和查找。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的安全和可利用。五、檔案的保管1.保管設(shè)施公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.保管方式檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案柜存放，并按照編號(hào)順序排列。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。3.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為[X]年。短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[X]年。4.檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。清查和盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作應(yīng)從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和保存價(jià)值等方面進(jìn)行全面評(píng)估。對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.銷毀程序檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。檔案管理部門按照《檔案銷毀清單》對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。對(duì)于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)手段進(jìn)行，確保電子檔案無(wú)法恢復(fù)。七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和保密。檔案利用應(yīng)滿足公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展等工作的需要，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。2.利用方式查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。3.利用要求查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，不得斷章取義或篡改檔案內(nèi)容。檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等功能的信息化管理。數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.信息化管理要求檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系