培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理及決策等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)活動(dòng)、行政管理、師資建設(shè)、學(xué)員管理等各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及職責(zé)設(shè)立專門的檔案管理部門（如檔案室），負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。開發(fā)檔案信息資源，為培訓(xùn)教學(xué)、管理及決策提供檔案資料支持和服務(wù)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.各部門檔案管理職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的日常管理和保密工作，確保檔案的完整與安全。積極配合檔案管理部門開展檔案的整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理1.收集范圍培訓(xùn)教學(xué)方面：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)員作業(yè)、考試試卷、教學(xué)評(píng)估資料等。行政管理方面：機(jī)構(gòu)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。師資建設(shè)方面：教師簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果、師資考核資料等。學(xué)員管理方面：學(xué)員登記表、入學(xué)協(xié)議、學(xué)習(xí)記錄、結(jié)業(yè)證書、學(xué)員獎(jiǎng)懲資料等。其他方面：對(duì)外合作協(xié)議、培訓(xùn)活動(dòng)照片及視頻、宣傳資料等具有保存價(jià)值的資料。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)一式多份，分別由形成部門、檔案管理部門及相關(guān)部門留存。收集的檔案應(yīng)保持材料的原始性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類別進(jìn)行分類整理，如文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，例如文書檔案可分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件等。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方案文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)問題分類。例如：[年度]永久/定期[保管期限][機(jī)構(gòu)名稱][問題類別（如綜合、行政、業(yè)務(wù)等）]。教學(xué)檔案：按照課程年級(jí)學(xué)期分類。如：[課程名稱][年級(jí)][學(xué)期]。人事檔案：按照員工類別（教師、行政人員等）個(gè)人進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別（憑證、賬簿、報(bào)表等）分類。學(xué)員檔案：按照學(xué)員姓名入學(xué)時(shí)間分類。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號(hào)格式為：年度代碼+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)代碼+問題代碼+順序號(hào)。例如：2023YJGZH001，其中"2023"為年度，"Y"代表永久保管期限，"JG"為機(jī)構(gòu)代碼，"ZH"為綜合問題代碼，"001"為順序號(hào)。教學(xué)檔案編號(hào)格式為：課程代碼+年級(jí)代碼+學(xué)期代碼+順序號(hào)。如：K01G01XQ0101，"K01"為課程代碼，"G01"為一年級(jí)代碼，"XQ01"為第一學(xué)期代碼，"01"為順序號(hào)。人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工類別代碼+個(gè)人代碼。例如：JS001，"JS"為教師類別代碼，"001"為教師個(gè)人代碼。財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：年度代碼+類別代碼+順序號(hào)。如：2023PZ001，"2023"為年度，"PZ"為憑證類別代碼，"001"為順序號(hào)。學(xué)員檔案編號(hào)格式為：入學(xué)時(shí)間代碼+學(xué)員姓名首字母縮寫+順序號(hào)。例如：202309LXM01，"202309"為入學(xué)時(shí)間，"LXM"為學(xué)員李小明姓名首字母縮寫，"01"為順序號(hào)。五、檔案的保管1.保管期限劃分永久保管：凡是反映培訓(xùn)機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)培訓(xùn)教學(xué)、管理及決策有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如機(jī)構(gòu)成立以來的重要文件、規(guī)章制度、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。定期保管：分為30年和10年。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，分別確定為30年或10年保管期限。如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、階段性教學(xué)資料等。2.保管方式檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，確保檔案安全。檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架上，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索和利用。3.檔案保管要求嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專業(yè)人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。鑒定過程中，應(yīng)逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，綜合分析檔案的形成背景、作用等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為培訓(xùn)教學(xué)、管理及決策提供有效的信息支持。嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，防止檔案信息泄露。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理部門填寫檔案查閱登記表，說明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱：如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、檔案名稱及數(shù)量、查閱（借閱）目的、歸還時(shí)間等信息，以便跟蹤檔案的流向和利用情況。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化處理對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)功能模塊檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、時(shí)間范圍等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。借閱管理模塊：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱流程的全程監(jiān)控。權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息安全。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)模塊：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行檢查，包括檔案收集、整理、保管等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受全體員工對(duì)檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。