某省公路養(yǎng)護(hù)檔案管理實(shí)施細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)某省公路養(yǎng)護(hù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在公路養(yǎng)護(hù)工作中的作用，提高養(yǎng)護(hù)管理水平，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于某省行政區(qū)域內(nèi)各級公路管理機(jī)構(gòu)及從事公路養(yǎng)護(hù)工作的相關(guān)單位和部門形成的公路養(yǎng)護(hù)檔案的管理。（三）基本原則公路養(yǎng)護(hù)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制某省公路管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全省公路養(yǎng)護(hù)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各級公路管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位公路養(yǎng)護(hù)檔案的具體管理工作。（二）職責(zé)分工1.省公路管理機(jī)構(gòu)職責(zé)制定全省公路養(yǎng)護(hù)檔案管理的規(guī)章制度和工作規(guī)范。組織開展全省公路養(yǎng)護(hù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作交流。對全省重大公路養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。負(fù)責(zé)全省公路養(yǎng)護(hù)檔案的匯總和統(tǒng)計(jì)工作。2.市（州）公路管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行上級有關(guān)公路養(yǎng)護(hù)檔案管理的規(guī)定和要求。制定本地區(qū)公路養(yǎng)護(hù)檔案管理的實(shí)施辦法和細(xì)則。組織指導(dǎo)本地區(qū)公路養(yǎng)護(hù)檔案的收集、整理、歸檔工作。對本地區(qū)公路養(yǎng)護(hù)檔案進(jìn)行定期檢查和考核。負(fù)責(zé)本地區(qū)公路養(yǎng)護(hù)檔案的保管和提供利用工作。3.縣（市、區(qū)）公路管理機(jī)構(gòu)職責(zé)具體負(fù)責(zé)本單位公路養(yǎng)護(hù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和提供利用工作。指導(dǎo)所屬基層養(yǎng)護(hù)單位公路養(yǎng)護(hù)檔案的管理工作。按規(guī)定向市（州）公路管理機(jī)構(gòu)報送公路養(yǎng)護(hù)檔案相關(guān)資料。4.基層養(yǎng)護(hù)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本單位日常公路養(yǎng)護(hù)工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作。定期將整理好的檔案移交上級公路管理機(jī)構(gòu)。配合做好公路養(yǎng)護(hù)檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍公路養(yǎng)護(hù)檔案包括公路養(yǎng)護(hù)規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報表；養(yǎng)護(hù)工程管理文件（項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等）；養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料（路況檢測、病害處理、養(yǎng)護(hù)技術(shù)方案等）；養(yǎng)護(hù)機(jī)械設(shè)備管理檔案；安全生產(chǎn)檔案；應(yīng)急管理檔案；物資材料管理檔案；財務(wù)檔案以及其他與公路養(yǎng)護(hù)工作相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案整理要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲。4.涉及多個部門共同形成的檔案材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集齊全后移交檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)公路養(yǎng)護(hù)檔案按照養(yǎng)護(hù)工作流程、項(xiàng)目類別、檔案載體等進(jìn)行分類。一般可分為綜合管理類、養(yǎng)護(hù)工程類、養(yǎng)護(hù)技術(shù)類、機(jī)械設(shè)備類、安全生產(chǎn)類、應(yīng)急管理類、物資材料類、財務(wù)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級、三級分類。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照分類方案，對收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行排序、編目、裝訂。編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.電子檔案按照分類要求，對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息。建立電子文件索引目錄，便于快速檢索。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各基層養(yǎng)護(hù)單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔后移交縣（市、區(qū)）公路管理機(jī)構(gòu)。2.縣（市、區(qū)）公路管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在次年下半年將所屬基層單位移交的檔案及本單位形成的檔案整理歸檔后移交市（州）公路管理機(jī)構(gòu)。3.市（州）公路管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在第三年上半年將所屬縣（市、區(qū)）公路管理機(jī)構(gòu)移交的檔案及本單位形成的檔案整理歸檔后移交省公路管理機(jī)構(gòu)。（二）歸檔手續(xù)檔案移交時，交接雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、起止時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場所各級公路管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案分類編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的利用（一）利用方式1.查閱利用：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱利用者的需求，及時提供檔案原件或復(fù)印件，并做好查閱登記。2.借閱利用：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)利用者的要求，可為其出具檔案內(nèi)容的證明材料，并加蓋檔案管理部門印章。（二）利用登記對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對公路養(yǎng)護(hù)檔案進(jìn)行鑒定，按照檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）保管期限劃分公路養(yǎng)護(hù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保存的檔案主要是具有重要?dú)v史價值、法規(guī)依據(jù)價值和長遠(yuǎn)利用價值的文件材料；長期保存的檔案保管期限為[X]年；短期保存的檔案保管期限為[X]年。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立全省統(tǒng)一的公路養(yǎng)護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化要求1.對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和兼容性。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、安全管理等功能，滿足公路養(yǎng)護(hù)檔案管理工作的實(shí)際需求。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.省公路管理機(jī)構(gòu)定期對全省公路養(yǎng)護(hù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，市（州）、縣（市、區(qū)）公路管理機(jī)構(gòu)定期對本地區(qū)檔案管理工作進(jìn)行自查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況、檔案信息化建設(shè)情況等。（二）考核評價建立公路養(yǎng)護(hù)檔案管理工作考核評價機(jī)制，對檔案管理工作成績突出的單位和個人進(jìn)行表彰獎勵，