測繪科學(xué)技術(shù)檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強測繪科學(xué)技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在測繪生產(chǎn)、科研、管理等工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位在測繪生產(chǎn)、科研、工程項目等活動中形成的各種門類和載體的測繪科學(xué)技術(shù)檔案的管理。3.檔案管理職責(zé)檔案管理部門負責(zé)制定和完善測繪科學(xué)技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督實施。集中統(tǒng)一管理本單位的測繪科學(xué)技術(shù)檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作進行全面管理。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。各部門負責(zé)本部門測繪科學(xué)技術(shù)文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的日常管理和移交工作，確保檔案的完整和安全。積極配合檔案管理部門做好檔案的各項管理工作，支持檔案信息資源的開發(fā)利用。二、檔案的形成與收集1.文件材料的形成在測繪生產(chǎn)、科研、工程項目等活動中，各部門和項目組應(yīng)按照檔案管理的要求，及時形成各種文件材料，包括項目任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計書、原始觀測記錄、計算資料、成果圖件、檢查報告、驗收報告等。文件材料的形成應(yīng)做到真實、準確、完整、規(guī)范，簽字手續(xù)完備，字跡清晰，載體符合要求。2.文件材料的收集項目負責(zé)人負責(zé)組織本項目文件材料的收集工作，確保項目文件材料的齊全、完整。各部門應(yīng)定期對本部門形成的文件材料進行清理和收集，對辦理完畢的文件材料應(yīng)及時整理歸檔，不得積壓或散失。在項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將項目全部文件材料整理齊全，向檔案管理部門移交。三、檔案的整理1.整理原則測繪科學(xué)技術(shù)檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法測繪科學(xué)技術(shù)檔案采用年度項目分類法進行整理。即先按年度分開，再在每個年度內(nèi)按項目進行分類。3.整理要求裝訂對紙質(zhì)文件材料應(yīng)進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。幅面過大的圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，圖面朝里，標題欄露在外面。編號給每份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、項目代號、案卷號、件號組成。全宗號：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表本單位的檔案全宗。年度：為文件材料形成的年度，采用公元紀年，如"20XX"。項目代號：根據(jù)項目名稱或編號確定，用于區(qū)分不同的項目。案卷號：在每個項目內(nèi)，按檔案的分類順序編制案卷號，從"1"開始編號。件號：在每本案卷內(nèi)，按文件材料的排列順序編制件號，從"1"開始編號。編目編制案卷目錄，詳細記錄案卷的檔號、題名、年度、項目代號、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等信息。編制卷內(nèi)文件目錄，置于每本案卷之首，記錄卷內(nèi)每份文件材料的編號、題名、日期、頁號、備注等信息。編寫備考表，置于每本案卷之末，記錄本案卷的整理情況、缺損情況、在整理過程中需要說明的問題等。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保管要求庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。檔案存放按照檔案的分類和編號順序，將檔案排列上架存放，便于查找和利用。對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標識。對重要的檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案損壞或丟失。3.檔案保護對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防蟲、防潮、防火、防盜等保護措施，定期進行檢查和修復(fù)。對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客等保護措施，確保電子檔案的安全和完整。對特殊載體檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)按照其保管要求進行妥善保管，定期進行檢查和更新。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面的觀點、歷史的觀點和發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成，負責(zé)對檔案進行定期鑒定。3.鑒定內(nèi)容對檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、完整程度等進行全面審查，確定其價值。根據(jù)檔案的價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)本單位需要查考利用的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)本單位需要查考利用的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、年度、項目代號、保管期限、密級等信息。銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案的安全銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、密級、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計方法采用定期統(tǒng)計和不定期統(tǒng)計相結(jié)合的方法，定期統(tǒng)計一般為每年一次，統(tǒng)計時間為每年的12月底。不定期統(tǒng)計根據(jù)工作需要隨時進行。3.統(tǒng)計報表檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、報送及時。七、檔案的利用1.利用原則檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為單位的生產(chǎn)、科研、管理等工作服務(wù)。2.利用方式查閱本單位人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，查閱人員應(yīng)在規(guī)定的場所查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱本單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱檔案，一般不予辦理。如因特殊情況需要借閱，應(yīng)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格履行借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、污損、圈劃，不得擅自銷毀檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。復(fù)制本單位人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等合法方式，不得擅自更改檔案內(nèi)容。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、用途等信息。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案題名、檔號、查閱或借閱期限、歸還日期等。八、檔案的保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息的安全。2.保密措施檔案庫房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如鐵門、鐵窗、保險柜等，確保檔案的安全存放。對檔案管理人員進行保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。在檔案利用過程中，嚴格控制查閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取特殊的保密